Thiết lập mục tiêu và tiêu chuẩn. Cấp dƣới nên tham gia vào việc phát triểnmục tiêu của mình mà cấp trên mong muốn. Họ sẽ tham gia thống nhất về những tiêu chuẩn sẽ đƣợc sử dụng đế đo lƣờng thành tích của mình.Xác định quyền hành và trách nhiệm. Cấp dƣới nên hiểu một cách rõ ràng công việc đã đƣợc phân công cho mình, nhận thức phạm vi quyền hành và chấp nhận trách nhiệm giải trình của mình về các kết quả.
Quan tâm đến cấp dƣới. Thách thức của công việc, bản thân nó không phải luôn luôn khuyến khích cấp dƣới chấp nhận và thực hiện những.nhiệm vụ đƣợc phân công một cách tốt nhất Các nhà quản trị có thể nên động viên cấp dƣới bằng cách thu hút họ tham gia vào việc ra quyết định, bảo vệ họ một cách không chính thức, và giúp cải thiện kỹ năng và năng lực của họ.
Yêu cầu một công việc toàn diện. Nên yêu cầu cấp dƣới hoàn thành toàn bộ một nhiệm vụ. Công việc của nhà quản trị là cung cấp sự hƣớng dẫn, hỗ trợ và thông tin – mà không làm thay họ các công việc.
Cung cấp sự huấn luyện. Phân quyền chỉ có thể có hiệu quả khi cấp dƣới tự thực hiện công việc và đƣa ra những quyết định cần thiết. Các nhà quản trị nên đánh giá một cách liên tục những trách nhiệm đã đƣợc giao phó và cung cấp sự huấn luyện nhằm xây dựng những sức mạnh và khắc phục những thiếu sót.
Thiết lập sự kiểm soát tƣơng xứng. Những thông tin phản hồi chính xác nên đƣợc cung cấp một cách kịp thời cho cấp dƣới để họ có thể so sánh sự thực hiện với các tiêu chuẩn, để điều chỉnh những thiếu sót của mình.
CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ THẢO LUẬN
2. Phân quyền ra quyết định có những lợi ích và khó khăn gì?
3. Những nhân tố nào ảnh hƣởng đến sự phân tán quyền lực trong tổ chức?
4. Trong những năm tới xu hƣớng phân tán hoặc tập trung quyền lực sẽ ngự trị trong tổ chức? Tại sao?
5. Sự khác nhau giữa các vị trí trực tuyến hoặc chức năng là gì? Sự khác nhau bao giờ cũng là rõ ràng trong các tổ chức? Giải thích?
6. Có sự giống nhau và khác nhau nào giữa chuyên môn hóa chức năng và chuyên môn hóa theo địa lý.
7. Có sự giống nhau và khác nhau giữa chuyên môn hóa sản phẩm và chuyên môn hóa theo khách hàng?
8. Thế nào là thiết kế tổ chức?
9. Trình bày những nhân tố ảnh hƣởng đến thiết kế tổ chức?
10. Khái niệm sự phối hợp trong tổ chức? Phân tích các nguyên tắc của sự phối hợp?
155
CHƢƠNG 8 - CHỨC NĂNG LÃNH ĐẠO
8.1. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA CHỨC NĂNG LÃNH ĐẠO
8.1.1. Khái niệm
Lãnh đạo là một chức năng quan trọng của quản trị. Khả năng lãnh đạo có hiệu quả là một trong những chìa khóa quan trọng để trở thành một quản trị viên giỏi. Một cách khái quát, lãnh đạo đƣợc xác định nhƣ là sự tác động mang tính nghệ thuật, hay một quá trình gây ảnh hƣởng đến ngƣời khác sao cho họ tự nguyện và nhiệt tình phấn đấu để đạt đƣợc các mục tiêu của tổ chức. Không những thế, lãnh đạo còn tạo ra sự thay đổi. Lãnh đạo là sự điều khiển, chỉ dẫn và ngƣời lãnh đạo phải là ngƣời đi trƣớc để cấp dƣới noi theo. Các nhà lãnh đạo hành động để giúp cho nhóm đạt đƣợc mục tiêu, với sự tận dụng các khả năng tối đa của nhóm. Họ không đứng đằng sau của nhóm để thúc đẩy và thúc giục, họ phải đặt mình trƣớc nhóm đó, tạo điều kiện cho sự tiến bộ và động viên nhóm, hoàn thành các mục tiêu của tổ chức.
