3.2.2.1 Tuyển dụng
Ngân hàng thực hiện hoạt động tuyển dụng hằng năm nhằm bổ sung nhân lực, đáp ứng yêu cầu công tác của từng bộ phận nói riêng và của cả Chi nhánh nói chung, đảm bảo tuyển được nguồn nhân lực có trình độ, kỹ năng thỏa mãn yêu cầu công việc. Quy trình tuyển dụng nhân sự của NH được thực hiện sơ đồ sau:
Hình 3.3: Quy trình tuyển dụng nhân sự tại HDBank Chi nhánh Cần Thơ
Bước 1:Đề xuất nhu cầu tuyển dụng
Khi NH có quyết định tuyển thêm lao động thì phòng Tổ chức - Hành chính sẽ được giao phó chịu trách nhiệm về mảng tuyển dụng.
Trưởng các bộ phận có trách nhiệm tập hợp nhu cầu bổ sung thêm nhân lực ở các phòng ban khác và lập tờ trình để trình lên Giám đốc. Nhu cầu bổ sung nhân lực của các bộ phận do chính các trưởng bộ phận đề xuất. Trưởng bộ phận nhận thấy nhân lực của bộ phận mình thiếu, không thể đảm nhiệm hết khối lượng công việc được giao sẽ đề xuất nhu cầu bổ sung thêm nhân lực bằng cách điền các thông tin vào mẫu phiếu đề nghị tuyển nhân sự và gửi cho
Đề xuất nhu cầu tuyển dụng Thông báo tuyển dụng
Tiếp nhận và sơ loại hồ sơ
Thi tuyển/Xét tuyển
Phỏng vấn
Tổng hợp kết quả và lập hồ sơ tuyển dụng
phòng Tổ chức - Hành chính. Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính sẽ tập hợp các phiếu đó và lập tờ trình đề nghị Giám đốc tuyển lao động bổ sung.
Ngay sau đó, Hội đồng tuyển dụng sẽ được thành lập bao gồm: trưởng phòng, phó phòng còn đảm nhiệm việc đánh giá, phân loại hồ sơ, phỏng vấn các ứng viên. Nhân viên - người cùng chịu trách nhiệm về mảng tuyển dụng với trưởng phòng và phó phòng sẽ đảm nhận việc đánh thông báo tuyển dụng, đưa thông tin tuyển dụng lên Website của NH và thông báo với các phòng ban, thu nhận hồ sơ xin việc của các ứng viên, chuẩn bị hợp đồng lao động…
Tuy nhiên, việc phân công tham gia công tác tuyển dụng của NH vẫn tồn tại nhiều bất cập vì có ít người tham gia, nên không thể tiến hành tuyển dụng được rõ ràng, cụ thể, rành mạnh.
Bước 2: Thông báo tuyển dụng
Sau khi nhu cầu tuyển dụng được cấp có thẩm quyền phê duyệt, phòng tuyển dụng sẽ tiến hành thông báo tuyển dụng lên Website tuyển dụng của NH trong thời hạn 2 ngày làm việc kể từ ngày yêu cầu tuyển dụng được phê duyệt.
Bước 3: Tiếp nhận và sơ loại hồ sơ
Có các hình thức nhận hồ sơ như sau:
- Nhận hồ sơ trực tiếp qua Website tuyển dụng của HDBank. - Nhận hồ sơ ứng viên qua đường bưu điện văn thư.
- Nhận hồ sơ qua hộp thư điện tử Email của phòng Hành chính.
Trước khi phỏng vấn các ứng viên ứng tuyển vào HDBank phải hoàn thành bộ hồ sơ bao gồm:
a. Thông tin ứng viên theo quy định của HDBank.
b. Bản sao y: Các văn bằng, chứng chỉ, chứng minh nhân dân, hộ khẩu. c. Sơ yếu lý lịch có chứng nhận của chính quyền địa phương hoặc cơ
quan đang công tác.
d. Giấy khám sức khỏe còn hiệu lực (trong vòng 6 thang). e. Hai ảnh 3x4cm và một phong bì có ghi rõ địa chỉ.
Tiêu chuẩn, điều kiện yêu cầu đối với ứng viên:
3. Có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, kinh nghiệm phù hợp với vị trí ứng tuyển quy định cụ thể trong bảng mô tả công việc.
4. Thông tin phù hợp với xác minh lý lịch, tư cách đạo đức, quá trình làm việc thực tế, các vấn đề phát sinh và các trường hợp khác được HDBank tiếp nhận… hoặc tiến hành xác minh khi cần thiết của các cấp có thẩm quyền.
Bước 4: Thi tuyển/Xét tuyển.
