* Phối hợp bổ sung (PHBS) là công việc có ý nghĩa thiết thực đối với thư
viện như tiết kiệm kinh phí bổ sung, tránh lãng phí đối với việc nhiều đơn vị cùng mua bổ sung một tài liệu, tạo điều kiện để NDT khai thác tài liệu với tần suất tối đa, phục vụ tốt nhất việc học tập và nghiên cứu khoa học của NDT. PHBS là sự phân chia ranh giới trách nhiệm thu thập từng loại hình tài liệu với mục đích tránh trùng lặp và làm tăng số lượng tài liệu [38], tr.76].
Không ai có thể phủ nhận lợi ích của việc PHBS song chưa nhóm thư viện hay cơ quan thông tin nào thực hiện thành công do nhiều yếu tố chủ quan và cả khách quan. Tuy nhiên để đạt được hiệu quả thiết thực, các thư viện, cơ quan thông tin tham gia PHBS phải đảm bảo các nguyên tắc sau: tự nguyện; lợi ích rõ ràng với các thành viên; phân chia diện bổ sung giữa các thư viện trên cùng một địa bàn hay một ngành sao cho không có một chủ đề nào có NCT mà không có thư viện nào bổ sung, hay nhiều thư viện cùng bổ sung một chủ đề. Điều kiện để PHBS thành công là sự nhiệt tình, tâm huyết với công việc của cán bộ thư viện, những cán bộ này sẽ đóng vai trò nòng cốt, xây dựng kế hoạch cũng như tổ chức thực hiện kế hoạch PHBS.
82
Các hình thức phối hợp bổ sung: Trao đổi danh mục tài liệu giữa các thư viện trước khi đặt mua, việc này sẽ giúp hạn chế tới mức thấp nhất việc đặt mua trùng lặp; trao đổi, chia sẻ thông tin giữa các cơ quan thông tin - thư viện như xây dựng mục lục liên hợp, cho mượn giữa các thư viện, trao đổi cơ sở dữ liệu hoặc cho phép truy cập cơ sở dữ liệu thông qua mạng internet [43] .
Ý thức được tầm quan trọng của công tác PHBS đối với hoạt động thư viện, Trung tâm TT-TV HVNH đã bước đầu PHBS với các thư viện cơ sở thuộc hệ thống HVNH. Năm 2012, Giám đốc Học viện giao nhiệm vụ tổ chức thực hiện bổ sung, biên mục tài liệu tập trung cho Trung tâm. Trung tâm là đầu mối trong công tác nghiệp vụ cũng như phát triển NLTT.
Đối với các thư viện cùng khối ngành đào tạo, Trung tâm chưa PHBS với bất kỳ một đơn vị nào. Trong thời gian tới Trung tâm sẽ triển khai PHBS với các thư viện đại học trên cùng địa bàn Hà Nội và có chuyên ngành đào tạo gần với chuyên ngành đào tạo của HVNH như trường Đại học Kinh tế Quốc dân, trường Đại học Ngoại thương,… Tuy nhiên, ở Việt Nam nói chung và tại Trung tâm TT- TV HVNH nói riêng đây vẫn còn là vấn đề cần nghiên cứu. Muốn thực hiện thành công PHBS cần có sự đồng lòng của cộng đồng thư viện các trường đại học, sự hỗ trợ của các thư viện đầu ngành để hình thành nên các Consortium thư viện. Thông qua việc PHBS giúp các thư viện thành viên nâng cao số lượng, chất lượng vốn tài liệu, đa dạng về loại hình và phong phú về nội dung từ đó nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác phục vụ NDT tại thư viện mình.
* Công tác chia sẻ nguồn lực thông tin: Mở rộng và tăng cường chia sẻ NLTT là một cụm từ thường được nhắc đến trong công tác phát triển NLTT những năm gần đây, lợi ích mà công tác này mang lại là rất lớn cho cả NDT và cơ quan TT-TV, song thực tế, chưa một nhóm thư viện nào tại Việt Nam thực hiện hiệu quả. Một số thư viện cùng nhóm ngành đã tạo ra những văn bản thỏa thuận hợp tác nhưng chỉ mang tính hình thức, NDT chưa thực sự nhận được nhiều lợi ích từ sự chia sẻ này. Nguyên nhân do các thư viện chưa xây dựng được cơ chế, chính sách, quy trình cho việc chia sẻ NLTT nên chưa có qui trình hướng dẫn cụ thể đối với
83
NDT khi sử dụng NLTT của các thư viện liên kết. Một nguyên nhân nữa là do NLTT ở các thư viện chưa được tổ chức và công cụ khai thác chưa đảm bảo, việc áp dụng các chuẩn quốc tế, như: DDC, AACR2, MARC.21, RDA, Dublin Core,... giữa các thư viện chưa thực sự thống nhất gây ra những khó khăn cho NDT trong việc tìm kiếm, khai thác tài liệu mà họ cần. Hơn nữa các thư viện chưa chú trọng, đó là công tác marketing NLTT của thư viện mình đến NDT của các thư viện khác. Do vậy, NDT chưa biết đến, chưa tiếp cận và khai thác NLTT liên kết giữa các thư viện khác nhau.
