4.1.1. Các nguồn tài nguyên hạn chế
Đối với các doanh nghiệp sản xuất ra hàng hóa, dịch vụ, nguồn lực khan hiếm chính là các yếu tố sản xuất khan hiếm. Việc khan hiếm của các nguồn lực là bài toán làm đau đầu các nhà quản trị khi lập kế hoạch. Chính điều này nhiều khi còn làm giảm mức tối ưu của các phương án được lựa chọn. Sự khan hiếm nguồn lực đòi hỏi các nhà quản trị cần phải xây dựng những bản kế hoạch cụ thể và rõ ràng nhằm đưa ra quyết định lựa chọn hợp lý. Khi lập kế hoạch, các nhà quản trị phải phân tích, đánh giá và dựa vào nguồn lực hiện có của doanh nghiệp mình để tối ưu hóa các lựa chọn trong bản kế hoạch.
4.1.2. Tính không chắc chắn của môi trường
Lập kế hoạch là quá trình chuẩn bị để đối phó với sự thay đổi và tình huống không chắc chắn của môi trường kinh doanh mà chủ yếu là các nhân tố trong môi trường kinh tế vĩ mô và môi trường ngành.
Tình trạng không chắc chắn: Xảy ra khi toàn bộ hay một phần của môi trường kinh doanh được coi là không thể tiên đoán được, điều này khiến cho nhà quản trị không biết chính xác tương lai hoặc kết quả của những nỗ lực của họ để làm sáng tỏ những thứ không chắc chắn.
– Hậu quả không chắc chắn: Xảy ra khi nhà quản trị không thể tiên đoán trước được những hậu quả có thể xảy ra do những thay đổi của môi trường tác động đến doanh nghiệp, do vậy mà dẫn đến sự không chắc chắn.
– Sự phản ứng không chắc chắn: Xảy ra khi không thể tiên đoán được những hệ quả của một quyết định cụ thể, sự phản ứng của doanh nghiệp đối với những biến động của môi trường kinh doanh.
4.2. VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HOẠCH ĐỊNH 4.2.1. Khái niệm về hoạch định 4.2.1. Khái niệm về hoạch định
Hoạch định là chức năng đầu tiên của quản trị, là cơ sở để thực hiện các chức năng còn lại của quản trị. Hoạch định có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả quản trị và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Tất cả các nhà quản trị dù ở cấp cao hay thấp nhất trong doanh nghiệp cũng cần phải hoạch định dưới hình thức này hay hình thức khác. Hoạch định giúp nhà quản trị có thể xác định được đối tượng cần theo đuổi và liên quan đến việc xác định các hướng hành động như: làm cái gì, làm như thế nào, khi nào làm và ai sẽ làm việc đó.
Hoạch định liên quan đến việc xác định các mục tiêu và mục đích cần đạt được trong tương lai bằng cách phân tích những hạn chế hiện tại để nhằm đạt được mục tiêu. Việc hoạch định giúp nhà quản trị loại bỏ hoặc giảm thiểu rủi ro thông qua việc dự đoán, thiết kế quá trình hành động và cách hình thành chương trình để đạt được các mục tiêu được xác định trước đó. Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu và quyết định phải làm gì và làm như thế nào để đạt được mục tiêu (Harold Koontz, Cyril Odonnel,…). Hoạch định là “đối phó sự bất định” bằng một bản kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu đã đặt ra (R.Kreitner, 1998).
Khi nhà quản trị đề ra kế hoạch thực hiện đòi hỏi phải chứa đựng bốn nguyên lý cơ bản: mục tiêu, hành động, tài nguyên và thực hiện. Một kế hoạch được đề ra mà thiếu một trong những nguyên lý này, kế hoạch đó sẽ không thể thực hiện được, hoặc nếu được thì cũng chỉ là một kế hoạch “đầu voi đuôi chuột”.
- Mục tiêu: Là đích nhắm về tương lai mà quản trị viên hi vọng sẽ đạt được. Ví dụ: Doanh nghiệp đặt ra chỉ tiêu “tăng năng suất 15% cho năm 2020” điều đó có ý nói
đích nhắm của chúng ta là 15%, và quản trị viên hi vọng sẽ thu hoạch được trong một hạn kỳ nhất định trong tương lai là cuối năm 2020.
- Hành động: là yếu tố chủ yếu để quyết định sự thành bại của mục tiêu. Hoạch định cách thức hành động gọi là chiến lược hay chiến thuật.
