TIN HỌC HÓA CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY CP GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VIỆT NAM

TIN HỌC HÓA CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY CP GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VIỆT NAM CHƯƠNG 1: NHẬN THỨC CHUNG VỀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG. CHƯƠNG 2: THƯC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY CP GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VIỆT NAM CHƯƠNG 3: PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VIỆT NAM.

BỘ TÀI CHÍNH

HỌC VIỆN TÀI CHÍNH

-o0o -

TRẦN THÁI GIANG Lớp: CQ47/41.03

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, các số liệu, kết quả nêu trong đồ án tốt nghiệp là trung thực xuất phát từ tình hình thực tế của đơn

vị thực tập

Nếu có gì sai, tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm

Trần Thái Giang

CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VIỆT NAM”

Trong suốt quá trình phát triển đề tài em đã nhân được những sự giúp đỡ hết sức quý báu của thầy cô, nhà trường và công ty nơi em thực tập Trước hết em xin

gửi lời cảm ơn sâu sắc đến thầy giáo VŨ BÁ ANH - giảng viên khoa Hệ thống thông tin kinh tế - Học viện tài chính, người đã hướng dẫn quá trình xây dựng đề

tài của em hết sức chi tiết đồng thời thầy cũng đưa ra những định hướng sáng suốt

cho quá trình phân tích và thiết kế ứng dụng

Em cũng xin gửi lời cảm ơn tới các thầy cô giáo trong toàn Học viện, và đặc biệt là các thầy cô giáo trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế vì những kiến thức

vô cùng bổ ích đã truyền đạt cho em xuyên suốt quá trình học tập tại học viện Ngoài ra, em cũng không thể không nhắc tới sự hỗ trợ nhiệt tình của các anh chị ở phòng tài chính kế toán công ty CP giải pháp công nghệ thông tin Việt Nam

đã tạo điều kiện thuận lợi trong suốt thời gian em thực tập, và chỉ dẫn rất nhiều cho

em những kiến thức thực tế để em có thể hoàn thành được đồ án này

Mặc dù đã rất cố gắng hoàn thiện đề tài trong khả năng của bản thân, tuy nhiên đồ án vẫn tồn tại những hạn chế vì lý do hạn hẹp về mặt kiến thức và thời gian Vì vậy, em rất mong muốn nhận được những lời góp ý quý báu của thầy cô

và các bạn

Em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

Contents

MỞ ĐẦU 11

I Lý do chọn đề tài 11

II Sự cần thiết của đề tài 12

III Mục đích của đề tài 12

IV Phạm vi nghiên cứu đề tài 13

V Đối tượng nghiên cứu của đề tài 13

VI Phương pháp nghiên cứu 13

VII Kết cấu của đồ án 13

NỘI DUNG ĐỀ TÀI 15

CHƯƠNG 1: NHẬN THỨC CHUNG VỀ PHÁT TRIỂN HTTT KẾ TOÁN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG 15

1.1 NHẬN THỨC CHUNG VỀ PHÁT TRIỂN HTTT KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG 15

1.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin 15

1.1.2 Đặc điểm, nhiệm vụ và vai trò của hệ thống thông tin kế toán tiền lương 16 1.1.2.1 Đặc điểm của hệ thống thông tin kế toán tiền lương 16

1.1.2.2 Nhiệm vụ và vai trò của HTTT kế toán tiền lương 16

1.1.3 Thành phần và tầm quan trọng của HTTT kế toán tiền lương 17

1.1.3.1 Thành phần của HTTT kế toán tiền lương 17

1.1.3.2 Tầm quan trọng của HTTT kê toán tiền lương 18

1.1.4 Quy trình tin học hóa công tác kế toán tiền lương 20

1.1.4.1 Lý do phải tin học hóa hệ thống mới 20

1.1.4.2 Phương pháp tin học hóa công tác kế toán 21

1.1.4.3 Quy trình tin học hóa công tác kế toán tiền lương 21

1.1.5 Các công cụ tin học để phát triển HTTT kế toán tiền lương 25

1.1.5.1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu 25

1.1.5.2 Ngôn ngữ lập trình 29

1.1.5.3 Công cụ tạo báo cáo 30

1.2 Khái quát chung về kế toán tiền lương trong doanh nghiệp 31

1.2.1 Nhận thức chung về tiền lương, các khoản trích theo lương và thuế thu nhập cá nhân 31

1.2.1.1 Nhân thức chung về tiền lương 31

1.2.1.2 Nhân thức chung về các khoản trích theo lương 33

1.2.1.3 Nhận thức chung về thuế thu nhập cá nhân hiện hành 36

1.2.3 Các tài khoản kế toán và chứng từ sử dụng 41

1.2.3.1 Chứng từ hạch toán lao động 41

1.2.3.2 Chứng từ tính lương và các khoản bảo hiểm 42

1.2.3.3 Tài khoản kế toán sử dụng 42

1.2.4 Nguyên tắc hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 44

1.2.5 Các phương pháp tính lương hiện hành trong doanh nghiệp 46

CHƯƠNG 2: HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY CP GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VIỆT NAM 48

