Công tác văn thư tại phòng quản lý – tổng hợp viện công nghệ thông tin việt nam

MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 4 1. Lý do chọn đề tài. 6 2. Mục tiêu của đề tài. 6 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu. 6 4. Nguồn tài liệu tham khảo. 7 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu. 8 6. Phương pháp nghiên cứu. 8 7. Bố cục của đề tài. 8 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN. 9 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Công nghệ Thông tin. 9 1.1.1. Giới thiệu về Viện Công nghệ Thông tin Việt Nam. 9 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Viện Công nghệ Thông tin. 9 1.1.3. Cơ cấu tổ chức Viện Công nghệ Thông tin. 10 1.1.4. Một số thành tựu nổi bật của Viện Công nghệ Thông tin. 11 1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động của công tác hành chính văn phòng Viện Công nghệ Thông tin. 12 1.2.1. Tổ chức và hoạt động của Phòng Quản lý – Tổng hợp. 12 1.2.2. Tìm hiểu vị trí, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Quản lý – Tổng hợp. 12 1.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí Phòng Quản lý – Tổng hợp. 17 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN 32 2.1. Tìm hiểu về công tác Văn thư của Phòng Quản lý Tổng hợp Viện Công nghệ Thông tin. 32 2.1.1. Các văn bản, giải thích từ ngữ, trách nhiệm. 32 2.1.2. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản. 34 2.1.3. Công tác quản lý văn bản. 38 2.1.4. Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ. 51 2.1.5. Công tác quản lý và sử dụng con dấu. 54 PHẦN III. KẾT LUẬN, ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ 56 3.1. Đánh giá chung. 56 3.3.1. Ưu điểm. 56 3.3.2.Những Hạn chế. 58 3.2. Những giải pháp đề xuất, kiến nghị. 59 3.2.1. Đối với hoạt động của Phòng Quản lý Tổng hợp. 59 3.2.2. Đối với công tác Văn thư. 59 3.3. KẾT LUẬN 60 PHẦN PHỤ LỤC 62 Phụ lục 1. Bảng lực lượng cán bộ Viện Công nghệ Thông tin. 62 Phụ lục 2. Cơ cấu tổ chức Viện Công nghệ Thông tin. 63 Phụ lục 3. Sơ đồ quy trình soạn thảo và ban hành văn bản. 64 Phụ lục 4. Sơ đồ quy trình giải quyết văn bản đến. 65 Phụ lục 5. Sơ đồ quy trình giải quyết văn bản đi. 66 Phụ lục 6. Sơ đồ hóa quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ. 67 Phụ lục 7. Các văn bản, tài liệu liên quan. 68  

Khoa Quản trị Văn Phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2016 MỤC LỤC Phạm Quang Hướng Lớp QTVP – K1D Khoa Quản trị Văn Phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2016 A LỜI NĨI ĐẦU Văn phịng máy quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ cho điều hành Lãnh đạo Đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho tồn quan, tổ chức đó.Trong thời kỳ cơng nghiệp hóa – đại hóa đất nước nay, địi hỏi hành đủ mạnh, giải nhanh gọn, xác, đảm bảo hiệu cơng việc điều kiện kinh tế xã hội Đặc biệt cơng cải cách hành nhà nước nay, cơng tác hành Văn phịng góp phần quan trọng trình cải tiến, phát huy hiệu chất lượng quản lý,điều hành công việc quan, đơn vị Nhìn nhận yêu cầu thực tế, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đào