Phần mềm quản trị giúp tự động hóa các qui trình nghiệp vụ giúp cho các hoạt động của Trung tâm trở nên thân thiện, nhanh chóng, kịp thời và hiệu quả. Hiện nay, Trung tâm TT-TV HVNH có NLTT truyền thống được quản lí bằng phần
91
mềm quản trị thư viện tích hợp, NLTT số được quản lí bằng phần mềm mã nguồn mở, cụ thể:
Phần mềm quản trị NLTT truyền thống: Từ đầu năm 2010, Trung tâm bắt
đầu sử dụng phần mềm thư viện điện tử ILib của Công ty Giải pháp Phần mềm CMC. Hầu hết các công đoạn trong quy trình bổ sung, xử lí, lưu thông tài liệu của Trung tâm đã được tin học hóa và tương thích với cả Internet, Extranet và Intranet.
Thực hiện chỉ đạo của Giám đốc Học viện về việc quản lý NLTT và xử lí tài liệu thống nhất trên toàn bộ hệ thống Thư viện HVNH theo mô hình hoạt động tập trung, đồng thời để giải quyết những yêu cầu chuyên môn trong hoạt động thực tiễn của các Thư viện cơ sở. Học viện đang tiến hành các thủ tục hợp tác với nhà cung cấp để phát triển phần mềm theo hướng chạy hoàn toàn trong môi trường Web.
Phần mềm quản trị tài liệu điện tử: Với các CSDL hiện có và nguồn kinh phí
hạn hẹp, năm 2012 Trung tâm đã lựa chọn phần mềm mã nguồn mở Dspace để quản lý CSDL với mục đích phổ biến rộng khắp tài liệu số tới NDT. Dspace là gói phần mềm mã nguồn mở được dùng và sao chép hoàn toàn miễn phí. Với những tiện ích của phần mềm mã nguồn mở Dspace, Trung tâm cũng đã thử nghiệm ứng dụng trong phát triển bộ sưu tập số gồm: hơn 1000 biểu ghi CSDL nội sinh, CSDL sách giáo trình; CSDL báo, tạp chí gồm hơn 300 bài viết của các tác giả là cán bộ giảng viên Học viện.
Trong kế hoạch phát triển hệ thống thư viện HVNH giai đoạn 2014 - 2020, Ban Lãnh đạo Học viện đã phê duyệt kế hoạch trang bị phần mềm thư viện số được thiết kế phù hợp với yêu cầu của Trung tâm để quản lý khối lượng CSDL toàn văn ngày càng gia tăng.