Quản lý hồ sơ tại Phòng quản lý - tổng hợp Viện công nghệ thông tin Việt Nam

CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN

“Hồ sơ” là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc cú đặc điểm chung, hỡnh thành trong quỏ trỡnh theo dừi, giải quyết công việc thuộc pham vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị cá nhân. Văn bản hành chính do Viện ban hành bao gồm: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), quy chế, quy định, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứn nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy xác nhận, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công. Trong trường hợp dự thảo đã được Lãnh đạo Viện phê duyệt, nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định sửa chữa, bổ sung.

Người đánh máy phải chịu trách nhiệm giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản đúng số lượng và thời gian quy định; ghi tên bằng chữ cái viết tắt và số lượng văn bản sau ký hiệu đơn vị nhận lưu văn bản;. Người đánh máy chỉ in và nhân bản đúng số văn bản đã được quy đinh.Sau khi in ấn, nhân bản phải kiểm tra lại và hủy ngay bản dư thừa và những bản in, chụp hỏng.Phải thực hiện chế độ bảo mật tài liệu cả văn bản trình ký và bản thảo bằng giấy cũng như văn bản điện tử lưu trong máy. Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu. “Hỏa tốc” hẹn giờ) văn thư được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay với người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết phải lập biên bản với người chuyển văn bản;.

Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết. + Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với sổ, ký hiệu của văn bản trong bì; nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gừi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, thông bào cho nơi gửi biết để giải quyết;. Sau khi làm thủ tục đóng dấu đến, đăng ký vào sổ văn bản đến, Văn thư có trách nhiệm chuyển giao đến cho trưởng phòng Quản lý Tổng hợp xem xét, dự kiến cho đơn vị hay cá nhân sẽ sử lý văn bản và ký vào phía dưới dấu đến.

Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, đơn vị, cá nhân có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng, không gửi đến các đối tượng khác chỉ để viết, để tham khảo;. Đóng dấu dộ khẩn, ký hiệu độ mật và các dấu khác lên bì (nếu có). VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM. ) VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN. E-Mail: vanthu@ioit.ac.vn Website: http://www.ioit.ac.vn/. Chuyển phát văn bản đi. Những văn bản đi đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải đực phát hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo;. Đối với những văn bản “HẸN GIỜ”, “HỎA TỐC”, “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN” phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ cá thủ tục hành chính;. Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viện bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ;. Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các phòng ban, cá nhân trong Viện hoặc cho cỏ nhõn, đơn vị ngoài Viện phải được ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản, ghi rừ số lượng, họ tên người nhận và thời gian nhận vào sổ chuyển giao văn bản;. Trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển phát cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc chuyển qua mạng, trong ngày làm việc phải gửi văn bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ;. Theo dừi việc chuyển phỏt văn bản đi. Viờn chức Văn thư cú trỏch nhiệm theo dừi việc chuyển phỏt văn bản đi;. Lập phếu gửi để theo dừi việc chuyển phỏt văn bản đi theo yờu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký quyết định;. Đối với những văn bản đi cú đúng dấu “Tài liệu thu hồi” phải theo dừi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra. Đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc;. Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, không có người nhận phải báo cáo ngay cho Trưởng Phòng Quản lý Tổng hợp để sử lý. Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: Bản gốc lưu tại Văn thư và )1 bản chính lưu trong hồ sơ công việc;. Cán bộ, công chức, viên chức khi chuyển công tác khác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của Viện làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan khác.

+ Con dấu phải được bảo quản tại phòng làm việc của viên chức Văn thư trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi Viện Công nghệ Thông tin, đơn vị phải được sự đồng ý của Lãnh đạo Viện, và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu. Khi đơn vị có quyết định chia, tách, sáp nhập, giải thể, kết thúc nhiệm vụ, đơn vị phải nộp lại con dấu cho cơ quan công an cấp giấy chứng nhận đăng kí mẫu dấu và báo cáo Lãnh đạo Viện bằng văn bản về việc đã nộp con dấu cho cơ quan Công an. Ngoài ra công tác Văn thư được thực hiện cụ thể theo một số quy định khác của Nhà nước và của Viện giúp cho công tác Văn thư luôn hoạt động tốt đảm bảo công việc cho Phòng cũng như của Viện Công nghệ Thông tin.

Công tác trong Phòng Quản lý Tổng hợp là một hoạt động mang tính khó khăn và phức tạp đòi hỏi sự nhanh nhen, chính xác, kịp thời, công việc mang tính chuyên môn cao nên cán bộ Phòng ngoài những gì đã được học và làm, có thể nâng cao thêm trình độ của mình thông qua việc học tập, nâng cao trình độ kiến thức cho bản thân trong công tác Văn phòng;. Thực tế sau hơn 02 tháng thực tập tại Phòng Quản lý Tổng hợp Viện Công Nghệ Thông tin thuộc Viện Hàn lâm Khoa học và Công Nghệ Việt Nam đã cho em nhận thức được tối đa công việc của người cán bộ làm công tác Văn phòng. Được tìm hiểu từ chức năng nhiệm vụ đến cơ cấu tổ chức, hoạt động của Viện nói chung và của riêng Phòng Quản lý Tổng hợp nói riêng; công việc diễn ra hàng ngày của Phòng; được học hỏi kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở ở một cơ quan lớn, cảm thấy bản thân em đã trưởng thành ra rất nhiều.

Xin chân thành cảm ơn đến Lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên Phòng Quản lý Tổng hợp Viện Công nghệ Thông tin thuộc Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam đã tạo điều kiện giúp em được học tập và trao rồi kiến thức ở một môi.