Khi nhận được Thông báo hàng đến, nhân viên giao nhận của Công Ty mang theo 01 HB/L gốc, giấy thông báo hàng đến và giấy giới thiệu của khách hàng đến Công ty Logistics để nhận Lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O). Tại đây, theo thường lệ, nhân viên Công ty Logistics sẽ dựa vào tên, địa chỉ và mã số thuế của khách hàng để ra hóa đơn và nhân viên giao nhận tiến hành đóng tiền. Khoản tiền này bao gồm các phụ phí nội địa mà Công ty Logistics đã thay mặt khách hàng nộp trước cho hãng tàu khi lấy lệnh giao hàng, cùng với tiền cước phí, cụ thể:
- CIC
- Cleaning fee - THC
- Handling Charge - D/O
Khi có biên lai “Đã thu tiền”, nhân viên Công ty Logistics sẽ dựa vào HB/L và thông báo hàng đến để cấp Lệnh giao hàng. Nhân viên hãng tàu cấp Lệnh giao cho nhân viên giao nhận. Nội dung của lệnh giao hàng do Công ty Logistics cấp giống với nội dung trong giấy thông báo hàng đến mà nhân viên chứng từ đã kiểm tra trước đấy. Tuy nhiên, khi nhận được D/O, nhân viên giao nhận cũng cần phải kiểm tra các nội dung như: Tên tàu, số chuyến, người nhận, số vận đơn, số container, số seal, số lượng kiện và trọng lượng cả bì của lô hàng.
Cùng với lệnh giao hàng này, Công ty Logistics giao lệnh giao hàng do hãng tàu cấp cho Công ty Logistics cùng với B/L và giấy giới thiệu để nhân viên giao nhận của Công ty Liên Lết 3T tiến hành cược cont tại hãng tàu (vì hầu hết tất cả các lô hàng mà Công Ty 3T thực hiện nghiệp vụ giao nhận đều nhập khẩu theo điều kiện nhóm C). Trên lệnh giao hàng do hãng tàu cấp có các thông tin quan trọng sau:
43 Tên tàu
Ngày tàu khởi hành Ngày dự kiến tàu đến Số chuyến Mục người nhận Tên cảng bốc / cảng dỡ Tên hàng Số kiện, số kg Số cont / số seal
Địa điểm trả công rỗng
Miễn phí lưu container đến ngày
Khi đến cược cont, nhân viên giao nhận mang lệnh giao hàng do hãng tàu và do Công ty Logistics. Nhân viên giao nhận phải điền vào “Giấy xin mang Container về kho riêng làm hàng nhập” theo mẫu của hãng tàu. Đồng thời, người giao nhận đóng một số tiền gọi là “tiền cược container” theo quy định của hãng tàu. Số tiền này sẽ được hãng tàu trả lại nguyên vẹn nếu khi trả container về bãi, tình trạng container vẫn tốt như lúc mượn. Và ngược lại, số tiền này sẽ bị trừ bớt hoặc hãng tàu sẽ thu thêm nếu container có những hư hỏng so với lúc mượn ở các chỗ: sàn, nóc, góc, vách, cửa… của container.
Sau khi đóng tiền cược cont và hoàn thành các thủ tục thì nhân viên hãng tàu sẽ cấp cho người giao nhận:
Lệnh giao hàng đã đóng dấu “Hàng giao thẳng”.
Giấy xin mang container về kho riêng làm hàng nhập và Phiếu cược container.
44