3. Văn hóa của tổchức tác động đến hoạt động quản trị.
10.3.2. Phƣơng pháp thực thi sự thay đổ
Sau khi quyết định rằng thay đổi là cần thiết, các nhà quản trị cần áp dụng một số phƣơng pháp để thực hiện nó. Nhƣng các nỗ lực thay đổi tổ chức lớn nhất cần sử dụng những kết hợp của các phƣơng pháp đó.
205 Khi một tổ chức lựa chọn phƣơng pháp dựa trên công nghệ để tạo ra thay đổi, thì nó sẽ tập trung sự chú ý vào lƣu lƣợng công việc, phƣơng pháp sản xuất, nguyên vật liệu và hệ thống thông tin. Trong năm 1908, Henry Ford đã thay đổi nơi làm việc bằng cách chứng minh công nghệ lắp ráp dây truyền có thể hiệu quả nhƣ thế nào khi ông đƣa vào sản xuất hàng loạt ô tô. Trong thời đại mới của tiêu dùng hàng loạt, cuộc cách mạng công nghệ lắp ráp dây truyền là rất lý tƣởng để sản xuất hàng hoá khối lƣợng lớn.
Ngày nay các tổ chức hiện đại sử dụng công nghệ thông tin để đạt đƣợc những sự thay đổi ngoạn mục tƣơng tự. Công nghệ thông tin (IT) bao gồm mạng lƣới phức tạp các máy tính, hệ thống viễn thông và máy móc điều khiển tự động. Vì công nghệ thông tin vẫn tiếp tục tiến triển và ngày càng dễ dàng hơn cho các tổ chức trong việc xây dựng sự liên kết giữa các nhà cung ứng, nhà sản xuất, nhà phân phối và khách hàng. Tại Wal - Mart, máy tính tiền điện tử giám sát hàng hoá đã bán, giá cả của chúng và số lƣợng còn trong kho. Nếu hệ thống nhận biết đƣợc rằng mức tồn kho giảm thấp đốiv ới mặt hàng bột giăt Tide chẳng hạn, một đơn đặt hàng sẽ đƣợc gửi đến trung tâm phân phối gần nhất để họ gửi thêm bột giặt Tide cho kho hàng đó. Khi nguồn cung ứng bột giặt Tide của trung tâm phân phối cũng cạn, hệ thống sẽ tự động đặt hàng lại với Công ty P&G. Với các tổ chức có web sites, công nghệ thông tin cũng cung cấp phƣơng pháp hiệu quả để thông tin với khách hàng. Ngoài việc cung cấp những nhận xét và phản hồi cho Công ty, các website còn có thể đƣợc sử dụng để thông tin cho khách hàng về sự thay đổi về sản phẩm dịch vụ của tổ chức. Trong website của Yahoo!, các nhân viên và khách hàng có thể theo dõi thƣờng xuyên các trao đổi điện tử cả về sự thay đổi mà khách hàng yêu cầu lẫn những hành động mà Yahoo! Thực hiện để thoả mãn chúng. Công nghệ thông tin cũng hữu dụng trong việc dỡ bỏ các rào cản giữa các phòng ban, cải thiện việc kiểm tra chất lƣợng, giám thiểu chi phí và tăng tính hiệu năng. Tóm lại, công nghệ thông tin ngày nay đƣợc sử dụng nhƣ một công cụ hữu hiệu giúp các tổ chức tái thiết kế hoặc hỗ trợ các quá trình hoạt động mới và đƣợc sử dụng trong hầu hết các lĩnh vực chức năng nhƣ vận chuyển, mua sắm nguyên liệu, marketing, sản xuất quản trị nguồn nhân lực…
2. Phương pháp thiết kế lại tổ chức
Phƣơng pháp này tập trung vào những thay đổi về cơ cấu bên trong: tổ chức lại các phòng ban, thay đổi ngƣời phụ trách và hợp nhất hoặc tổ chức các bộ phận bán hàng của tổ chức. Phƣơng pháp thiết kế lại tổ chức cho sự thay đổi đơn giản chỉ có nghĩa là di chuyển từ một hình thức của tổ chức này sang một hình thức khác. Đôi khi nhu cầu của việc thiết kế lại nảy sinh tiếp theo sau việc thực hiện một công nghệ mới. Vì các khách hàng của ngân hàng Mellon đã trở nên tiện nghi hơn trong việc sử dụng thẻ ATM, các ngân hàng nhận thấy rằng nó cần ít đi 30% các chi nhánh. Những chi nhánh còn giữ lại sẽ phải đƣợc thiết kế lại để tập trung hơn vào việc bán các sản phẩm mới và cung ứng những dịch vụ mới thay vì kiểm tra việc thu ngân.
