CÔNG tác văn THƯ tại PHÒNG QUẢN lý đô THỊ

MỤC LỤC A.PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Mục đích, ý nghĩa của đợt kiến tập 1 2. Lý do chọn địa điểm kiến tập 1 3. Khó khăn, thuận lợi trong quá trình kiến tập 2 4. Lời cảm ơn 3 CHƯƠNG 1 : KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA PHÒNG QUẢN LÝ ĐÔ THỊ TRỰC THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 5 1.1Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của phòng Quản lý đô thị 5 1.1.1 Lịch sử hình thành 5 1.1.2 Cơ cấu tổ chức 5 1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ 8 1.1.3.1 Chức năng 8 1.1.3.2Nhiệm vụ 8 1.2Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư tại Phòng Quản lý đô thị. 10 1.2.1 Tình hình cơ cấu tổ chức 10 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 11 CHƯƠNG 2 : THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI PHÒNG QUẢN LÝ ĐÔ THỊ 13 1.Thực tiễn công tác văn thư 13 1.1 Công tác ban hành và soạn thảo văn bản 13 1.2 Công tác quản lý văn bản đến 16 1.3. Quản lý văn bản đi 19 1.4. Lập hồ sơ và chuyển giao hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 21 1.4.1 Lập hồ sơ 21 1.4.2 nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 24 1.4.3 Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ ở Phòng Quản lý đô thị 25 1.5 Quản lý và sử dụng con dấu 25 1.6 Trang thiết bị trong phòng 27 CHƯƠNG 3 : KẾT LUẬN, NHẬN XÉT KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI PHÒNG QUẢN LÝ ĐÔ THỊ. NHỮNG Ý KIẾN ĐÓNG GÓP VÀ KIẾN NGHỊ 29 3.1 Điểm giống nhau giữa lý thuyết và thực tiễn của công tác văn thư tại phòng Quản lý đô thị 29 3.2 Điểm khác nhau giữa lý thuyết và thực tiễn của công tác văn thư tại phòng Quản lý đô thị 30 3.3 Các đề xuất, kiến nghị 32 KẾT LUẬN 34 PHỤ LỤC

MỤC LỤC A.PHẦN MỞ ĐẦU 1 Mục đích, ý nghĩa đợt kiến tập .1 Lý chọn địa điểm kiến tập Khó khăn, thuận lợi trình kiến tập Lời cảm ơn CHƯƠNG : KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA PHÒNG QUẢN LÝ ĐÔ THỊ TRỰC THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phòng Quản lý đô thị 1.1.1 Lịch sử hình thành 1.1.2 Cơ cấu tổ chức 1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ 1.1.3.1 Chức 1.1.3.2 Nhiệm vụ .8 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư Phòng Quản lý thị 10 1.2.1 Tình hình cấu tổ chức 10 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 11 CHƯƠNG : THỰC TIỄN CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI PHỊNG QUẢN LÝ ĐƠ THỊ 13 1.Thực tiễn cơng tác văn thư 13 1.1 Công tác ban hành soạn thảo văn .13 1.2 Công tác quản lý văn đến 16 1.3 Quản lý văn 19 1.4 Lập hồ sơ chuyển giao hồ sơ vào lưu trữ quan .21 1.4.1 Lập hồ sơ 21 1.4.2 nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 24 1.4.3 Trách nhiệm công tác lập hồ sơ giao nộp tài liệu vào lưu trữ Phòng Quản lý thị 25 1.5 Quản lý sử dụng dấu 25 1.6 Trang thiết bị phòng .27 CHƯƠNG : KẾT LUẬN, NHẬN XÉT KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI PHỊNG QUẢN LÝ ĐƠ THỊ NHỮNG Ý KIẾN ĐĨNG GÓP VÀ KIẾN NGHỊ 29 3.1 Điểm giống lý thuyết thực tiễn công tác văn thư phòng Quản lý thị .29 3.2 Điểm khác lý thuyết thực tiễn công tác văn thư phòng Quản lý thị .30 3.3 Các đề xuất, kiến nghị .32 KẾT LUẬN 34 PHỤ LỤC A.PHẦN MỞ ĐẦU Mục đích, ý nghĩa đợt kiến tập Đối với sinh viên, trình độ kiến thức điều kiện cần chưa đủ Ngoài lượng lớn kiến thức trang bị ngồi ghế nhà trường, sinh viên cần phải trau dồi kĩ thực hành để áp dụng kiến thức vào thực tiễn Bởi vậy, q trình kiến tập vơ cần thiết tất bạn sinh viên nói chung thân tơi nói riêng Qua q trình kiến tập này, không tiếp thu thêm nhiều kiến thức, kĩ mềm trình làm việc mà chủ động áp dụng vào mơi trường làm việc thực tế quan kiến tập Đồng thời, tạo quan hệ mới, biết cách làm việc tập thể đa dạng Việc kiến tập bước đệm giúp việc thâm nhập vào mơi trường thực tế, tìm hiểu quan, đơn vị với hoạt động liên quan đến