-Tài nguyên: Là mọi nguồn tài nguyên như nguyên nhiên vật liệu, tài chính, thông tin, cơ sở vật chất, nhân sự kể cả năng lực quản trị. Nhà quản trị cần tính toán và phân bổ ngân khoản phải sử dụng cho việc thực hiện mục tiêu một cách chính xác.
-Thực hiện: Tất cả mọi kế hoạch sẽ trở lên không có ý nghĩa, nếu các kế hoạch đó không được thực hiện. Thực hiện được xem là cốt lõi của kế hoạch và kế hoạch được thực hiện không bởi do cá nhân một quản trị viên, mà phải được hoàn thành do mọi thành viên trong tổ, đội hay các nhóm khác nhau tùy theo kế hoạch đó là lớn hay nhỏ.
4.2.2. Chi phí và lợi ích của hoạch định
a. Chi phí của hoạch định
Tính không chắc chắn của môi trường
Để lập kế hoạch có hiệu quả nhà quản trị cần phải có những hiểu biết về môi trường, về thị trường, về sự cạnh tranh, về điểm mạnh và điểm yếu của mình so với các đối thủ cạnh tranh…Họ phải dự đoán được các yếu tố không chắc chắn và đưa ra phương án.
Tính cứng nhắc
Bản hoạch định phụ thuộc vào việc xác định rõ ràng mục tiêu và các hành động cụ thể để đạt được mục tiêu đó. Điều này sẽ tạo ra sự gò bó trong thực hiện, đôi khi kém linh hoạt và đặc biệt là hạn chế sự sáng tạo. Kết quả đạt được đúng như hoạch định nhưng không phản ảnh đúng tiềm năng vốn có của doanh nghiệp. Chẳng hạn, doanh số bán hàng có thể đạt được cao hơn so với định mức thực tế của bản hoạch định.
Năng lực của người hoạch định
Nhà quản trị thường cố gắng bảo vệ các bản kế hoạch của mình mà không chỉ rõ được các điểm bất cập trong hoạch định như hạn chế về nguồn lực, cơ sở vật chất lạc hậu, tay nghề lao động kém,…Đôi khi các chủ doanh nghiệp và các chuyên gia thiết lập mục tiêu đầy tham vọng so với thực tế. Điều này khiến việc thực thi kém hiệu quả.
Tốn chi phí
Hoạch định là một quá trình đòi hỏi tốn rất nhiều thời gian, năng lực và chi phí cho việc thực hiện. Nó có thể sẽ trì hoãn một số trường hợp khi có sự biến đổi bất ngờ từ môi trường. Các chi phí hoạch định là tỷ lệ thuận với thời gian dành cho việc hoạch
định. Nếu nhà quản trị có kế hoạch ngân sách tùy theo quá trình hoạch định, kết quả có thể là khác nhau trong nhiều trường hợp.
b. Lợi ích của hoạch định
- Đảm bảo sử dụng hiệu quả hơn các nguồn tài nguyên của doanh nghiệp: Hoạch định giúp xác định và sử dụng tối ưu mọi nguồn lực sẵn có của doanh nghiệp. Nó được tính toán với mục đích giảm thiểu sự lãng phí các nguồn tài nguyên quan trọng và tránh sự trùng lặp trong sử dụng để đạt được lợi nhuận cao nhất với chi phí thấp nhất có thể.
- Tăng cường khả năng thích ứng với tình huống tương lai, tránh những rủi ro trong kinh doanh: Tương lai nói chung là không chắc chắn và nhiều thứ có thể thay đổi theo thời gian. Sự không chắc chắn được tăng lên với sự gia tăng kích thước thời gian. Hoạch định cung cấp một cách tiếp cận có hệ thống giúp dự báo những rủi ro kinh doanh liên quan. Nó cũng giúp đưa ra những biện pháp phòng ngừa cần thiết để tránh những rủi ro.
- Tạo điều kiện phối hợp thích hợp: Thông thường, các kế hoạch của tất cả các
bộ phận của một doanh nghiệp được phối hợp tốt với nhau. Tương tự như vậy, các kế
hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn của một doanh nghiệp cũng được phối hợp với
nhau. Phối hợp tốt chỉ có được khi có lập kế hoạch hiệu quả.
- Xác định đúng hướng: Hướng có nghĩa là cung cấp thông tin thích hợp, hướng dẫn chính xác và đúng cho cấp dưới. Hướng không thể được thực hiện mà không có lập kế hoạch. Việc lập kế hoạch sẽ cho doanh nghệp biết phải làm gì, làm thế nào để đạt được mục tiêu và khi nào thì tiến hành thực hiện. Do đó lập kế hoạch cho doanh nghiệp xác định đúng phương hướng và duy trì sự tập trung sau khi đã thành công.
