2.2.2.1 Phân tích công việc a. Khái niệm
“Phân tích công việc là thu thập các thông tin về công việc một cách có hệ thống. Phân tích công việc được tiến hành để xác định ra các nhiệm vụ thuộc phạm vi công việc đó và các kỹ năng, năng lực và trách nhiệm cụ thể cần phải có để thực hiện công việc đó một cách thành công”. (Trần Kim Dung, 2000, trang 130).
b. Vai trò
- Mục đích chủ yếu của phân tích công việc là hướng dẫn, giải thích cách thức xác định một cách chi tiết các chức năng nhiệm vụ chủ yếu của công việc và cách thức xác định nên tuyển chọn hay bố trí những người như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất. Tác dụng của bảng phân tích công việc là:
+ Phân tích các đặc điểm kỹ thuật của công việc và chỉ ra loại nhân lực cần thiết để thực hiện công việc một cách hoàn hảo.
+ Định hướng cho quá trình tuyển dụng, lựa chọn và hoàn thiện việc bố trí nhân viên. Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên và lập kế hoạch cho các chương trình đào tạo. Lên kế hoạch bổ nhiệm và thuyên chuyển công tác cho nhân viên.
+ Qua mô tả công việc có thể chỉ ra được những yếu tố có hại cho sức khỏe và an toàn của người lao động. Nếu những yếu tố có hại này không thể khắc phục được thì cần thiết phải thiết kế lại công việc để loại trừ chúng.
+ Xây dựng hệ thống đánh giá công việc, xếp hạng công việc làm cơ sở cho việc xác định hệ thống tiền lương và mức thù lao cần thiết cho mỗi công việc.
c. Quá trình phân tích công việc
Quá trình phân tích công việc gồm những bước sau:
- B ớc 1: Xác định mục đích của việc sử dụng các thông tin phân tích công việc, từ đó xác định các hình thức thu thập thông tin phân tích hợp lý nhất.
- B ớc 2: Thu thập các thông tin cơ bản trên cơ sở sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích yêu cầu, chức năng quyền hạn của DN, phòng ban, phân xưởng, sơ đồ quy trình công nghệ và bảng mô tả công việc cũ.
- B ớc 3: Chọn lựa các vị trí đặc trưng và những điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm làm giảm thời gian và tiết kiệm hơn trong phân tích công việc, nhất là khi cần phân tích các công việc tương tự nhau.
- B ớc 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc. Tùy theo yêu cầu mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập, tùy theo dạng hoạt động và khả năng tài chính có thể sử dụng một hoặc kết hợp nhiều phương pháp phân tích như: Quan sát, chụp ảnh, phỏng vấn, bảng câu hỏi, bấm thời gian…
- B ớc 5: Kiểm tra xác định lại tính chính xác của thông tin. Những thông tin thu thập để phân tích công việc trong bước 4 cần được kiểm tra lại về mức độ chính xác, đầy đủ bằng chính các nhân viên đó, công nhân thực hiện công việc và các giám thị, giám sát tình hình thực hiện công việc đó.
- B ớc 6: Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc.
2.2.2.2 Thiết kế công việc a. Khái niệm
Thiết kế lại công việc là sự thay đổi một cách hệ thống nội dung công việc nhằm thay đổi những tiêu chuẩn về hiểu biết, kỹ năng, năng lực và các yếu tố khác cần thiết đối với người thực hiện công việc nhằm nâng cao hiệu quả công việc hoặc động cơ làm việc.
b. Quá trình thiết kế công việc
- Xác định nội dung công việc: cần xem xét các yếu tố như là sự khác nhau của các kỹ năng, mức độ rõ ràng của nhiệm vụ, ý nghĩa của công việc, tính tự chủ trong công việc, thông tin phản hồi.
Nội dung công việc là một tập hợp các hoạt động được thực hiện trong công việc, bao gồm những nhiệm vụ, trách nhiệm cần thực hiện, những phương tiện, máy móc cần sử dụng, những phản ứng hay hỗ trợ đối với người khác.
- Ngoài ra còn phải xem xét các điều kiện làm việc cần thiết cho nhân viên làm việc, như các yêu cầu về an toàn lao động, điều kiện không khí và các điều kiện vật lý khác.