tạo chuyên ngành Quản trị Văn phòng Với nhiệm vụ đào tạo cán chun cơng tác Văn phịng có đầy đủ trình độ chun mơn kỹ làm việc hiệu Đáp ứng xã hội đất nước cần Nhằm kết hợp lý luận thực hành cho Sinh viên, khoa Quản trị Văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức đợt thực tập để Sinh viên vận dụng kiến thức học Sau đợt kiến tập trước bước tiếp đợt thực tập để tìm hiểu thực tiễn cơng tác văn phòng, quản trị văn phòng Nhận giúp đỡ nhà trường, Khoa, đồng thời tiếp nhận Phòng Quản lý Tổng hợp Viện Công nghệ Thông tin thuộc Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam, em thực tập quan từ ngày 04/01/2016 đến hết ngày 11/3/2016 Sau hai tháng tiến hành khảo sát, thực tập Phịng Quản lý Tổng hợp Viện Cơng nghệ Thơng tin, em học hỏi nhiều điều bổ ích thấy thân trưởng thành nhiều.Bài báo cáo viết sở nhận thức thân cơng tác văn phịng, từ lý thuyết chung đến học thực tiễn Từ để hiểu việc đào tạo, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực cho công tác văn Phạm Quang Hướng Lớp QTVP – K1D Khoa Quản trị Văn Phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2016 phòng nhiệm vụ tất yếu công cải cách hành nhà nước, giúp người làm cơng việc văn phịng nâng cao trình độ, giúp cho máy văn phòng quan hoạt động cách đơn giản hiệu Phạm Quang Hướng Lớp QTVP – K1D Khoa Quản trị Văn Phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2016 Lý chọn đề tài Là cán văn phòng tương lai, xác định yêu cầu, cần thiết việc học đôi với hành Bổ sung kiến thức cho thân làm hành trang trường Hiểu tầm quan trọng cơng tác Văn phịng quan, đơn vị nói chung cơng tác Văn thư quan, đơn vị nói riêng lý để tác giả lựa chọn đề tài Mục tiêu đề tài Bài báo cáo nêu cách chi tiết cấu tổ chức Viện Công nghệ Thông tin thuộc Viện Hàn lâm Khoa học Cơng nghệ Việt Nam nói chung cấu tổ chức, chức nhiệm vụ, vị trí việc làm Phòng Quản lý Tổng hợp Viện nói riêng; Bài báo cáo trình bày cụ thể cơng tác Văn thư: Quy trình soạn thảo văn bản; quy trình thực văn đến; quy trình thực văn đi; lập hồ sơ vào lưu trữ; quản lý dấu Phòng Quản lý Tổng hợp Viện Công nghệ Thông tin; Áp dụng với kiến thức học từ đánh giá ưu điểm, nhược điểm đề giải pháp nhằm nâng cao hiệu việc thực công tác Văn thư Phịng Quản lý Tổng hợp Viện Cơng nghệ Thơng tin; Bài báo cáo muốn bày tỏ tầm quan trọng công tác Văn thư quan, đơn vị; Qua bải báo cáo hy vọng tài liệu nghiêm cứu, tham khảo cho khóa học sau Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Bài báo cáo tập trung nghiên cứu công tác kiểm Văn thư: Quy trình soạn thảo văn bản; quy trình thực văn đến, quy trình thực văn đi; lập hồ Phạm Quang Hướng Lớp QTVP – K1D Khoa Quản trị Văn Phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2016 sơ vào lư trữ; quản lý dấu Phịng Quản lý Tổng hợp Viện Cơng nghệ Thơng tin Việt Nam Nguồn tài liệu tham khảo * Tài liệu để hoàn thành báo cáo lấy số nguồn tài liệu Tài liệu qua Internet: + Website Viện Công nghệ Thông tin Việt Nam; http://www.ioit.ac.vn/ + Website Viện Hàn lâm Khoa học Cơng nghệ Việt Nam; http://www.vast.ac.vn/ + Bách khoa Tồn thư mở