Bảo quản tài liệu là công tác tổ chức và thực hiện các biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu, nhằm phục vụ tốt nhất cho việc sử dụng chúng trong hiện tại và tương lai. Thanh lí tài liệu là công tác loại bỏ những tài liệu hư hỏng, không còn giá trị sử dụng để tạo không gian đẹp cho phòng đọc và tiết kiệm được chi phí bảo quản tài liệu. Mục đích của hai công tác trên là giúp cho việc tổ chức và khai thác tài liệu trở nên dễ dàng hơn.
92
* Công tác bảo quản vốn tài liệu
- Giáo dục NDT: Trung tâm thường xuyên tiến hành tuyên truyền, giáo dục
NDT nhằm nâng cao ý thức bảo quản và giữ gìn tài liệu thư viện. Giáo dục trực tiếp qua các lớp tập huấn NDT và trong quá trình phục vụ và giáo dục gián tiếp thông qua các hình thức như nội quy của Trung tâm và các phương tiện truyền thông.
- Đóng và sửa chữa tài liệu: là một trong những biện pháp quan trọng để bảo toàn lâu dài kho tài liệu vì trong quá trình sử dụng, tài liệu bị lão hóa, rách nát và xuống cấp. Đối với các tài liệu quí hiếm, độc bản Trung tâm nên cho NDT sử dụng bản in sao để tránh hư hỏng tài liệu gốc.
- Giữ vệ sinh kho: Đối với những tài liệu in ấn truyền thống với chất liệu giấy rất dễ bị môi trường bên ngoài tác động, Trung tâm đã bố trí hệ thống giá kệ nơi cao ráo thoáng khí nhằm hạn chế tối đa những tác nhân gây hại đến tài liệu như: nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, bụi…. Để bảo quản tốt hơn nữa vốn tài liệu của Trung tâm, nên dùng hệ thống kính màu để hạn chế ánh sáng trắng của nắng.
- Phòng chống hỏa hoạn: Sách, báo là tài liệu dễ cháy vì vậy hỏa hoạn trong các thư viện thuộc loại nguy hiểm nhất. Trung tâm nghiêm túc thực hiện những quy định phòng hỏa hoạn, tuyệt đối không mang lửa và các chất dễ cháy vào trong kho. Trang bị đầy đủ các thiết bị phòng và chữa cháy, lắp đặt hệ thống báo cháy tự động, trang bị các bình dập lửa C02.
* Công tác thanh lý tài liệu
Thanh lọc tài liệu là một trong những hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ được thư viện thực hiện định kỳ, làm giảm số lượng nhưng lại nâng cao chất lượng, giá trị vốn tài liệu, góp phần giảm bớt thời gian lấy tài liệu phục vụ người sử dụng, tiết kiệm chi phí cho công tác tổ chức kho, bảo quản tài liệu và để tận dụng giá trị sử dụng của tài liệu. Trong Thông tư số 21/2012/TT-BVHTTDL của Bộ Văn hóa Thể thao và Du lịch đã quy định rõ tiêu chí và trình tự, thủ tục thanh lọc tài liệu thư viện [7].
Trung tâm TT-TV HVNH đã thực hiện khá tốt việc thanh lý tài liệu, mặc dù thủ tục và quy trình thanh lý gặp nhiều khó khăn do chưa có văn bản hướng dẫn cụ thể của Học viện. Công tác thanh lý tài liệu đối với xuất bản phẩm định kỳ được
93
thực hiện đều đặn 03 năm/ lần. Cụ thể năm 2006, 2009, 2012 Trung tâm đã thanh lý những loại báo tạp chí có nội dung giải trí, khoa học thường thức, tài liệu có từ 3 bản trở lên được phát hành trước năm 2007. Những loại báo tạp chí phù hợp với chuyên ngành đào tạo của Học viện được lưu kho và đóng quyển để tiếp tục phục vụ NDT.
Đối với tài liệu là sách in, từ khi kho sách được thành lập Trung tâm mới chỉ tiến hành thanh lý tài liệu 03 lần vào năm 1996, 2006 và 2011. Do việc thanh lý không thực hiện thường xuyên nên trong kho còn tồn tại nhiều tài liệu cũ, rách nát, không cập nhật, gây tốn diện tích kho. Khóa luận tốt nghiệp chỉ được giữ lại 5 năm, các năm trước được thanh lí do không còn phù hợp với NCT của NDT. Ngoài ra, Trung tâm đã thanh lý một số sách tiếng Pháp, tiếng Nga không có bạn đọc sử dụng.
Trong những năm gần đây, Trung tâm đã chú trọng bổ sung tài liệu mới cũng như thanh lý tài liệu cũ, nâng cao giá trị, chất lượng NLTT, góp phần giảm bớt thời gian lấy tài liệu phục vụ NDT, tiết kiệm diện tích và chi phí cho công tác tổ chức kho, bảo quản tài liệu. Cũng qua đó, Trung tâm kiểm tra được chất lượng, số lượng tài liệu trong kho, chú trọng bảo quản những tài liệu có giá trị cao.