Tổ chức công tác văn thư tại phòng quản lý tổng hợp viện công nghệ thông tin

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài. 3 2. Mục tiêu của đề tài. 3 3. Đối tượng ,phạm vi nghiên cứu 4 4. Nguồn tài liệu tham khảo. 4 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 5 6. Phương pháp nghiên cứu 6 7. Bố cục của đề tài 6 PHẦN I – KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG (PHÒNG QUẢN LÝ – TỔNG HỢP) CỦA VIỆN CÔNG NGHỆ THÔN TINVIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM 7 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện công nghệ thông tinViện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam. 7 1.1.1. Giới thiệu về Viện Công nghệ Thông tin Việt Nam. 7 1.1.2. Chức năng 8 1.1.3. Nhiệm vụ 8 1.1.4. Về cơ cấu tổ chức chức Viện Công nghệ Thông tin. 9 1.1.5. Một số thành tự nổi bật của Viện Công nghệ Thông tin. 10 1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Viện Công nghệ thông tin 11 1.2.1. Tổ chức và hoạt động của Phòng Quản lý – Tổng hợp. 11 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Quản lý– Tổng hợp 11 1.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong Phòng Quản lý– Tổng hợp 15 PHẦN II – CHUYÊN ĐỀ TÌM HIỀU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA PHÒNG QUẢN LÝ TỔNG HỢPVIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN. 28 2.1.1. Các văn bản, giải thích từ ngữ, trách nhiệm. 28 2.1.2. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản. 30 2.1.3. Công tác quản lý văn bản. 33 2.1.4. Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ. 45 2.1.5. Công tác quản lý và sử dụng con dấu. 47 PHẦN III. KẾT LUẬN, ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ 50 3.1. Đánh giá chung. 50 3.3.1.Ưu điểm 50 3.3.2.Hạn chế 52 3.2. Những giải pháp đề xuất, kiến nghị. 53 3.2.1. Đối với hoạt động của Phòng Quản lý Tổng hợp. 53 3.2.2. Đối với công tác Văn thư. 53 3.3.3 Nguyên nhân 54 3.2 Đề xuất,kiến nghị 54 3.2.1. Đối với cơ quan 54 3.2.2. Đối với nhà trường và Khoa Quản trị văn phòng 55 KẾT LUẬN 56 PHỤ LỤC 58

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 Lý chọn đề tài .3 Mục tiêu đề tài 3 Đối tượng ,phạm vi nghiên cứu .4 Nguồn tài liệu tham khảo Lịch sử vấn đề nghiên cứu .5 Phương pháp nghiên cứu Bố cục đề tài .6 PHẦN I – KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG (PHÒNG QUẢN LÝ – TỔNG HỢP) CỦA VIỆN CÔNG NGHỆ THÔN TIN-VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Viện công nghệ thông tin-Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam 1.1.1 Giới thiệu Viện Công nghệ Thông tin Việt Nam 1.1.2 Chức 1.1.3 Nhiệm vụ 1.1.4 Về cấu tổ chức chức Viện Công nghệ Thông tin 1.1.5 Một số thành tự bật Viện Công nghệ Thông tin 10 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng Viện Công nghệ thông tin .11 1.2.1 Tổ chức hoạt động Phòng Quản lý – Tổng hợp 11 Phạm Thị Hà Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Phòng Quản lý– Tổng hợp .11 1.2.3 Xác định vị trí việc làm xây dựng mô tả việc vị trí Phòng Quản lý– Tổng hợp .15 PHẦN II – CHUYÊN ĐỀ TÌM HIỀU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA PHÒNG QUẢN LÝ TỔNG HỢP-VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN .28 2.1.1 Các văn bản, giải thích từ ngữ, trách nhiệm 28 2.1.2 Công tác soạn thảo ban hành văn 30 2.1.3 Công tác quản lý văn .33 2.1.4 Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ 45 2.1.5 Công tác quản lý sử dụng dấu 47 PHẦN III 50 KẾT LUẬN, ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ .50 3.1 Đánh giá chung 50 3.3.1.