3.1.5.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
(Nguồn: Phòng Hành chính - Nhân sự - HDBank Cần Thơ)
Hình 3.1: Cơ cấu tổ chức Ngân hàng TMCP phát triển TP. Hồ Chí Minh Chi nhánh Cần Thơ
Mô hình cơ cấu tổ chức của NH được tổ chức theo kiểu trực tuyến với chế độ một thủ trưởng được miêu tả như trên. Theo sơ đồ này, Giám đốc sẽ được sự giúp đỡ tích cực của các Phó giám đốc và các phòng ban về các quyết định kinh doanh, mệnh lệnh từ Giám đốc sẽ được thực hiện nhanh chóng và có hiệu quả hơn.
3.1.5.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
Giám đốc
- Tổ chức chỉ đạo thực hiện các chủ trương của Đảng, Nhà nước và quy định về chế độ, thể lệ có liên quan đến hóa đơn kinh doanh của NH do NHNN và HDBank ban hành.
- Trực tiếp điều hành mọi hoạt động của đơn vị theo chức năng, phạm vi
GIÁM ĐỐC
Phòng giao dịch
Thốt Nốt PHÓ GIÁM ĐỐC
Quỹ tiết kiệm Xuân Khánh Phòng kế toán và ngân quỹ Ban quản lý và hỗ trợ tín dụng Phòng quan hệ khách hàng Phòng Hành chính - Nhân sự
- Có quyền quyết định cho một khoản vay trong phạm vi hạn mức được quy định.
- Có quyền quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỹ luật hay nâng lương các cán bộ nhân viên trong NH, ngoại trừ kế toán trưởng và kiểm soát trưởng, lập hội đồng khen thưởng, kỷ luật xét năng lực cán bộ và trình lên NH cấp trên quyết định.
Phó giám đốc
Thực hiện chức năng quản lý điều hành các hoạt động của NH theo sự phân công và ủy quyền của Giám đốc, làm tốt vai trò tham mưu và phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng phòng ban và thu nhận thông tin phản hồi từ các phòng ban, báo cáo tình hình hoạt động của toàn đơn vị theo yêu cầu của Giám Đốc.
Phòng quan hệ khách hàng
- Trực tiếp thực hiện giao dịch với khách hàng, tiếp xúc, phỏng vấn, hướng dẫn khách hàng lập hồ sơ vay vốn, tiếp nhận, đánh giá tình hình pháp lý, hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ, tình hình tài chính, tính khả thi của các phương án vay vốn, khả năng trả nợ và xác định giá trị tài sản đảm bảo…
- Tiếp xúc, giải đáp thắc mắc của khách hàng, xử lý các tranh chấp, khiếu nại phát sinh trong hoạt động kinh doanh thuộc phạm vi quản lý của NH.
- Đàm phán với khách hàng về các điều khoản của hợp đồng tín dụng, hoàn tất hồ sơ, thủ tục trình cấp thẩm quyền phê duyệt giải ngân, quản lý các khoản vay đã duyệt.
- Kiểm tra tình hình sử dụng vốn vay, bảo đảm tiền vay (theo định kỳ hoặc đột xuất), xem xét đề xuất cơ cấu nợ (nếu có), chuyển nợ quá hạn lập hồ sơ khách hàng phát sinh nợ có vấn đề chuyển sang bộ phận nghiệp vụ có liên quan theo quy định.
- Hỗ trợ các phòng ban có nghiệp vụ có liên quan trong việc thực hiện chế độ thống kê, báo cáo theo quy định của HDBank.
Phòng kế toán và ngân quỹ
- Thực hiện công tác hạch toán kế toán, theo dõi phản ánh tình hình kinh doanh tài chính, quản lý các loại vốn, tài sản Chi nhánh, báo cáo hoạt động kế toán. Thống kê và theo dõi chế độ báo cáo do Tổng Giám đốc quy định.
- Phối hợp với các bộ phận tín dụng trong việc quản lý hồ sơ vay vốn, thu nợ, thu lãi, đôn đốc thu hồi nợ quá hạn, đảm bảo công tác thu hồi nợ đúng
- Hướng dẫn khách hàng mở tài khoản tại Chi nhánh. Lập các thủ tục nhận và chi trả tiền gửi tiết kiệm, tiền gửi các tổ chức kinh tế, các cá nhân, dịch vụ chi trả kiều hối.
- Tổ chức thực hiện các dịch vụ thanh toán, chuyển tiền trong và ngoài nước, thông qua hệ thống HDBank, NHNN các Ngân hàng khác hệ thống.
- Thực hiện việc thu chi tiền mặt, ngân phiếu thanh toán trong kho hàng ngày, thực hiện công tác kiểm toán, ngân quỹ trong phạm vi Chi nhánh.
- Tổng hợp lưu trữ tài liệu kế toán, giữ bí mật tài liệu theo quy định của Nhà nước, chấp hành chế độ quyết toán tài chính hằng năm. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
- Tổ chức bảo quản hồ sơ thế chấp, cầm cố, bảo lãnh cho tổ chức kinh doanh chuyển sang chế độ theo quy định.
