MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài. 3 2. Mục tiêu của đề tài. 3 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. 3 4. Nguồn tài liệu tham khảo . 4 5. Phương pháp nghiên cứu. 5 6. Bố cục của đề tài. 5 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 6 1.1. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Viện Công nghệ thông tin 6 1.1.1 Sự ra đời 6 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Viện Công Nghệ Thông Tin. 7 1.1.3 Ban lãnh đạo 8 1.1. 4 Cơ cấu tổ chức . 8 1.1.5 Các hoạt động thường xuyên của Viện. 9 1.1.6 Những thành tựu nổi bật của Viện Công Nghệ Thông Tin. 10 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Viện Công nghệ thông tin. 10 1.2.1. Khảo sát về công tác văn thư. 12 1.2.1.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan (nhận xét ưu, nhược điểm). 12 1.2.1.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiêm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan. 13 1.2.2. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. 15 1.3 Tìm hiểu vị trí chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu và quyền hạn của phòng Quản lý tổng hợp – Viện công nghệ thông tin. 16 1.3.1 Vị trí và chức năng 16 1.3.2. Nhiệm vụ. 17 1.3.3 Cơ cấu tổ chức của Phòng Quản lý tổng hợp. 19 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN 33 2.1. Tìm hiểu về công tác Văn thư của Phòng Quản lý Tổng hợp Viện Công nghệ Thông tin. 33 2.1.1 Mô hình tổ chức văn thư 33 2.1.2 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Viện. 34 2.1.3. Công tác quản lý văn bản. 38 2.1.4 Việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan 49 2.1.5 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan đơn vị. 50 2.1.5.1 Nội dung lập hồ sơ hiện hành và yêu cầu của mỗi hồ sơ. 50 2.1.5.2. Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan 51 2.1.5.3. Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành 52 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 53 3.1 Đánh giá chung 53 3.1.1 Ưu điểm 53 3.1.2 Nhược điểm 54 3.2. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 54 KẾT LUẬN 56 PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC PHỤ LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 Lý chọn đề tài 2.Mục tiêu đề tài 3.Đối tượng phạm vi nghiên cứu 4.Nguồn tài liệu tham khảo 5.Phương pháp nghiên cứu 6.Bố cục đề tài PHẦN I .6 KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP .6 1.1 Sự đời, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cấu tổ chức Viện Công nghệ thông tin 1.1.1 Sự đời 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Viện Công Nghệ Thông Tin 1.1.3 Ban lãnh đạo 1.1 Cơ cấu tổ chức 1.1.5 Các hoạt động thường xuyên Viện 1.1.6 Những thành tựu bật Viện Công Nghệ Thông Tin 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành văn phịng Viện Cơng nghệ thơng tin .10 1.2.1 Khảo sát công tác văn thư 12 1.2.1.1 Tìm hiểu mơ hình tổ chức văn thư quan (nhận xét ưu, nhược điểm) .12 1.2.1.2 Nhận xét, đánh giá trách nhiêm lãnh đạo văn phịng việc đạo thực cơng tác văn thư quan 13 1.2.2 Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ 15 1.3 Tìm hiểu vị trí chức năng, nhiệm vụ, cấu quyền hạn phòng Quản lý tổng hợp – Viện công nghệ thông tin 16 1.3.1 Vị trí chức 16 1.3.2 Nhiệm vụ .17 1.3.3 Cơ cấu tổ chức Phòng Quản lý tổng hợp 19 PHẦN II 33 CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN .33 2.1 Tìm hiểu cơng tác Văn thư Phòng Quản lý Tổng hợp Viện Công nghệ Thông tin 33 2.1.1 Mơ hình tổ chức văn thư 33 2.1.2 Công tác soạn thảo ban hành văn Viện 34 2.1.3 Công tác quản lý văn 38 2.1.4 Việc quản lý sử dụng dấu quan .49 2.1.5 Tìm hiểu lập hồ sơ hành quan đơn vị .50 2.1.5.1 Nội dung lập hồ sơ hành yêu cầu hồ sơ 50 2.1.5.2 Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành quan 51 2.1.5.3 