Ưu điểm 50 3.3.2.Hạn chế .52 3.2 Những giải pháp đề xuất, kiến nghị 53 3.2.1 Đối với hoạt động Phòng Quản lý Tổng hợp 53 3.2.2 Đối với công tác Văn thư 53 3.3.3 Nguyên nhân .54 3.2 Đề xuất,kiến nghị 54 3.2.1 Đối với quan .54 Phạm Thị Hà Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.2.2 Đối với nhà trường Khoa Quản trị văn phòng 55 KẾT LUẬN 56 PHỤ LỤC 58 Phạm Thị Hà Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Cuộc cách mạng khoa học công nghệ với thành tựu thần kỳ với xu toàn cầu hóa kinh tế tác động mạnh mẽ tới hoạt động trị,văn hóa,xã hội sở,từng vùng miền quốc gia.Thông tin kinh tế đại kịp đáp ứng để sở,tổ chức hoạt động sáng tạo nhằm đạt chất lượng hiệu cao trình CNH-HĐH đất nước Như vấn đề xúc mà loại hình sở,cơ quan,đơn vị ,doanh nghiệp,xã,phường,các đơn vị lực lượng vũ trang phải giải nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng,công tác thông tin đơn vị mình.Việc củng cố hoàn thiện tổ chức hoạt động văn phòng để trợ giúp đắc lực công tác thông tin cho quản lý trở thành nhu cầu thiết xã hội Nền kinh tế Việt Nam phát triển bước hội nhập kinh tế chi thức,công tác văn phòng nhiệm vụ then chốt quan,đơn vị để đảm bảo,cung cấp đầy đủ,kịp thời thông tin có chất lượng cho trình quản lý.Để có nhu cầu nhận xử, quản lý.Để thu nhận,xử lý,quản lý thông tin tốt điều kiện nay,các đơn vị sở phải tăng cường đầu tư trang thiết bị công nghệ đại,vừa phải thường xuyên bồi dưỡng kiến thức chuyên môn nghiệp vụ văn phòng cho cán nhân viên văn phòng Một nhiệm vụ đặc biệt quan trọng văn phòng công tác văn thư.Văn thư-lưu trữ nhằm mục đích đảm bảo thông tin chủ trương ,đường lối Đảng quản lý điều hành Nhà nước.Các văn hình thành công tác lãnh đạo,chỉ đạo hoạt động ngành,các đơn vị ngành phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động ngành quan đạt hiệu cao Qua chuyến thực tập Viện Hàn lâm khoa học công nghệ Việt Nam giúp em có kiến thức thực tế nhìn công tác văn phòng.Qua tìm hiểu tình hình thực tế công tác văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam,em chọn đề tài “ Tìm hiểu tổ chức công tác văn thư” làm đề tài cho báo cáo chuyên đề đặc điểm,hoạt động văn phòng,hiểu quản trị văn phòng Phạm Thị Hà Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Là sinh viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội với chuyên ngành Quản trị văn phòng,em thầy cô giảng dạy đồng thời qua tìm hiểu phần biết đặc điểm,hoạt động văn phòng,hiểu quản trị văn phòng.Nhằm trang bị cho sinh viên kiến thức,kĩ trình tổ chức thực hoạt động,quản lí,điều hành quan tổ chức,trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tổ chức đợt kiến tập,đặc biệt đợt thực tập cho sinh viên khoa quản trị văn phòng quan,đơn vị nhằm nâng cao trình độ hiểu biết giúp sinh viên gần với thực tế,rèn luyện thêm ý thức làm việc với phương châm nhà trường đề “Học thật đôi với làm thật” “Học đôi với hành” Sau bốn năm học tập, tiếp nhận kiến thức phong phú, bổ ích từ Thầy, Cô giáo Khoa Quản trị Văn phòng/Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội; chấp thuận Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam, em tiến hành thực tập phòng công nghệ thông tin;Viện Công nghệ thông tin/Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam từ ngày 4/1/2016….