chuyên ngành “ Văn thư – Lưu trữ” Giúp tơi nâng cao nhận thức, vai trò trách nhiệm ngành nghề theo đuổi Được tiếp cận làm quen với công việc liên quan đến chuyên môn học Tham gia làm công việc mà đơn vị kiến tập phân công Hơn nữa, biết tổ chức thực công việc cá nhân theo nhóm Đây đợt kiến tập bổ ích, làm tiền đề cho việc thực tập năm tránh khỏi bỡ ngỡ ban đầu Lý chọn địa điểm kiến tập Như biết Việt Nam đà hội nhập với giới, kéo theo phát triển mặt lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội,…Sự bùng nổ khoa học, công nghệ thông tin diễn mạnh mẽ sơi động Trong cơng tác hành đặc biệt quan tâm trọng, trở thành lĩnh vực thiếu lĩnh vực hoạt động xã hội Trong quan nay, nguồn thông tin ngày nhiều, tài liệu, thủ tục giấy tờ gia tăng cách nhanh chóng Do vậy, hoạt động công tác văn thư trở thành yếu tố khơng thể thiếu quan nói riêng hoạt động hành văn phòng nói chung Các quan Đảng, nhà nước , đoàn thể muốn thực chức năng, nhiệm vụ cần phải dùng đến công văn, giấy tờ để phổ biến chủ trương, sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại kiện, tượng xảy hoạt động ngày Trong số Uỷ ban nhân dân Quận Tây Hồ ngoại lệ Trong năm trở lại đây, Uỷ ban nhân dân Quận Tây Hồ thực nhiều sách để nâng cao hiệu quả, suất, chất lượng cho cơng tác văn thư phòng, ban quan, nhiên giống nhiều quan thành phố, Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ nhiều hạn chế định chưa khắc phục chuyên môn nghiệp vụ, sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật… Là sinh viên Khoa Văn thư – Lưu trữ, nhận thức hạn chế nên chọn Uỷ ban nhân dân Quận Tây Hồ cụ thể Phòng Quản Lý Đơ Thị trực Ủy ban nhân dân Quận nơi đến kiến tập Khó khăn, thuận lợi q trình kiến tập Đối với tơi, để tìm nơi kiến tập phù hợp khó khăn Khó khăn thân khơng biết học áp dụng vào thực tế nào? Làm hòa nhập vào mơi trường cơng sở hay nỗi lo thời gian quản lý thân… Bởi vậy, gần tháng kiến tập Phòng Quản Lý Đơ Thị thuộc Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ gặp phải số khó khăn định, cụ thể : Vì lần đầu thực tế quan , nên thân nhiều bỡ ngỡ, chưa hiểu rõ nhiệm vụ phải làm Lý thuyết giảng đường đại học khác nhiều so với thực tế Ngoài lý thuyết học sách nhiều yêu cầu khác mà phải đáp ứng khả quan sát, chủ động công việc, khả giao tiếp, ứng xử với bề cách làm việc nơi kiến tập Khi bước chân vào môi trường làm việc chuyên nghiệp, việc giao tiếp rào cản sinh viên năm mà cảm thấy có phần bối rối giao tiếp mơi trường mới, gặp người Khó khăn tiếp đến áp lực thời gian biểu Việc làm việc theo khung hành cố định thực điều khó khăn Đi làm đồng nghĩa với việc tuyệt đối tuân thủ theo quy định, nề nếp nơi kiến tập Vì vậy, thân phải thực nghiêm túc, thể tác phong nhân viên công sở thực thụ Do đặc thù tính chất cơng việc Phòng Quản lý đô thị nên thực tập chưa có điều kiện để tiếp xúc với cơng việc lưu trữ Vì báo cáo tơi làm cơng tác văn thư Ngồi khó khăn kể trình kiến tập tạo thuận lợi cho việc định hướng công việc tương lai, tiếp xúc trực tiếp với cơng việc, có nhìn rõ nét nghề nghiệp Nó giúp tơi có thêm nhiều kinh nghiệm làm việc thực tế kĩ khác, nhận biết giống khác lý thuyết thực tế Văn Thư – Lưu Trữ, cải thiện kỹ giao tiếp, hiểu rõ điểm mạnh, điểm yếu thân cơng việc để hồn thiện Nhờ kiến tập, mà tơi có quan hệ mới, giúp đỡ nhiều công việc, có kinh nghiệm quý báu giúp cho trình thực tập xin việc sau Lời cảm ơn Sau gần tháng kiến tập Phòng Quản Lý Đơ Thị trực thuộc Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ , với giúp đỡ cơ, chú, anh, chị phòng Quản Lý Đơ Thị bảo tận tình thầy giáo, tơi hồn thành Báo cáo kiến tập cách tốt đẹp Ba năm theo học ngành “Văn Thư – Lưu Trữ” Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội thầy cô giáo truyền đạt kiến thức quý báu chuyên môn, nghiệp vụ ngành, chưa va chạm thực tế Qua đợt kiến tập mà nhà trường tổ chức này, học hỏi nhiều điều Những kiến thức trang bị