Hai cách tiếp cận cơ bản cho việc thiết kế lại tổ chức là thay đổi cơ cấu của tổ chức và thay đổi quy trình của tổ chức. Với bất kỳ kiểu thiết kế lại thì tổ chức nên tận dụng khả năng tạo
206 sự khác biệt cho tổ chức so với các đối thủ cạnh tranh. Việc kinh doanh, sản phẩm hoặc dịch vụ không cống hiến chomục tiêu này sẽ là đối tƣợng để loại bỏ hoặc bán đi.
a. Thiết kế lại cơ cấu
Cơ cấu lại có nghĩa là định dạng lại sự phân phối quyền lực, trách nhiệm và sự kiểm soát trong tổ chức. Quyền lực, trách nhiệm và sự kiểm soát thay đổi một cách sâu sắc khi toàn bộ bộ phận hoặc đơn vị kinh doanh thay đổi theo chiều hƣớng kết hợp lại hoặc tách ra để phát triển hay loại bỏ và sắp xếp lại do chòng chéo nhiệm vụ…
Giảm quy mô là một cách tiếp cận quen thuộc trong các phƣơng pháp thiết kế lại cơ cấu. Việc giảm quy mô thƣờng là sự phản ứng đáp ứng đáp lại với kết quả hoạt động kém cỏi của tổ chức. Mặc dù việc giảm quy mô có thể cải thiện năng lực tài chính trong ngắn hạn, nhƣng một vài nghiên cứu đã chỉ ra rằng các tổ chức bị giảm quy mô thƣờng sẽ rơi vào tình trạng tài chính tồi tệ hơn sau đó. Tuy nhiên, không ai biết đƣợc tổ chức đó có tồn tại đƣợc không nếu không thực hiện sự thay đổi đã chọn. Không tính đến tính hiệu quả của nó trong dài hạn, phƣơng pháp giảm quy mô là một kinh nghiệm khó khăn cho cả những thành viên ra đi và cả những ngƣời còn tồn tại. Những ngƣời tồn tại thƣờng cảm thấy đã làm việc gì đó sai trái vì có vẻ nhƣ họ đƣợc tha thứ, nhƣng họ cũng cảm thấy lo lắng không biết sẽ phải nhƣ thế nào trong thời gian đến. Những ngƣời còn lại thƣờng khó khăn trong việc duy trì sự tận tâm đối với tổ chức khi mà họ phải chịu một áp lực lớn cho đến khi chu kỳ mới của sự cắt giảm đƣợc tuyên bố.
b. Thiết kế lại quy trình
Phƣơng pháp này còn đƣợc gọi là tái lập tổ chức (reengineering), tập trung vào việc tạo ra cách thức mới để làm việc. Nó thƣờng bao gồm việc thiết kế lại tiến trình liên quan đến các tổ chức cung ứng, sản xuất và phân phối. Mục tiêu là thiết kế lại quy trình hiệu quả nhất để sản xuất và phân phối sản phẩm. Quy trình hiệu quả là quy trình mà chi phí thấp nhất với thời gian sản xuất hàng hoá và cung ứng dịch vụ nhanh với chất lƣợng tuyệt hảo. Nhƣ vậy, điểm xuất phát là đánh giá quy trình hiện tại từ quan điểm của khách hàng.
Thông thƣờng việc thiết kế lại có liên quan với những hoạt động chủ chốt khác. Nên nhớ rằng nhiều tổ chức đƣợc cơ cấu theo chức năng và rằng sự phản ứng của các nhân viên đối với sự thay đổi đặc biệt dựa trên tác động của nó đối với bộ phận của họ. Tuynhiên, việc thiết kế lại đòi hỏi các nhân viên phải suy nghĩ cho các chức năng khác nhau. Việc thiết kế lại có thể làm giảm số lƣợng "công việc không đƣợc can thiệp" giữa các bộ phận bằng cách tăng cƣờng số lƣợng các nguồn lực đƣợc nhóm gộp lại cùng một lúc để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Các lợi ích có thể bao gồm thời gian cung ứng nhanh hơn, sự quảng cáo chính xác hơn và ít sản phẩm chất thấp bị trả lại hơn.
Ở một số Công ty, việc cơ cấu lại quy trình liên quan đến việc cải thiện lƣu lƣợng công việc cắt giảm qua nhiều đơn vị kinh doanh chứ không chỉ một vài bộ phận. Sự thay đỏi trong ngành công nghiệp chăm sóc sức khoẻ dã khiến cho SmithKline Beecham đánh giá lại cách thức
207 mà các đơn vị kinh doanh của họ đƣợc cơ cấu. Trƣớc khi cơ cấu lại, Công ty có 4 SBU riêng rẽ - dƣợc, chăm sóc sức khoẻ bệnh nhân, sức khoẻ thú y và viện nghiên cứu lâm sàng, mỗi SBU vận hành một cách độc lập. Tuy nhiên, khi Ban quản trị đánh giá nhu cầu của khách hàng, họ đã kết luận rằng Công ty phải đƣợc cơ cấu lại theo ba quy trình rõ ràng, cung ứng dịch vụ chăm sóc, quản trị việc chăm sóc và việc đƣa thông tin chăm sóc.
