Theo Thông tư 38, nếu tờ khai đã có kết quả thông quan thì người giao nhận có thể xuống cảng lấy hàng mà không cần mở tờ khai giấy nữa. Còn đối với những lô hàng luồng xanh nhưng tiền nộp thuế chưa được chuyển vào tài khoản của Kho Bạc Nhà nước nên hệ thống hải quan sẽ trả tờ khai ở dạng “thông báo kết quả phân luồng” thì để tiết kiệm thời gian nhân viên giao nhận có thể đem 2 tờ khai và giấy nộp thuế bản photo (đem bản gốc để đối chiếu) xuống phòng làm thủ tục hàng nhập của cảng để mở tờ khai.
48 Sau khi nộp cho công chức hải quan tiếp nhận và kiểm tra tờ khai và cùng toàn bộ hồ sơ chứng từ, nhân viên giao nhận sẽ chờ lấy tờ khai. Nhân viên giao nhận phải thường xuyên theo dõi tờ khai của mình đã được kiểm tra xong chưa bằng cách nhập số tờ khai tại máy tính được đặt trước nơi làm thủ tục hải quan. Khi tờ khai đã được kiểm tra thì nhân viên giao nhận tới cửa trả tờ khai hải quan, ghi số tờ khai và tên doanh nghiệp để nhận tờ khai hải quan từ nhân viên trả tờ khai và đóng tiền lệ phí hải quan rồi sau đó đi lấy hàng. Tùy theo hàng là hàng nguyên container hay hàng lẻ sẽ có những thủ tục nhất định:
a) Hàng nguyên container
Đối với hàng giao thẳng :
Nếu muốn lấy container về kho cần phải có phiếu giao nhận container (EIR). Muốn lấy phiếu EIR, nhân viên giao nhận phải đem 01 D/O đến thương vụ cảng đóng tiền để xuất phiếu EIR và mỗi phiếu EIR chỉ phát hành cho 01 container. Trên phiếu này có ghi rõ số container, vị trí , số seal, thời hạn hiệu lực của nó và gồm tất cả 4 liên với 4 màu khác nhau: liên xanh giao cho kho hàng, liên hồng trình cho hãng tàu để lấy tiền cược, liên vàng giao cho cổng và liên trắng. Sau khi kiểm tra tính chính xác của D/O và xác định doanh nghiệp đã đóng đầy đủ các loại lệ phí thì nhân viên thương vụ sẽ giao phiếu EIR cho nhân viên giao nhận. Sau đó nhân viên đến thanh lý ở Phòng điều độ gồm các hồ sơ: Tờ khai nhập khẩu , lệnh giao hàng (bản chính), phiếu EIR (bản chính).
Nếu Hải quan kiểm tra hợp lệ thì sẽ đóng dấu và ký vào phiếu EIR và tờ khai chính, giữ lại D/O và tờ khai photo. Sau đó nhân viên giao nhận sẽ đến bãi hàng nhập xuất trình phiếu EIR cho nhân viên bãi hàng nhập. Nhân viên bãi hàng nhập hướng dẫn xe vào vị trí container trên bãi hàng, và thông báo xe nâng di chuyển container lên xe nhận hàng. Nhân viên bãi nhận hàng kiểm tra số container, số seal và số xe vận tải hàng, ghi và ký xác nhận lên phiếu EIR hoàn thành thủ tục xuất bãi.
49
Đối với hàng rút ruột tại bãi
Tùy vào từng loại hàng hóa mà nhân viên giao nhận sẽ đóng phí cho xe nâng hoặc cho công nhân. Đối với những hàng hóa có khối lượng lớn thì liên hệ với xe nâng để rút hàng còn đối với hàng có khối lượng nhỏ thì có thể liên hệ với công nhân cảng. Quá trình rút ruột phải có sự giám sát của nhân viên giao nhận để theo dõi và đôn đốc việc lấy hàng, tránh làm hư hỏng và mất mát hàng hóa trong quá trình bốc dỡ.
b) Hàng lẻ
Nhân viên giao nhận cầm các chứng từ gồm: tờ khai hải quan (01 chính + 01 photo), 01 lệnh giao hàng đến phòng thương vụ kho để thanh lý kho. Sau đó, nhân viên giao nhận cầm phiếu xuất kho và ghi biển số xe tải lên phiếu này đến hải quan cổng để làm thủ tục cho xe vào nhận hàng. Sau khi xe tải vào thì nhân viên cổng sẽ tiến hành đo trọng tải xe để biết có phù hợp cho việc chở trọng lượng hàng như trên phiếu xuất kho không.
Sau khi lấy kết quả phiếu đo trọng tải xe nhân viên sẽ đến kho hàng lẻ, xuất trình cho thủ kho D/O cùng với tờ khai đã hoàn tất thủ tục hải quan và phiếu xuất kho và phiếu đo trọng tải xe để lấy hàng ra khỏi kho xếp hàng lên xe. Sau khi đếm đủ số lượng hàng như đã ghi trong chứng từ, nhân viên giao nhận sẽ ký nhận vào phiếu xuất kho và hải quan kho sẽ giữ lại 01 liên của phiếu xuất kho. Sau khi nhận hàng xong, nhân viên sẽ đi cùng với xe tải ra cổng. Nhân viên giao nhận đem tờ khai và phiếu xuất kho đến hải quan cổng để đóng dấu và đem các chứng từ cho nhân viên cổng xem, người này giữ lại 01 liên, xuất trình tương tự như vậy cho bảo vệ cổng và người này cũng giữ lại 01 liên. Còn lại nhận viên giữ lại tờ khai gốc.
50