giảng đường đại học có dịp thực hành, áp dụng thực tế Đồng thời, tiếp cận trực tiếp làm việc hàng ngày cán công chức Tôi tận mắt quan sát công việc cụ thể hàng ngày mà cán Văn thư – Lưu trữ phải làm, học kỹ năng, nghiệp vu Văn Thư – Lưu Trữ trách nhiệm công việc, tác phong thái độ ứng xử nơi công sở Vững vàng, tự tin với nghề nghiệp chọn Qua báo cáo này, xin gửi lời cảm ơn chân thành, sâu sắc đến cô, chú, anh, chị cơng tác phòng Quản Lý Đơ Thị thuộc Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ góp ý, tạo điều kiện cho kiến tập quan Ngồi ra, tơi xin cảm ơn tới Ban lãnh đạo Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội thầy cô giáo khoa “ Văn Thư – Lưu Trữ”đã tạo điều kiện thuận lợi giúp sinh viên có hội để tiếp cận thực tế Đặc biệt, xin chân thành cảm ơn chị Bùi Thị Hảo – Cán Văn thư phòng Quản Lý Đơ Thị trực tiếp hướng dẫn, bảo tận tình, giúp đỡ tơi nhiều q trình kiến tập lấy tư liệu để hoàn thành báo cáo kiến tập Vì thời gian kiến tập quan tương đối ngắn, kinh nghiệm thực tế hạn chế nên báo cáo kiến tập không tránh khỏi thiếu sót định Kính mong nhận góp ý thầy bạn để báo cáo tơi hồn thiện Tôi xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày 19 tháng năm 2017 Sinh viên CHƯƠNG : KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA PHÒNG QUẢN LÝ ĐÔ THỊ TRỰC THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phòng Quản lý thị 1.1.1 Lịch sử hình thành Phòng Quản Lý Đô Thị trực thuộc Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ có trụ sở số 657 Lạc Long Quân, Quận Tây Hồ, Thành Phố Hà Nội Đây quan chun mơn thuộc ủy ban nhân dân Quận Phòng Quản lý đô thị thành lập theo định số 210/2004/QĐUB Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội việc Thành lập phòng Quản lý thị thuộc Uỷ ban nhân dân Quận Theo nghị sô 12/2004/QĐ-UB ngày 10/12/2004 Hội đồng nhân dân thành phố việc tổ chức quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân Quận, huyện Theo định số 03/2017/QĐ-UBND ngày 28/4/2017 Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phòng Quản lý thị Phòng Quản lý thị tách từ phòng Địa – Nhà đất đô thị Quận, huyện Là quan chuyên môn trực thuộc Ủy ban nhân dân quận, huyện Chịu hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ Sở, Ngành thành phố Phòng có tư cách pháp nhân, sử dụng dấu riêng theo quy định Nhà nước 1.1.2 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức máy phòng quản lý thị Trưởng phòng : Lãnh đạo, quản lý, điều hành chịu trách nhiệm hoạt động phòng theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giao trước Ủy ban nhân dân quận trước pháp luật Đồng thời chịu trách nhiệm công tác chuyên môn, nghiệp vụ Sở, ban ngành liên quan đạo, hướng dẫn Trực tiếp đạo công tác trọng tâm, trọng điểm, phân cơng việc đạo đồng chí Phó Trưởng phòng phận chuyên viên tham mưu, giúp việc Xây dựng chương trình cơng tác theo tuần, tháng, quý, năm chuyên đề thuộc lĩnh vực cơng tác phòng phụ trách địa bàn quận Phó phòng : người giúp việc cho Trưởng phòng, chịu trách nhiệm trực tiếp trước Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Ủy ban nhân dân Quận pháp luật cơng việc Trưởng phòng phân cơng Thay mặt Trưởng phòng giải cơng việc ủy quyền Trưởng phòng vắng Trong trình giải cơng việc có liên quan đến lĩnh vực phụ trách vượt thẩm quyền, phải báo cáo Trưởng phòng xin ý kiến đạo Chuyên viên : Có trách nhiệm tham mưu, thực nhiệm vụ giao, thực nhiệm vụ khác Trưởng phòng phân cơng Chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước lãnh đạo phòng nhiệm vụ giao Cán Văn Thư : Có trách nhiệm thực nhiệm vụ giao bao gồm : Thực công tác văn thư, lưu trữ, tài Phòng Thực chế độ báo cáo định kì theo cơng việc thực đột xuất theo yêu cầu Thực nhiệm vụ khác Trưởng phòng phân cơng Chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước lãnh đạo phòng nhiệm vụ giao SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHỊNG QUẢN LÝ ĐƠ THỊ TRƯỞNG PHỊNG PHĨ PHỊNG PHĨ PHỊNG CHUN VIÊN VĂN THƯ *Phòng Quản lý thị chia làm phòng : 01 phòng Trưởng phòng 03 Phòng Chuyên viên *Tổng số cán phòng gồm có : 13 người, Trong : Trưởng phòng :01 Phó phòng :02 Chun Viên : 09 Cán văn thư : 01 1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ Căn định số 03/2017/QĐ –UBND ngày 28/4/2017 Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phòng Quản lý thị 1.1.3.1 Chức Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân Quận, huyện thực chức quản lý nhà nước quy hoạch, kiến trúc, xây dựng nhà công sở, giao thơng, bưu chính, viễn thơng 1.1.3.2 Nhiệm vụ - Quản lý quy hoạch, kiến trúc : + Trình Ủy ban nhân dân quận, huyện phê duyệt quy hoạch chi tiết xây dựng đô thị theo phân cấp Thành phố, lập kế hoạch theo dõi việc thực kế hoạch, quy hoạch xây dựng, sửa chữa nhà ở, xây dựng cơng trình hạ tầng kỹ thuật giao thông đô thị địa phương + Quản lý mốc giới, giới, cột xây dựng theo quy hoạch xác định địa bàn Công bố quy hoạch chi tiết xây dựng theo quy hoạch chi tiết xây dựng phê duyệt địa phương trụ sở Ủy ban nhân dân quận, huyện phương tiện thông tin đại chúng + Hướng dẫn, kiểm tra việc xây dựng cơng trình theo quy hoạch xây dựng phê duyệt quy định quản lý kiến trúc, Phối hợp với quan chức chuyên môn xác định xây dựng quy định cụ thể quản lý cơng trình có giá trị kiến trúc cần bảo tồn - Quản lý xây dựng, giao thông đô thị + Thụ lý hồ sơ xin cấp phép xây dựng, hồ sơ xin cấp phép đào đường, hè ngõ trình Ủy ban nhân dân quận, huyện định theo phân cấp Ủy ban nhân dân thành phố + Quản lý chất lượng cơng trình xây dựng, sản phẩm vật liệu xây dựng thuộc quận, huyện quản lý Quản lý hồ sơ, tài liệu khảo sát, thiết kế xây dựng, hồ sơ hồn cơng cơng trình thuộc thẩm quyền quản lý Ủy ban nhân dân quận, huyện + Hướng dẫn lập dự án đầu tư, luận chứng kinh tế kỹ thuật công người lập hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại); chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy không cần phải lưu giữ Sắp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ: Việc xếp văn bản, tài liệu hồ sơ nhằm cố định trật tự văn bản, tài liệu; làm cho hồ sơ phản ánh vấn đề, việc cách rõ ràng; giúp cho việc theo dõi, giải công việc hàng ngày việc tra cứu, sử dụng cần thiết sau thuận tiện - Tác dụng việc lập hồ sơ : + Đối với cá nhân: Giúp cán bộ, nhân viên xếp giấy tờ khoa học, quản lý chặt chẽ tài liệu, tra cứu nhanh chóng, thuận tiện cho nghiên cứu, đề xuất ý kiến nâng cao hiệu giải công việc, tạo tác phong làm việc khoa học + Đối với quan nói chung Phòng Quản lý thị nói riêng Tra cứu nhanh chóng, làm xác để giải công việc kịp thời, mang lại hiệu Quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước, quan.Quản lý tồn cơng việc hồ sơ hình thành hoạt động quan Giữ gìn chứng pháp lý đảm bảo cho hoạt động kiểm tra, tra giám sát Là cơng cụ để kiểm sốt, đánh giá việc thi hành quyền lực nhà nước Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ cho công tác nghiên cứu trước mắt sau Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Không phát sinh kinh phí chỉnh lý tài liệu Ý nghĩa lập hồ sơ công việc Giúp cán bộ, công chức nắm thành phần, nội dung, khối lượng văn hình thành q trình giải cơng việc, từ biết phải xây dựng, ban hành văn bước triển khai để giải công việc giao 23 Giúp văn hình thành hoạt động quan lưu giữ tập trung, tránh tình trạng phân tán, thất lạc tài liệu, tiết kiệm thời gian cơng sức tra tìm, việc nghiên cứu văn bản, tài liệu vấn đề hệ thống trọn vẹn Tại Phòng Quản lý thị, việc lập hồ sơ gặp phải số bất cập sau : Một số tài liệu phải thụ lý thời gian dài nên gây khó khăn cho việc lập hồ sơ Vì cơng việc phòng q nhiều mà có 01 Cán văn thư nên khối lượng hồ sơ công việc lớn, việc lập hồ sơ diễn chậm kéo theo việc nộp hồ sơ vào lưu trữ quan chậm Việc dẫn đến khối lượng hồ sơ tồn đọng văn phòng nhiều, chiếm