Chức năng quản lý là hỡnh thức biểu hiện sự tỏc động cú chủ đớch của chủ thể quản lý lờn khỏch thể quản lý. Là tập hợp cỏc nhiệm vụ mà chủ thể quản lý phải thực hiện để đạt mục đớch và mục tiờu quản lý đề ra.
Henri Fayol (1841-1925) xuất phỏt từ cỏc loại hỡnh “hoạt động quản lý”, ụng là người đầu tiờn trờn cơ sở xỏc định rừ cụng việc mà mỗi thành viờn của tổ chức phải làm đó phõn biệt chỳng thành năm chức năng cơ bản: Kế hoạch hoỏ, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm tra mà sau này được kết hợp thành bốn chức năng: Kế hoạch hoỏ, tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra.
1.1.5.1. Chức năng kế hoạch hoỏ
Là căn cứ vào thực trạng ban đầu của tổ chức và nhiệm vụ được giao mà vạch ra mục tiờu của tổ chức trong từng thời kỳ, từng giai đoạn, từ đú tỡm ra con đường, biện phỏp, cỏch thức đưa tổ chức đạt mục tiờu đú. Việc lập kế hoạch cần quyết định xem phải làm những gỡ, làm như thế nào, làm khi nào và ai làm. Lập kế hoạch là hoạt động suy tớnh trước mọi cụng việc, đũi hỏi sự cõn nhắc, bàn bạc của nhiều người, càng cú nhiều người tham gia suy nghĩ thỡ ý thức tập thể và tinh thần trỏch nhiệm chung càng được nõng cao. Việc lập kế hoạch là cơ sở đảm bảo cho quỏ trỡnh quản lý đạt hiệu quả cao, nú thay thế cho cỏc hoạt đồng rời rạc, tuỳ tiện.
24
Một cỏch tổng quan, cú thể coi việc lập kế hoạch là quỏ trỡnh xỏc định cỏc mục tiờu và phương phỏp tốt nhất để đạt mục tiờu đú. Như vậy, cỏc mục tiờu càng được xỏc định cụ thể, càng cú cơ sở khoa học thỡ việc thực hiện càng tốt. Kế hoạch hoỏ là chức năng cơ bản nhất trong cỏc chức năng quản lý vỡ nú gắn liền với việc lựa chọn chương trỡnh hành động trong tương lai.
1.1.5.2. Chức năng tổ chức
Là quỏ trỡnh sắp xếp và phõn bổ cụng việc, hỡnh thành nờn cấu trỳc quan hệ giữa cỏc thành viờn, giữa cỏc bộ phận trong một tổ chức nhằm đạt được mục tiờu tổng thể của tổ chức. Ứng với những mục tiờu khỏc nhau đũi hỏi cấu trỳc tổ chức của đơn vị cũng khỏc nhau. Người quản lý cần lựa chọn cấu trỳc cho phự hợp với những mục tiờu và nguồn lực hiện cú. Quỏ trỡnh đú gọi là thiết kế tổ chức và quan trọng nhất là tổ chức thực hiện kế hoạch để đạt mục tiờu.
1.1.5.3. Chức năng chỉ đạo thực hiện
Là phương thức tỏc động của chủ thể quản lý nhằm điều hành tổ chức – nhõn lực đó cú của tổ chức vận hành theo đỳng kế hoạch để thực hiện mục tiờu quản lý. Chỉ đạo là một quỏ trỡnh, một nghệ thuật tỏc động vào con người sao cho người được quản lý khụng những chỉ tuõn thủ cỏc mệnh lệnh mà cũn tự nguyện và hăng hỏi làm việc để đạt được cỏc mục tiờu của tổ chức. Điều quan trọng của chỉ đạo là làm sao tạo ra động cơ thỳc đẩy con người hoạt động theo mục tiờu của tổ chức.
1.1.5.4. Chức năng kiểm tra
Là phương thức hoạt động của chủ thể quản lý tỏc động lờn khỏch thể quản lý nhằm đỏnh giỏ và xử lý cỏc kết quả vận hành của tổ chức. Kiểm tra là quỏ trỡnh xỏc định kết quả đó đạt được trờn thực tế, đối chiếu với cỏc tiờu chuẩn đó xõy dựng, thu thập cỏc thụng tin phản hồi, phỏt hiện những sai lệch và đề ra một chương trỡnh hành động khắc phục sai lệch, nhằm thực hiện cỏc mục tiờu của kế hoạch đó đề ra.
25
Kiểm tra là chức năng cú ý nghĩa rất quan trọng trong quỏ trỡnh quản lý, cỏc nhà nghiờn cứu khẳng định: lónh đạo mà khụng cú kiểm tra thỡ coi như khụng cú quản lý và lónh đạo.
Trong một quỏ trỡnh quản lý, hệ thống cỏc chức năng quản lý được thực hiện liờn tiếp, đan xen, phối hợp, bổ sung cho nhau một cỏch logic tạo thành chu trỡnh quản lý, từng chức năng vừa là mục đớch vừa là phương tiện để thực hiện. Muốn hoạch định phải chỉ đạo, tổ chức và kiểm tra thật tốt, như vậy thụng tin mới chớnh xỏc, kế hoạch đề ra mới khả thi, mới cú khả năng đạt được mục tiờu quản lý đề ra. Ngược lại trong chỉ đạo hoạt động của bộ mỏy quản lý khụng thể thiếu tớnh kế hoạch, kiểm tra và tổ chức thường xuyờn.
Sơ đồ1.1: Cỏc chức năng quản lý và quan hệ của chỳng trong chu trỡnh quản lý KẾ HOẠCH TỔ CHỨC CHỈ ĐẠO KIỂM TRA
Trong quản lý, ng-ời ta chia ra thành 3 cấp: cấp cao, cấp trung và cấp cơ sở. Nhà quản lý dù ở cấp nào cũng đều phải thực hiện cả 4 chức năng quản lý nêu trên, song căn cứ vào tính chất và nhiệm vụ của mỗi cấp quản lý mà tỷ lệ thời gian nhà quản lý phải dành cho các chức năng quản lý không giống nhau: càng ở cấp cao thì tỷ lệ % thời gian và công sức dành cho hoạt động kế hoạch hoá càng nhiều, ng-ợc lại ở cấp thấp phải dành tỷ lệ thời gian cho hoạt động tổ chức, chỉ đạo nhiều hơn.
26