2.1 Giới thiệu chung về công ty cổ phần giải pháp công nghệ thông tin Việt Nam 48

2.1.1 Đôi nét giới thiệu về công ty 48

2.1.2 Cơ cấu tổ chức công ty 49

2.2 Thực trạng hệ thống thông tin kế toán tiền lương tại công ty CP giải pháp công nghệ thông tin Việt Nam 51

2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán 51

2.2.2 Các tài khoản kế toán sử dụng 53

2.2.3 Hình thức kế toán sử dụng 54

2.2.4 Mô tả hoạt động tính lương tại công ty 56

2.2.5 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tiền lương 58

2.3 Đánh giá thực trạng và phương hướng khắc phục 58

2.3.1 Về tổ chức bộ máy kế toán 58

2.3.2 Về hệ thống chứng từ báo cáo đang sử dụng 59

2.3.3 Về hình thức kế toán 59

2.3.4 Về quy trình hoạt động tính lương 60

2.3.5 Về tính hình ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động kế toán tiền lương 60

3.1 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 62

3.1.1 Mục tiêu của hệ thống 62

3.1.2 Mô tả bài toán 62

3.1.2.1 Cập nhật chấm công 62

3.1.2.2 Cập nhật tăng giảm lương 62

3.1.2.3 Tính lương, lập bảng lương và báo cáo các khoản trích theo lương 63

3.1.3 Dữ liệu vào ra của hệ thống 66

3.1.4 Mô hình nghiệp vụ của bài toán 66

3.1.4.1 Sơ đồ ngữ cảnh 66

3.1.4.2 Biểu đồ phân rã chức năng 67

3.1.4.3 Ma trận thực thể chức năng 68

3.1.5 Phân tích mô hình khái niệm - logic 70

3.1.5.1 Biểu đồ luồn dữ liệu mức 0 70

3.1.5.2 Sơ đồ phân rã mức một của tiến trình 1 (cập nhật thông tin) 71

3.1.5.3 Sơ đồ phân rã mức một của tiến trình 2 (kế toán tiền lương) 71

3.1.5.4 Sơ đồ phân rã mức một của tiến trình 3 (báo cáo) 72

3.1.6 Thiết kế mô hình dữ liệu quan hệ (E-R) 72

3.1.6.1 Liệt kê, chính các hóa và chọn lọc thông tin 72

3.1.6.2 Xác định các thực thể, thuộc tính và định danh của chúng: 75

3.1.6.3 Xác định các mối quan hệ và thuộc tính: 76

3.1.6.4 Mô hình ERM 78

3.1.7 Thiết kế mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ 79

3.1.8 Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý 81

3.1.9 Cách mã hóa dữ liệu 85

3.1.10 Xác định các luồng hệ thống 87

3.2 THIẾT KẾ PHẦN MỀM KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CP GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VIỆT NAM 89