https://vi.wikipedia.org Tài liệu văn + Văn quy định chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam; + Quyết định số 1601/QĐ-VHL ngày 24/9/2015 Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ VN việc Ban hành Quy chế văn thư, lưu trữ; + Thông tư số 01/ 2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; + Thơng tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan.; + Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi số điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP công tác văn thư; + Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20/7/2015 Bộ Công an hướng dẫn thực số điều Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước; Phạm Quang Hướng Lớp QTVP – K1D Khoa Quản trị Văn Phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2016 + Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước; + Ngoài để hoàn thành báo cáo, tác giả tham khảo số báo cáo thực tập khóa trước chuyên ngành Quản trị Văn phịng, Trung tâm Thơng tin Thư viện Trường Đại học Nội vụ hà Nội Lịch sử vấn đề nghiên cứu Công tác Văn thư quan đơn vị sinh viên khóa học trước khoa Quản trị Văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội tìm hiểu nghiên cứu theo cách thức khác nhau; Lần tác giả tìm hiểu cơng tác Văn thư theo hướng từ lý thuyết đến thực tiễn, từ quan sát đến thực hành; Bài báo cáo nghiên cứu cụ thể, chi tiết công tác Văn thư quan Viện Công nghệ thông tin thuộc Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam Phương pháp nghiên cứu Tác giả tiểu luận sử dụng nhóm phương pháp nghiên cứu lý luận: phân tích; tổng hợp; phân loại; hệ thống hóa văn tài liệu Nhóm phương pháp nghiên cứu thực tiễn: phương pháp quan sát; trò chuyện; vấn; nghiên cứu sản phẩm hoạt động Bố cục đề tài * Báo cáo gồm có phần Phần I Khảo sát cơng tác Văn phịng Viện Cơng nghệ Thơng tin Việt Nam Phần II Tìm hiểu cơng tác Văn thư Phịng Quản lý – Tổng hợp Viện Cơng nghệ Thông tin Việt Nam Phần III Kết luận đề xuất, kiến nghị Phạm Quang Hướng Lớp QTVP – K1D Khoa Quản trị Văn Phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2016 PHẦN I.KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Viện Công nghệ Thông tin 1.1.1 Giới thiệu Viện Công nghệ Thông tin Việt Nam Viện Công nghệ Thông tin Việt Nam viện nghiên cứu chuyên ngành trực thuộc Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam Viện có Phân Viện Thành phố Hồ Chí Minh Viện thành lập thành lập theo Quyết định số 246/CP ngà 27/12/1976 với tên Viện Khoa học Tính tốn Điều khiển Năm 1989 đổi tên Viện tin học Bao gồm đơn vị tiền thân: + Phòng Máy tính thành lập năm 1968 + Ban Điều khiển học thành lập năm 1973 Năm 1993 với Trung tâm nghiên cứu hệ thống quản lí, Trung tâm tốn ứng dụng tin học (thành phố Hồ Chí Minh) hợp thành Viện Công nghệ Thông tin (CNTT) Giấy chứng nhận đăng kí hoạt động KHCN số 207, ngày 10/12/1993 Bộ Khoa học , Công nghệ Môi trường Địa liên hệ: Nhà A3 – Số 18 Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội Số điện thoại: (+84)(4) 3756.4405 Fax: (+84)(4) 3756.4217 Email: vanthu@ioit.ac.vn Website: www.ioit.ac.vn 