- Giúp kiểm soát tốt: Trong quá trình kiểm soát sẽ đánh giá được hiệu suất thực tế của người lao động đạt được so với kế hoạch, và độ lệch (nếu có) được phát hiện và sửa chữa. Sẽ là không thể đạt được nếu như không lập kế hoạch, vì vậy, lập kế hoạch trở nên quan trọng để giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt các mục tiêu.
- Giúp đạt được mục tiêu: Mỗi doanh nghiệp có mục tiêu nhất định, và mỗi doanh nghiệp vẫn luôn không ngừng nỗ lực để thực hiện những mục tiêu đã thiết lập. Lập kế hoạch giúp doanh nghiệp đạt được những mục tiêu nhưng với một số cách dễ dàng và nhanh chóng. Lập kế hoạch cũng giúp doanh nghiệp tránh thực hiện một số hoạt động ngẫu nhiên (được thực hiện bởi cơ hội).
4.2.3. Các loại hoạch định
c. Hoạch định chiến lược
Hoạch định chiến lược là tập hợp các hành động, quyết định của nhà lãnh đạo hướng tới việc soạn thảo các chiến lược chuyên biệt nhằm thực hịên mục tiêu và chiến lược dài hạn của doanh nghiệp. Hoạch định chiến lược định hướng về tương lai nơi doanh nghiệp muốn đạt được trong 3, 5 hoặc thậm chí 10 năm. Hoạch định chiến lược được thiết lập bởi nhà quản cấp cao (Top managers), nhưng cũng cần có sự tham gia các cấp quản trị trong tổ chức để đạt được mục tiêu chiến lược đã được hoạch định. Quản trị cấp cao phát triển các mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp để quản trị cấp trung có thể tạo ra kế hoạch chiến thuật tương thích phù hợp với những mục tiêu đó.
d. Hoạch định chiến thuật
Hoạch định chiến thuật hỗ trợ các kế hoạch chiến lược bằng cách chuyển chúng vào các kế hoạch cụ thể liên quan đến từng bộ phận riêng của tổ chức.
e. Hoạch định tác nghiệp
Hoạch định tác nghiệp nằm ở vị trí quản trị thấp nhất, đó là những kế hoạch được thực hiện bởi nhà quản trị cấp cơ sở. Hoạch định tác nghiệp là quá trình ra các quyết định ngắn hạn và chi tiết về nội dung công việc; các biện pháp thực hiện nhằm cụ thể hóa hoạch định chiến thuật. Tất cả các kế hoạch tác nghiệp tập trung vào các thủ tục và quy trình cụ thể xảy ra ở những cấp thấp nhất của doanh nghiệp.
Theo J. Stoner, hệ thống hoạch định của một doanh nghiệp được phân chia thành hoạch định mục tiêu, hoạch định chiến lược, hoạch định tác nghiệp. Trong đó, các hoạch định tác nghiệp lại được phân thành 2 nhóm: (1) kế hoạch đơn dụng (cho những hoạt động không lặp lại) gồm có ngân sách, chương trình và dự án; và (2) kế hoạch thường xuyên (cho những hoạt động lặp lại) bao gồm chính sách, thủ tục và qui định.
-Kế hoạch đơn dụng: Là những bản kế hoạch được sử dụng duy nhất một lần. Chúng bao gồm các hoạt động có thể sẽ không được lặp đi lặp lại, thường có một thời hạn và sử dụng cho một hoạt động cụ thể. Ví như tạo một ngân sách hàng tháng và phát triển một hoạt động quảng cáo theo quý để tăng doanh số bán hàng của một sản phẩm,… Kế hoạch đơn dụng thường là ngân sách, chương trình và dự án.
+Chương trình: Là một bộ các quy tắc, trình tự, công việc được thực hiện nhằm phục vụ một mục đích hay nhiệm vụ xác định.
+Dự án: Quy mô nhỏ hơn và có thể là một bộ phận của chương trình, được giới hạn nghiêm ngặt về các nguồn lực sử dụng và thời gian hoàn thành.
+Ngân sách: Là một biểu mẫu giúp lập kế hoạch, giám sát và kiểm soát các nguồn tài chính những hoạt động đã định, trong một khoảng thời gian dự kiến. Ngân sách là thành tố quan trọng của chương trình và dự án, là công cụ kiểm soát hiệu quả hoạt động của đơn vị.
