2.2.3.1 Khái niệm
Tuyển dụng được hiểu là quá trình nhằm thu hút và tìm kiếm người lao động từ nhiều nguồn khác cho vị trí công việc trống, nhằm lựa chọn ra người tốt nhất cho vị trí công việc trống đó. Tuyển dụng nhân lực gồm 2 quá trình:
+ Tuyển mộ: Tìm kiếm người có trình độ phù hợp và động viên họ tham gia dự tuyển cho vị trí công việc trống đó.
+ Tuyển chọn: là quá trình đánh giá các ứng viên theo nhiều khía cạnh khác nhau dựa vào các yêu cầu công việc, để tìm được người phù hợp với các yêu cầu đặt ra trong số những người đã thu hút được trong quá trình tuyển mộ.
2.2.3.2 Vai trò
- Tuyển dụng có ý nghĩa quan trọng trong hoạt động quản lý nhân lực trong tổ chức và là hoạt động trọng tâm cho sự thắng lợi của tổ chức vì góp phần đảm bảo nguyên tắc: đúng người đúng việc, đúng thời điểm cần. Tuyển được nhân sự tốt là bước khởi đầu và là nền tảng cho sự thành công của DN trong tương lai.
- Những sai lầm trong tuyển dụng có thì ảnh hưởng đến chất lượng công việc và tổ chức. Một khi đã mắc sai lầm trong tuyển dụng buộc DN phải cho nhân viên mới thôi việc, điều đó dẫn đến hậu quả là:
+ Gây tốn kém chi phí cho DN: ví dụ như chi phí sa thải, chi phí đào tạo lại, chi phí sản phẩm hỏng, chi phí do phàn nàn của khách hàng.
+ Gây ảnh hưởng đến uy tín của DN do chất lượng sản phẩm không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng.
Do đó, việc tuyển người phù hợp sẽ giúp DN tránh được những rủi ro không đáng có.
- Đồng thời, tuyển chọn tốt là điều kiện thực hiện có hiệu quả các hoạt động quản trị nhân lực khác như đào tạo, phân tích công việc và cũng là một điều kiện để phát triển văn hoá của tổ chức ngày càng lành mạnh. Do đó, mọi tổ chức phải có đầy đủ khả năng để thu hút đủ số lượng và chất lượng lao động để nhằm đạt được các mục tiêu của mình. Quá trình tuyển dụng sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả hoạt động của DN trong tương lai.
2.2.3.3 Nội dung, trình tự của quá trình tuyển dụng
Nội dung trình tự của quá trình tuyển dụng trong các DN thường được tiến hành theo sơ đồ sau:
Hình 2.2: Quy trình tuyển dụng nhân sự
B ớc 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng
Khi có sự thay đổi tạo ra một vị trí khuyết người, hãy cân nhắc tất cả các phương án trước khi đi đến quyết định tuyển người mới.
Nếu quyết định tuyển dụng nhân viên mới cần xác định nội dung công việc dựa vào bảng Mô tả công việc của người nhân viên cũ, xây dựng lại bảng Mô tả công việc mới cho phù hợp với điều kiện hiện tại. Từ đó, lập ra bảng tiêu chuẩn công việc để đưa ra yêu cầu đối với các ứng viên về kiến thức và kỹ năng, trình độ và kinh nghiệm và các yếu tố cá nhân.
Xác định nhu cầu tuyển dụng
Tìm kiếm ứng viên
Đánh giá và lựa chọn ứng viên
B ớc 2: Tìm kiếm ứng viên (tuyển mộ)
Trong bước này cần xác định nguồn thu hút ứng viên là nguồn nội bộ hay nguồn từ bên ngoài.
- Nguồn tuyển dụng từ nội bộ
Tuyển dụng nhân sự từ nội bộ DN thực chất là quá trình thuyên chuyển, đề bạt nhân viên từ bộ phận này sang bộ phận khác hay từ công việc này sang công việc khác.
Ưu điểm:
+ Nhân viên của DN sẽ dễ dàng, thuận lợi hơn trong việc thực hiện công việc, nhất là trong giai đoạn đầu khi đảm nhiệm chức vụ mới và biết cách để đạt được mục tiêu của DN.
+ Hình thức tuyển dụng trực tiếp trong nội bộ cũng góp phần tạo động lực phấn đấu, thi đua rộng rãi giữa các nhân viên đang làm việc, khuyến khích họ tích cực, sáng tạo và làm việc với hiệu suất cao hơn.