– 11/3/2016 Trong thời gian này, bám sát kế hoạch thực tập, tích cực vận dụng kiến thức học thực tiễn công việc Được hướng dẫn tận tình Thầy, Cô giáo Khoa giúp đỡ cán bộ, nhân viên Viện Khoa học Công nghệ Việt Nam, thân em hoàn thành nội dung thực tập mà Trường đề Tuy nhiên, trình xây dựng báo cáo, tiếp thu nhận thức thân nhiều hạn chế nên không tránh khỏi thiếu sót Rất mong nhận ý kiến đóng góp từ Thầy, Cô Qua đây, xin chân thành cảm ơn tận tình giảng dạy Thầy, Cô giáo Khoa Quản trị Văn phòng truyền đạt cho em kiến thức chuyên môn, nâng cao trình độ để thực tốt nhiệm vụ giao Em xin chân thành cảm ơn! Phạm Thị Hà Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lý chọn đề tài Ngày với lên đất nước,sự phát triển nhanh mạnh kinh tế thị trường đời quan,tổ chức với quy mô lớn,nhỏ loại hình kinh doanh đa dạng phong phú.Mỗi quan,tổ chức doanh nghiệp có cách tổ chức xếp máy hoạt động riêng cho phù hợp với tiến trình lên hội nhập doanh nghiệp,tổ chức.Trong doanh nghiệp nào,văn giấy tờ cầu nối quan trọng doanh nghiệp,các tổ chức kinh tế,giữa nhà nước với nhân dân,giữa doanh nghiệp với khách hàng.Vì công tác văn thư ,lưu trữ có vai trò lớn thiếu đơn vị hành nghiệp,các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh.Bởi văn giấy tờ tập trung vào đầu mối phận văn thư-lưu trữ để quản lý sử dụng có hiệu quả.Có thể nói công tác văn thư lưu trữ cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo quan nắm bắt tình hình hoạt động quan Làm tốt công tác văn thư đảm bảo cung cấp đầy đủ,chính xác,kịp thời định quản lý.Trên sở ban lãnh đạo đưa sách đắn đảm bảo có lợi cho quan,doanh nghiệp Trong năm qua,Viện Công nghệ thông tin đơn vị điển hình trình đổi hành chính.Với mục tiêu nâng cao hiệu lực,hiệu hoạt động quản lý hệ thống hành nhà nước,nhiệm vụ đặt cho Viện bước đại hóa hành chính.Muốn làm vậy,việc tiến hành nhiều biện pháp như:Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động đạo,áp dụng công cụ,phương pháp quản lý tiên tiến…Yêu cầu đòi hỏi phải đổi mới,hoàn thiện công tác văn thư Để hiểu rõ công tác tổ chức văn phòng,đặc biệt công tác văn thư,nắm bắt khó khăn cảu ngành trình thực tập Phòng quản lý tổng hợp-“Viện Công nghệ thông tin” ,em xin chọn nghiên cứu đề tài: “Tổ chức công tác văn thư Phòng quản lý tổng hợp” Viện Công nghệ thông tin Mục tiêu đề tài - Trên sở đánh giá tổ chức công tác văn thư phòng Quản lý tổng Phạm Thị Hà Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hợp Viện Công nghệ thông tin giai đoạn từ năm 2012-2015,báo cáo đưa định hướng giải pháp,kiến nghị nhầm nâng cao chất lượng tổ chức công tác văn thư phòng Quản lý tổng hợp - Tìm hiểu vấn đề công tác văn thư - Phân tích,đánh giá thực trạnh chất lượng công tác văn thư Viện Công nghệ thông tin thời gian qua - Chỉ yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động công tác văn thư - Đề xuất số kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư Đối tượng ,phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu : Công tác văn thư Viện công nghệ thông tin –Viện Hàn lâm khoa học công nghệ Việt Nam + Nghiên cứu lịch sử hình thành + Cơ cấu tổ chức,chức nhiệm vụ Viện đặc