Lãnh đạo và quản trị có mối quan hệ với nhau, nó vừa có cái chung lại vừa có cái riêng, vừa rộng và lại vừa hẹp, vì vậy cần phải phân biệt rõ đƣợc mối quan hệ này trong lĩnh vực quản trị
Khi nói đến những ngƣời lãnh đạo không chỉ có vai trò trong hệ thống thứ bậc của tổ chức chính thức, mà còn thể hiện cả trong những nhóm công việc của một tổ chức không chính thức. Nhƣ vậy, về lĩnh vực hoạt động thì lãnh đạo là rộng hơn quản trị, vì nó đƣợc thể hiện trong tổ chức chính thức và tổ chức không chính thức. Nhƣng nếu xem xét về phạm vi hoạt động trong một tổ chức chính thức, thì quản trị rộng hơn lãnh đạo. Vì quản trị bao gồm hoạt động của bốn chức năng là hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. Nhƣ vậy, lãnh đạo chỉ là một trong bốn chức năng của quản trị. Phân biệt sự khác nhau giữa lãnh đạo và quản trị đã đƣợc Keith Davis trình bày nhƣ sau: "Lãnh đạo là một phần của quản trị; những không phải là toàn bộ công việc quản trị. Lãnh đạo là năng lực thuyết phục những ngƣời khác hăng hái phấn đấu cho những mục tiêu đã đƣợc xác định. Chính yếu tố con ngƣời mới gắn kết một nhóm lại với nhau và thúc đẩy nó hƣớng đến mục tiêu. Các hoạt động quản trị nhƣ hoạch định, tổ chức và ra quyết định chỉ là những cái kén nằm im cho đến khi ngƣời lãnh đạo khơi dậy một động lực trong con ngƣời và dẫn dắt họ hƣớng đến các mục tiêu”.
8.1.2. Vai trò của chức năng lãnh đạo
Thực chất chức năng lãnh đạo là tác động lên con ngƣời. Tất cả các chức năng khác của quản trị nhƣ hoạch định, tổ chức và kiểm tra sẽ không hoàn thành tốt nếu nhà quản trị không hiểu đƣợc và không phát huy đƣợc yếu tố con ngƣời, vì suy cho cùng con ngƣời với tƣ cách vừa là chủ thể vừa là đối tƣợng của quản trị kinh doanh là nhân tố bên trong quyết định sự thành bại của một tổ chức.
156 Với hệ thống các biện pháp khác nhau tác động lên những động cơ và hành vi con ngƣời, với phong cách lãnh đạo (cứng,mềm) công tác lãnh đạo điều hành giúp cho ngƣời lao động phát huy năng lực và nhiệt tình đóng góp vào mục tiêu chung.
Chức năng lãnh đạo tạo điều kiện để các bộ phận của bộ máy liên kết lại với nhau, để tập thể đoàn kết, hoạt động của các bộ phận ăn khớp nhau, nhờ đó thực hiện đƣợc nhiệm vụ, mục tiêu chung
Chức năng lãnh đạo có liên quan đến việc ra quyết định, tổ chức truyền đạt và thực hiện các quyết định bằng cách giao việc, ra lệnh, động viên, khen thƣởng cấp dƣới, tích cực hoá thái độ và tinh thần làm việc của ngƣời lao động, đó là những yếu tố liên quan trực tiếp đến năng suất và hiệu quả sản xuất kinh doanh.
8.2. CÁC NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA LÃNH ĐẠO TRONG TỔ CHỨC
8.2.1. Hiểu rõ con ngƣời trong tổ chức
Đây là nội dung đầu tiên hết sức quan trọng mà nhà quản trị (ngƣời lãnh đạo) phải nắm vững để có thể đƣa ra các quyết định và lựa chọn đúng các phƣơng pháp lãnh đạo. Hiểu rõ con ngƣời đã là một điều khó nhƣng đáp ứng những đòi hỏi của họ lại càng khó khăn hơn. Điều này trƣớc hết là do tính đa dạng về các nhu cầu của con ngƣời. Thứ hai là khả năng có hạn của nhà quản trị trong tổ chức. Thứ ba là việc đáp ứng các nhu cầu của từng ngƣời lại bị ràng buộc bởi các chi phối của nhu cầu chung của cả hệ thống và của các hệ thống bên ngoài có liên quan. Thứ tƣ các con ngƣời trong tổ chức lại bị phân tách theo những nhóm có tính độc lập tƣơng đối trong hệ thống. Chính sự tác động trong nhóm cũng làm cho nhu cầu và động cơ của mỗi ngƣời bị tác động nhất định, rất khó lƣờng hết để xử lý có hiệu quả.