Trách nhiệm công tác lập hồ sơ giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành 52 PHẦN III 52 Sinh viên : Hoàng Thị Thu Lớp : Quản Trị Văn Phòng K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 53 3.1 Đánh giá chung 53 3.1.1 Ưu điểm 53 3.1.2 Nhược điểm 54 3.2 Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 54 KẾT LUẬN 56 PHỤ LỤC 58 PHỤ LỤC Sinh viên : Hoàng Thị Thu Lớp : Quản Trị Văn Phòng K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NĨI ĐẦU Cơng tác văn phịng hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ công tác quản lý tổ chức điều hành hoạt động quan Làm tốt cơng tác văn phịng đảm bảo việc cung cấp thông tin cần thiết phục vụ quản lý quan, góp phần giải cơng việc nhanh chóng, xác, chất lượng Trong cơng đổi mới, thực cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước Làm tốt cơng tác văn phịng, cắt bỏ tốt thủ tục hành rườm già, khơng thật cần thiết để góp phần thúc đẩy cơng việc giải nhanh chóng, hiệu vấn đề đặt Đảng Nhà nước Xuất phát từ tinh thần đào tạo, học hỏi áp dụng nhằm nâng cao hiệu suốt công việc đồng thời để góp phần đổi mới, HĐH măt Văn phịng nói chung việc đào tạo đội ngũ cán làm cơng tác văn phịng có đầy đủ phẩm chất, trình độ, chun mơn nghiệp vụ yêu cầu cần thiết thực tế cần triển khai thực có hiệu Đây lý sau tiếp thu kiến thức lý luận, sinh viên trường ĐH, CĐ nói chung Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói riêng nhà trường cho phép liên hệ thực tập quan để bồi dưỡng tiếp thu kinh nghiệm sở vận dụng linh hoạt kiến thức học trường vào thực tế công việc Là trường đào tạo có uy tín chun ngành thuộc lĩnh vực khoa học xã hội Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trọng việc đào tạo kỹ năng, trang bị kiến thúc cần thiết không lý luận mà dựa sở thực tế để sinh viên sau trường có đầy đủ hành trang kỹ cần thiết cho trình làm việc thực tế sau Hàng năm trường giới thiệu sinh viên thực tập đơn vị hành doanh nghiệp nước, để sinh viên có hội cọ sát thực tế, tiếp thu thêm kiến thức bổ ích mà sách khơng có Được phân cơng Khoa “ Quản trị văn phòng ”và đồng ý tiếp nhận Ban Quản lý Phòng “ Quản lý tổng hợp”- Viện công nghệ thông tin – Viện Khoa học Công nghệ Việt Nam Em đến thực tập Phịng “ Sinh viên : Hồng Thị Thu Lớp : Quản Trị Văn Phòng K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Quản lý tổng hợp – Viện công nghệ thơng tin” có trụ sở số 18 đường Hồng Quốc Việt – Cầu Giấy - Hà Nội từ ngày 04/01/2016 đến ngày 11/03/2016 Trong thời gian thực tập Viện công nghệ thông tin - Viện Hàn lâm Khoa học công nghệ Việt Nam Em hiểu đợt thực tập thời gian quý báu để em tiếp thu thêm nhiều kiến thức kinh nghệm quý báu Để thực tốt kế hoạch thực tập trường đề ra, thân em phải nỗ lực khơng ngừng để vừa hồn thành nhiệm vụ thực tập quan đồng thời phải gắn kết, sâu chuỗi lý thuyết học trường vào thực tế công việc mốt cách thục Tuy cịn gặp nhiều khó khăn việc áp dụng kiến thức học vào thực tế, song nhờ giúp đỡ tận tình thầy trường cán bộ, công chức quan Em hồn thành cơng việc thực tập cách có hiệu học hỏi nhiều kinh nghiệm bổ ích Qua em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy cô giáo Khoa Quản trị Văn phịng, cán bộ, cơng chức phịng “ Quản lý tổng hợp – Viện cơng nghệ thông tin " - Viện Hàn lâm Khoa học cơng nghệ Việt Nam giúp đỡ em hồn thành đợt thực tập Mặc dù thân em có nhiều cố gắng, xong thời gian có hạn, vốn kiến thức hạn chế nên báo thực tập em khơng tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận ý kiến đóng góp thầy cán bộ, cơng chức phịng Quản lý tổng hợp – Viện công nghệ thông tin - Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam để báo cáo em hoàn chỉnh tốt Em xin trân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 12 tháng 03 năm 2016 Sinh viên Hoàng Thị Thu Sinh viên : Hoàng