Đây là bước đầu tiên khi hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận. Đội ngũ Sales tìm kiếm khách hàng thông qua 2 phương tiện chính là gửi mail và liên hệ với khách hàng cũ.
Gửi mail giới thiệu : thông qua internet, bộ phận Sales sẽ tìm kiếm khách hàng có trụ sở tại thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh thành lân cận trên các website thông tin doanh nghiệp như: trangvangvietnam.com, danhba24h.com, … Sau đó, nhân viên của bộ phận này sẽ gửi mail giới thiệu dịch vụ, phương thức liên hệ của Công Ty 3T cho khách hàng.
Liên hệ với khách hàng cũ: sau khi cung cấp dịch vụ, nhân viên bộ phận Sales sẽ gửi mail cảm ơn khách hàng đã tin cùng dịch vụ của Công Ty 3T và tiếp tục mời khách hàng sử dụng dịch vụ cho những lô hàng tiếp theo.
Khi nhận của email trả lời của khách hàng. Nhân viên của Công Ty sẽ tiến hành thu thập các thông tin về lô hàng như loại hàng hóa, số lượng, trọng lượng, những yêu cầu đặc biệt về việc vận chuyển hàng hóa, loại hình gửi hàng (FCL, LCL, FCL/LCL), cảng đến, …. và dịch vụ mà khách hàng yêu cầu cung cấp. Sau dó, phía Công Ty 3T sẽ tiến hành báo giá và hai bên sẽ thỏa thuận các điều khoản của hợp đồng. Các điều khoản chính trong hợp đồng bao gồm:
Điều 1: Hàng hóa vận chuyển Tên hàng
Tính chất hàng hóa Đơn vị tính giá cước
Điều 2: Địa điểm nhận hàng và giao hàng Điều 3: Thời gian giao nhận hàng
38 Điều 4: Phương tiện vận tải
Loại phương tiện vận chuyển
Trách nhiệm, nghĩa vụ của bên giao nhận Điều 5: Các chứng từ cho việc giao nhận hàng hóa
Các loại chứng từ Trách nhiệm của 2 bên
Điều 6: Trách nhiệm xếp dỡ hàng hóa Điều 7: Giải quyết hao hụt hàng hóa Điều 8: Thanh toán
Số tiền thanh toán Phương thức thanh toán Thời gian thanh toán
Điều 9: Các biện pháp đảm bảo thực hiện hợp đồng Điều 10: Giải quyết tranh chấp hợp đồng
Điều 11: Hiệu lực của hợp đồng
Sau khi thỏa thuận các điều khoản trên, hai bên sẽ ký kết hợp đồng và Công Ty 3T sẽ bắt đầu thực hiện cung cấp dịch vụ.