biệt công tác văn thư - Phạm vi nghiên cứu : Công tác tổ chức hoạt động điều hành tổ chức công tác văn thư Viện công nghệ thông tin –Viện Hàn lâm khoa học công nghệ Hà Nội Nguồn tài liệu tham khảo * Tài liệu để hoàn thành báo cáo lấy số nguồn tài liệu Tài liệu qua Internet: + Website Viện Công nghệ Thông tin Việt Nam; http://www.ioit.ac.vn/ + Website Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam; http://www.vast.ac.vn/ + Bách khoa Toàn thư mở https://vi.wikipedia.org Tài liệu văn + Văn quy định chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam; Phạm Thị Hà Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Quyết định số 1601/QĐ-VHL ngày 24/9/2015 Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ VN việc Ban hành Quy chế văn thư, lưu trữ; + Thông tư số 01/ 2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; + Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan.; + Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi số điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP công tác văn thư; + Nghị định số: 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 sửa đổi số điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 công tác văn thư + Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20/7/2015 Bộ Công an hướng dẫn thực số điều Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước; + Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước; + Ngoài để hoàn thành báo cáo, tác giả tham khảo số báo cáo thực tập khóa trước chuyên ngành Quản trị Văn phòng, Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Lịch sử vấn đề nghiên cứu - Về mặt lý luận: hướng nghiên cứu phổ biến công trình nghiên cứu giảng viên,học viên trường Đại học Nội Vụ Hà Nội.Các kết nghiên cứu thường thể sách giáo khoa,giáo trình,các viết tạp trí khóa luận,luận văn - Hướng nghiên cứu vận dụng lý luận thực tiễn nhằm làm sáng tỏ lý luận vận dụng lý luận để giải vấn đề thực tiễn để đưa số đề xuất.Các kết nghiên cứu thường thể tạp chí chuyên ngành,thông tin địa phương,một số đề tài nghiên cứu giảng viên,sinh viên,học sinh Ví dụ : Nghiệp vụ công tác văn thư,Tạp chí văn thư-lưu trữ Phạm Thị Hà Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Việt Nam,luậ văn thạc sỹ chuyên ngành văn thư-lưu trữ… Phương pháp nghiên cứu  Thu thập, xử lý thông tin từ sổ tay Viện Công nghệ thông tin công tác quản lý, điều hành văn phòng Phòng Quản lý tổng hợp  Phương pháp vấn, quan sát: để tìm hiểu chuyên sâu công tác văn phòng tổ chức công tác văn thư Viện Công nghệ thông tin  Phương pháp thống kê: thống kê số lượng trang thiết bị, số cán bộ, công chức viên chức… Viện công nghệ thông tin  Phương pháp đánh giá: đánh giá nguồn thông tin, chắt lọc thông tin phù hợp với đề tài nghiên cứu để rút ưu điểm cần phát huy hạn chế cần phải khắc phục  Phương pháp so sánh: so sánh số liệu để biết khối lượng công việc xử lý  Phương pháp thống kê  Phương pháp vật biện chứng Bố cục đề tài Phần I: Khảo sát công tác phòng quản lý tổng hợp Viện công nghệ thông tin Phần II: Chuyên đề - Tìm hiểu công tác văn thư Viện công nghệ thông tin Phần III – Kết luận đề xuất kiến nghị Phạm Thị Hà Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I – KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG (PHÒNG QUẢN LÝ – TỔNG HỢP) CỦA VIỆN CÔNG NGHỆ THÔN