Tr ờng hợp thi tuyển
- Các ứng viên đủ điều kiện thi tuyển sau khi qua phòng sơ loại hồ sơ, sẽ phải trải qua vòng thi viết. Nội dung thi do Tổng giám đốc quyết định phù hợp với từng vị trí tuyển dụng, theo bộ đề thi của HDBank và tình hình thực tế của từng giai đoạn.
- Bộ đề thi và đáp án do các Khối, đơn vị và phòng ban chuyên môn xây dựng. Bộ đề thi và đáp án sẽ do Khối QLNNL bảo quản và chịu trách nhiệm bảo mật nội dung của bộ đề thi.
- Việc chấm thi do CBNV trong hội đồng tuyển dụng đảm nhận và phải đảm bảo tính chính xác, công bằng của kết quả chấm thi.
- Điều kiện đạt yêu cầu của vòng thi viết là phải đạt điểm chuẩn trở lên (điểm chuẩn do hội đồng tuyển dụng quy định) và không có môn nào bị điểm 0.
Tr ờng hợp xét tuyển
- Trường hợp xét tuyển thường đối với các chức danh như: Tổng giám đốc, Phó giám đốc, Kế toán trưởng, Giám đốc Chi nhánh và các chức danh tương đương thì phải đáp ứng đủ các điều kiện và tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật và quy định của HDBank.
B ớc 5: Phỏng vấn
- Hội đồng phỏng vấn do Chủ tịch hội đồng tuyển dụng lựa chọn và tùy vào vị trí tuyển dụng, số lượng ứng viên mà Hội đồng tuyển dụng bao gồm những ai và với số lượng phù hợp theo quy định của HDBank.
- Ứng viên qua được vòng phỏng vấn nếu có từ 2/3 số thành viên Hội đồng phỏng vấn trở lên quyết định chọn. Mỗi thành viên đánh giá phải ghi lại nhận xét từng ứng viên theo phiếu đánh giá phù hợp với vị trí và tiêu chí tuyển dụng.
- Sau khi phỏng vấn các phiếu đánh giá các ứng viên sẽ được ghi lại chính xác và trình cho Chủ tịch hội đồng tuyển dụng quyết định.
- Tùy vào vị trí tuyển dụng mà số lượng vòng phỏng vấn có thể khác nhau, tuy nhiên không vượt quá 3 vòng phỏng vấn.
Bước 6: Tổng hợp kết quả và phê duyệt
- Ứng viên trúng tuyển là những ứng viên đáp ứng yêu cầu tuyển dụng và có phần thi viết, phỏng vấn đạt yêu cầu của Hội đồng tuyển dụng.
-Trường hợp có nhiều ứng viên đáp ứng các điều kiện tuyển dụng thì hội đồng sẽ lựa chọn từ trên xuống dưới cho đến khi đủ số lượng cần tuyển dụng.
Bước 7: Thông báo kết quả tuyển dụng
Sau khi có kết quả tuyển dụng, các CBNV trong Hội đồng tuyển dụng có trách nhiệm thông báo trực tiếp hoặc bằng văn thư đến các ứng viên trúng tuyển, đồng thời gửi thư cảm ơn các ứng viên đã đến tham gia các vòng thi tuyển. Ứng viên được tuyển sẽ phải trải qua thời gian học việc và thử việc theo quy định sau:
- Nhân viên chưa có kinh nghiệm phải trải qua thời gian học việc từ 1 tháng đến 2 tháng tùy theo chức danh.
- Sau thời gian học việc nếu đạt yêu cầu, nhân viên sẽ qua thời gian thử việc và giao kết hợp đồng thử việc với HDBank.
- Thời gian thử việc tối đa là 2 tháng với vị trí công việc cần trình độ công việc từ cao đẳng trở lên và 1 tháng đối với trình độ chuyên môn trung cấp. Sau khi hết thời gian thử việc, nhân viên sẽ được trưởng đơn vị đánh giá và đề xuất tuyển dụng hoặc từ chối.
- Lương trong thời gian thử việc là 85% lương dự kiến theo chức danh công việc. Tuy nhiên, các ứng viên đã có trên 1 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực tài chính với chức vụ tương đương cần tuyển, sẽ được ưu tiên không phải qua thời gian thử việc nhưng sẽ có thời gian thử thách công việc và vẫn được hưởng 100% mức lương dự kiến theo chức danh công việc.
Sau thời gian học việc, thử việc và thử thách của NH nhân viên mới sẽ được CBNV phụ trách theo dõi quá trình làm việc đánh giá kết quả thực hiện công việc và báo cáo Giám đốc. Nếu hoàn thành tốt công việc được giao, thì sẽ tiến hành ký kết hợp đồng lao động và trở thành nhân viên chính thức. Tuy
NH sẽ xem xét và tuyển dụng chính thức các ứng viên này vào vị trí công việc tương đương.