Thị Thu Lớp : Quản Trị Văn Phòng K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lý chọn đề tài Ngày với lên đất nước, phát triển nhanh mạnh kinh tế thị trường đời quan tổ chức với quy mô lớn nhỏ, loại hình kinh doanh đa dạng phong phú Mỗi quan, tổ chức doanh nghiệp có cách tổ chức xếp máy hoạt động riêng cho phù hợp với tiến trình lên hội nhập doanh nghiệp, tổ chức Trong quan tổ chức nào, văn giấy tờ cầu nối quan trọng doanh nghiệp tổ chức kinh tế, nhà nước với nhân dân Vì cơng tác văn thư lưu trữ có vai trị lớn khơng thể thiếu đơn vị hành nghiệp, văn giấy tờ tập trung vào đầu mối phận văn thư lưu trữ để quản lý sử dụng có hiệu Để tìm hiểu rõ cơng tác tổ chức văn phịng, đặc biệt cơng tác văn thư lưu trữ nắm bắt thuận lợi khó khăn ngành, trình thực tập Viện Công nghệ thông tin em xin chọn đề tài : “ Tìm hiểu cơng tác văn thư Viện Công nghệ thông tin – Viện Hàn lâm khoa học công nghệ Việt Nam” Mục tiêu đề tài Đề tài thực tập tốt nghiệp nhằm đạt mục tiêu nghiên cứu sau: - Tìm hiêu vấn đề công tác văn thư - Phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động văn thư Viện công nghệ thông tin, thấy rõ ưu điểm hạn chế nhằm đưa vấn đề cần nghiên cứu giải Văn thư Viện Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư thực tiễn hoạt động văn thư Viện Công nghệ thông tin – Viện Hàn lâm khoa học công nghệ Việt Nam bao gồm : - Nghiên cứu lịch sử hình thành Cơ cấu tổ chức, chức nhiệm vụ Viện Công nghệ thông tin Thực trạng hoạt động Văn phịng Viện cơng nghệ thơng tin Đánh giá hoạt động Văn thư Viện ưu điểm hạn chế Sinh viên : Hồng Thị Thu Lớp : Quản Trị Văn Phịng K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nguồn tài liệu tham khảo * Tài liệu để hoàn thành báo cáo lấy số nguồn tài liệu Tài liệu qua Internet: + Website Viện Công nghệ Thông tin Việt Nam; http://www.ioit.ac.vn/ + Website Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam; http://www.vast.ac.vn/ + Bách khoa Toàn thư mở https://vi.wikipedia.org Tài liệu văn + Văn quy định chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam; + Quyết định số 1601/QĐ-VHL ngày 24/9/2015 Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ VN việc Ban hành Quy chế văn thư, lưu trữ; + Thông tư số 01/ 2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; + Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan.; + Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi số điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP công tác văn thư; + Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20/7/2015 Bộ Công an hướng dẫn thực số điều Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước; + Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước; + Ngồi để hồn thành báo cáo, tác giả tham khảo số báo cáo thực tập khóa trước chun ngành Quản trị Văn phịng, Trung tâm Thơng tin Thư viện Trường Đại học Nội vụ hà Nội Phương pháp nghiên cứu Sinh viên : Hoàng Thị Thu Lớp : Quản Trị Văn Phòng K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bài báo cáo sử dụng số phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp vật biện chứng Phương pháp quan sát Phương pháp điều tra khảo sát Phương pháp thông kê Bố cục đề tài * Báo cáo gồm có phần Phần I Khảo sát cơng tác Văn phịng Viện Cơng nghệ Thơng tin Việt Nam Phần II Tìm hiểu cơng tác Văn thư Phịng Quản lý – Tổng hợp Viện Công nghệ Thông tin Việt Nam Phần III Kết luận đề xuất, kiến nghị Sinh viên : Hồng Thị Thu Lớp : Quản Trị Văn Phịng K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 1.1 Sự đời, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cấu tổ chức Viện Công nghệ thông tin Địa chỉ: Nhà A3 - Số 18 Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội Điện thoại: (+84)(4) 3756.4405 Fax:(+84)(4) 3756.4217 Email: vanthu@ioit.ac.vn Website: www.ioit.ac.vn 