diện tích, khơng gian phòng, thiếu chỗ để tài liệu 1.4.2 nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu thủ tục nộp lưu hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ quan quy định thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; hồ sơ, tài liệu xây dựng thời hạn 03 tháng, kể từ ngày cơng trình tốn Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ quan gồm toàn hồ sơ, tài liệu xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ loại hồ sơ, tài liệu sau: + Các hồ sơ nguyên tắc dùng làm để theo dõi, giải công việc thuộc trách nhiệm cá nhân, cá nhân giữ tự loại hủy văn hết hiệu lực thi hành + Hồ sơ công việc chưa giải xong + Hồ sơ phối hợp giải công việc (trường hợp trùng với hồ sơ đơn vị chủ trì) + Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo Thủ tục nộp lưu : Khi nộp lưu tài liệu phải lập hai “Mục lục hồ sơ, 24 tài liệu nộp lưu” hai “Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu” Đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu Lưu trữ quan giữ loại 1.4.3 Trách nhiệm công tác lập hồ sơ giao nộp tài liệu vào lưu trữ Phòng Quản lý thị Trưởng Phòng Quản lý thị có trách nhiệm đạo công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành Phòng Chánh Văn phòng, người giao trách nhiệm có nhiệm vụ: + Tham mưu cho Trưởng phòng việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan, tổ chức cấp + Tổ chức thực việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành Trung tâm + Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Chủ Tịch Quận việc lập hồ sơ, bảo quản giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị vào lưu trữ hành quan, tổ chức + Trong trình theo dõi, giải công việc, cá nhân phải lập hồ sơ cơng việc 1.5 Quản lý sử dụng dấu Con dấu thành phần quan trọng, thiếu việc đảm bảo tính pháp lý văn quy định Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quy định cụ thể quản lý sử dụng dấu Tại phòng Quản lý thị có loại dấu sau : - Dấu phòng - Dấu chức danh - Dấu họ tên - Dấu cấp phép - Dấu thẩm định Các loại dấu đóng sau : Dấu phòng : đóng văn thuộc nhiệm vụ phòng, lấy danh 25 nghĩa phòng để làm văn Dấu chức danh, dấu họ tên : vào đóng dấu theo quy định nhà nước quy định việc quản lý dấu quan ghi nghị định 56 Hội đồng phủ Dấu cấp phép : đóng thiết kế, hồ sơ xin xây dựng hợp pháp theo quy định nhà nước Dấu thẩm định : dùng để thẩm định dự án địa bàn quận ( cơng trình xây dựng hạ tầng kỹ thuật,….) Con dấu phòng Văn thư Phòng giữ, bảo quản sử dụng Cán văn thư giữ đóng dấu quan Việc đóng dấu vào văn giấy tờ Tại phòng Quản lý thị nhìn chung theo quy định pháp luật Văn thư tuân thủ quy định : Không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền Tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ Phòng Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ có chữ kí người có thẩm quyền Khơng đóng dấu khống Dấu cán văn thư sử dụng bảo quản mục đích Khơng có tình trạng đóng dấu khống, đóng dấu lên giấy trắng Dấu đóng chùm lên 1/3 chữ kí phía tay trái theo quy định Dấu Phòng quản lý thị dùng mực đỏ Cán văn thư thường xuyên thay mực dấu có dấu hiệu mờ Văn thư đóng dấu treo văn có phần phụ lục dự thảo trình cấp phê duyệt Những tài liệu gửi kèm theo văn đề án, chương trình, dự thảo, báo cáo cầ đíng dấu vào góc trái phía văn bản, dấu trùm khoảng ¼ mặt dấu lên chỗ có chữ để đảm bảo độ tin cậy tài liệu 26 Dấu đóng xong văn thư cất vào tủ khóa lại Trong thời gian kiến tập, thực hành đóng dấu vào số văn Phòng hướng dẫn cán Văn thư phòng Tuy nhiên có số hạn chế sử dụng dấu : số văn đóng dấu ½ chữ kí bên trái mà theo quy định 1/3, văn thư chưa cập nhật quy định nên đóng dấu giáp lai bên trái văn mà theo quy định hành phải đóng bên phải, số văn dấu đóng chưa thẳng hay dấu bị mờ nét, xét mặt hình thức văn thiếu tính thẩm mĩ 1.6 Trang thiết bị phòng Phòng Quản lý thị bố trí tầng gồm 04 phòng riêng biệt Các phòng