Ngay khi có thông báo hàng đến, để nhanh chóng, khách hàng sẽ gửi thông tin bộ chứng từ cho cho Công Ty Liên Kết 3T bằng email để Công Ty kiểm tra bộ chứng từ và lên tờ khai hải quan. Sau khi nhận bộ chứng từ, nhân viên chứng từ của công ty tiến hành kiểm tra xem bộ chứng từ có phù hợp hay chưa, nội dung giữa các
39 chứng từ có khớp nhau hay không, có cần bổ sung thêm hay không để yêu cầu khách hàng sửa đổi, bổ sung kịp thời cũng như biết được những thông tin cần thiết về lô hàng mà mình sắp nhận nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc làm hàng, cũng như hạn chế tối thiểu những chi phí phát sinh, tránh việc nhân viên giao nhận phải đến công ty khách hàng nhiều lần để sửa đổi, bổ sung bộ chứng từ. Các nội dung kiểm tra bao gồm:
Hợp đồng thương mại: (Invoice)
Hợp đồng số Ngày ký hợp đồng Tên người bán. Tên người mua.
Phần giới thiệu: bao gồm tên gọi, khối lượng, giá cả từng mặt hàng trong lô hàng hóa đó
Tổng giá trị lô hàng Điều kiện giao hàng Đồng tiền thanh toán Chứng từ yêu cầu:
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa Hóa đơn thương mại
Hợp đồng thương mại Phiếu đóng gói chi tiết Vận đơn
Thông báo hàng đến
Hóa đơn Thương mại (Commercial Invoice): trên cơ sở hợp đồng, nhân viên chứng từ cần chú ý các thông tin:
40 Tên công ty xuất khẩu
Địa chỉ công ty xuất khẩu Tên công ty nhập khẩu Địa chỉ công ty nhập khẩu Dựa theo hợp đồng số Ngày hóa đơn
Tên gọi, khối lượng, giá cả các loại hàng hóa
Bảng kê chi tiết hàng hóa (Packing List)
Ngày lập (Thông thường số hiệu và ngày tháng lập của Bảng kê chi tiết hàng hóa giống với số hiệu và ngày trong hóa đơn)
Mô tả hàng hóa
Tổng khối lượng tịnh (Net weight) Tổng trọng lượng cả bì (Gross weight) Tổng cộng
Vận tải đơn ( House Bill of Lading):có các điểm cần chú ý sau:
Số vận đơn Ngày phát hành Nơi phát hành
Tên người giao hàng (Shipper) Tên người nhận hàng (Consignee) Tên tàu Cảng bốc hàng Cảng dỡ hàng Trọng lượng cả bì Số hiệu container Số seal
41 Số container và số kiện
Người phát hành
Thông báo hàng đến (Arrival Notice):
Chuyến tàu Đến cửa khẩu Vận đơn số Số container Số lượng Chi tiết hàng Trọng lượng cả bì
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa:
Nhân viên chứng từ cần kiểm tra cẩn thận giấy chứng nhận xuất xứ có đủ số mặt hàng này hay không và chúng có xuất xứ từ quốc gia nào để lên tờ khai chính xác.
Sau khi kiểm tra các chứng từ trên và thấy không có sai sót, công ty Liên Kết 3T đến trực tiếp lấy bộ chứng từ từ khách hàng để tiến hành lấy lệnh giao hàng, cược cont và làm thủ tục hải quan, bao gồm:
Giấy giới thiệu của khách hàng.
Hợp đồng Ngoại thương (Commercial Contract): 01 bản sao y.
Hóa đơn Thương mại (Commercial Invoice):01 bản chính + 01 bản sao y. Bản kê chi tiết hàng hóa (Packing List):01 bản chính + 01 bản sao y. Vận tải đơn (House Bill of Lading): 01 bản chính +1 bản sao y. Giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice): 01 bản chính.
Giấy chứng nhận xuất xứ C/O (Certificate of Origin): 01 bản chính. Bản phân tích thành phần chất lượng sản phẩm CofA: 01 bản sao.
42