1.1.1 Sự đời Thành lập theo Quyết định số 246/CP ngày 27/12/1976 với tên Viện Khoa học Tính tốn Điều khiển Năm 1989 đổi tên Viện Tin học Các đơn vị tiền thân: Phòng Máy tính thành lập năm 1968 Ban Điều khiển học thành lập năm 1973 Năm 1993 với Trung tâm nghiên cứu hệ thống quản lý, Trung tâm toán ứng dụng tin học (thành phố Hồ Chí Minh) hợp thành Viện Sinh viên : Hồng Thị Thu Lớp : Quản Trị Văn Phòng K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Công nghệ Thông tin (CNTT) Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động KHCN số 207, ngày 10/12/1993 Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trường Viện đơn vị nghiên cứu, triển khai ứng dụng công nghệ thông tin lớn Việt Nam Viện có 200 cán với 50 tiến sĩ khoa học tiến sĩ, 20 giáo sư phó giáo sư Viện trung tâm mạng Viện Khoa học Công nghệ Việt Nam Viện có Cơng ty NetNam cung cấp, triển khai giải pháp, dịch vụ mạng Internet Viện đơn vị đào tạo tiến sĩ công nghệ thông tin lớn nước Viện đào tạo 50 tiến sĩ cho trường Đại học, Viện nghiên cứu Bộ ngành Việt Nam Hàng năm số nghiên cứu sinh Viện thường xuyên 30 người Viện đơn vị chủ trì Tạp chí hàng đầu chuyên ngành “Tin học điều khiển học“ Viện đơn vị chủ trì Hội thảo quốc gia thường niên “ Những vấn đề chọn lọc công nghệ thông tin truyền thông “ Viện Chính phủ lựa chọn xây dựng điều hành Phịng thí nghiệm trọng điểm Cơng nghệ mạng Đa phương tiện 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Viện Cơng Nghệ Thơng Tin • Nghiên cứu vấn đề tin học, sở tốn học, tự động hóa kỹ thuật cơng nghệ thông tin, ứng dụng công nghệ thông tin hệ thống kinh tế - xã hội tự động hố sản xuất • Thiết kế, chế tạo sản phẩm CNTT tự động hóa, đặc biệt sản phẩm phần mềm • Triển khai ứng dụng kết nghiên cứu sản xuất đời sống, chuyển giao công nghệ tiên tiến thuộc lĩnh vực nói • Thẩm định, tư vấn dịch vụ kỹ thuật đề án, dự án lĩnh vực Sinh viên : Hoàng Thị Thu Lớp : Quản Trị Văn Phòng K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CNTT • Chế tạo thử nghiệm sản phẩm CNTT tự động hóa dựa kết nghiên cứu KHCN Viện • Biên soạn giáo trình, đào tạo cán nghiên cứu KHCN CNTT • Tổ chức hợp tác quốc tế lĩnh vực CNTT 1.1.3 Ban lãnh đạo LÃNH ĐẠO VIỆN QUA CÁC THỜI KỲ GS TSKH Bạch Hưng Khang, Viện trưởng: 1993-2002 PGS TS Nguyễn Gia Hiểu, Phó Viện trưởng: 1993-1998 PGS TS Lê Hải Khơi, Phó Viện trưởng: 1997-2002, Viện trưởng: 2002-2006 TS Vũ Văn Khiết, Phó Viện trưởng: 2001-2003 PGS TS Lương Chi Mai, Phó Viện trưởng: 2001 - 2013 PGS TS Vũ Đức Thi, Phó Viện trưởng: 2003-2006, Phụ trách Viện, Q Viện trưởng: 2006 - 2010 PGS.TS Thái Quang Vinh, Phó Viện trưởng: 2007- 2010, Viện trưởng 2010 đến Ths Nguyễn Thị Lê Thu, Phó Viện trưởng 2009 - 2014 TS Nguyễn Trường Thắng, Phó Viện trưởng 12/2012 đến 10 TS Nguyễn Đức Dũng, Phó Viện trưởng 8/2014 đến 1.1 Cơ cấu tổ chức * Cơ cấu tổ chức Viện Công nghệ Thông tin bao gồm ban lãnh đạo Viện, Hội đồng khoa học phòng chun mơn, ban lãnh đạo bao gồm: + Viện trưởng: TS.NCVC Nguyễn Trường Thắng + Phó Viện trưởng: ThS.NCVC Nguyễn Thu Anh + Phó Viện trưởng: TS NCVC Nguyễn Đức Dũng Hội đồng khoa học có 20 thành viên gồm ban lãnh đạo : + Chủ tịch: PGS.TS Lương Chi Mai + Phó chủ tịch: PGS.TS Thái Văn Vinh + Phó chủ tịch: PGS.TS Đặng Văn Đức Sinh viên : Hoàng Thị Thu Lớp : Quản Trị Văn Phòng K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Những văn làm đầy đủ thủ tục hành phải đực phát hành ngày văn đăng ký, chậm ngày làm việc tiếp theo; Đối với văn “HẸN GIỜ”, “HỎA TỐC”, “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN” phải phát hành sau làm đầy đủ cá thủ tục hành chính; Văn chuyển phát qua bưu điện phải đăng ký vào Sổ gửi văn bưu điện Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viện bưu điện kiểm tra, ký nhận đóng dấu vào sổ; Việc chuyển giao trực tiếp văn cho