TIN-VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Viện công nghệ thông tin-Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam 1.1.1 Giới thiệu Viện Công nghệ Thông tin Việt Nam Viện Công nghệ Thông tin Việt Nam viện nghiên cứu chuyên ngành trực thuộc Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam Viện có Phân Viện Thành phố Hồ Chí Minh Viện thành lập thành lập theo Quyết định số 246/CP ngày 27/12/1976 với tên Viện Khoa học Tính toán Điều khiển Năm 1989 đổi tên Viện tin học Bao gồm đơn vị tiền thân: + Phòng Máy tính thành lập năm 1968 + Phòng Điều khiển học thành lập năm 1973 * Năm 1993 với Trung tâm nghiên cứu hệ thống quản lý , Trung tâm toán ứng dụng tin học ( thành phố Hồ Chí Minh ) hợp thành Viện Công nghệ Thông tin (CNTT).Hiện Viện có 200 cán biên chế cán hợp đồng dài hạn,trong có nhiều cán khoa học trình độ cao.Viện CNTT đơn vị đầu nước công tác nghiên cứu đào tạo sau đại học lĩnh vực CNTT * Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động KHCN số 207 , ngày 27/12/1993 Bộ Khoa học , Công nghệ Môi trường Địa liên hệ: Nhà A3 – Số 18 Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội Số điện thoại: (+84)(4) 3756.4405 Fax: (+84)(4) 3756.4217 Email: vanthu@ioit.ac.vn Website: www.ioit.ac.vn Phạm Thị Hà Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có kinh nghiệm công tác Văn thư Tất bước, quy trình công tác Văn thư tuân thủ theo quy định Hạn chế sai sót mức tối đa; Việc soạn thảo ban hành văn bản, giải văn đến thực theo quy định Nhà nước Viện thông qua văn hướng dẫn: Quyết định số 1601/QĐ-VHL ngày 24/9/2015 Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ VN việc Ban hành Quy chế văn thư, lưu trữ; Thông tư số 01/ 2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi số điều Nghị định 110/2004/NĐCP công tác văn thư; Công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lư trữ thực theo: Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; Ngoài công tác Văn thư thực cụ thể theo số quy định khác Nhà nước Viện giúp cho công tác Văn thư hoạt động tốt đảm bảo công việc cho Phòng Viện Công nghệ Thông tin Phần mềm quản lý văn máy tính EDOCMAN giúp giải công việc khoa học 3.3.2.Hạn chế a Đối với công tác tổ chức hoạt động Phòng Quản lý Tổng hợp * Bên cạnh tổ chức hoạt động Phòng Quản lý Tổng hợp số hạn chế: Diện tích Phòng làm việc nhỏ so với số lượng cán có Phòng Quản lý Tổng hợp; Một số trang thiết bị làm việc Phòng cũ, khiến cho công việc Phòng gặp trục chặc gây hạn chế mặt thời gian tiến độ giải công việc Phạm Thị Hà 52 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội b Đối với công tác Văn thư Viện Công nghệ Thông tin chưa xây dựng ban hành Quy chế Văn thư Lưu trữ riêng cho Viện, mà làm việc dựa quy chế chung quan chủ quản Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam; Công tác văn thư bị gián đoạn công việc như: Soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn đến có nhiều khâu trình giải công việc khiến cho tiến độ bị chậm; Trang thiết bị làm việc lâu năm,cơ sở vật chất chưa thực đáp ứng khâu nghiệp vụ 4.Tác phong làm việc số công chức, viên chức chưa tự giác,vẫn mắc phải trường hợp sớm muộn 3.2 Những giải pháp đề xuất, kiến nghị 3.2.1 Đối với hoạt động Phòng Quản lý Tổng hợp Cần có nâng cấp, mở rộng diện tích phòng làm việc cán Phòng Quản lý Tổng hợp