+ Nhân viên đã được thử thách về lòng trung thành, tính tận tụy, tinh thần trách nhiệm với DN.
Có thể nói cái được lớn nhất khi đề bạt nguồn này là tiết kiệm được thời gian làm quen với công việc, quá trình thực hiện công việc diễn ra liên tục không bị gián đoạn, hạn chế được một cách tối đa ra các quyết định sai lầm trong việc đề bạt và thuyên chuyển lao động.
Nhược điểm:
+ Việc tuyển nhân viên vào vị trí trống trong DN thông qua nguồn nội bộ có thể gây ra hiện tượng chai lì, sơ cứng do nhân viên mới được thăng chức đã quen với cách làm việc của cấp trên trước đây nên sẽ làm việc gập khuôn, máy móc làm mất đi tính sáng tạo trong công việc.
+ Trong DN dễ hình thành các nhóm “ứng viên không thành công”, họ là những người ứng cử vào chức vụ nào đó còn trống nhưng không được tuyển chọn, từ đó có tâm lý không phục lãnh đạo, bất hợp tác với lãnh đạo mới nên tạo ra sự “mất đoàn kết nội bộ” nếu việc tuyển chọn không đảm bảo tính công bằng.
- Nguồn tuyển dụng từ bên ngoài
+ Phương pháp tuyển mộ bao gồm:
* Quảng cáo: Đây là phương pháp tuyển dụng thông dụng nhất, phạm vi tiếp cận rộng rãi thu hút được nhiều người tham gia dự tuyển. Do đó phải lựa chọn hình thức quảng cáo hợp lý có thiết kế ngắn gọn và hấp dẫn, tổ chức cũng cần lựa chọn kênh quảng cáo phù hợp.
* Phương pháp sử dụng sự giới thiệu của công nhân viên: Ưu điểm của phương pháp này là nhanh gọn, tiết kiệm chi phí cho tổ chức đặc biệt khi nhóm lao động công ty cần tuyển khan hiếm trên thị trường.
* Phương pháp sử dụng trung tâm giới thiệu việc làm: áp dụng trong trường hợp tổ chức cần tuyển khối lượng lớn, không có bộ phận chuyên trách để tuyển mộ.
* Phương pháp tuyển mộ thông qua hội chợ việc làm: người tuyển mộ có cơ hội tiếp xúc trực tiếp với ứng viên do đó chất lượng tuyển mộ được nâng cao.
* Phương pháp tuyển mộ trực tiếp tại các trường đại học: do các cơ sở giới thiệu việc làm trong chính các trường đại học giới thiệu.
Ưu điểm:
+ Giúp DN thu hút được nhiều chuyên gia và những nhân viên giỏi, qua đó tuyển chọn vào các chức danh phù hợp.
+ Các nhân viên mới thường tỏ ra năng nổ chứng minh năng lực của mình thông qua những công việc cụ thể cho nên hiệu quả sử dụng lao động sẽ rất cao.
+ Những ứng viên được trang bị những kiến thức tiên tiến có hệ thống và thường có cách nhìn mới đối với tổ chức. Do đó, họ có khả năng làm thay đổi cách làm cũ của tổ chức mà không sợ những người trong tổ chức phản ứng.
Nhược điểm:
+ Nhân viên mới được tuyển dụng phải đào tạo lại và mất thời gian để thích ứng với công việc và môi trường làm việc của DN. Do đó, có thể chưa hiểu rõ mục tiêu, lề lối làm việc của DN, điều này có thể dẫn đến những sai lệch và cản trở công việc nhất định.
+ Nếu chúng ta thường xuyên tuyển người ở bên ngoài tổ chức sẽ gây tâm lý thất vọng cho những người trong tổ chức, do họ nghĩ rằng mình không có cơ hội được thăng tiến và sẽ nảy sinh nhiều vấn đề phức tạp khi thực hiện các mục tiêu của tổ chức.
Do đó, tùy vào vị trí tuyển dụng và tính chất của công việc mà quyết định tuyển dụng từ nguồn nội bộ DN hay nguồn từ bên ngoài DN vào vị trí chức vụ trống cho phù hợp.
B ớc 3: Đánh giá và lựa chọn ứng viên (tuyển chọn)
Quá trình tuyển chọn gồm các công việc sau:
- Thông báo tuyển dụng:
Các tổ chức DN có thể áp dụng một hoặc hết hợp các hình thức thông báo tuyển dụng sau:
+ Quảng cáo trên báo, đài, tivi.