phòng ban, cá nhân Viện cho cá nhân, đơn vị Viện phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản, ghi rõ số lượng, họ tên người nhận thời gian nhận vào sổ chuyển giao văn bản; Trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn chuyển phát cho nơi nhận máy Fax chuyển qua mạng, ngày làm việc phải gửi văn văn có giá trị lưu trữ; Chuyển phát văn mật thực theo quy định Điều 10 Điều 16 nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 Chính phủ quy định Điều Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20/7/2015 Bộ Công an Theo dõi việc chuyển phát văn Viên chức Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn đi; Lập phếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn theo yêu cầu người ký văn Việc xác định văn cần lập Phiếu gửi đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất, trình người ký định; Đối với văn có đóng dấu “Tài liệu thu hồi” phải theo dõi, thu hồi thời hạn; nhận lại, phải kiểm tra Đối chiếu để bảo đảm văn không bị thiếu thất lạc; Trường hợp phát văn bị thất lạc, khơng có người nhận phải báo cáo cho Trưởng Phòng Quản lý Tổng hợp để sử lý * Lưu văn Mỗi văn phải lưu hai bản: Bản gốc lưu Văn thư )1 Sinh viên : Hoàng Thị Thu 48 Lớp : Quản Trị Văn Phòng K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lưu hồ sơ cơng việc; Đối với văn có phamjk vi điều chỉnh chung toàn Viện phải lưu Văn thư hai bản; Bản gốc lưu văn thư phải xếp theo thứ tự đăng ký; Việc lưu giữ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu mức độ mật thực theo quy định hành bảo vệ bí mật Nhà nước; Văn thư có trách nhiệm lập Sổ sử dụng lưu để theo dõi phục vụ kịp thời yêu vầu sử dụng lưu Văn thư theo quy định pháp luật, Viện Văn mật lưu riêng, cất giữ cẩn thận tủ, két * Ưu điểm: - Đội ngũ văn thư làm việc nhanh chóng, chuyên nghiệp hiệu - Công tác phân công nhiệm vụ thực nghiêm chỉnh, rõ ràng - Hệ thống phần mềm quản lý văn nâng cấp, đảm bảo yêu cầu công việc - Việc quản lý, xếp lưu thực cách chặt chẽ, có trật tự Khơng xảy tượng mát lẫn lộn tài liệu * Nhược điểm: - Đội ngũ văn thư chuyên trách đơn vị mới, bỡ ngỡ chưa thực quen với cơng việc nên cịn xảy vài sai sót q trình làm việc - Phần mềm quản lý văn nâng cấp số lượng công việc nhiều nên xảy tượng tắc nghẽn, tải * Sơ đồ quy trình giải văn + Xem (Phụ lục 4) 2.1.4 Việc quản lý sử dụng dấu quan Việc quản lý sử dụng dấu công tác văn thư thực theo quy định Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/08/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu, Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 Sinh viên : Hồng Thị Thu 49 Lớp : Quản Trị Văn Phịng K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chính phủ việc sửa đổi,bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐCP Chính phủ cá quy định Quy chế Con dấu quan, đơn vị phải giao cho nhân viên văn thư cán kiêm nhiệm công tác văn thư giữ đong dấu quan, đơn vị Nhân viên văn thư cán kiêm nhiệm cơng tác văn thư có trách nhiệm thực hiên quy định sau: - Giữ bảo quản dấu, không tự ý mang dấu khỏi quan, không giao dấu cho người khác chưa đồng ý văn người có thẩm quyền; - Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ quan, đơn vị; - Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền; - Khơng đóng dấu khơng - Đóng dấu: + Dấu đóng phải rõ rang, ngắn, chiều dung mực dấu quy định; + Khi đóng dấu lên chữ ký dấu đóng phải chùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái; + Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định Dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan, đơn vị tên phụ lục; + Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu văn bản, tài liệu chuyên ngành thực theo quy định Bộ trưởng Bộ Tư pháp 2.1.5 Tìm hiểu lập hồ sơ hành quan đơn vị 2.1.5.1 Nội dung lập hồ sơ hành yêu cầu hồ sơ - Nội