Một trong những nhân tố ảnh hƣởng đến cấu trúc tổ chức chính là mức độ tập quyền hay mức độ quyền hạn đƣợc phân chia, ủy thác nhiều hay ít cho các cấp quản trị thấp hơn. Phân quyền là xu hƣớng phân tán các quyền ra quyết định trong một cơ cấu tổ chức. Trong trƣờng hợp ngƣợc lại, xu hƣớng quyền lực tập trung vào tay những nhà quản trị cấp cao mà không hoặc rất ít đƣợc giao phó cho cấp thấp hơn, chúng ta có sự tập quyền. Nói rõ ràng hơn, mức độ phân quyền càng lớn khi:
(1) Số lƣợng các quyết định đƣợc đề ra ở cấp thấp hơn ngày càng nhiều.
(2) Các quyết định đƣợc đề ra ở cấp thấp hơn ngày càng quan trọng. Ví dụ nhƣ khoản chi tiêu đƣợc cấp thấp hơn duyệt chi càng lớn.
(3) Càng có nhiều chức năng chịu tác động bởi các quyết định đƣợc đề ra ở cấp thấp hơn trong tổ chức. Thí dụ nhƣ ở các công ty chỉ cho phép các quyết định về sản xuất ở riêng từng đơn vị chi nhánh, sẽ có sự phân quyền ít hơn các công ty cho phép có thêm các quyết định về tài chính và nhân sự ở các đơn vị đó.
(4) Một nhà quản trị càng ít phải kiểm tra một quyết định cùng với những ngƣời khác. Sự phân quyền càng lớn khi không có bất kỳ sự kiểm tra nào phải thực hiện và càng nhỏ khi phải thông báo về quyết định đó với cấp trên sau khi đã đƣợc ban ra và càng nhỏ hơn nữa nếu trƣớc khi ra quyết định còn phải tham khảo ý kiến của cấp trên.
Mục đích của việc phân quyền quản trị chủ yếu là nhằm tạo điều kiện cho các tổ chức đáp ứng kịp thời, nhanh chóng và phù hợp với những yêu cầu của tình hình.
Lợi ích của việc phân quyền
Cho phép nhà quản trị cấp cao có nhiều thời gian hơn cho các công việc quan trọng nhƣ phát triển chiến lƣợc và các kế hoạch của tổ chức. Các nhà quản trị cấp thấp hơn sẽ giải quyết các công việc sự vụ hằng ngày, và những vấn đề thƣờng xuyên, quen thuộc. Nếu không phân quyền, mọi việc đều phải đƣa cho nhà quản trị cấp cao nhất quyết định thì sẽ chậm trễ và có thể không đáp ứng đúng với đòi hỏi của thực tế. Bởi vì cấp dƣới thƣờng gần các hoạt động tác nghiệp cụ thể hơn những nhà quản trị cấp cao nên họ có thể nắm bắt tốt hơn tất cả các sự việc. Sự hiểu biết này làm cho họ có khả năng đƣa ra các quyết định nhanh chóng. Khoản thời gian đáng giá có thể bị mất khi cấp dƣới bị kiểm soát mọi thứ bởi cấp trên.
Việc phân quyền rất cần thiết khi tổ chức có nhiều đơn vị ở rải rác khắp nơi, mỗi đơn vị sản xuất kinh doanh riêng biệt theo yêu cầu của địa bàn.
Phát triển khả năng lực quản lý của những nhà quản trị cấp dƣới. Theo Jack Welch - chủ tịch của GE, thì phân chia quyền hành sẽ giúp chuẩn bị các nhà quản trị cho các vị trí cao hơn, cần các kỹ năng phán quyết tốt hơn và gia tăng trách nhiệm.
Phân tán quyền lực nuôi dƣỡng một bầu không khí định hƣớng mục tiêu. lành mạnh trong nhân viên.
Không có một sự tập trung hay phân quyền tuyệt đối trong tổ chức. Không một nhà quản trị nào có thể đƣa ra tất cả các quyết định, thậm chí trong một nơi mà sự tập trung hoá rất cao. Sự phân quyền tuyệt đổi trong tổ chức sẽ không cần những nhà quản trị cấp cơ sở và cấp trung gian. Vì thế, luôn tồn tại trong tổ chức một mức độ nào đó của tập trung và phân chia quyền hành. Trong hầu hết các tổ chức một vài nhiệm vụ đƣợc tập trung (nhƣ hệ thống tiền lƣơng, mua sắm, các chính sách nguồn nhân lực) và những nhiệm vụ khác thì phân tán (nhƣ marketing và sản phẩm).