3. Phương pháp dựa trên công việc
Phƣơng pháp này tập trung vào việc thay đổi trách nhiệm và công việc cụ thể của nhân viên. Bất cứ khi nào công việc thay đổi, dù là do côn nghệ mới hay nỗ lực thiết kế lại, công việc cũng thay đổi. Hai cách thức thay đổi công việc hoàn toàn khác nhau là đơn giản hoá công việc và làm phong phú công việc.
a. Đơn giản hoá công việc
Cách tiếp cận công việc cũ xƣa nhất để thay đổi là đơn giản hoá công việc. Đơn giản hoá công việc liên quan đến việc phân tích một cách khoa học các công việc đƣợc thực hiện bởi các nhân viên nhằm khám phá ra tiến trình sản xuất tối ƣu đầu ra với đầu vào ít nhất. Việc đơn giản hoá hƣớng đến giảm sự nỗ lực của nhân viên và tăng thu nhập. Hầu hết những thách thức cạnh tranh hiện tại đòi hỏi một đội ngũ nhân viên nhiệt tình và tận tâm để có thể ra quyết định và thử nghiệm cách thức mới trong thực hiện công việc. Nhiều ngƣời tìm kiếm công việc đem lại sự tự do nhiều hơn và nhiều thách thức hơn. Do vậy, việc thiết kế công việc đảm bảo cân nhắc đến nhu cầu của nhân viên đòi hỏi một cách tiếp cận khác hơn.
b. Làm phong phú công việc
Việc làm tăng ý nghĩa của công việc và làm cho công việc thêm thách thức nhằm tăng năng suất đƣợc gọi là làm phong phú công việc. Có bốn phƣơng diện của làm phong phú công việc cần chú ý. Trƣớc hết, nó thay đổi mối quan hệ cơ bản giữa nhân viên và công việc của họ. Việc làm phong phú công việc dựa trên giả thuyết cho rằng những công việc thú vị và thách thức có thể là nguồn gốc của sự hài lòng và nhiệt tình của nhân viên.
Thứ hai, việc làm phong phú công việc thay đổi một cách trực tiếp hành vi của nhân viên theo cách dần dần hƣớng đến những thái độ tích cực hơn về tổ chức và một hình ảnh của bản than tốt đẹp hơn. Bởi vì công việc đƣợc làm phong phú làm tăng cảm nhận về sự tự chủ và tự do cá nhân, do vậy nhân viên sẽ nỗ lực khi thực hiện công việc.
Thứ ba, việc làm phong phú công việc cung cấp nhiều cơ hội cho việc bắt đầu những loại thay đổi tổ chức khác. Các vấn đề về kỹ thuật dƣờng nhƣ cũng phát triển khi các công việc thay đổi, điều đó lại cho nhà quản trị một cơ hội tinh lọc, cải tiến công nghệ sử dụng.
Cuối cùng, việc làm phong phú công việc có thể giúp tổ chức mang tính nhân văn hơn. Các cá nhân có thể trải nghiệm cảm giác phấn chấn về mặt tâm lý đƣợc đem lại từ việc phát triển
208 những năng lực mới và làm việc tốt hơn. Các cá nhân cũng đƣợc khuyến khích phát triển và tự thúc đẩy hơn nhờ công việc mang tính thử thách và nhiều ý nghĩa hơn.
4. Phương pháp định hướng vào con người
Phƣơng pháp định hƣớng vào con ngƣời bao gồm một loạt các hoạt động nhằm cải thiện các năng lực cá nhân, thái độ và mức độ thành tích. Phƣơng pháp công nghệ, thiết kế tổ chức và công việc đƣợc sử dụng để cải thiện thành tích của tổ chức bằng cách thay đổi cách thức làm việc. Giả thuyết của các phƣơng pháp này cho rằng các nhân viên sẽ thay đổi theo nhƣ đòi hỏi của sự thay đổi ở nơi làm việc. Ngƣợc lại cách tiếp cận định hƣớng vào con ngƣời đƣợc sử dụng để tạo sự thay đổi tổ chức bằng cách tập trung vào việc thay đổi nhân thức của nhân viên, thái độ, năng lực của họ cũng nhƣ sự kỳ vọng của họ. Vì những yếu tố này thay đổi, các nhân viên sau đó có thể tìm kiếm nhƣng sự thay đổi trong công nghệ ,thiết kế tổ chức và công việc của công ty. Theo quan đểm này, các nhân viên là những ngƣời dẫn đầu sự thay đổi, chứ không chỉ là ngƣời thực hiện sự thay đổi.
5. Kết hợp các phương pháp thay đổi
Sự thay đổi của tổ chức là một nhiệm vụ phức tạp. Thông thƣờng, những nỗ lực thay đổi trên phạm vi rộng liên quan đến việc sử dụng kết hợp nhiều phƣơng pháp.