dung lập hồ sơ hành bao gồm: + Mở hồ sơ; + Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ; + Kết thúc biên mục hồ sơ Sinh viên : Hoàng Thị Thu 50 Lớp : Quản Trị Văn Phòng K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Yêu cầu hồ sơ lập: + Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị; + Văn bản, tài liệu thu thập, cập nhật vào hồ sơ phải đảm bảo thứ tự theo thời gian ban hành phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải cơng việc đơn vị, cá nhân kết thúc công việc; + Văn bản, tài liệu thu thập, cập nhật vào hồ sơ phải có giá trị tương đối đồng nội dung thời hạn bảo quản 2.1.5.2 Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành quan - Trách nhiệm đơn vị cá nhân việc giao nộp tài liệu: + Cá nhân quan, đơn vị phải giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hành quan, đon vị theo thời hạn quy định Khoản điều này; + Trường hợp đơn vị cá nhân cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải lập danh mục gửi lưu trữ hành quan, đơn vị, thời hạn giữ lại không 02 năm; + Trước nghỉ hưu, việc chuyển công tác khác, cán bộ, công chức, viên chức phải bàn gioa lại hồ sơ, tài liệu cho Thủ trưởng đơn vị người kế nhiệm - Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành quan quy định sau: + Tài liệu hành chính: (hồ sơ giải cơng việc hành chính) sau năm, kể từ năm công việc kết thúc; + Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ gồm báo cáo phúc trình, biên nghiệm thu đề tài nghiệm thu, sau năm, kể từ năm cơng trình nghiệm thu thức; + Tài liệu xây dựng bản: sau ba tháng, kể từ cơng trình tốn; + Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, mi-cro phim, tài liệu ghi âm, ghi hình tài liệu khác: sau ba tháng, kể từ cơng việc kết thúc Sinh viên : Hồng Thị Thu 51 Lớp : Quản Trị Văn Phòng K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Thủ tục giao nộp: Khi giao nộp tài liệu phải lập 02 “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” 02 “Biên giao nhận tài liệu” theo mẫu thống Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Đơn vị cá nhân giao nộp tài liệu lưu trữ hành quan giữ loại 01 2.1.5.3 Trách nhiệm công tác lập hồ sơ giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành - Chánh Văn phịng có trách nhiệm tham mưu cho Viện trưởng việc đạo, hướng dẫn, tổ chức, kiểm tra việc lập giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan Trung tâm Lưu trữ quốc gia đơn vị thuộc Viện; - Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm đạo công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiên hành đơn vị, cá nhân thuộc phạm vi quản lý mình; - Trong q trình theo dõi, giải cơng việc, cán bộ, công chức, viên chức phải lập hồ sơ cơng việc nộp Văn thư đơn vị; - Văn thư đơn vị có trách nhiệm đôn đốc, thu nhận hồ sơ, tài liệu cán bộ, công chức, viên chức đơn vị để nộp vào Lưu trữ quan kết thúc năm cơng tác Sơ đồ hóa quy trình lập hồ sơ giao nộp tài liệu vào lưu trữ + Xem (Phụ lục 5) PHẦN III Sinh viên : Hồng Thị Thu 52 Lớp : Quản Trị Văn Phịng K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 3.1 Đánh giá chung Cùng với đạo lãnh đạo quan cố gắng cán Văn phịng nên cơng tác văn thư lưu trữ không ngừng nâng cao Công tác văn thư tiến hành cách nhanh chóng, ngun tắc, xác đạt hiệu cao Công tác soạn thảo ban hành văn củng cố theo hướng ngày hồn thiện 3.1.1 Ưu điểm - Cơng tác Hành văn phịng ví hệ thần kinh trung ương người điều hành, chi phối hoạt động, động lực thúc đẩy tất phận khác hoạt động Công tác Văn phịng hồn thành tốt nhiệm vụ đạt hiệu tốt việc: Tổng hợp, tham mưu xây dựng chương trình cơng tác, kế hoạch, hoạch định quan, tổ chức thành công hội nghị, hội họp, chuyến công tác cho lãnh đạo - Đảm bảo sở vật chất cho toàn quan như: Mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc cho Văn phịng tồn