+ Thông qua các trung tâm, dịch vụ lao động. + Yết thị trước cổng cơ quan và Doanh nghiệp.
Thông báo tuyển dụng nên ngắn gọn nhưng rõ ràng, chi tiết và đầy đủ những thông tin cơ bản cho ứng viên như: Yêu cầu về trình độ, văn hóa, ngoại ngữ, khả năng sử dụng máy tính, tuổi đời, sức khỏe…
- Thu nhận và nghiên cứu hồ sơ
Tất cả các hồ sơ phải được ghi vào sổ xin việc, người xin tuyển dụng phải nộp cho DN những hồ sơ, giấy tờ theo yêu cầu.
+ Việc nhận hồ sơ ứng viên có thể thực hiện qua đường bưu điện hoặc trực tiếp từ ứng viên. Sau đó tiến hành phân loại hồ sơ: Để loại một số hồ sơ không phù hợp với tiêu chuẩn công việc, yêu cầu bổ sung nếu còn thiếu xót những thông tin cần thiết.
+ Tiếp xúc sơ bộ nhằm: Giải thích cho ứng cử viên rõ hơn về công việc đang tuyển dụng, trả lời thắc mắc của ứng viên nếu có, làm rõ hồ sơ ứng cử viên và đánh giá ngoại hình ứng viên…
Việc nghiên cứu hồ sơ giúp ghi nhận những thông tin chủ yếu của ứng viên và loại bớt những ứng viên không đáp ứng được tiêu chuẩn đề ra, các ứng cử viên bị loại không phải làm những thủ tục tiếp theo của quy trình tuyển dụng góp phần cắt giảm chi phí cho DN.
- Tổ chức phỏng vấn, trắc nghiệm và sát hạch các ứng viên
Kiểm tra, trắc nghiệm, phỏng vấn nhằm chọn ra những ứng cử viên xuất sắc nhất. Các bài kiểm tra, sát hạch thường được dùng để đánh giá các ứng cử
Ngoài ra, phương pháp trắc nghiệm còn được dùng để tìm hiểu, đánh giá các ứng cử viên từ nhiều phương diện như: trình độ, kinh nghiệm, tính cách, khí chất, khả năng hòa đồng…
Phải ghi chép từng đặc điểm cần chú ý của các ứng cử viên để giúp cho việc đánh giá được chính xác nhất.
- Khám sức khỏe
Việc tuyển dụng một nhân viên không có sức khỏe tốt sẽ ảnh hưởng đến chất lượng công việc và hiệu quả kinh tế, bên cạnh đó còn gây thêm nhiều vấn đề phiền phức cho DN về mặt pháp lý. Do đó, một ứng cử viên dù có trình độ chuyên môn cao, kinh nghiệm, trí thông minh, sáng tạo nhưng không có sức khỏe tốt thì không nên tuyển dụng.
- Đánh giá và ra quyết định tuyển dụng
+ Hoàn tất quá trình tuyển chọn công bố ứng viên trúng tuyển, gửi thư từ chối ứng viên không trúng tuyển, cập nhật dữ liệu về ứng cử viên và chuẩn bị hợp đồng lao động, lập hồ sơ nhân viên.
+ Sau khi thực hiện các bước trên nếu hai bên cùng nhất trí thì DN sẽ đi đến quyết định tuyển dụng và hai bên sẽ ký hợp đồng lao động.
+ Trưởng phòng nhân sự đề nghị, Giám đốc ký hợp đồng lao động hoặc ra quyết định tuyển dụng. Trong quyết định tuyển dụng hoặc trong hợp đồng lao động cần ghi rõ chức vụ, lương bổng và thời gian thử việc…
B ớc 4: H ớng dẫn hội nhập
Nhằm mục đích tạo điều kiện cho nhân viên mới nhanh chóng hội nhập và cảm thấy được chào đón và đánh giá cao, hiểu rõ hơn về DN, tham gia các hoạt động của DN một cách nhanh chóng và hiểu rõ hơn về các kỳ vọng của DN đối với họ.