3.2.1 Chức năng của hệ thống 89

3.2.2 Yêu cầu đối với ứng dụng 90

3.2.3 Giao diện chính của chương trình 91

3.2.4 Hệ thống thực đơn lựa chọn (menu) 91

3.2.5 Một số form làm việc chính của chương trình 92

3.2.6 Một số phương hướng phát triển đề tài 109

3.2.6.1 Chấm công tự động 109

3.2.6.2 Hoàn thiện báo cáo động 109

3.2.6.3 Bảo trì và dọn dẹp dữ liệu 109

PHỤ LỤC 112

A Một số đoạn code điển hình của chương trình 112

1 Code thêm dữ liệu (code thêm nhân viên) 112

2 Code sửa dữ liệu (sửa dữ liệu của form quản lý nhân viên) 114

3 Code xóa dữ liệu (xóa dữ liệu của form nhân viên) 117

4 Code đăng nhập hệ thống 117

5 Code tính bảng lương tống hợp 119

B Một số mẫu chứng từ sử dụng 122

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC HÌNH ẢNH

Hình 1: Mối quan hệ giữa 5 thành phần của HTTT 18

Hình 2: Sơ đồ hạch toán kế toán tiền lương 46

Hình 3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty 51

Hình 4: Sơ đồ kế toán công ty 53

Hình 5: Quy trình ghi sổ nhật kí chung 55

Hình 6: Mô hình hoạt động tiền lương của công ty 57

Hình 7: Sơ đồ ngữ cảnh của bài toán 66

Hình 8: Mô tả chi tiết chức năng lá 67

Hình 9: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 70

Hình 10: Sơ đồ phân rã mức 1 tiến trình 1 71

Hình 11: Sơ đồ phân rã mức 1 tiến trình 2 71

Hình 12: Sơ đồ phân rã mức 1 tiến trình 3 72

Hình 13: sơ đồ ER 78

Hình 14: Mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ 80

Hình 15: Tiến trình 2 - tính lương 87

Hình 16: Tiến trình 3 - Lập bảng lương tổng hợp 88

Hình 19: sơ đồ các chức năng của thực đơn 90

Hình 17: Giao diện trang chủ của hệ thống 91

Hình 18: Thực đơn làm việc của hệ thống 92

Hình 20: Giao diện đăng nhập hệ thống 93

Hình 21: Giao diện phân quyền tài khoản 94

Hình 22: Giao diện form nhân viên 95

Hình 23: Giao diện form danh sách nhân viên 96

Hình 24: Giao diện form quản lý phòng ban 97

Hình 25: Giao diện form quản lý chức vụ 97

Hình 26: Giao diện form bảng chấm công 98

Hình 27: Giao diện form bảng tăng giảm 99

Hình 28: Giao diện form tham số tính lương 100

Hình 29: Giao diện form thuế suất thuế thu nhập cá nhân 101

Hình 30: Giao diện form giảm trừ thuế thu nhập cá nhân 101

Hình 31: Giao diện form báo cáo lương tổng hợp 102

Hình 32: Bảng lương tổng hợp 102

Hình 33: Giao diện form báo cáo bảo hiểm 103

Hình 34: Báo cáo bảo hiểm 104

Hình 35: Giao diện form báo cáo thuế thu nhân cá nhân 105

Hình 36: Bảng kê thuế thu nhập cá nhân 105

Hình 37: Giao diện form báo cáo kinh phí công đoàn 106

Hình 38: Bảng kê kinh phí công đoàn 107

Hình 39: Tìm kiếm thông tin nhân viên 108

Hình 40: Tìm kiếm bảng chấm công 108

MỞ ĐẦU

I Lý do chọn đề tài

Cùng với sự phát triển vượt bậc của khoa học kỹ thuật, tin học đã và đang trở thành một lĩnh vực quan trọng, thiết yếu trong thời kì hội nhập và phát triển của đất nước hiện nay Tất cả các lĩnh vực trong cuộc sống đều có các ứng dụng tin học giúp hỗ trợ và nâng cao chất lượng các hoạt động Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp, việc ứng dụng tin học trở thành một nhu cầu hết sức thiết yếu để muốn tồn tại và phát triển trên thị trường Xuất phát từ đặc điểm hoạt động kinh doanh của mình, khối lượng công việc của các doanh nghiệp rất lớn và khó kiểm soát nếu không có sự trợ giúp của máy tính điện tử Một máy tính điện tử với khả năng lưu trữ khối lượng thông tin khổng lồ, xử lý thông tin nhanh chóng và hỗ trợ truy suất

dữ liệu dễ dàng đã đóng vai trò không thể phủ nhận trong việc giảm thiểu nhân công và nâng cao năng suất lao động Vì vậy, ngày nay bất cứ một doanh nghiệp nào cũng cần ứng dụng tin học trong hoạt động của mình Xuất phát từ xu thế chung của xã hội, hàng loạt các phần mềm phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh, quản trị đã ra đời và để đáp ứng nhu cầu cấp thiết của các doanh nghiệp hiện nay

Thực tế cho thấy, từ khi áp dụng các phần mềm tin học, hoạt động quản lý ngày càng nhẹ nhàng, hiệu quả, chính xác và đem lại thành công lớn cho rất nhiều doanh nghiệp Tuy nhiên, để có được một phần mềm phù hợp với công tác quản lý, phù hợp với hoạt động của mỗi doanh nghiệp lại không phải là một vấn đề dễ dàng

Qua quá trình thực tập tại công ty cổ phần giải pháp công nghệ thông tin Việt Nam, em nhận thấy tầm quan trọng của công tác kế toán tiền lương tại công

ty Hệ thống kế toán tiền lương của Tổng công ty mặc dù đã được ứng dụng tin học tuy nhiên do số lượng nhiều và quá trình mở rộng phát triển của công ty, đòi hỏi một phần mềm có khả năng quản lý chính xác, cung cấp báo cáo một cách kịp thời

Chính vì vậy, em đã chọn đề tài “Tin học hóa công tác kế toán tiền lương tại

công ty cổ phần giải pháp công nghệ Việt Nam (Vietesoft)”

II Sự cần thiết của đề tài

Ngày nay việc ứng dụng công nghệ thông tin đang ngày càng gia tăng rõ rệt Hiệu quả của nó chính là việc nâng cao năng xuất lao động, tiết kiệm chi phí, củng

cố và phát triển chuyên môn cũng như làm giảm quá trình nghiên cứu, khảo sát điều tra chồng chéo trong mọi đơn vị trực thuộc

Trên thế giới ngày nay công nghệ thông tin đã trở thành một ngành Công nghiệp mũi nhọn Nó là ngành khoa học kỹ thuật không thể thiếu trong việc ứng dụng vào các hoạt động xã hội như quản lí, kinh tế…Trong nước ta ngày nay, việc tin học hóa trong công tác quản lý tại các cơ quan, xí nghiệp đang trở nên phổ biến

và cấp thiết Nhưng một vấn đề đặt ra là chuẩn hóa cách xử lý dữ liệu trong công tác quản lý ở các cơ quan xí nghiệp đó là vấn đề còn nhiều hạn chế của đội ngũ nhân viên trong quản lý tại các cơ quan, xí nghiệp Trong một đơn vị một trong những công việc không kém phần quan trọng là việc hỗ trợ quản lý tiền lương và thu nhập bằng các ứng dụng Tin học Các nhà quản lý rất cần một hệ thống thông tin có khả năng cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời và phù hợp nhằm

hỗ trợ họ hoàn thành các công việc, chức năng của mình Thông qua dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý tiền lương và thu nhập các nhà quản trị có thể nắm rõ tình hình thực hiện công việc, sử dụng làm thông tin để lên các báo cáo theo yêu cầu

Hệ thống thông tin quản lý thu nhập hỗ trợ quyết định quản trị nguồn nhân lực đặc biệt các thông tin về lương, thưởng…có liên quan đến các nguồn thông tin bên ngoài và hệ thống thông tin khác trong doanh nghiệp