quan - Trong khâu giải văn tiếp nhận văn đến thực trình tự văn đảm bảo xác kịp thời bí mật - Văn phịng Viện áp dụng phần mềm quản lý văn đem lại hiệu cao công việc - Cán công chức Viện nhận thức vị trí, vai trị tầm quan trọng cơng tác văn phịng - Tổ chức máy kiện toàn, đội ngũ cán văn phòng tăng cường phần lớn tốt nghiệp đại học chuyên ngành Công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán trọng trình độ cán nâng lên rõ rệt đáp ứng nhu cầu công tác chuyên môn - Cơ sở vật chất quan tâm đầu tư, bước đại hóa cơng tác văn phịng - Các khâu nghiệp vụ Văn thư nhìn chung thực theo quy Sinh viên : Hoàng Thị Thu 53 Lớp : Quản Trị Văn Phòng K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội định nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính phủ, Thơng tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ thể thức kỹ thuật trình bày văn văn hướng dẫn nghiệp vụ Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước 3.1.2 Nhược điểm Bên cạnh kết đạt được, công tác văn phòng quan số tồn sau: -Việc ban hành văn chuyên mơn cịn chậm ảnh hưởng lớn đến cơng tác đạo, hướng dẫn nghiệp vụ đơn vị -Kinh phí đầu tư cho cơng tác văn phịng cịn hạn hẹp, chưa đáp ứng yêu cầu Diện tích phịng làm việc cịn chật hẹp gây khó khăn cho công tác chuyên môn -Công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ chưa tiến hành thường xuyên chất lượng hồ sơ hành đơn vị chưa thực tốt gây ảnh hưởng tiếp đến chất lương tài liệu nộp lưu khâu nghiệp vụ khác -Đội ngũ cán đào tạo chun ngành trình độ ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác văn phịng cịn chưa cao nên Viện gặp khó khăn tiến hành số hóa, đại hóa cơng tác văn phịng - Cơng tác tổ chức hội nghị, chuyến công tác cho lãnh đạo nhiều chậm chạp Thay đổi chuyến thơng báo chậm khơng thơng báo gây ảnh hưởng đến việc xếp công việc từ đơn vị - Trang thiết bị chưa đáp ứng hết nhu cầu cơng việc quan Phịng văn thư có máy Fax thường xuyên bị hỏng, chưa có máy Scan, phầm mêm quản lý hay bị lỗi mạng tải vào mạng Internet nhiều phần nhiều cán 3.2 Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Văn phịng Viện Cơng nghệ thơng tin nên thay trang thiết bị văn phòng cũ nhằm đảm bảo tốt cho hoạt động hành văn phịng Hiện tương lai văn phòng viện chắn thay thế, bố trí trang thiết Sinh viên : Hoàng Thị Thu 54 Lớp : Quản Trị Văn Phòng K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội bị, quy mơ hồn thiện phục vụ công việc tốt Về cơng tác văn phịng phận hành ( tổ chuyen viên) cần phải có trách nhiệm việc tham mưu tổng hợp cho lãnh đạo : Tổ chức giải văn kịp thời, nhanh chóng, ý đến việc ban hành văn bản, thường xuyên kiểm tra thể thức nội dung văn Văn phịng hoạt động khó khăn phức tạp địi hỏi tính nhạy bén, nhanh , xác, kịp thời, sáng tạo cán phịng Vì người làm cán văn phịng ngồi việc trang bị chun mơn cịn phải có động, nhanh nhẹn đồng thời phải cẩn thận, tỉ mỉ đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ cách trọn vẹn Trên đề xuất kiến nghị giải pháp khắc phục hạn chế công tác văn phòng quan Hy vọng ý kiến góp phần làm hồn thiện cơng tác hành văn phịng Viện Cơng nghệ thơng tin Sinh viên : Hoàng Thị Thu 55 Lớp : Quản Trị Văn Phòng K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Kể từ gia nhập vào tổ chức kinh tế thê giới WTO, Việt Nam đứng trước nhiều thời thách thức Điều địi hỏi quan tâm khơng ngừng cấp lãnh đạo nỗ lực khơng mệt mỏi tồn Đảng Trong tranh tồn cảnh có phấn đấu đáng nghi nhận phận nhỏ không yếu : Bộ phận Hành – Văn phịng Sự thành cơng cơng tác Hành – Văn phịng dấu hiệu thành công quan tổ chức phát triển chung Vinh dự học tập mái trường Đại học Nội vụ Hà Nội – chuyên nghành Quản trị văn phòng Em nhận thức hiểu rõ cơng tác văn phịng cơng tác chuyên môn thiếu máy quan Đó nơi tiếp nhận xử lý thông tin đạo, máy giúp