8.2.2. Đƣa ra các quyết định lãnh đạo thích hợp
Sản phẩm của ngƣời nhà quản trị suy tới cùng là các quyết định. Hay nói cách khác thì quyết định là hành vi sáng tạo của ngƣời lãnh đạo nhằm định ra chƣơng trình, tính chất hoạt động của các bộ phận và cá nhân trong hệ thống nhằm đạt tới mục tiêu đã định. Vấn đề đặt ra với các nhà quản trị là làm thế nào để đƣa ra những quyết định đúng đắn trong mỗi điều kiện hoàn cảnh cụ thể. Những quyết định của nhà quản trị có thể đem lại sự phát triển cho tổ chức nhƣng cũng có thể đẩy tổ chức đến chỗ hết sức khó khăn không thể tồn tại đƣợc.
8.2.3. Xây dựng nhóm làm việc
Đây cũng là một nội dung quan trọng của hoạt động lãnh đạo. Trong điều kiện hoạt động với quy mô đông ngƣời, việc phân cấp và phân công quản trị là một tất yếu khách quan, đây là nguyên tắc chuyên môn hóa trong quản trị. Trong mỗi tổ chức thông thƣờng đều đƣợc phân chia thành những phân hệ và nhóm nhỏ, mỗi phân hệ và nhóm này gồm một số ngƣời hoạt động theo cùng một nhóm chức năng nghiệp vụ. Mỗi nhóm, mỗi phân hệ này nếu không đƣợc tổ chức tốt và không đƣợc hình thành mối dây liên hệ chặt chẽ với
157 các nhóm và phân hệ khác thì khó có thể đem lại kếtquả hoạt động chung tốt đẹp cho cả hệ thống. Để có các nhóm, các phân hệ tốt là trách nhiệm không nhỏ của ngƣời lãnh đạo.
8.2.4. Dự kiến các tình huống và tìm cách ứng xử tốt
Quá trình lãnh đạo tổ chức hoạt động là quá trình hửớng tới mục tiêu, viễn cảnh trong tƣơng lai (kể cả tƣơng lai gần và xa). Mà tƣơng lai thì ngƣời lãnh đạo khó có thể tự khẳng định đƣợc vì nó còn tuỳ thuộc vào diễn biến xảy ra trong nội bộ tổ chức cũng nhƣ môi trƣờng đầy biến động ở bên ngoài. Cho nên điều có thể thực hiện là ngƣời lãnh đạo phải tỉnh táo vạch ra mọi huống có thể xảy ra, đốì chiếu với mục đích và mục tiêu mong muốn căn cứ vào thực tế khả năng, cơ hội và nguồn lực có thể có đƣợc để đối phó với mọi tình huống hạn chế hoặc loại bỏ tình huống xấu, tận dụng khai thác các tình huống tốt.
8.2.5. Giao tiếp và đàm phán
Đây cũng là một nội dung quan trọng của ngƣời lãnh đạo khi thực hiện chức năng lãnh đạo. Quá trình lãnh đạo là quá trình tiếp xúc và làm việc với con ngƣời thông qua hoạt động giao tiếp và đàm phán cho nên ngƣời lãnh đạo không thực hiện tốt nội dung này thì khó có thể đƣa tổ chức giành lấy các mục tiêu mong muốn
8.3. CÁC PHƢƠNG PHÁP LÃNH ĐẠO
8.3.1. Khái niệm
Phƣơng pháp lãnh đạo con ngƣời trong hệ thống là tổng thể các cách thức tác động có thể có và có chủ đích của ngƣời lãnh đạo (nhà quản trị) lên con ngƣời cùng với các nguồn lực khác của tổ chức để đạt đƣợc các mục tiêu quản trị đề ra.
8.3.2. Đặc điểm của các phƣơng pháp lãnh đạo
- Các phƣơng pháp lãnh đạo hết sức biến động, sự biến động này đƣợc thể hiện ở các hình thức biểu hiện của mỗi phƣơng pháp tại mỗi thời điểm, mỗi đối tƣợng khác nhau là không giống hẳn nhau.
- Các phƣơng pháp lãnh đạo luôn luôn đan kết vào nhau. Điều này là cách xử lý nhƣợc điểm của mỗi phƣơng pháp lãnh đạo riêng lẻ, chỉ có kết hợp chúng lại ngƣời ta mới có thể phát huy đƣợc ƣu điểm của mọi phƣơng pháp lãnh đạo và hạn chế phần nhƣợc điểm của chúng.
- Các phƣơng pháp lãnh đạo chịu tác động to lớn của nhu cầu va động cơ làm việc của ngƣời bị tác động xét theo thời gian và không gian diễn ra sự lãnh đạo.
8.3.3. Các phƣơng pháp lãnh đạo