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Viện Công nghệ - Thông tin Nghiên cứu vấn đề tin học, sở toán học kĩ thuật công nghệ thông tin (CNTT), ứng dụng CNTT hệ thống kinh tế - xã hội tự động hóa sản xuất Thiết kế, chế tạo sản phẩm CNTT, đặc biệt sản phẩm phần mềm Phạm Quang Hướng Lớp QTVP – K1D Khoa Quản trị Văn Phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2016 Triển khai ứng dụng CNTT sản xuất đời sống, chuyển giao công nghệ lĩnh vực CNTT, tư vấn kĩ thuật cho việc thực số dự án nhà nước ứng dụng CNTT quản lý, phát triển kinh tế sản xuất Thẩm định, tư vấn dịch vụ kỹ thuật đề án, dự án lĩnh vực CNTT Chế tạo thử nghiệm sản phẩm CNTT tự động hóa dựa kết nghiên cứu KHCN Viện Biên soạn giáo trình, đào tạo cán nghiên cứu khoa học - công nghệ CNTT Tổ chức hợp tác quốc tế lĩnh vực CNTT 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Viện Công nghệ Thông tin a Cơ cấu tổ chức Về lực lượng cán Viện Công nghệ Thông tin + Phụ lục Cơ cấu tổ chức Viện Công nghệ Thông tin bao gồm ban lãnh đạo Viện, Hội đồng khoa học phòng chuyên mơn, ban lãnh đạo bao gồm: + Viện trưởng: TS.NCVC Nguyễn Trường Thắng + Phó Viện trưởng: ThS.NCVC Nguyễn Thu Anh + Phó Viện trưởng: TS.NCVC Nguyễn Đức Dũng Hội đồng khoa học có 20 thành viên gồm ban lãnh đạo : + Chủ tịch: PGS.TS Lương Chi Mai + Phó chủ tịch: PGS.TS Thái Văn Vinh + Phó chủ tịch: PGS.TS Đặng Văn Đức + Thư ký: TS Nguyễn Như Sơn Viện có 01 Trung tâm, 02 đơn vị quản lý nghiệp vụ 18 phòng chuyên môn thực chức Quản lý nghiên cứu khoa học lĩnh vực Công nghệ thông tin Phạm Quang Hướng Lớp QTVP – K1D Khoa Quản trị Văn Phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2016 b Sơ đồ hóa cấu tổ chức Viện Cơng nghệ Thông tin + Phụ lục 1.1.4 Một số thành tựu bật Viện Công nghệ Thông tin Thực nhiều đề tài nghiên cứu KHCN cấp Nhà nước lĩnh vực CNTT tự động hóa, phục vụ lĩnh vực quản lý, KT-XH an ninh quốc phòng Thiết kế, xây dựng, triển khai nhiều hệ thống quản lý, điều hành an tồn thơng tin quan Đảng, Chính phủ, Bộ/Ngành Trung ương địa phương Đào tạo: Viện đơn vị đào tạo tiến sĩ tin học tự động hoá hàng đầu Việt Nam Viện kết hợp đào tạo Thạc sĩ với nhiều trường Đại học nước Hợp tác quốc tế: Hợp tác chặt chẽ với trường đại học viện nghiên cứu Nhật Bản, Hoa Kỳ, Hàn Quốc, Châu Âu số quốc gia Châu Á khác * Một số sản phẩm phần mềm: VnDOCR – phần mềm nhận dạng chữ Việt in MarkRead – phần mềm nhập tự động phiếu điều tra VnOnline – phần mềm nhận dạng chữ viết tay trực tuyến cho Tablet PC VnVoice – hệ thống tổng hợp tiếng Việt Các hệ thống đo điều khiển từ xa ứng dụng công nghiệp Dịch vụ tạo chip đặc chủng cho sản phẩm đo lường điều khiển Phạm Quang Hướng Lớp QTVP – K1D Khoa Quản trị Văn Phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2016 PopMap – Hệ thông tin địa lý trợ giúp định hoạt động dân số Ứng dụng dịch vụ hỗ trợ đối tượng nộp thuế mạng máy tính Mơ hình cơng cụ phát triển hệ thống thơng tin phục vụ quản lý hành 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành văn phịng Viện Cơng nghệ Thông tin 1.2.1 Tổ chức hoạt động Phòng Quản lý – Tổng hợp Thực chủ trương