việc cho Thủ trưởng quan việc điều hành, đạo thực cơng việc quan Chính người cán văn phịng phải khơng ngừng học hỏi lý luận kinh nghiệm thực tế để trang bị cho thân kiến thức bản, vững chác làm lề cho hành trang nghiệp vụ bước vào nghề, xứng đáng người cán văn phịng chun trách, nghiệp vụ chun mơn cao, động sáng tạo công việc Từ kiến thức bổ ích học cộng thêm tháng thực tập phòng Quản lý Tổng hợp – Viện Công nghệ thông tin với tinh thần trách nhiệm cao, ý thức học hỏi nỗ lực vươn lên cơng việc Em hồn thành chương trình thực tập tốt nghiệp bước đầu thu kết khả quan Đặc biệt q trình tiếp xúc với mơi trường làm việc quan em học hỏi rèn luyện nhiều Ở môi trường làm việc Viện em nhận thức giá trị mối quan hệ đồng nghiệp với người dân, cách ứng xử giao tiếp nơi công sở Rất may mắn trình thực tập em nhận hướng dẫn thầy cô khoa quan tâm bảo tận tình , anh chị phịng Quản lý Tổng hợp nên kĩ thực hành em tương đối tốt Sinh viên : Hoàng Thị Thu 56 Lớp : Quản Trị Văn Phòng K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Xin chân thành cảm ơn trường Đại học Nội vụ Hà Nội với đội ngũ giáo viên giỏi đầy nhiệt huyết truyền đạt kinh nghiệm bổ ích làm hành trang cho hệ sinh viên chúng em vững vàng bước vào đời Xin chân thành cảm ơn lãnh đạo cán bộ, chuyên viên Phòng Quản lý Tổng hợp đặc biệt anh Nguyễn Thế Cơng tận tình hướng dẫn giúp em có môi trường thực tập tốt, nơi em giáo dục sâu sắc lịng u nghề gắn bó lâu dài với nghề nghiệp Xin chân thành cảm ơn! Sinh viên : Hoàng Thị Thu 57 Lớp : Quản Trị Văn Phòng K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Phụ lục Cơ cấu tổ chức Viện Công nghệ Thơng tin Sinh viên : Hồng Thị Thu Lớp : Quản Trị Văn Phòng K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Sơ đồ quy trình soạn thảo ban hành văn Stt Người thực Chuyên viên Chuyên viên Chuyên viên Chuyên viên Lãnh đạo Viện Trưởng phịng Quản lý Trình tự cơng việc Xác định tính chất, tầm quan trọng để chọn văn phù hợp Thu thập xử lý thông tin Xác định tên loại văn Xây dựng đề cương, viết thảo Duyệt nội dung, ký nháy văn Duyệt thể thức tính pháp lý Tổng hợp Lãnh Đạo Viện Văn thư Sinh viên : Hoàng Thị Thu Ký, phê duyệt Hoàn thánh thủ tục làm thủ tục ban hành văn Lớp : Quản Trị Văn Phòng K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Sơ đồ quy trình giải văn đến Stt Người thực Trình tự giải Văn thư Tiếp nhận văn Văn thư Phân loại Văn thư Đóng dấu văn đến Văn thư Lập cặp trình văn Đề mục Biểu mẫu văn đến Văn thư Văn thư Trình Lãnh đạo Phịng Quản lý Tổng hợp Scan, vào sổ, vào máy Phần mềm quản lý văn đến Trưởng phịng Quản Trình Lãnh đạo Viện lý Tổng hợp Văn thư Chuyển đơn vị Sổ chuyển giao văn đến Trưởng phòng Quản lý Tổng hợp 10 Theo dõi đôn đốc việc sử lý văn đến Văn thư Phần mền quản lý Tổng hợp, báo cáo, lưu hồ sơ Sinh viên : Hoàng Thị Thu văn Lớp : Quản Trị Văn Phòng K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Sơ đồ quy trình giải văn Stt Trách nhiệm Lãnh đạo Viện Cán phân Trình tự Đề mục Phân công soạn thảo văn Soạn thảo văn cơng Lãnh đạo Viện Trưởng phịng Quản lý Tổng hợp Cán phân công Cán Văn thư Cán Văn thư Cán văn thư Cán văn thư Sinh viên : Hoàng Thị Thu Kiểm tra nội dung, ký nháy Kiểm tra thể thức văn bản, ký nháy Đăng ký văn Nhân bản, đóng dấu quan Gửi văn Theo dõi việc chuyển giao văn Lưu văn Phần mềm quản lý văn đến Lớp : Quản Trị Văn Phòng K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Sơ đồ hóa quy trình lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ Stt Trách nhiệm Cán bộ/ Chuyên viên Cán bộ/ Chuyên viên Cán bộ/ Chuyên viên Cán bộ/ Chuyên viên Cán bộ/ Chuyên viên Bộ phận Lưu trữ Sinh viên : Hồng Thị Thu Trình tự cơng việc Lập danh mục Hồ sơ Mở hồ sơ Thu thập văn đưa vào Hồ sơ Sắp xếp văn vào Hồ sơ Biên mục Hồ sơ Nộp Hồ sơ vào Lưu trữ Lớp : Quản Trị Văn Phòng K12D