III Mục đích của đề tài

- Được người sử dụng chấp nhận

- Cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ, nhanh chóng, phục

vụ tốt quá trình quản lý lương, phục vụ tốt cho bộ phận kế toán và các đơn

IV Phạm vi nghiên cứu đề tài

Hệ thống chỉ quản lý về tiền lương, các khoản trích theo lương và thực hiện các báo cáo liên quan tới tiền lương trong Công ty

V Đối tượng nghiên cứu của đề tài

Hệ thống kế toán tiền lương tại Công ty

VI Phương pháp nghiên cứu

- Thu thập thông tin: khảo sát thực tế, phòng vấn nhân viên công ty, tham khảo ý kiến chuyên gia

- Phương pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý

- Phương pháp phân tích hệ thống thông tin quản lý

VII Kết cấu của đồ án

Tên đề tài “Tin học hóa công tác kế toán tiền lương tại công ty cổ phần

giải pháp công nghệ thông tin Việt Nam”

Nội dung đồ án gồm ba phân chính: mở đầu, nội dung và kết luận

Trong phần nội dung của đồ án bao gồm ba phần:

CHƯƠNG 1: NHẬN THỨC CHUNG VỀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG

CHƯƠNG 2: THƯC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY CP GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VIỆT NAM

CHƯƠNG 3: PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VIỆT NAM

Ngoài ra phần phụ lục của đồ án bao gồm:

Phụ lục A: một số đoạn code chính của chương trình

Phụ lục B: Các mẫu báo cáo và chứng từ thu thập được tại công ty

NỘI DUNG ĐỀ TÀI

CHƯƠNG 1: NHẬN THỨC CHUNG VỀ PHÁT TRIỂN HTTT KẾ TOÁN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG

1.1 NHẬN THỨC CHUNG VỀ PHÁT TRIỂN HTTT KẾ TOÁN TIỀN

LƯƠNG

1.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin

Thông tin là một yếu tố quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của mọi tổ chức nói chung và của doanh nghiệp nói riêng, nhất là trong điều kiện hiện nay, cạnh tranh ngày càng gay gắt và quyết liệt, thông tin cần phải được tổ chức khoa học giúp các nhà quản lý có thể khai thác thông tin một cách triệt để

Hệ thống là một thể thống nhất được hình thành từ các phần tử khác nhau có mối liên hệ hữu cơ với nhau tương đối ổn định nhằm giải quyết một vấn đề nào đó

Hệ thống thông tin là một hệ thống được tổ chức để thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối dữ liệu nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho quá trình ra quyết định quản lý và điều hành hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp

Hệ thống thông tin quản lý (MIS) là một hệ thống thông tin để trợ giúp thực hiện các chứng năng hoạt động của một tôt chức và trợ giúp quá trình ra quyết đinh thông qua việc cung cấp cho các nhà quản lý những thông tin để lập kế hoạch và kiểm soát hoạt động của đơn vị

Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là một thành phần đặc biệt của hệ thống thông tin quản lý nhằm thu thập, xử lý và báo cáo các thông tin liên quan đến nghiệp vụ tài chính

Hệ thống thông tin kế toán tiền lương là một thành phần của hệ thống thông tin kế toán nhằm thu thập sử lý và báo cáo các thông tin liên quan đến nghiệp vụ kế toán lương trong doanh nghiệp

1.1.2 Đặc điểm, nhiệm vụ và vai trò của hệ thống thông tin kế toán tiền

lương 1.1.2.1 Đặc điểm của hệ thống thông tin kế toán tiền lương

Một hệ thống nói chung phải được thiết kế, tổ chức phục vụ cho một lĩnh vực hoặc cụ thể hoặc nhiệm vụ tổng thể của một tổ chức HTTT kế toán tiền lương

là hệ thống được xây dựng, phát triển dựa trên các phương pháp cơ bản của khoa học kế toán ví dụ như phương pháp tài khoản, chữ T …, phải tuân theo các quy định hiện hành về kế toán và được sử dụng nhằm hỗ trợ hoạt động kế toán

HTTT hướng tới mục tiêu chính là hỗ trợ ra các quyết định HTTT kế toán tiền lương cũng như các HTTT quản lý nói chung đều có những thông tin đầu ra (output) nhằm chuyển tải thông tin tới người sử dụng Cụ thể là với HTTT kê toán tiền lương thông tin đầu ra được kế xuất dưới dạng các báo cáo như bảng lương tổng hợp theo tháng, danh sách nhân viên và số tiền trích nộp, bảng thuế thu nhập

cá nhân

HTTT xây dựng dựa trên các kỹ thuật tiên tiến về xử lý thông tin HTTT kê toán tiền lương biểu hiện bằng phần mềm kế toán được xây dựng bằng các ngôn ngữ hiện đại hỗ trợ mạnh mẽ các nghiệp vụ của công các kế toán với giao diện thân thiện dễ sử dụng

HTTT có kết cấu mềm dẻo, phát triển được HTTT phải có tính mở để kịp thời thay đổi với sự phát triển không ngừng của môi trường hoạt động cũng như những thay đổi trong bản thân cơ quan, doanh nghiệp