Ở Việt Nam, Cục Thông tin Khoa học Công nghệ Quốc gia đã thành lập “Liên hợp Thư viện Việt Nam về nguồn tin điện tử”, mạng thông tin VinaREN; dự án “Hệ thống thông tin - thư viện điện tử liên kết các trường đại học” của 9 thư viện đại học tại thành phố Hồ Chí Minh… về hình thức và mục đích như các consortium. Tuy nhiên, hiệu quả hoạt động còn nhiều hạn chế, tính tới thời điểm này, chưa có một giải pháp tối ưu nào cho hoạt động hợp tác chia sẻ NLTT cho hệ thống thư viện đại học Việt Nam, bên cạnh đó chưa có một công trình nghiên cứu chính thức nào về vấn đề này.
Đối với Trung tâm TT-TV HVNH, công tác chia sẻ NLTT sớm được thực hiện. Được sự chỉ đạo của Ban Giám đốc Học viện, Trung tâm đã tiến hành chia sẻ NLTT của mình trước hết đối với hệ thống Thư viện Học viện. Trung tâm thường xuyên cử cán bộ trực tiếp xuống các Thư viện thành viên hướng dẫn và hỗ trợ nghiệp vụ để thống nhất các chuẩn và quy trình nghiệp vụ, tạo tiền đề cho việc chia sẻ NLTT. CSDL thư mục của 4 thư viện được tổ chức thành một hệ thống duy nhất, NDT có thể mượn tài liệu ở bất cứ thư viện nào, CSVC và NLTT cũng được chia sẻ. Tài liệu nhiều bản tại các thư viện được chia sẻ cho nhau. Việc làm này đã phần nào đáp ứng NCT ngày càng cao của NDT không chỉ tại Trụ sở Học viện mà cả NDT tại các phân viện, CSĐT dù chỉ với nguồn kinh phí bổ sung hạn hẹp. Trung tâm đã chuẩn bị sẵn về nhân lực, tin lực, cơ sở vật chất để khi phần mềm TVS được duyệt mua, Trung tâm sẽ tiến hành bước 2 trong lộ trình chia sẻ NLTT của mình đó là tiếp tục chia sẻ CSDL toàn văn.
84
Đối với các thư viện cùng khối ngành, Trung tâm TT-TV HVNH đã có thỏa thuận hợp tác với Thư viện Đại học Ngân hàng Tp. HCM từ năm 2012 về việc chia sẻ nguồn lực thông tin và trao đổi chuyên môn nghiệp vụ. Tuy nhiên việc chia sẻ NLTT giữa 2 đơn vị cũng chưa đạt hiệu quả một phần do thực trạng NLTT; nguồn tài liệu số, ebook, CSDL online chưa phong phú về nội dung và hình thức, trong khi đây là một trong những loại hình tài liệu giúp các thư viện dễ dàng thực hiện việc chia sẻ. Hai Thư viện chưa quảng bá được NLTT của mình đến với NDT của nhau, một phần do NDT chưa chủ động trong việc khai thác NLTT từ thư viện liên kết. Mục tiêu của Trung tâm trong thời gian tới là liên kết theo nhóm các trường đại học có chuyên ngành đào tạo về kinh tế, tài chính, ngân hàng trong việc chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin số mà Trung tâmđang xây dựng. Sau đó là mô hình liên kết theo khu vực địa lý với các thư viện trên địa bàn Hà Nội.
Đối với hệ thống thư viện Việt Nam, Trung tâm đã tham gia vào Hội Thư viện Việt Nam, Liên chi hội Thư viện đại học khu vực phía Bắc. Đây là những hội nghề nghiệp lớn trong nước, tuy nhiên việc chia sẻ, trao đổi NLTT vẫn chưa được triển khai cụ thể. Để việc chia sẻ NLTT thiết thực hơn nữa Trung tâm cần tiếp tục nghiên cứu các giải pháp để thực hiện việc chia sẻ đạt hiệu quả cao góp phần nâng cao chất lượng đào tạo, nghiên cứu tại Học viện.