-Kế hoạch thường xuyên: Là những bản kế hoạch được sử dụng nhiều lần và được thay đổi khi cần thiết; được xây dựng để thích ứng với những thay đổi theo thời gian và xây dựng để thích ứng với những thử thách của thời gian. Ví dụ như việc đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của nhân viên trong năm sẽ cần được thực hiện liên tục và cập nhật điều chỉnh nếu cần thiết. Kế hoạch thường xuyên thường là chính sách, thủ tục hoặc quy tắc.
+ Chính sách: Chính sách là tập hợp các chủ trương, các biện pháp khuyến khích đối tượng phụ thuộc vào chính sách nhằm đạt được mục đích của chủ thể. Chính sách cần phải dễ điều chỉnh để phù hợp với tình hình thực tiễn đồng thời phải dễ truyền đạt và dễ hiểu đối với nhân viên.
+ Thủ tục: Là những hướng dẫn chi tiết các bước để thực hiện chính sách trong một hoàn cảnh cụ thể như đặt hàng, lưu kho, bảo quản, …
+ Nguyên tắc: Là những điều cơ bản do doanh nghiệp đặt ra với các hướng dẫn cụ thể và rõ ràng của hành vi. Đó là những gì họ nên và không nên làm dựa trên những quan điểm tư tưởng nhất định đòi hỏi các bộ phận trong doanh nghiệp và từng cá nhân phải tuân theo.
Nhìn chung việc phân chia các loại hoạch định theo các tiêu thức trên chỉ mang tính tương đối. Khi lập kế hoạch cần xem xét các loại hoạch định trong mối quan hệ qua lại, tác động và ảnh hưởng lẫn nhau.
4.3. QUY TRÌNH HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC VÀ HOẠCH DỊNH CHIẾN THUẬT THUẬT
4.3.1. Hoạch định chiến lược
Hoạch định chiến lược là một quá trình thực hiện bao gồm các bước cơ bản sau:
a. Bước 1: Xây dựng sứ mệnh và tầm nhìn
Hoạch định chiến lược được thiết kế cho toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp và bắt đầu với một sứ mệnh, tầm nhìn và các mục tiêu của doanh nghiệp. Nó bao gồm việc ra quyết định cho mục tiêu và chiến lược dài hạn của doanh nghiệp, thể hiện bức tranh toàn cảnh về tương lai mong muốn của doanh nghiệp. Nhà quản lý cấp cao, như giám đốc điều hành hoặc chủ tịch có trách nhiệm phát triển và điều hành kế hoạch chiến lược.
Sứ mệnh (Mission Statement): Là mục đích và giá trị cơ bản của doanh nghiệp, cũng giống như nhiệm vụ hoạt động của nó. Nó là sự tuyên bố về lý do tồn tại của doanh nghiệp. Sứ mệnh mô tả doanh nghiệp tồn tại để tạo ra những giá trị, lợi ích gì và phục vụ những ai? Mang đến điều gì cho khách hàng, đối tác, nhân viên và cộng đồng?.... Ngoài ra, bản tuyên bố sứ mệnh, các mục tiêu và chiến lược của một doanh nghiệp chỉ có ý nghĩa khi có sự liên kết, khuyến khích, thúc đẩy các thành viên trong
doanh nghiệp suy nghĩ và hành động theo chúng mỗi ngày. Chẳng hạn, bản tuyên bố sứ mệnh của Vinamilk: “Cam kết mang đến cho cộng đồng nguồn dinh dưỡng tốt nhất, chất lượng nhất bằng chính sự trân trọng, tình yêu và trách nhiệm cao của mình với cuộc sống con người và xã hội”.
Tầm nhìn (Vission) hay còn gọi là Viễn cảnh: Tầm nhìn là bức tranh kỳ vọng về tương lai của doanh nghiệp cho 5 đến 10 năm. Tầm nhìn nói lên ước muốn, tham vọng của doanh nghiệp, thiết lập định hướng, khuôn khổ để doanh nghiệp hoạch định chiến lược. Tầm nhìn của Vinamilk: “Trở thành biểu tượng niềm tin số một Việt Nam về sản phẩm dinh dưỡng và sức khỏe phục vụ cuộc sống con người”.
b. Bước 2: Phân tích môi trường kinh doanh
Phân tích môi trường kinh doanh được xem là một bước then chốt trong quy trình
hoạch định chiến lược. Bất kỳ doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ đều bị giới hạn về
nguồn lực và năng lực hiện có. Vì vậy để thực hiện bước này nhà quản trị cần phải biết
nhân viên trong doanh nghiệp có những kỹ năng và năng lực gì? Doanh nghiệp đang
có sẵn những nguồn lực gì? Hay khả năng tài chính hiện nay của doanh nghiệp như thế
