Trong các thư viện nói chung, quy trình bổ sung tài liệu được tiến hành với nhiều công đoạn bắt buộc căn cứ vào những thay đổi trong chính sách bổ sung của thư viện, sự phát triển của các ngành khoa học và NCT của NDT. Ở Trung tâm TT- TV HVNH, mỗi năm có 02 đợt định kỳ nhận yêu cầu bổ sung tài liệu từ các Khoa và bộ môn, khi tiến hành bổ sung tài liệu, phải căn cứ vào lĩnh vực đào tạo, NCKH của Học viện để lựa chọn tài liệu mới nhất, phù hợp nhất trên cơ sở theo dõi, tổng hợp và đánh giá NCT của NDT đối với từng thể loại và nội dung tài liệu theo mức độ ưu tiên. Đồng thời, Trung tâm thường xuyên tiếp nhận những đề nghị phát sinh từ giảng viên và sinh viên về nhu cầu của họ và bổ sung vào danh mục tài liệu trình Ban Giám đốc Học viện phê duyệt.
78
Hiện nay, các khâu trong quy trình bổ sung tài liệu tại Trung tâm đã được tin học hóa, thực hiện qua Module Bổ sung trên Phần mềm quản trị thư viện tích hợp Ilib 4.0, từ khâu tra trùng tài liệu, đến tạo đơn đặt, đơn nhận, theo dõi, thống kê số lượng tài liệu,… Để đảm bảo chất lượng NLTT, trước hết Trung tâm lập kế hoạch và xác định nguồn rồi mới tiến hành bổ sung tài liệu theo các bước sau:
Sơ đồ: 2.1: Quy trình bổ sung tài liệu
Qua sơ đồ có thể thấy, quy trình bổ sung từ nguồn mua tại Trung tâm TT-TV HVNH, khá chặt chẽ và nhiều công đoạn cần thẩm định nhất. Trong đó khâu quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng bổ sung tài liệu đó là “thu thập và lập
danh mục tài liệu bổ sung”. Tài liệu bổ sung về có đảm bảo tính mới, nội dung có
phù hợp với NDT hay không phụ thuộc rất nhiều vào việc thu thập tài liệu bổ sung mà khâu này chỉ có thể thực hiện đạt hiệu quả cao khi có sự phối, kết hợp chặt chẽ giữa Trung tâm với các Khoa/Bộ môn, Phòng ban. Các bước trong quy trình bổ sung từ nguồn mua được tiến hành cụ thể như sau:
QUY TRÌNH BỔ SUNG TÀI LIỆU
Bổ sung không trả tiền Chấm chọn tài liệu Bổ sung trả tiền Gửi phản hồi Đặt mua tài liệu Khoa/bộ môn/ phòng ban yêu cầu tài liệu Nguồn mua Nguồn biếu, tặng Nguồn lƣu chiểu
Thu tài liệu đã nghiệm thu Cấp giấy xác nhận lưu chiểu Nhận tài liệu Gửi danh mục đã chọn Nhập tài liệu vào đơn nhận Nhập tài liệu vào đơn nhận lưu chiểu Lập danh mục tài liệu mới
79
Đối với xuất bản phẩm không định kỳ:
Thu thập và lập danh mục tài liệu bổ sung: Dựa vào đề cuong chi tiết nôn
học thu thập danh mục tài liệu mới thông qua các nhà xuất bản, nhà phân phối, các phương tiện thông tin và yêu cầu tin từ phía NDT. Tra trùng để kiểm soát sự tránh trùng lặp. Gửi danh mục tài liệu đề xuất bổ sung đến các Khoa/Bộ môn, Phòng ban chấm chọn. Tổng hợp kết quả lựa chọn của các Khoa và Bộ môn, lập danh mục trình Ban Giám đốc Học viện duyệt mua.
Đặt hàng: Gửi danh mục tài liệu sau khi được Ban Giám đốc Học viện duyệt
đến nhà xuất bản hoặc nhà phân phối, lựa chọn báo giá tốt nhất, soạn thảo hợp đồng và tiến hành các thủ tục mua bán. Nhập tài liệu Trung tâm, tổ chức xử lý hình thức và chuyển đến các bộ phận tiếp theo trong chu trình đường đi của tài liệu
Gửi phản hồi về tỉ lệ đáp ứng tài liệu đến các Khoa/Bộ môn: Gửi danh mục
những tài liệu đã bổ sung trong năm đến các Khoa/Bộ môn, có đối chiếu với yêu cầu mua tài liệu của Khoa/Bộ môn xem tài liệu nào Trung tâm đã bổ sung, tài liệu nào chưa bổ sung được và nguyên nhân. Đa số những tài liệu mà Trung tâm không bổ sung được là tài liệu có năm xuất bản đã cũ.
* Quy trình bổ sung đối với xuất bản phẩm định kỳ
Tháng 12 hàng năm, Trung tâm tiến hành rà soát, tổng hợp lại NCT thực tế với các tên báo, tạp chí đã đặt trong năm, trên cơ sở đó, điều chỉnh về số lượng tên, bản phù hợp hơn với NCT và ưu tiên những chuyên ngành mới của Học viện. Tiếp theo, Trung tâm lập danh mục các loại báo, tạp chí cần mua trình Ban Giám đốc duyệt. Khi danh mục đặt mua được duyệt, cán bộ bổ sung gửi danh mục đến nhà cung cấp, chọn nhà cung cấp tốt nhất, tiến hành thủ tục mua bán và nhận báo chí về phục vụ tại Trung tâm.