Ban quản lý và hỗ trợ tín dụng
- Hỗ trợ cho phòng quan hệ khách hàng tất cả các thủ tục pháp lý theo quy chế, quy trình cho vay, bảo lãnh của HDBank và NHNN để cấp tín dụng cho khách hàng.
- Kiểm tra, đánh giá lại hoặc tái thẩm định toàn bộ các vấn đề liên quan của các khoản cấp tín dụng mà phòng kinh doanh đề xuất: tính pháp lý, hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ, tình hình tài chính, tính khả thi của các dự án/phương án vay vốn, khả năng trả nợ, tài sản đảm bảo… Đồng thời, lập báo cáo đánh giá rủi ro và chịu trách nhiệm về các nội dung đánh giá, nhận xét và đề xuất đó.
- Tham gia kiểm tra tình hình sử dụng vốn vay, đảm bảo tiền vay và xử lý nợ khi được phân công.
- Thực hiện kiểm soát tính dụng nội bộ theo qui định sổ tay quản lý rủi ro. Rà soát kiểm tra, tổng hợp báo cáo phân loại nợ cho cấp thẩm quyền.
- Thực hiện đăng nhập tài khoản, đăng ký khoản vay vào hệ thống, giải ngân cho khách hàng theo nội dụng trong giấy nhận nợ hoặc giấy đề nghị giải ngân đã được cấp thẩm quyền duyệt.
- Thực hiện lưu trữ hồ sơ tín dụng (bản chính) từ phòng quan hệ khách hàng chuyển sang theo phân công của lãnh đạo và qui định hiện hành của HDBank (có giấy giao nhân cụ thể). Riêng hồ sơ tài sản đảm bảo bản chính phải được bỏ vào bì niêm phong và lưu theo đúng quy định của NHNN ngay
trữ chưa đảm bảo tính pháp lý theo qui định thì báo cáo cho lãnh đạo xem xét giải quyết kịp thời.
- Hỗ trợ Phòng quan hệ khách hàng soạn thảo các hợp đồng tín dụng, đảm bảo tiền vay (nếu có, đảm bảo tính pháp lý chặt chẽ). Thực hiện công chứng đăng ký giao dịch đảm bảo đối với các hồ sơ tín dụng do phòng quan hệ khách hàng chuyển sang.
- Thực hiện thu nợ (gốc, lãi), thay đổi, điều chỉnh lịch trả nợ, thời gian trả nợ trên hệ thống Symbols do phòng quan hệ khách hàng chuyển sang và lưu trữ các hồ sơ này khớp đúng với hồ sơ khách hàng lưu giữ.
- Lập danh sách, sao kê các hợp đồng tín dụng nợ đến hạn, nợ quá hạn báo cáo lãnh đạo và thông báo cho khách hàng…
- Phối hợp cùng các phòng nghiệp vụ có liên quan để thực hiện trên hệ thống Internet về dự thu nợ vay, chuyển nợ quá hạn, trích lập dự phòng rủi ro theo quy định.
- Đánh giá, phân tích nguyên nhân, đề xuất các biện pháp xử lý nợ, đối với các khoản nợ có vấn đề (nợ xấu, nợ khó đòi). Tham mưu cho lãnh đạo cấp thẩm quyền trong việc phát mãi tài sản, đấu giá tài sản thế chấp, cầm cố, bảo lãnh, mua bán nợ, khởi kiện khách hàng ra tòa… kể cả việc chuẩn bị thủ tục pháp lý theo qui định của pháp luật hiện hành.
- Thực hiện chế độ thống kê, báo cáo theo phân công của lãnh đạo trực tiếp hoặc của người được ủy quyền theo quy định của HDBank.
Phòng Hành chính - Nhân sự
- Chịu trách nhiệm quản lý nhân sự, chi trả lương cho người lao động, đào tạo nhân viên, thực hiện chính sách cán bộ, thực hiện công tác thi đua khen thưởng.
- Lấp kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác xây dựng cơ bản, mua sắm trang thiết bị và công cụ lao động.
- Thực hiện công tác hành chính, quản trị theo quy định, lập báo về công tác cán bộ, tiền lương.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
- Tham mưu cho Ban điều hành trong việc xây dựng và thực hiện kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng và quản lý nguồn nhân lực.
Quỹ tiết kiệm Xuân Khánh
- Thực hiện chức năng huy động vốn và tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn của khách hàng và chịu sự quản lý của Chi nhánh.
Phòng giao dịch Thốt Nốt
- Mở tài khoản thanh toán, cung ứng dịch vụ liên quan đến tài khoản của khách hàng như: Phát triển và quản lý thẻ; Dịch vụ Ngân hàng điện tử; Xác nhận số dư tài khoản, liệt kê giao dịch tài khoản và các nghiệp vụ khác theo phân công của Giám đốc Chi nhánh.
3.1.6 Tình hình kinh doanh của của Ngân hàng TMCPPT TP. Hồ Chí Minh Chi nhánh Cần Thơ giai đoạn 2011 – 2013