2.2.4 Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Thực chất của hoạt động
Nhóm hoạt động này chú trọng các hoạt động nhằm nâng cao năng lực của nhân viên, đảm bảo cho nhân viên trong tổ chức có các kỹ năng, trình độ lành nghề cần thiết để hoàn thành công việc được giao và tạo điều kiện cho nhân viên phát triển được tối đa các năng lực cá nhân. Bên cạnh việc đào tạo mới còn có các hoạt động đào tạo lại nhân viên mỗi khi có sự thay đổi về nhu cầu sản xuất kinh doanh hay quy trình kỹ thuật, công nghệ đổi mới.
Các phương pháp đào tào và phát triển nguồn nhân lực chủ yếu đang được thực hiện ở các nước và ở nước ta như sau:
Đào tạo trong công việc: là các phương pháp đào tạo trực tiếp tại nơi làm việc, trong đó người học sẽ học được những kiến thức, kỹ năng cần thiết cho công việc thông qua thực tế thực hiện công việc và thường là dưới sự hướng dẫn của những người lao động lành nghề hơn. Bao gồm:
+ Đào tạo theo kiểu chỉ dẫn công việc: Quá trình đào tạo bắt đầu bằng sự giới thiệu và giải thích của người dạy về mục tiêu của công việc và chỉ dẫn tỉ mỉ, theo từng bước về cách quan sát, trao đổi học hỏi và làm thử cho tới khi thành thạo dưới sự hướng dẫn và chỉ đạo chặt chẽ của người dạy.
+ Đào tạo theo kiểu học nghề: Chương trình đào tạo bắt đầu từ việc học lý thuyết ở trên lớp sau đó các học viên được đưa đến nơi làm việc dưới sự hướng dẫn của công nhân lành nghề trong một vài năm; được thực hiện các công việc thuộc nghề cần học cho tới khi thành thạo tất cả các kỹ năng của nghề.
+ Kèm cặp và chỉ bảo: Phương pháp này thường dùng để giúp cho các cán bộ quản lý và các nhân viên giám sát có thể học được các kiến thức, kỹ năng cần thiết cho công việc trước mắt và công việc cho tương lai thông qua sự kèm cặp, chỉ bảo của những người quản lý giỏi hơn.
+ Luân chuyển và thuyên chuyển công việc: là phương pháp chuyển người quản lý từ công việc này sang công việc khác để nhằm cung cấp cho họ những kinh nghiệm làm việc ở nhiều lĩnh vực khác nhau trong tổ chức.
Đào tạo ngoài công việc: Là phương pháp đào tạo trong đó người học được tách khỏi sự thực hiện công việc thực tế. Các phương pháp đó bao gồm:
+ Tổ chức các lớp cạnh DN: Chương trình đào tạo gồm 2 phần: lý thuyết và thực hành. Phần lý thuyết được giảng tập trung do các kỹ sư, cán bộ kỹ thuật phụ trách. Còn phần thực hành thì được tiến hành ở các xưởng thực tập do các kỹ sư hoặc công nhân lành nghề hướng dẫn.
+ Cử đi học ở các trường chính quy. + Các bài giảng, các hội nghị, hội thảo.
+ Đào tạo theo kiểu chương trình hoá, với sự giúp đỡ của máy tính. + Đào tạo theo phương thức từ xa…
Vai trò
Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là nhằm sử dụng tối đa nguồn nhân lực hiện có và nâng cao tính hiệu quả của tổ chức thông qua việc giúp cho người lao động hiểu rõ hơn về công việc, nắm vững hơn nghề nghiệp của mình và thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình một cách tự giác hơn với thái độ tốt hơn cũng như nâng cao khả năng thích ứng của họ với các công việc trong tương lai.
Đào tạo và phát triển là điều kiện quyết định để một tổ chức có thể tồn tại và đi lên trong cạnh tranh. Nó giúp cho DN nâng cao được năng suất lao động, hiệu quả thực hiện công việc; giảm bớt được sự giám sát vì người lao động được đào tạo là người có khả năng tự giám sát; nâng cao tính ổn định và năng động của tổ chức; duy trì và nâng có chất lượng nguồn nhân lực; tạo ra được lợi thế cạnh tranh của DN.
Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực giúp: Tạo ra sự gắn bó giữa người lao động và tổ chức; tạo ra tính chuyên nghiệp của người lao động; tạo ra sự thích ứng giữa người lao động với công việc hiện tại cũng như trong tương lai; đáp ứng nhu cầu, nguyện vọng và phát triển của người lao động; tạo cho người lao động có cách nhìn, cách tư duy mới trong công việc của họ; là cơ sở để phát huy tính sáng tạo của người lao động trong công việc.