1.1.2.2 Nhiệm vụ và vai trò của HTTT kế toán tiền lương

Vai trò của HTTT kế toán tiền lương là cầu nối trung gian giữa hệ thống với môi trường, giữa con người và hoạt động kế toán và giữa hệ thống ra quyết định và

hệ thống nghiệp vụ

Tổ chức hạch toán đúng thời gian, số lượng và chất lượng lao động; tính đúng kết quả lao động và thanh toán kịp thời tiền lương, tiền thưởng và các khoản khác

Tính toán và phân bổ hợp lý, chính xác các khoản chi phí tiền lương: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn, thuế thu nhập cá nhân… và sử dụng các qũi tiền lương quĩ BHXH, BHYT,BHTN, KPCĐ một cách hợp lý

Lập các báo cáo về lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương cung cấp thông tin cần thiết cho các bộ phận liên quan và đề xuất những biện pháp để ngăn ngừa những vi phạm kỷ luật lao động, vi phạm chính sách chế độ về lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương

1.1.3 Thành phần và tầm quan trọng của HTTT kế toán tiền lương 1.1.3.1 Thành phần của HTTT kế toán tiền lương

Giống như HTTT kế toán nói chung, HTTT kê toán tiền lương bao gồm 5 thành phần: (1) Con người, (2) Phần cứng, (3) Thủ tục, (4) Dữ liệu, (5) Chương trình

(1) Con người: Là yếu tố quyết định trong hệ thống, thực hiện biến đổi các thủ tục để tạo ra thông tin

(2) Phần cứng (máy tính điện tử): Là một thiết bị điện tử có khả năng tổ chức và lưu trữ thông tin với khối lượng lớn, xử lý dữ liệu tự động với tốc độ nhanh, chính xác thành các thông tin có ích cho người dùng

(3) Thủ tục: Là một tập hợp bao gồm các chỉ dẫn của con người

(4) Dữ liệu: Bao gồm toàn bộ các số liệu, các thông tin phục vụ cho việc xử

lý trong hệ thống, trợ giúp các quyết định cho nhà quản lý

(5) Chương trình: Gồm một tập hợp các lệnh được viết bằng ngôn ngữ mà máy hiểu được để thông báo cho máy biết phải thực hiện các thao tác cần thiết theo thuật toán đã chỉ ra

Phần cứng Chương trình Dữ liệu Thủ tục Con người

Chỉ dẫn Thực thể hành động

Cầu nối

Hình 1: Mối quan hệ giữa 5 thành phần của HTTT

1.1.3.2 Tầm quan trọng của HTTT kê toán tiền lương

Như chúng ta đã biết, quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựa phần lớn vào chất lượng thông tin do các HTTT chính thức sản sinh ra Chính vì thế, sự hoạt động kém của một HTTT sẽ là nguồn gốc gây ra những hậu quả xấu, nghiêm trọng Hoạt động tốt hay xấu của một HTTT nói chung và HTTT kế toán tiền lương nói riêng được đánh giá thông qua chất lượng của thông tin mà nó cung cấp Tiêu chuẩn chất lượng của thông tin được xem xét qua các mặt như sau:

lương thể hiện rõ nhất thông qua nội dung các báo cáo được đưa ra ví dụ như bảng thanh toán tiền lương, các khoản trính nộp theo lương

Tính đầy đủ:

Tính đầy đủ của thông tin thế hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng với đòi hỏi của tình hình thực tế

Tính được bảo vệ:

Thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức cũng như nguồn vốn và nguyên liệu Thật hiếm có doanh nghiệp nào mà bất kì ai cũng có thể tiếp cận được nguồn thông tin Do đó, thông tin phải được bảo vệ và chỉ những người được quyền mới được phép tiếp cận tới thông tin Sự thiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây ra những thiệt hại lớn cho tổ chức

1.1.4 Quy trình tin học hóa công tác kế toán tiền lương

1.1.4.1 Lý do phải tin học hóa hệ thống mới

Trong thời đại của khoa học, công nghệ và thông tin hệ thống thông tin đảm nhiệm vai trò rất quan trọng trong đời sống Việc bắt tay xây dựng một HTTT chắc chắn không phải là một sự ngẫu hứng tức thời mà nó xuất phát từ những nguyên nhân thực tiễn nảy sinh bên trong hệ thống và do những tác động bên ngoài Vậy điều gì bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin?

Những nguyên nhân đó có thể là:

- Lí do trước tiên dẫn tới việc phải phát triển HTTT mới là do việc hoạt động kém hiệu quả của HTTT cũ mà hệ quả của nó là nguyên nhân gây ra những tổn thất cho tổ chức

- Các yếu tố cạnh tranh như giá cả, chất lượng, dịch vụ, thủ tục, thị phần… luôn thúc đẩy việc phải phát triển HTTT mới phù hợp hơn nhằm tăng khả năng cạnh tranh của tổ chức

- Hệ thống thông tin quản lý có những thay đổi về khoa học công nghệ: việc xuất hiện của công nghệ mới có thể dẫn đến việc một tổ chức phải xem xét lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình Đó chính là lý do cần thiết để thiết kế một hệ thống mới giúp cho hệ thống hoạt động hiệu quả hơn

