Hiệu quả hoạt động TT-TV phụ thuộc vào chất lượng, sự đa dạng, mức độ đầy đủ và cách thức tổ chức, khai thác của NLTT. Vì vậy, mỗi cơ quan TT-TV phải có chính sách phát triển NLTT cho phù hợp với NCT. Chính sách phát triển NLTT là kim chỉ nam để xây dựng, phát triển NLTT trong hoạt động TT-TV. Trên cơ sở chính sách phát triển NLTT đưa ra những hướng dẫn chi tiết cho cán bộ bổ sung tài liệu, giúp cho việc lựa chọn tài liệu được tiến hành một cách khách quan và chính xác, không phụ thuộc vào chủ quan của người làm công tác bổ sung.
Qua hơn 50 năm hình thành và phát triển, công tác bổ sung của Trung tâm TT- TV HVNH vẫn dựa trên những quy định bất thành văn nên cán bộ làm công tác bổ sung gặp nhiều khó khăn trong lựa chọn tài liệu. Công tác phát triển NLTT còn chưa đảm bảo tính khoa học, đầy đủ, cập nhật và hiệu quả kinh tế. Để nâng cao chất lượng
105
NLTT, phục vụ tốt công tác đào tạo, NCKH của Học viện thì việc xây dựng một chính sách phát triển NLTT bằng văn bản chính thức rất cần thiết. Chính sách phát triển NLTT nêu lên phương hướng chính trong việc phát triển NLTT, mức độ ưu tiên lựa chọn tài liệu của các chủ đề, giúp Trung tâm xác định mục tiêu ngắn hạn cũng như dài hạn giúp xây dựng, phát triển NLTT trong từng giai đoạn cụ thể.
Để xây dựng được chính sách phát triển NLTT hoàn chỉnh và khoa học, Trung tâm cần dựa trên các căn cứ sau đây:
- Các văn bản pháp lý thành lập Trung tâm như: quyết định thành lập, điều lệ, nội quy hoạt động, các chủ chương, chính sách, đường lối cũng như chiến lược, kế hoạch phát triển của ngành, Học viện để từ đó xác định được hướng ưu tiên khi xây dựng NLTT.
- Căn cứ vào đặc điểm và NCT của các nhóm NDT của Trung tâm để có định hướng ưu tiên trong chính sách (mục 1.3.4 và 1.3.5)
- Căn cứ vào cơ cấu NLTT tại Trung tâm (mục 2.1), trên cơ sở đánh giá những mặt mạnh, mặt yếu của NLTT và những định hướng ưu tiên khi xây dựng chính sách bổ sung.
- Căn cứ vào sự phối hợp liên kết trong công tác bổ sung, chia sẻ NLTT giữa Trung tâm với các đơn vị, tổ chức trong mạng lưới thư viện các trường đại học, các thư viện đầu ngành và các thư viện trong khu vực.
- Ngoài những căn cứ như trên, để xây dựng được chính sách phát triển NLTT hoàn chỉnh cần có sự cân đối kinh phí, số lượng tài liệu cho mỗi chuyên ngành, mỗi loại hình, ngôn ngữ,… giúp Trung tâm xây dựng NLTT phong phú, đa dạng, đáp ứng NCT của NDT.
Trên cơ sở căn cứ và định hướng, chiến lược phát triển chung của HVNH, chính sách phát triển NLTT được xây dựng trên cơ sở kế thừa và phát huy những mặt đã đạt được trong công tác phát triển NLTT thời gian qua và nội dung phải bao quát được những vấn đề sau:
- Khái quát về chức năng, nhiệm vụ, định hướng phát triển của Trung tâm; đảm bảo các nguyên tắc trong quá trình phát triển NLTT cũng như sự thống nhất về quy trình và thủ tục bổ sung; đảm bảo tính liên tục, nhất quán của NLTT.
106
- Định hướng và xác lập mức độ ưu tiên cho từng chuyên ngành đào tạo của Học viện. Diện bổ sung tài liệu cần căn cứ vào đề cương chi tiết của từng môn học và danh mục tài liệu tham khảo cho các môn học này để xây dựng chính sách bổ sung. Đối với HVNH, tác giả đưa ra các mức ưu tiên bổ sung tài liệu cho các chuyên ngành như sau:
Mức 0 - không bổ sung: Không bổ sung tài liệu về khoa học cơ bản hay tài liệu chuyên ngành không liên quan với các chuyên ngành đào tại của Học viện như: vật lý, hóa học, cơ khí, chế tạo, kỹ thuật nông nghiệp,…
Mức 1 - bổ sung chọn lọc: Mức độ này được áp dụng đối với tài liệu tiếng Việt thuộc các lĩnh vực có quan hệ với các ngành mà HVNH đang đào tạo như CNTT, quản lý xã hội, tài liệu phổ cập kiến thức, giải trí và tài liệu tiếng Anh thuộc các chuyên ngành mà Học viện đang đào tạo.
Mức 2 - bổ sung đầy đủ: Mức độ này được áp dụng đối với tài liệu tiếng Việt, giáo trình, tạp chí, sách tham khảo trong đề cương chi tiết của từng môn học, các tạp chí chuyên ngành thuộc các ngành mà trường đang đào tạo, tài liệu tra cứu cho từng chuyên ngành: bách khoa toàn thư, từ điển chuyên ngành, từ điển ngôn ngữ, tài liệu thống kê, niên giám.
Chính sách phát triển NLTT cũng cần quy định rõ số lượng bản bổ sung cho mỗi loại tài liệu như sau:
Bảng 3.1: Quy định số lượng bản tài liệu bổ sung
TT Tài liệu theo chuyên ngành đào tạo của Học viện
Số lƣợng (bản/ đầu tài liệu)
Tiếng Việt Tiếng Anh
1 Giáo trình 20 - 50 3
2 Sách tham khảo 10 - 20 1
3 Tài liệu giải trí liên quan chuyên ngành 1 - 3 0
4 Sách tổng quan 1 - 3 0
5 Báo, tạp chí 2 - 5 1
107
7 Tài liệu điện tử 1 1
8 CD-ROM 1 - 3 1
- Quy định các tiêu chí lựa chọn các loại hình tài liệu cụ thể cũng như các tiêu chí thanh lọc và loại bỏ các tài liệu không còn phù hợp ra khỏi kho tài liệu;
- Lập kế hoạch chi tiết về liên kết khai thác và chia sẻ NLTT điện tử với các thư viện lớn trong và ngoài nước, từng bước trở thành đầu mối cung cấp, chia sẻ thông tin tài chính ngân hàng với các thư viện đại học và trong khu vực.
- Phối hợp xây dựng các dự án nhằm tăng cường NLTT từ các nguồn tài liệu tặng biếu của các tổ chức trong và ngoài nước.
- Về sản phẩm và dịch vụ thông tin, nhu cầu của NDT không chỉ là mục lục, thư mục mà họ cũng cần những sản phẩm được xử lý sâu hơn, như thông tin chuyên đề, thông tin tổng luận và CSDL toàn văn theo chuyên đề.
Trung tâm cần thực hiện tốt chính sách phát triển NLTT để xây dựng được NLTT đủ mạnh đảm bảo tính phù hợp, khoa học, cập nhật, mức độ tin cậy nhằm đạt được hai mục tiêu, vừa phục vụ hoạt động giảng dạy, nghiên cứu của Học viện, vừa mở ra những khả năng tìm kiếm, truy cập thông tin từ xa cho NDT bằng việc liên kết, trao đổi với sự hỗ trợ của CNTT.