Viện Công nghệ Thông tin; Bên canh bố trí, xếp lại vị trí ngồi cán hệ thống trang thiết bị Phòng làm việc cách trật tự khoa học nhằm đại hóa công tác văn phòng; Công tác Phòng Quản lý Tổng hợp hoạt động mang tính khó khăn phức tạp đòi hỏi nhanh nhen, xác, kịp thời, công việc mang tính chuyên môn cao nên cán Phòng học làm, nâng cao thêm trình độ thông qua việc học tập, nâng cao trình độ kiến thức cho thân công tác Văn phòng; Áp dụng hệ thống quản lý IOS số lĩnh vực hoạt động Phòng: Xây dựng ban hành quy chế, quy trình giải xử lý công việc có lợi họ người trẻ có lực,có khả sáng tạo,đủ trình độ kiến thức để lĩnh hội đầy đủ tri thức tiến 3.2.2 Đối với công tác Văn thư Tạo điều kiện thay số trang thiết bị Văn phòng cũ,có nhiều hạn chế nhằm đảm bảo công việc thực nhanh gọn xác, Phạm Thị Hà 53 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quy trình; Xây dựng ban hành quy chế Văn thư Lưu trữ riêng cho Viện nhằm giảm bớt số quy trình công tác này, giúp công việc giải nhanh chóng; Tiếp tục cử cán làm công tác Văn thư học tập nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ đảm bảo công việc sai sót tất khâu; Áp dụng hệ thống quản lý IOS hoạt động Văn thư Phòng: công tác soạn thảo văn bản, giải văn đến 3.3.3 Nguyên nhân Tình trạng tài liệu kho lưu trữ chưa xếp, lưu trữ theo quy định; Lập hồ sơ hành chưa thực quan tâm Lãnh đạo Viện chưa thực hiểu tầm quan trọng công tác lập hồ sơ Một số cán chưa ý thức tác phong làm việc 3.2 Đề xuất,kiến nghị 3.2.1 Đối với quan - Công tác văn thư cần trọng đẩy mạnh để quản lý văn xác,rõ ràng,chi tiết hơn.Cán cần lập chuyển giao văn nội để lãnh đạo quản lý tốt - Thực tốt quy định Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ, văn quy phạm pháp luật, văn khác Nhà nước liên quan công tác văn thư, lưu trữ - Quan tâm đến công tác đào tạo, bồi dưỡng cán làm công tác văn thư, lưu trữ sở; cử cán tham gia đầy đủ lớp tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ - Đề nghị quan, tổ chức bố trí biên chế chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ có trình độ từ trung cấp văn thư, lưu trữ trở lên để đáp ứng theo yêu cầu tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch văn thư, lưu trữ Phạm Thị Hà 54 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Viện chưa bố trí phòng kho lưu trữ cần phải bố trí phòng kho lưu trữ quan trang thiết bị để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ Tăng cường công tác phòng cháy, chữa cháy kho lưu trữ có - Có kế hoạch khảo sát, thống kê tài liệu tồn đọng chưa chỉnh lý kho lưu trữ quan,; thực việc xếp, lưu trữ hồ sơ khoa học theo quy định 3.2.2 Đối với nhà trường Khoa Quản trị văn phòng Trong trình học tập trường thực tế thân trải nghiệm Viện Thông tin khoa học Bản thân em nhận thấy nhà trường nên xếp lịch học môn sử dụng trang thiết bị văn phòng với số lượng buổi nhiều nên thay trang thiết bị cũ máy đại Vì khoảng thời gian thực tập quan ngắn đáp ứng hoàn cảnh thực tế được, quan số trang thiết bị đại nên sinh viên thực tập bỡ ngỡ Khi thời gian thực tập kết thúc cảm thấy thân chưa thực vững vàng Phạm Thị Hà 55 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Với phương châm gắn chặt lý luận thực tiễn công tác đào tạo Khoa Quản trị văn phòng nói riêng trường Đại học Nội Vụ Hà Nội nói chung: lấy lý luận làm điểm tựa