- Những yêu cầu mới của quản lý: Nhà quản lý có thể có những thay đổi trong cách thức quản lý hoặc phạm vi mà HTTT hiện tại chưa thoả mãn nhu cầu Nhà quản lý nhận thấy rằng thông tin là phương tiện nhanh nhất, hiệu quả nhất để đạt mục đích tăng cường chỉ đạo, uy tín của mình Đi cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự án phất triển một hệ thống thông tin

- Những áp lực từ cấp dưới cũng là nguyên nhân phát triển một hệ thống thông tin mới ví dụ như các trình độ nhân lự khác nhau thì không thể dùng chung một HTTT để quản lý

- Sự thay đổi trong sách lược chính trị: Vai trò từ những thách thức chính trị cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin

1.1.4.2 Phương pháp tin học hóa công tác kế toán

Hoạt động kế toán trong doanh nghiệp là một hệ thống phức tạp, vận động trong một môi trường có sự liên hệ chặt chẽ tới các đối tượng còn lại của hệ thống thông tin Để làm chủ sự phức tạp đó, phân tích viên cần có cách tiến hành nghiêm túc, có phương pháp

Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ và dễ quản lý hơn Phương pháp được áp dụng ở đây dựa trên ba nguyên tắc:

Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình Mô hình là một công cụ rất hiệu quả trong việc diễn đạt các hệ thống phức tạp Bằng việc sử dụng các quy chuẩn trong thiết kế các mô hình, việc truyển tải thông tin bằng mô hình trở nên rõ ràng, chính xác giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình tin học hóa

Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng Quá trình này được hiểu

là phải dựa trên sự hiểu biết rõ ràng về tổng thể quá trình thì việc chi tiết hóa cho từng thành phần của tổng thể mới chuẩn xác được

Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và

từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế

1.1.4.3 Quy trình tin học hóa công tác kế toán tiền lương

- Mô phỏng theo nguyên lý hộp đen: các hệ thống thông tin mô phỏng theo nguyên

lý này có đặc điểm đó là không quan tâm đến hoạt động bên trong của hệ thống

mà chỉ quan tâm đến các yếu tố đầu vào và đầu ra

- Sử dụng hỗn hợp hai phương pháp trên

Các giai đoạn tin học hóa công tác kế toán tiền lương

Giai đoạn 1: Đánh giá dự án tin học hóa công tác kế toán tiền lương

Mục đích của giai đoạn này là cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực về tính khả thi và hiệu quả của một dự án tin học hóa công tác kế toán tiền lương Giai đoạn này bao gồm các công đoạn:

- Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

- Làm rõ yêu cầu

- Đánh giá khả năng thực thi

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo, đánh giá yêu cầu

Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết quá trình tin học hóa kế toán tiền lương

Giai đoạn phân tích chi tiết nhằm làm rõ các vấn đề của hệ thống đề cập đến bao gồm nhân viên, xác định khoản lương trả và các khoản trích nộp theo lương , xác định các yếu tố đầu vào và ra, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống đối với môi trường và xác định mục tiêu mà hệ thống mới phải đạt được sau khi đã tin học hóa Giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau:

- Lập kế hoạch phân tích chi tiết

- Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại

- Nghiên cứu hệ thống thực tại

- Đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

- Đánh giá lại tính khả thi

- Thay đổi đề xuất của dự án

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

Giai đoạn 3: Thiết kế logic

Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thống

kế toán tiền lương, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao hàm dữ liệu đầu vào, thông tin đầu ra, cơ sở dữ liệu, các xử lý và

hợp thức hóa phải thực hiện Mô hình logic sẽ đáp ứng yêu cầu của người sử dụng, xem xét và chuẩn y Thiết kế logic bao gồm các công đoạn sau:

- Thiết kế cơ sở dữ liệu

- Thiết kế sử lý

- Thiết kế các luồng dữ liệu vào

- Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic

- Hợp thức hóa mô hình logic

Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp

Phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên sẽ xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic Mỗi một phương án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là mô tả chi tiết Đồng thời, các phân tích viên phải đánh giá chi phí, lợi ích hữu hình, vô hình của mỗi phương án

và đưa ra những kiến nghị cụ thể Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương

án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng những ràng buộc của

tổ chức Giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp bao gồm các công đoạn sau:

- Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức

- Xây dựng các phương án của giải pháp

- Đánh giá các phương án của giải pháp

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp

Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Thiết kế vật lý ngoài nhằm mô tả chi tiết các phương án của giải pháp đã chọn ở giai đoạn này trước đây Đây là một giai đoạn rất quan trọng, nó mô tả chính xác ảnh hưởng và tác động trực tiếp tới công việc thường ngày của người sử dụng

Thiết kế vật lý ngoài sẽ đưa ra hai tài liệu kết quả: một tài liệu bao chứa tất

cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật, một tài liệu

dành cho người sử dụng mô tả phần thủ công và phần giao diện với phần tin học hoá Công đoạn chính của giai đoạn này là:

- Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

- Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ ra

- Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá

- Thiết kế các thủ tục thủ công

- Chuẩn bị trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật của hệ thống

Giai đoạn triển khai hệ thống thông tin có nhiệm vụ đưa ra các quyết định có liên quan tới việc lựa chọn công cụ phát triển hệ thống, tổ chức vật lý của cơ sở dữ liệu, cách thức truy nhập tới các bản ghi của tệp và những chương trình máy tính khác nhau cấu thành nên hệ thống thông tin Việc viết các chương trình máy tính, thử nghiệm các chương trình, các module và toàn bộ hệ thống cũng được thực hiện trong giai đoạn này