nhà nước cải cách hành chính, để giảm thiểu độ cồng kềnh máy quản lý, năm 1987, Viện trưởng viện Khoa học Việt Nam thị cho Viện chuyên ngành thành lập phòng Quản lý Tổng hợp sở sáp nhập phòng Quản lý Kế hoạch Hành Quản trị Đồng nghĩa với việc phịng Quản lý Tổng hợp Viện Cơng nghệ Thông tin thành lập * Mối quan hệ công tác: + Phòng Quản lý Tổng hợp chịu lãnh đạo đạo trực tiếp Chủ tịch Viện hoạt dộng Phòng Quản lý Tổng hợp + Phịng Quản lý Tổng hợp có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với đơn vị, phòng ban chuyên môn khác thuộc Viện Công nghệ Thông tin cá quan khác để thực tốt chức năng, nhiệm vụ giao 1.2.2 Tìm hiểu vị trí, chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Phòng Quản lý – Tổng hợp a Vị trí chức Phòng Quản lý Tổng hợp đơn vị trực thuộc Viện Cơng nghệ Thơng tin Việt Nam chó chức giúp Chủ tịch Viện Công nghệ Thông tin Việt Nam (sau gọi tắt Chủ tịch Viện) công tác đạo, điều hành hoạt động chung Viện 10 Phạm Quang Hướng Lớp QTVP – K1D Khoa Quản trị Văn Phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2016 3.3.2.NhữngHạn chế a Đối với công tác tổ chức hoạt động Phòng Quản lý Tổng hợp * Bên cạnh tổ chức hoạt động Phịng Quản lý Tổng hợp số hạn chế: Diện tích Phịng làm việc cịn nhỏ so với số lượng cán có Phịng Quản lý Tổng hợp; Một số trang thiết bị làm việc Phịng cũ, đơi khiến cho cơng việc Phòng gặp trục chặc gây hạn chế mặt thời gian tiến độ giải công việc b Đối với công tác Văn thư Viện Công nghệ Thông tin chưa xây dựng ban hành Quy chế Văn thư Lưu trữ riêng cho Viện, mà làm việc dựa quy chế chung quan chủ quản Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam; Công tác văn thư cịn bị gián đoạn cơng việc như: Soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn đến có q nhiều khâu q trình giải công việc khiến cho tiến độ bị chậm; Trang thiết bị làm việc lâu năm Phịng đơi làm ảnh hưởng đến công tác Văn thư 3.2 Những giải pháp đề xuất, kiến nghị 3.2.1 Đối với hoạt động Phòng Quản lý Tổng hợp Cần có nâng cấp, mở rộng diện tích phịng làm việc cán Phòng Quản lý Tổng hợp Viện Cơng nghệ Thơng tin; Bên canh bố trí, xếp lại vị trí ngồi cán hệ thống trang thiết bị Phòng làm việc cách trật tự khoa học nhằm đại hóa cơng tác văn phịng; 53 Phạm Quang Hướng Lớp QTVP – K1D Khoa Quản trị Văn Phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2016 Công tác Phòng Quản lý Tổng hợp hoạt động mang tính khó khăn phức tạp địi hỏi nhanh nhen, xác, kịp thời, cơng việc mang tính chun mơn cao nên cán Phịng ngồi học làm, nâng cao thêm trình độ thơng qua việc học tập, nâng cao trình độ kiến thức cho thân cơng tác Văn phòng; Áp dụng hệ thống quản lý IOS số lĩnh vực hoạt động Phòng: Xây dựng ban hành quy chế, quy trình giải xử lý công việc 3.2.2 Đối với công tác Văn thư Tạo điều kiện thay số trang thiết bị Văn phịng cũ, nhằm đảm bảo cơng việc thực nhanh gọn xác, quy trình; Xây dựng ban hành quy chế Văn thư Lưu trữ riêng cho Viện nhằm giảm bớt số quy trình cơng tác này, giúp cơng việc giải nhanh chóng; Tiếp tục cử cán làm công tác Văn thư học tập nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ đảm bảo cơng việc khơng có sai sót tất khâu; Áp dụng hệ thống quản lý IOS hoạt động Văn thư Phịng: cơng tác soạn thảo văn bản, giải văn đến 54 Phạm Quang Hướng Lớp QTVP – K1D Khoa Quản trị Văn Phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2016 3.3 KẾT LUẬN Thực tế sau 02 tháng thực tập Phịng Quản lý Tổng hợp Viện Cơng Nghệ Thông tin thuộc Viện Hàn lâm Khoa học Công Nghệ Việt Nam cho em nhận thức tối đa công việc người cán làm công tác Văn phòng Từ kiến thức học giảng đường kiến thực thực tế Phòng Quản lý Tổng hợp giúp em rèn luyện phẩm chất cần có người làm cán Văn phòng Sau thời gian thực tập Phòng Quản lý Tổng hợp Viện Công nghệ Thông tin em học tập, quan sát, thực hành làm việc Được tìm hiểu từ chức nhiệm vụ đến cấu tổ chức, hoạt động Viện nói chung riêng Phịng Quản lý Tổng hợp nói riêng; cơng việc diễn hàng ngày Phịng; học hỏi kỹ giao tiếp, văn hóa cơng sở quan lớn, cảm thấy thân em trưởng thành nhiều Tuy nhiên thời gian thực tập có hạn việc tiếp xúc với mơi trường hoàn toàn mới, quan lớn với người có trình độ cao, làm việc chun nghiệp thân em tự nhận thấy cần phải học hỏi thêm cố gắng nhiều thời gian tới Xin chân thành cảm ơn Lãnh đạo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, khoa Quản trị Văn phịng tạo điều kiện cho em có thời gian tìm hiểu thực tế chuyên ngành theo học Giữa kiến thức lý thuyết giảng đường cơng việc thực tế có cịn thiếu Xin gửi lời cảm ơn đến Giảng viên Lâm Thu Hằng khoa Quản trị Văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tận tình hướng dẫn, chia sẻ kiến thức giúp em hoàn thiện báo cáo Xin chân thành cảm ơn đến Lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên Phòng Quản lý Tổng hợp Viện Công nghệ Thông tin thuộc Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam tạo điều kiện giúp em học tập trao kiến thức môi 55 Phạm Quang Hướng Lớp QTVP – K1D Khoa Quản trị Văn Phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2016 trường hoàn thiện Xin gửi lời cảm ơn đến Phó Trưởng Phịng Quản lý Tổng hợp Nguyễn Thế Công người hướng dẫn chia sẻ cho em có kiến thức cần thiết giúp em hồn thiện thân Cuối cho em gửi lời chúc sức khỏe thành công tới Cán Viện Công nghệ Thông tin toàn thể Cán bộ, Giảng viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội Xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 11 tháng năm 2016 Sinh viên Phạm Quang Hướng 56 Phạm Quang Hướng Lớp QTVP – K1D Khoa Quản trị Văn Phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2016 PHẦN PHỤ LỤC Phụ lục 1.Bảng lực lượng cán Viện Công nghệ Thông tin Lực lượng cán Cán Trình độ Số lượng (người) Biên chế 143 Hợp đồng 37 Giáo sư 02 Phó giáo sư 15 Tiến sĩ khoa học 02 Tiến sĩ 35 Thạc sĩ 40 Kỹ sư, cử nhân 93 Khác 10 Tổng số 180 57 Phạm Quang Hướng Lớp QTVP – K1D Khoa Quản trị Văn Phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2016 Phụ lục Cơ cấu tổ chức Viện Cơng nghệ Thơng tin Phịng Các hệ thống phần mền tích hợp Trung tâm sáng tạo Phịng Các hệ thống quản trị liệu Phịng Cơng nghệ phần mền quản lý Microsoft Phịng Cơng nghệ Giải pháp phần mền Phịng