làm sở cho hoạt động thực tiễn ngược lại từ thực tiễn bổ sung kiến thức mới, cập nhật làm phong phú thêm kho tàng lý luận Nhằm mục đích đào tạo cử nhân tương lai nắm vững lý luận, làm việc có hiệu thực tiễn Do vây, sau trang bị cho sinh viên hệ thống lý luận đầy đủ Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng – Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội tổ chức đợt thực tập thực tế cho sinh viên năm thứ tư Mục đích đợt thực tế muốn giúp cho sinh viên tìm hiểu tình hình công tác văn phòng văn thư quan cụ thể Qua đó, sinh viên có điều kiện liên hệ kiến thức lý luận với tình hình thực tiễn, củng cố nâng cao nhận thức nghề nghiệp Sinh viên có điều kiện vận dụng kiến thức học để thực hành số khâu nghiệp vụ công tác văn phòng công tác văn thư nhằm bước đầu rèn luyện tay nghề, xây dựng phong cách làm việc người cán văn phòng Thực tế sau 02 tháng thực tập Phòng Quản lý Tổng hợp Viện Công Nghệ Thông tin thuộc Viện Hàn lâm Khoa học Công Nghệ Việt Nam cho em nhận thức tối đa công việc người cán làm công tác Văn phòng Từ kiến thức học giảng đường kiến thực thực tế Phòng Quản lý Tổng hợp giúp em rèn luyện phẩm chất cần có người làm cán Văn phòng Sau thời gian thực tập Phòng Quản lý Tổng hợp Viện Công nghệ Thông tin em học tập, quan sát, thực hành làm việc Được tìm hiểu từ chức nhiệm vụ đến cấu tổ chức, hoạt động Viện nói chung riêng Phòng Quản lý Tổng hợp nói riêng; công việc diễn hàng ngày Phòng; học hỏi kỹ giao tiếp, văn hóa công sở quan lớn, cảm thấy thân em trưởng thành nhiều Tuy nhiên thời gian thực tập có hạn việc tiếp xúc với môi trường Phạm Thị Hà 56 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hoàn toàn mới, quan lớn với người có trình độ cao, làm việc chuyên nghiệp thân em tự nhận thấy cần phải học hỏi thêm cố gắng nhiều thời gian tới Xin chân thành cảm ơn Lãnh đạo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, khoa Quản trị Văn phòng tạo điều kiện cho em có thời gian tìm hiểu thực tế chuyên ngành theo học Giữa kiến thức lý thuyết giảng đường công việc thực tế có thiếu Xin gửi lời cảm ơn đến Giảng viên Lâm Thu Hằng khoa Quản trị Văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tận tình hướng dẫn, chia sẻ kiến thức giúp em hoàn thiện báo cáo Xin chân thành cảm ơn đến Lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên Phòng Quản lý Tổng hợp Viện Công nghệ Thông tin thuộc Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam tạo điều kiện giúp em học tập trao kiến thức môi trường hoàn thiện Xin gửi lời cảm ơn đến Phó Trưởng Phòng Quản lý Tổng hợp Nguyễn Thế Công người hướng dẫn chia sẻ cho em có kiến thức cần thiết giúp em hoàn thiện thân Cuối cho em gửi lời chúc sức khỏe thành công tới Cán Viện Công nghệ Thông tin toàn thể Cán bộ, Giảng viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội Xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 11 tháng năm 2016 Sinh viên Phạm Thị Hà Phạm Thị Hà 57 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Phụ lục Lực lượng cán Viện Công nghệ Thông tin Lực lượng cán Cán Trình độ Số lượng (người) Biên chế 143 Hợp đồng 37 Giáo sư 02 Phó giáo sư 15 Tiến sĩ khoa học 02 Tiến sĩ 35 Thạc sĩ 40 Kỹ sư, cử nhân 93 Khác 10 Tổng số Phạm Thị Hà 180 58 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Cơ cấu tổ chức Viện Công nghệ Thông