Trưởng phòng 03 phòng Chuyên viên bố trí sát để tạo thuận lợi trình làm việc trao đổi thông tin, làm việc hiệu Mặc dù văn thư khơng có phòng làm việc riêng bố trí nơi làm việc thoải mái với trang thiết bị tốt Tùy vào tính chất cơng việc phân cơng nhiệm vụ mà phòng trang bị số trang thiết bị sau : 13 máy vi tính, 01 máy photo, 13 máy in số văn phòng phẩm phục vụ cho cơng việc Đối với văn thư trang bị đầy đủ giá,kệ để tài liệu Hộp, bì hồ sơ Ngồi có phương tiện xử lý văn : ghim, kẹp tài liệu, phương tiện văn phòng dùng để dán giấy, loại bút viết… Máy photo dùng để photo tài liệu, tạo sao, dùng cần cho công việc văn phòng có 01 máy photo nên 04 phòng dùng chung Máy in dùng để in tài liệu, trang thiết bị hữu dụng văn phòng Máy tính dùng để cung cấp, tìm kiếm thơng tin qua mạng, phương tiện cung cấp tiện nghi xử lý văn nhanh Ngoài trang thiết bị kể văn phòng bố trí 04 máy 27 điều hòa, bàn ghế uống nước để tiếp khách trao đổi cơng việc Nhìn chung, cách bố trí trang thiết bị phòng làm việc thể khoa học văn phòng Các trang thiết bị trang bị đầy đủ tạo điều kiện tốt cho cán làm việc Các trang thiết bị hoạt động tương đối tốt phục vụ cho công việc Tuy nhiên , gặp số trục trặc gọi sửa chữa kịp thời để phục vụ, tránh gây cản trở công việc 28 CHƯƠNG : KẾT LUẬN, NHẬN XÉT KHÁI QT VỀ CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI PHỊNG QUẢN LÝ ĐƠ THỊ NHỮNG Ý KIẾN ĐĨNG GĨP VÀ KIẾN NGHỊ 3.1 Điểm giống lý thuyết thực tiễn cơng tác văn thư phòng Quản lý thị Phòng Quản lý thị trực thuộc Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ tiến hành công tác hành văn phòng dựa sở lý thuyết công tác văn thư theo quy định nhà nước Cụ thể : Đối với công tác văn thư thực đầy đủ khâu nghiệp vụ quy định Văn phòng xếp khoa học, hiệu cơng việc tốt Các cán phòng phân công công việc cụ thể Công tác soạn thảo ban hành văn thực theo quy định pháp luật Phòng Quản lý đô thị ứng dụng công nghệ khoa học thông tin q trình quản lý giải cơng việc : đăng kí văn đến máy vi tính, phục vụ cho cơng tác tra tìm nhanh chóng, thuận lợi, đạt hiệu cao Ngồi ra, Phòng đưa trang thiết bị đại vào phục vụ tốt cho công tác văn thư : máy in, máy photo, phần mềm tin học trang thiết bị văn phòng phẩm phục vụ cho công tác văn thư tốt Cán Phòng Quản lý thị thường xuyên cử học lớp bồi dưỡng ngắn hạn để nâng cao chuyên môn nghiệp vụ, phục vụ tốt cho q trình giải cơng việc cơng tác văn thư Các khâu nghiệp vụ công tác văn thư tổ chức khoa học để đảm bảo giải cơng việc nhanh chóng, kịp thời, xác Ngồi mặt thuận lợi sở vật chất quan khang trang Văn phòng làm tốt cơng tác tham mưu cho lãnh đạo Quận vấn đề quan, việc thu thập, xử lý thơng tin Văn phòng 29 tiếp nhận tốt hồ sơ nhân dân giải nhanh chóng cho họ Cán nhân viên văn phòng hồn thành tốt nhiệm vụ giao đảm bảo quy định cơng tác giấy tờ Cách đăng kí văn theo mẫu sổ học Việc tiếp nhận văn đến chuyển phát văn thực theo quy trình 3.2 Điểm khác lý thuyết thực tiễn công tác văn thư phòng Quản lý thị Theo thơng tư 01/2011/TT-BNV Thông tư hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành điều phần quy định định lề trang văn ( khổ giấy A4) quy định sau : Lề trên: cách mép từ 20 - 25 mm Lề dưới: cách mép từ 20 - 25 mm Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm Tuy nhiên Tại Phòng Quản lý thị có văn soạn thảo lề không giống quy định Tùy vào văn bản, có văn lề chuẩn quy định phần chữ kí dấu bị nhảy sang trang sau xét thẩm mĩ văn khơng có tính thẩm mĩ Về dấu : dấu giáp lai đóng bên lề phải văn gồm 02 tờ trở lên để tất tờ có thơng tin dấu nhằm đảm bảo tính chân thực tờ văn ngăn ngừa việc thay đổi nội dung, giả mạo văn Nhưng đây, giấu giáp lai thường đóng bên trái Theo lý thuyết, dấu phải đóng 1/3 chữ ký phía bên trái thực tế quan, có văn đóng ½ chữ kí trùm lên toàn chữ ký Lý thiết kế hay dự án cần có nhiều chữ kí cá nhân phòng ban duyệt , diện tích giấy khơng đủ cho việc