Hệ thơng tin địa lý Lãnh đạo Phịng Nhận dạng cơng nghệ tri thức viện Phịng Tin học quản lý Phòng Hệ thống mạng hạ tầng cơng nghệ Phịng Quản thơng tin lý Tổng hợp Phịng Tin học viễn thơng Phịng Các phương pháp tốn học cơng nghệ thơng tin Phịng Thống kê tính tốn Hội đồng Khoa học Phịng Cơng nghệ tự động hóa Phịng thí nghiệm trọng điểm Cơng Phịng Tin học điều khiển kỹ thuật Phòng hệ chuyên gia tính tốn mềm nghệ mạng Đa phương tiện Phạm Quang Hướng Phòng Nghiên cứu hệ thống quản lý Phịng Thống kê – tính tốn Ứng dụng Phịng công nghệ thực ảo 58 Lớp QTVP – K1D Khoa Quản trị Văn Phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2016 Phụ lục Sơ đồ quy trình soạn thảo ban hành văn Stt Người thực Chun viên Trình tự cơng việc Xác định tính chất, tầm quan trọng để chọn văn phù hợp Chuyên viên Chuyên viên Chuyên viên Lãnh đạo Viện Trưởng phòng Quản lý Tổng hợp Lãnh Đạo Viện Văn thư Thu thập xử lý thông tin Xác định tên loại văn Xây dựng đề cương, viết thảo Duyệt nội dung, ký nháy văn Duyệt thể thức tính pháp lý Ký, phê duyệt Hoàn thánh thủ tục làm thủ tục ban hành văn 59 Phạm Quang Hướng Lớp QTVP – K1D Khoa Quản trị Văn Phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2016 Phụ lục Sơ đồ quy trình giải văn đến Stt Người thực Trình tự giải Văn thư Tiếp nhận văn Văn thư Phân loại Văn thư Văn thư Lập cặp trình văn Văn thư Trình Lãnh đạo Phịng Đề mục Đóng dấu văn đến Biểu mẫu văn đến Quản lý Tổng hợp Văn thư Trưởng phòng Quản lý Tổng hợp Văn thư Trưởng phòng Quản lý Tổng hợp 10 Scan, vào sổ, vào máy Phần mềm quản lý văn đến Trình Lãnh đạo Viện Chuyển đơn vị Sổ chuyển giao văn đến Theo dõi đôn đốc việc sử lý văn đến Văn thư Tổng hợp, báo cáo, lưu hồ sơ Phần mền quản lý văn 60 Phạm Quang Hướng Lớp QTVP – K1D Khoa Quản trị Văn Phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2016 Phụ lục Sơ đồ quy trình giải văn Stt Trách nhiệm Lãnh đạo Viện Trình tự Đề mục Phân cơng soạn thảo văn Cán phân công Lãnh đạo Viện Soạn thảo văn Kiểm tra nội dung, ký nháy Trưởng phòng Quản lý Tổng hợp Kiểm tra thể thức văn bản, ký nháy Cán phân công Đăng ký văn Cán Văn thư Nhân bản, đóng dấu quan Cán Văn thư Cán văn thư Gửi văn Theo dõi việc chuyển giao văn Cán văn thư Lưu văn Phần mềm quản lý văn đến 61 Phạm Quang Hướng Lớp QTVP – K1D Khoa Quản trị Văn Phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2016 Phụ lục 6.Sơ đồ hóa quy trình lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ Stt Trách nhiệm Cán bộ/ Chuyên viên Cán bộ/ Chuyên viên Cán bộ/ Chuyên viên Cán bộ/ Chuyên viên Cán bộ/ Chuyên viên Bộ phận Lưu trữ Trình tự cơng việc Lập danh mục Hồ sơ Mở hồ sơ Thu thập văn đưa vào Hồ sơ Sắp xếp văn vào Hồ sơ Biên mục Hồ sơ Nộp Hồ sơ vào Lưu trữ 62 Phạm Quang Hướng Lớp QTVP – K1D Khoa Quản trị Văn Phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2016 Phụ lục 7.Các văn bản, tài liệu liên quan + Quyết định việc ban hành nội quy quan Viện Công nghệ Thông tin + Quyết định việc ban hành Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ + Một số văn Viện Công nghệ Thông tin ban hành 63 Phạm Quang Hướng Lớp QTVP – K1D