Tình hình tuyển dụng nhân sự tại HDBank Chi nhánh Cần Thơ trong giai đoạn 2011 – 2013 được thể hiện trong bảng sau:
Bảng 3.6: Kết quả tuyển dụng của Chi nhánh HDBank Cần Thơ giai đoạn 2011 – 2013
Đơn vị tính: Người
Tiêu chí
Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Số lượng % Số lượng % Số lượng %
- Tổng số đơn xin việc + Qua giới thiệu + Tự nộp đơn + Sinh viên thực tập 145 36 97 12 100,00 24,83 66,90 8,27 79 10 52 17 100,00 12,66 65,82 21,52 254 45 176 33 100,00 17,72 69,29 12,99
- Nhu cầu tuyển dụng 6 100 3 100 15 100
- Số lượng thực tuyển dụng 3 50 2 66,67 15 100
(Nguồn: Phòng Hành chính - Nhân sự HDBank CầnThơ)
* Nhận xét:
Nhìn chung, số lượng nhân viên tuyển dụng của NH tăng không đồng đều qua 3 năm 2011 – 2013 do nhiều nguyên nhân như tình hình kinh tế trong nước gặp nhiều khó khăn do ít nhiều chịu ảnh hưởng của cuộc khủng khoảng kinh tế thế giới và cuộc khủng hoảng tài chính. Năm 2011, thị trường chứng khoán toàn cầu (Mỹ, Châu Âu, Châu Á) đồng loạt giảm, hàng loạt NH bị hạ mức xếp hạng tín nhiệm, đồng nhân dân tệ đứng trước sức ép điều chỉnh tỷ giá và Trung Quốc cố tình giảm giá đồng tiền nhằm tăng xuất khẩu… Trong nước, nhiều NH gặp nhiều khó khăn và buộc phải áp dụng chính sách thắt chặt chi phí. Chính vì vậy, trong năm 2011 và năm 2012, công tác tuyển dụng của NH gặp nhiều khó khăn, mặc dù nhu cầu tuyển dụng có và nguồn tuyển dụng đông đúc nhưng trên tình hình thực tế và chính sách nhân sự của Hội sở, Chi nhánh chỉ tuyển thêm những vị trí thật cần thiết và dùng nhiều biện pháp ưu đãi để tuyển người thực sự giỏi nhằm đưa NH và hoạt động của Chi nhánh thoát khỏi khó khăn trước mắt. Năm 2013, nền kinh tế trong nước có nhiều khả quan, Chi
khác cơ cấu nhân sự có nhiều thay đổi do có 1 cán bộ về hưu và 9 CBNV xin nghỉ việc và mục tiêu phát triển Chi nhánh của Hội sở nên năm 2013 nhu cầu về nhân lực của NH tăng đột biến đến 15 nhân viên. Vì vậy, công tác tuyển dụng của NH trong năm 2013 diễn ra sôi động và trong năm có đến 2 đợt thi tuyển diễn ra định kỳ theo quy định của Hội sở.
Về nguồn tuyển dụng:
Đa số các ứng viên được tuyển của NH đều là nguồn bên ngoài, phần lớn đều tự nộp đơn theo thông tin tìm hiểu trên các Website của NH chiếm trên 60% và được nhân viên của NH giới thiệu cũng khá đông năm 2012 chiếm 12,66% và năm 2013 chiếm 17,72%. Nhằm thu hút tài năng trẻ, trong những năm qua HDBank Cần Thơ đã tạo điều kiện cho nhiều lượt sinh viên thực tập tại NH. Trong số đó, có từ 20 – 30% sinh viên đã trở thành CBNV chính thức. Tuy nhiên, trong năm 2013 tại Chi nhánh đã tuyển thêm 3 cán bộ quản lý từ nguồn bên ngoài, điều này có những ưu điểm là thay đổi công tác quản lý cũ, cán bộ quản lý mới sẽ có nhiều sáng kiến mới để thay đổi cơ chế làm việc cũ không còn phù hợp của nhân viên, đề xuất nhiều phương hướng hoạt động hiệu quả cho Chi nhánh. Bên cạnh những ưu điểm đó, thì việc tuyển cán bộ quản lý từ nguồn bên ngoài sẽ không tạo cho nhân viên hiện tại tinh thần thi đua làm việc và dễ dẫn đến sự bất đồng quan điểm giữa những nhân viên lâu năm và cán bộ quản lý mới.
3.2.2.2 Công tác bố trí, sắp xếp lao động
Công tác tuyển dụng nhân sự là rất quan trọng nhưng công tác bố trí và sử dụng lao động còn quan trọng hơn. Vì việc phân công đúng người, đúng việc sẽ giúp nhân viên phát huy hết năng lực của mình.
Thông thường khi người lao động được tuyển vào NH thì sẽ được sắp xếp và bố trí công việc phù hợp với nguyện vọng của họ. Hiện nay, khi tuyển dụng nhân viên thì NH đã xác định được nhu cầu tuyển dụng là ở bộ phận nào cho nên khi có kết quả tuyển dụng nhà quản trị chỉ cần sắp xếp chỗ làm việc cho nhân viên là xong.
Tuy nhiên, tùy chức vụ tuyển dụng, đặc biệt là cán bộ quản lý thì phải có sự chỉ định của cấp trên thường do Ban giám đốc chỉ định và thường là tuyển trong nội bộ NH, trừ một số trường hợp ngoại lệ do Hội sở đề xuất.
Sau đây là bảng mô tả công tác tổ chức bộ máy quản trị nguồn nhân lực tại Chi nhánh HDBank Cần Thơ:
Bảng 3.7: Tình hình tổ chức bộ máy nhân sự tại Chi nhánh HDBank Cần Thơ giai đoạn 2011-2013 Đơn vị tính: Người ĐƠN VỊ Tổng số Nhân viên Trong đó So sánh tỷ lệ Nam Nữ Tỷ lệ nam (%) Tỷ lệ nữ (%) 1. Văn phòng Chi nhánh 37 21 16 56,76 43,24 - Ban giám đốc 3 3 0 100 0 - Phòng Hành chính - Nhân sự 1 0 1 0 100
- Phòng kế toán và ngân quỹ 3 0 3 0 100
- Ban quản lý hỗ trợ tín dụng 2 1 1 50 50 - Phòng quan hệ khách hàng 10 8 2 80 20 - Phòng giao dịch 8 0 8 0 100 - Tổ bảo vệ 7 7 0 100 0 - Tổ lái xe 2 2 0 100 0 - Nhân viên phục vụ 1 0 1 0 100 2. Phòng giao dịch Thốt Nốt 10 6 4 60 40 - Ban quản lý 1 1 0 100 0 - Nhân viên 7 0 7 0 100 - Tổ bảo vệ 2 2 0 100 0
3. Quỹ tiết kiệm Xuân Khánh 8 2 6 25 75
- Ban quản lý 1 1 0 100 0
- Nhân viên 4 0 4 0 100
- Tổ bảo vệ 2 2 0 100 0
- Nhân viên phục vụ 1 0 1 0 100
Tổng cộng 55 29 26 52,73 47,27
(Nguồn: Phòng Hành chính - Nhân sự HDBank CầnThơ)
* Nhận xét:
Qua bảng 3.7 cho thấy, việc phân công sắp xếp lao động của Chi nhánh chịu sự ảnh hưởng của tính chất ngành tài chính, nên đa số nhân viên ngoài việc sắp xếp, phân công công việc theo trình độ chuyên môn còn phụ thuộc vào yếu tố giới tính.
Việc bố trí phải làm sao hợp lí thì mới tạo động lực cho người lao động. Ví dụ như: Những nhân viên có trình độ THPT thì giữ vị trí bảo vệ hay nhân viên phục vụ, tuy không đòi hỏi trình độ học vấn cao nhưng cũng có những tiêu chuẩn nhất định trong công việc vì công việc này trong NH cũng khá phức tạp. Do tính chất công việc nên nhân viên bảo vệ đa phần là nam chiếm 100% trong khi nữ lại đảm nhận vai trò nhân viên phục vụ. Các nhân viên ở Phòng kế toán và ngân quỹ ngoài trình độ chuyên môn còn đòi hỏi rất cao về tính trung thực, thận trọng nên nhân viên nữ thường được sắp xếp vào vị trí này. Nhân viên phòng kinh doanh, phòng quan hệ khách hàng ngoài kỹ năng nghiệp vụ đòi hỏi phải có kỹ năng giao tiếp tốt, khả năng ngoại ngữ và linh hoạt trong xử lý tình huống…
Việc phân công, bố trí nhân sự trong NH chịu sự ảnh hưởng rất lớn của giới tính: Nữ thường thích hợp với vị trí kế toán, hành chính, giao dịch với khách hàng nên các vị trí này chiếm 100% đều là nhân viên nữ, còn nam thì đa phần đảm nhận vị trí tín dụng, quan hệ khách hàng, xử lý rủi ro tín dụng, bảo vệ. Đặc biệt tất cả cán bộ quản lý của NH đều là nam, một phần do tính chất công việc mặt khác do phải thường xuyên tiếp khách, quan hệ với đối tác nên nhân viên nam thường được đảm nhận vai trò này. Tất nhiên, là cả nam và nữ đều có thể làm được các việc trên tuy nhiên mỗi một phái có một thế mạnh riêng mà khi sắp xếp hợp lý thì nó sẽ phát huy tác dụng.
Tuy nhiên, việc phân công bố trí lao động tại HDBank Cần Thơ chưa thật sự hợp lý, chủ yếu dựa vào kinh nghiệm và cách nhìn nhận chủ quan, cảm