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hoá của hệ thống thông tin Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp tài liệu như bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống Triển khai kỹ thuật hệ thống bao gồm các hoạt động :

- Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

- Thiết kế vật lý trong

- Lập trình

- Thử nghiệm hệ thống

- Chuẩn bị tài liệu

Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

Cài đặt hệ thống là việc chuyển hệ thống từ hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện Để chuyển đổi này được thực hiện với những va chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận Giai đoạn này gồm các công đoạn

- Lập kế hoạch và cài đặt

Các bước hiện thực hóa một hệ thống từ các phân tích

Quá trình hiện thực hóa các phân tích trở thành một ứng dụng thực có thể được phân chia thành các bước:

- Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu bằng công cụ quản trị CSDL: dựa trên phân tích thiết kế đã xây dựng từ trước cùng với yêu cầu quản lý thực tế, người xây dụng thực hiện việc chọn hệ quản trị CSDL hợp lý và xây dựng

cơ sở dữ liệu cho hệ thống

- Thiết kế giao diện người dùng, thiết kế các form giải quyết từng yêu câu từ thực tế: sau khi có cơ sở dữ liệu, người phát triển hệ thống lựa chọn ngôn ngữ lập trình thích hợp, thực hiện xây dựng các form hệ thống, thực hiện code cho các sự kiện

- Thiết kế các báo cáo: dựa trên quy định của nhà nước và yêu cầu quản lý của công ty, người phát triển hệ thống xây dựng các báo cáo theo mẫu và các form để gọi đến các báo cáo

1.1.5 Các công cụ tin học để phát triển HTTT kế toán tiền lương

1.1.5.1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

Dữ liệu chính là yếu tố đầu vào của thông tin, để có thể sử dụng thông tin một cách hữu ích thì công tác tổ chức, lưu trữ dữ liệu phải thật khoa học và hợp lý Cùng với sự phát triển của khoa học, công nghệ quản lí dữ liệu đã cho phép biểu diễn dữ liệu thành các file riêng biệt và tổ chức chúng thành những cơ sở dữ liệu

cho hoạt động khai thác Từ đó hình thành nên khái niệm cơ sở dữ liệu (database)

được hiểu là một tợp hợp liên kết các dữ liệu Dữ liệu này được duy trì dưới dạng một tợp hợp các tập tin trong hệ điều hành hay được lưu trữ trong các hệ quản trị

cơ sở dữ liệu

Dưới đây là một số khái niệm cơ bản trong một cơ sở dữ liệu:

Thực thể và thuộc tính của thực thể:

Thực thể: Đây là khái niệm cơ bản của quản trị cơ sở dữ liệu nên không có

một định nghĩa hay hình thức nào cho nó Một thực thể được hiểu là một đối tượng

cụ thể hay trừu tượng trong thế giới thực mà nó tồn tại và có thể phân biệt được với các đối tượng khác Thực thể được mô tả bởi một tập các đặc tính và được gọi là các thuộc tính

Trong một cơ sở dữ liệu, mỗi thuộc tính của thực thể được lưu trữ trên một

trường (cột), tập hợp các thuộc tính của một bản thể tạo thành một bản ghi (dòng)

Tập hợp các bản ghi lưu trữ thông tin về một thực thể gọi là bảng, bảng bao

gồm các dòng và các cột

Các hoạt động chính của một cơ sở dữ liệu là: cập nhật, truy vấn dữ liệu và cho phép lập các báo cáo

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management System - DBMS), là phần

mềm hay hệ thống được thiết kế để quản trị một cơ sở dữ liệu Ưu điểm mà cơ sở

dữ liệu mang lại là giảm sự trùng lặp thông tin đến mức thấp nhất, do đó thông tin được đảm bảo tính nhất quán và toàn vẹn cơ sở dư liệu Bên cạnh đó cơ sở dữ liệu đảm bảo thông tin có thể truy xuất theo nhiều cách khác nhau

Sau đây là một sô hệ quản trị cơ sở dữ liệu phổ biến

ORACLE

Oracle: là một bộ phần mềm được cung cấp bởi công ty ORACLE, nó bao

gồm một bộ xây dựng các ứng dụng và các sản phẩm cuối cùng cho user (end_user product)

Ưu điêm:

- Oracle cung cấp một hệ quản trị CSDL mềm dẻo nó bao gồm CSDL Oracle , môi trường cho việc thiết kế các cơ sở dữ liệu (Designer 2000) và các công

cụ phát triển ( Developer 2000 )

- Hệ quản trị CSDL có tính an toàn, bảo mật cao, tính nhất quán và toàn vẹn

dữ liệu, cho phép các user truy nhập tới CSDL phân tán như một khối thống nhất Vì vậy nó được đánh giá là ưu việt nhất hiện nay

Oracle thường được sử dụng cho các công ty hay tập đoàn xuyên quốc giao với

hệ thống thông tin phân tán rải rác trên toàn cầu nhưng vẫn cần sự đồng nhất về mặt dữ liệu và tính bảo mật cực cao

