hiện đại hóa công nghệ bưu chính và đẩy mạnh ứng dụng tin học.
Mục tiêu : + Tạo tiền đề căn bản cho phát triển toàn diệnhoạt động Bưu chính + Từ đó, nâng cao chất lượng dịch vụ, phát triển sản phẩm theo chiều sâu
Thứ nhất, tổ chức lại trong từng khâu sản xuất theo thực trạng yếu kém của từng khâu
+ Tại khâu giao dịch phải tiêu chuẩn hóa đội ngũ giao dịch viên, quan tâm giải quyết, lắng nghe mọi ý kiến của khách hàng liên quan đến vấn đề khiếu nại chất lượng sản phẩm DVBC, tăng cường kiểm soát ngay từ khâu chấp nhận bưu gửi.
+ Tại khâu khai thác thì hiện nay chủ yếu làm theo phương thức thủ công, điều này không phù hợp trong bối cảnh cạnh tranh mạnh mẽ. Nên muốn nâng cao chỉ tiêu tốc độ cần phải tự động hóa khâu khai thác, trang bị máy đóng mở túi gói, chia chọn thư và bưu kiện bằng dây chuyền khép kín tự động,…
+ Tại khâu vận chuyểnnên chú trọng những tuyến có thể mở rộng phục vụ dịch vụ EMS, Vexpress, chuyển tiền nhanh, tiết kiệm bưu điện, các dịch vụ bưu chính mới. Sắp xếp, phân luồng lại các tuyến đường thư cho phù hợp với điều kiện thực tế. Phối hợp chặt chẽ giữa các khâu để nắm được hành trình và thông tin của quá trình vận chuyển và có phương án dự phòng khi có sự cố đột xuất.
+ Tại khâu đi phátchú ý nhất là các dịch vụ cần tốc độ chuyển phát nhanh như EMS, Vexpress, chuyển tiền nhanh…đảm bảo nhanh chóng an toàn chính xác đến tận địa chỉ người nhận. Tiêu chuẩn hóa thùng đụng thư từ báo chí cho các bưu tá, hạn chế tối đa ảnh hưởng mưa gió và các yếu tố khách quan khác làm mất mát, ướt, nhàu nát thư từ báo chí, phục vụ tận tụy và có trách nhiêm đối với những địa chỉ khó phát.
+ Tại khâu kiểm soát viên (KSV) vì là bộ phận thường xuyên kiểm soát để ngăn chặng những sai sót, lệch lạc trong quá trình sản xuất do vậy đội ngũ này cũng cần được tiêu chuẩn hóa (trình độ cao đẳng hay trung cấp, nắm chắc nghiệp vụ, thành thạo vi tính, ngoại ngữ, trung thực). Đồng thời cũng phải đặt ra cơ chế thưởng phạt nghiêm minh đối với họ để tránh hiện tượng kiểm soát qua loa, đại khái. Nên bố trí họ làm theo ca để kiểm tra, kiểm soát được nghiệp vụ và các hoạt động của giao dịch viên.
+ Tại các Bưu cụcphải tiếp tục đầu tư nâng cấp sao cho khang trang, sạch sẽ, văn minh, đủ ánh sáng,…tạo không gian thoải mái, thuận tiện cho khách và nhân viên. Các dịp như Valentine, Tết, Noel,…bưu cục phải được trang hoàng phù hợp.
Thứ hai, nhanh chóng hiện đại hóa công nghệ bưu chính
+ Tại các bưu cục giao dịch, đề nghị thử nghiệm những thiết bị phục vụ khách hàng như máy bán tem và bưu thiếp tự động, máy đổi tiền xu, máy nhận bưu phẩm ghi số tự động, máy bán nhãn cước bưu phí và in mã vạch, hệ thống hỏi đáp thông tin tự động…
+ Tại trung tâm khai thác bưu chính thì khai thác bưu chính hiện nay chủ yếu dựa trên lao động sức người (chiếm khoảng 60%-85%) , nên phải cải tiến công nghệ, đề nghị trang bị thử nghiệm máy phân loại - lật mặt, hệ thống thông gió, máy hút bụi, máy in nhãn, máy đóng gói thư, hệ thống chia chọn thư và bưu thiếp kích thước vừa và nhỏ, băng chuyền tự động, xe điện đẩy, kéo,…sẽ tăng tốc độ thời gian toàn trình của bưu gửi ở khâu này.
Thứ ba, đẩy mạnh ứng dụng tin học vào sản xuất kinh doanh
+ Đối với công tác quản lý, cần hoàn thiện mạng tin học của đơn vị để bảo đảm việc khai thác dữ liệu, như vậy cơ sở dữ liệu của các DVBC như chuyển tiền nhanh, EMS, Vexpress, điện chuyển tiền, thư chuyển tiền, điện hoa,…mới thống nhất được trên toàn mạng và có đủ cơ sở phục vụ cho việc điều hành khai thác, quản lý và chăm sóc khách hàng. Trang bị phần mềm Postsoft để quản lý sản lượng, chất lượng các sản phẩm DVBC, quản lý mạng đường thư, quản lý khách hàng, tiến đến định vị EMS, các mạng LAN, WAN bưu chính cần thiết lập hay nâng cấp đến các bưu cục cấp 3 để kết nối dữ liệu giữa các đơn vị trực thuộc với nhau. Nhờ đó các loại báo cáo nhanh, các thông tin sẽ được thiết lập và trao đổi tức thời ngay trên mạng. Lãnh đạo có thể theo dõi hoạt động SXKD một cách sâu sát, kịp thời, đánh giá tình hình một cách tổng quát, rõ ràng, trung thực, nhanh chóng, kịp thời.
+ Đối với khách hàng, tin học hóa làm quá trình cung cấp sản phẩm dịch vụ sẽ đơn giản, nhanh chóng, chính xác, thuận tiện mang đến cho khách hàng rất nhiều tiện ích khác.
+ Đối với đơn vị, tin học giúp khai thác dịch vụ nhanh chóng, chính xác, tiện lợi. Thu thập, xử lý thông tin phản hồi từ khách hàng nhanh chóng, hiệu quả. Giải quyết khiếu nại nhanh, tăng khả năng giá sát, điều hành của lãnh đạo, tăng năng suất lao động, giảm thời gian thao tác nghiệp vụ của giao dịch viên. Hệ thống báo cáo hoàn chỉnh.
3.2.5. Giải pháp tác nghiệp về quản trị nhân sự, quản trị marketing Mục tiêu : + Tạo đòn bẫy cho phát triển toàn diện hoạt động Bưu chính