tin Phòng Các hệ thống phần mền tích hợp Trung tâm sáng tạo Microsoft Phòng Các hệ thống quản trị liệu Phòng Công nghệ phần mền quản lý Phòng Công nghệ Giải pháp phần mền Phòng Hệ thống tin địa lý Lãnh đạo viện Phòng Nhận dạng công nghệ tri thức Phòng Tin học quản lý Phòng Hệ thống mạng hạ tầng công Phòng Quản nghệ thông tin lý Tổng hợp Phòng Tin học viễn thông Phòng Các phương pháp toán học công nghệ thông tin Phòng Thống kê tính toán Hội đồng Khoa học Phòng Công nghệ tự động hóa Phòng thí nghiệm trọng điểm Công nghệ mạng Đa phương tiện Phòng Tin học điều khiển kỹ thuật Phòng hệ chuyên gia tính toán mềm Phòng Nghiên cứu hệ thống quản lý Phòng Thống kê – tính toán Ứng dụng Phòng công nghệ thực ảo Phạm Thị Hà 59 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Sơ đồ quy trình soạn thảo ban hành văn Stt Người thực Chuyên viên Trình tự công việc Xác định tính chất, tầm quan trọng để chọn văn phù hợp Chuyên viên Chuyên viên Chuyên viên Lãnh đạo Viện Trưởng phòng Quản lý Thu thập xử lý thông tin Xác định tên loại văn Xây dựng đề cương, viết thảo Duyệt nội dung, ký nháy văn Duyệt thể thức tính pháp lý Tổng hợp Lãnh Đạo Viện Văn thư Ký, phê duyệt Hoàn thánh thủ tục làm thủ tục ban hành văn Phạm Thị Hà 60 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Sơ đồ quy trình giải văn đến Stt Người thực Văn thư Văn thư Văn thư Trình tự giải Đề mục Tiếp nhận văn Phân loại Đóng dấu văn đến Văn thư Lập cặp trình văn Biểu mẫu văn đến Văn thư Trình Lãnh đạo Phòng Quản lý Tổng hợp Văn thư Trưởng phòng Quản Scan, vào sổ, vào máy Phần mềm quản lý văn đến Trình Lãnh đạo Viện lý Tổng hợp Văn thư Chuyển đơn vị Sổ chuyển giao văn đến Trưởng phòng Quản lý Tổng hợp 10 Theo dõi đôn đốc việc sử lý văn đến Văn thư Phần mền quản Tổng hợp, báo cáo, lưu lý văn hồ sơ Phạm Thị Hà 61 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Sơ đồ quy trình giải văn Stt Trách nhiệm Lãnh đạo Viện Trình tự Đề mục Phân công soạn thảo văn Cán phân công Lãnh đạo Viện Soạn thảo văn Kiểm tra nội dung, ký nháy Trưởng phòng Quản lý Tổng hợp Cán phân công Cán Văn thư Kiểm tra thể thức văn bản, ký nháy Đăng ký văn Nhân bản, đóng dấu quan Cán Văn thư Cán văn thư Gửi văn Theo dõi việc chuyển giao văn Cán văn thư Phạm Thị Hà Lưu văn 62 Phần mềm quản lý văn đến Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Sơ đồ hóa quy trình lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ Stt Trách nhiệm Cán bộ/ Chuyên viên Cán bộ/ Chuyên viên Cán bộ/ Chuyên viên Cán bộ/ Chuyên viên Cán bộ/ Chuyên viên Bộ phận Lưu trữ Phạm Thị Hà Trình tự công việc Lập danh mục Hồ sơ Mở hồ sơ Thu thập văn đưa vào Hồ sơ Sắp xếp văn vào Hồ sơ Biên mục Hồ sơ Nộp Hồ sơ vào Lưu trữ 63 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Các văn liên quan + Quyết định việc ban hành nội quy quan Viện Công nghệ Thông tin + Quyết định việc ban hành Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ + Một số văn Viện Công nghệ Thông tin Phạm Thị Hà 64 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Một số hình ảnh hoạt động quan Hội thảo VAST – RFBR Lễ trao tặng truy tặng Huân chương Lao động Hạng ba Phạm Thị Hà 65 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phạm Thị Hà Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 66 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D