đóng 1/3 chữ kí Điều hồn tồn phù hợp với đặc thù cơng việc Phòng Bên cạnh tồn hạn chế : 30 Phòng chưa phát huy tối đa giá trị việc áp dụng phương tiện kỹ thuật đại vào công tác văn thư Việc áp dụng công nghệ thông tin vào cơng tác văn thư nhiều hạn chế , việc quản lý xử lý văn qua mạng chưa triển khai triệt đề Các phần mềm quản lý chưa áp dụng nhiều, số tài liệu phải tra tìm theo phương pháp thủ cơng Cán văn thư chun trách hạn chế mặt chuyên môn nghiệp vụ Một số trang thiết bị hỏng hóc : máy photo, máy fax, máy vi tính chưa sử chữa kịp thời dẫn đến làm chậm q trình giải cơng việc Vẫn hạn chế nhỏ việc, khơng hồn thành tiêu, thời hạn giao Các khâu công tác văn thư làm tốt việc soạn thảo văn chưa thể thức quy định Việc lập hồ sơ chưa thực nhanh chóng nên chưa thể nộp vào kho lưu trữ gây tồn đọng, chiếm diện tích phòng làm việc *Ngun nhân dẫn đến khác biệt : Đầu tiên phải kể đến khó khăn phía đội ngũ cán bộ, công chức: số lượng cán làm công tác văn thư "mỏng", tình trạng cán làm công tác văn thư kiêm nhiệm thêm cơng việc khác nhiều Phòng Quản lý thị công việc nhiều phức tập, nhiên có 01 cán văn thư Bên cạnh lãnh đạo quan phòng trực thuộc chưa hiểu rõ đánh giá hết nội dung quan trọng công tác văn thư, lưu trữ nên chưa dành quan tâm, đầu tư u cầu cơng tác Phòng Quản lý thị gặp khó khăn kinh phí chỉnh lý tài liệu, đầu tư trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ 31 Bên cạnh đó, phải kể đến nguyên nhân khách quan như: Vẫn thiếu văn quy phạm pháp luật quy định, hướng dẫn cụ thể số nội dung công tác văn thư, lưu trữ như: lập hồ sơ công việc lưu trữ hành; ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu Điều gây khó tác văn thư Cập nhận phổ biến văn pháp luật công tác văn thư cho cán bộ, công chức, viên chức nhằm nâng cao nhận thức vị trí, tầm quan trọng cơng tác văn thư thực nghiêm túc quy định Nhà nước , văn hướng dẫn nghiệp vụ trung ương Tăng cường công tác kiểm tra, đạo, động viên khen thưởng kịp thời xử lý vi phạm pháp luật công tác khăn việc triển khai, thực nội dung văn thư, lưu trữ Phòng Ngồi ra, cơng tác đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư cho cán văn thư phòng chưa đạt u cầu Do thời gian học có hạn nhiều công việc cần giải quan nên cán văn thư tiếp thu hết kiến thức, kĩ yêu cầu 3.3 Các đề xuất, kiến nghị * Đối với Phòng Quản lý thị Từ ưu điểm hạn chế nêu trên, em xin đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao suất, chất lượng công tác văn thư Phòng Quản lý thị sau : Để đưa công tác văn thư vào nề nếp đạt bước tiến dài, cần thay đổi nhận thức quan, đơn vị đặc biệt cấp lãnh đạo Cần có đội ngũ cán đào tạo tốt chuyên môn, đạo quán hoạt động Phòng, phát huy trách nhiệm người đứng đầu quan việc đạo, điều hành công văn thư, lưu trữ Giải đầy đủ chế độ phụ câp trách nhiệm, độc hại, sách cho cán văn thư chuyên trách, kiêm nhiệm Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán 32 làm công tác văn thư để công tác văn thư Trung tâm ngày hướng phát triển ngành Tăng cường đào tạo đội ngũ cán trẻ công tác văn thư Để nâng cao hiệu làm việc văn phòng, văn thư lãnh đạo phải đề quy chế văn thư rõ ràng, có hiệu Đẩy mạnh ứng dụng cơng nghệ thơng tin đăng kí, tra tìm văn theo dõi công việc hàng ngày quan Việc ứng dụng khoa học công nghệ vào quản lý văn phần mềm quản lý văn đi, văn bảnđến, quản lý văn lập hồ sơ giúp công tác văn thư tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn giấy ngày gia tăng nhằm số hóa tài liệu lưu trữ hỗ trợ cho công tác khai thác phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ nhân dân cán công chức, viên chức *Đối với môn văn thư khoa, trường Từ trải nghiệm gần tháng thực tế quan, e học nhiều điều mà sách vở, lý thuyết khơng có Em xin nêu đề xuất, ý kiến mơn văn thư khoa, trường sau : Nhà trường nên giảm tiết học lý thuyết, tăng thêm tiết thực hành để sinh viên tiếp xúc trang bị kĩ nghiệp vụ Dạy thêm tiết tin học giúp sinh viên ứng dụng phần mềm công tác văn thư hay lưu trữ Tổ chức thêm nhiều chuyến thực tế nữa, mơi trường thực tế có nhiều thứ đáng để học hỏi 33 KẾT LUẬN Sau gần tháng kiến tập Phòng Quản lý thị trực thuộc Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ với chưa phải khoảng thời gian đủ dài để đánh giá tổng quát hết công tác văn thư Phòng, khoảng thời gian đủ để tơi nhìn nhận rõ tầm quan trọng cơng tác văn thư, mặt tích cực hạn chế cơng tác văn thư tồn đọng khâu nghiệp vụ Phòng Quản lý thị Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thơng tin, góp phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác quan, tổ chức đảng, tổ chức trị - xã hội phòng chống nạn quan liêu giấy tờ Trong hoạt động quan, tổ chức, từ việc đề chủ trương, sách, xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với quan cấp trên, đạo quan cấp triên khai, giải công việc…đều phải dựa vào nguồn thơng tin có liên quan Thơng tin đầy đủ, xác kịp thời hoạt động quan đạt hiệu cao, lẽ thông tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thơng tin chủ yếu nhất, xác thơng tin từ văn văn phương tiện chứa đựng, truyền đại, phổ biến thơng tin mang tính pháp lý Công tác văn thư bao gồm nhiều việc , liên quan đến nhiều người , nhiều phận, làm tốt cơng tác văn thư giúp lãnh đạo quan, tổ chức Đảng, tổ chức tri – xã hội đạo cơng việc xác, hiệu quả, khơng để chậm trễ, sai sót, tránh nạn quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành Góp phần giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước quan Mọi chủ trương tuyệt mật phản ánh văn Việc giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước quan quan trọng Tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn chặt chẽ, gửi văn đối tượng , khơng để mát, thất lạc góp phần giữ gìn tốt bí mật Đảng, Nhà nước 34 quan Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ hoạt động quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị - xã hội Nội dung tài liệu phải ánh hoạt động quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị - xã hội đồng chí lãnh đạo Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ , nội dung văn xác, phản ánh trung thực hoạt động quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị - xã hội cần thiết, tài liệu chứng pháp lý quan Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Làm tốt công tác văn thư, công việc quan, tổ chức văn hóa Giải xong cơng việc, tài liệu lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ quan quy định tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ , tiến hành khâu nghiệp vụ phân loại , xác định giá trị, thống kê, bảo quản phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày lâu dài sau Là sinh viên năm khoa Văn thư – Lưu trữ kiến tập phòng, tơi cố gắng nỗ lực nhiều để hồn thành tốt cơng việc giao : chuyển phát văn đi, tiếp nhận văn đến, đóng dấu, vào sổ cơng văn đi, đến photo tài liệu…Luôn trau dồi kiến thức, học hỏi nghiệp vụ từ anh, chị trước Quan sát cách làm việc cán Văn thư chuyên nghiệp Từ đó, nâng cao trình độ chun mơn Bên cạnh đó, tơi có đánh giá, so sánh, đồng thời mạnh dạn đưa ý kiến đóng góp mong muốn góp phần nhỏ làm cho cơng tác văn thư Phòng Quản lý thị ngày có hiệu 35 PHỤ LỤC PHỤ LỤC ... Quản lý thị Phòng Quản lý thị trực thuộc Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ tiến hành cơng tác hành văn phòng dựa sở lý thuyết công tác văn thư theo quy định nhà nước Cụ thể : Đối với công tác văn thư. .. Quản lý thị mà bố trí 01 cán văn thư Vì vậy, thân cán văn thư có ý thức với cơng việc mình, thực quy trình cơng tác văn thư mà nhà nước quy định Hình thức tổ chức cơng tác văn thư phòng Quản lý thị. .. trực tiếp Với văn đến, Văn thư Phòng Quản lý thị thực bước giải văn theo trình tự bao gồm : Bước 1: Tiếp nhận văn đến : văn đến tập trung Phòng Văn Thư Quận, có xếp theo tủ gỗ, Văn thư Phòng người