SQL VÀ SQL SERVER

SQL (Structured Query Language - ngôn ngữ truy vấn mang tính cấu trúc)

là một loại ngôn ngữ máy tính phổ biến để tạo, sửa, và lấy dữ liệu từ một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ Ngôn ngữ này phát triển vượt xa so với mục đích ban đầu

là để phục vụ các hệ quản trị cơ sở dữ liệu đối tượng - quan hệ, nó là một tiêu chuẩn ANSI/ISO

SQL Server là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu do Microsoft phát triển, và được

sử dụng rất phổ biến trên các ứng ụng chạy hệ điều hành Window – một hệ điều hành phổ biến nhất trên thế giới

Một sô ưu điểm của SQL Server:

- Sử dụng các câu lệnh SQL đơn giản, dễ nhớ, dễ sử dụng và rất ngắn gọn

- Tốc độ rất cao do được tối ưu hoá với những công nghệ mới

- Khả năng thực hiện những yêu cầu phức tạp của công việc

Nhược điểm của SQL Server là: chi phí của SQL Server cũng khá cao so với một số hệ quản trị khác Ngoài ra thì SQL Server chỉ thích hợp với các hệ điều hành sử dụng Window, các hệ điều hành khác như Mac hay Linux thì không sử dụng được Tốc độ làm việc của SQL khá chậm trong một số trường hợp, khi đó cần phải dùng kết hợp với những công cụ lập trình khác để có được hiệu quả tối đa

MYSQL

MySQL là hệ quản trị cơ sở dữ liệu tự do nguồn mở phổ biến nhất thế giới

và được các nhà phát triển rất ưa chuộng trong quá trình phát triển ứng dụng, đặc biệt là với các ứng dụng web MySQL về cơ bản vẫn sử dụng bộ sql giống các hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác nên tương đối dễ sử dụng

MySQL có một số ưu điểm nổi bật sau:

- Là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu có tốc độ cao, ổn định, dễ cài đặt và dễ sử dụng Giao diện trên trình duyệt web thân thiện, hỗ trợ cả các thao tác trực quan lẫn gõ lệnh trên query

- Có tính khả chuyển, hoạt động trên nhiều hệ điều hành cung cấp một hệ

thống lớn các hàm tiện ích rất mạnh

- Có tính bảo mật cao, MySQL rất thích hợp cho các ứng dụng có truy cập

CSDL trên internet

- Một ưu điểm rất lớn nữa của MySQL là miễn phí hoàn toàn

Mặc dù còn một số hạn chế nhỏ như chưa hiển thị quan hệ giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu tuy nhiên MySQL vẫn liên tục ra những phiên bản mới cập nhật thêm tính năng hỗ trợ người dùng

VISUAL FOXPRO

Visual FoxPro, kí hiệu vắn tắt là VFP, là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu

(Database Management System - DBMS) trực quan VFP không chỉ là một hệ

DBMS mà còn được tích hợp cả ngôn ngữ lập trình và công cụ tạo báo cáo

Một số ưu điểm của Visual FoxPro:

- VFP cho khả năng quản trị cơ sở dữ liệu tương đối tốt.

- Được tích hợp tất cả những công cụ cần thiết cho phát triển ứng dụng (hệ quản trị

cơ sở dữ liệu, ngôn ngữ lập trình và công cụ tạo báo cáo)

- Dễ sử dụng, thời gian xây dựng ứng dụng ngắn.

Nhược điểm:

- VFP có tính bảo mật không cao

- Khả năng lưu trữ của hệ quản trị cơ sở dữ liệu trong VFP bị giới hạn nhiều.

VFP thường được ứng dụng trong các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ

vì các ưu điểm về cho phí, thời gian xây dựng

1.1.5.2 Ngôn ngữ lập trình

Ngôn ngữ lập trình (tiếng anh: programming language) là một tập con

của ngôn ngữ máy tính Đây là một dạng ngôn ngữ được chuẩn hó và dùng để miêu

tả những quá trình, những ngữ cảnh một cách rất chi tiết Một ngôn ngữ lập trình phải đảm bảo là cả người và máy đều có thể đọc hiểu do đó ngôn ngữ lập trình phải thỏa mãn 2 điều kiện:

- Ngôn ngữ lập trình phải dễ hiểu và dễ sử dụng đối với người lập trình, từ đó con người có thể dùng để mô tả và giải quyết các bài toán từ thực tế đặt ra

- Ngôn ngữ lập trình phải miêu tả một cách đầy đủ và rõ ràng các tiến trình

(tiếng Anh: process), để có thể chạy được trên hệ thống của máy tính

PHP

PHP là một ngôn ngữ lập trình kịch bản hay một loại mã lệnh chủ yếu được dùng để phát triển các ứng dụng viết cho máy chủ, mã nguồn mở, dùng cho mục đích tổng quát PHP được phát triển qua rất nhiều phiên bản và hoàn thiên dần các thiếu sót về mặt ngôn ngữ PHP có thể dễ dàng nhúng vào trang HTML do được tối ưu hóa cho các ứng dụng web, tốc độ nhanh, nhỏ gọn, cú pháp giống C và Java,

dễ học và thời gian xây dựng sản phẩm tương đối ngắn hơn so với các ngôn ngữ khác nên PHP đã nhanh chóng trở thành một ngôn ngữ lập trình web phổ biến nhất thế giới

Ưu điểm của ngôn ngữ PHP là:

- Dễ sử dụng vì có nét giống với C# và java

- Cung cấp cho người dùng cuối một cơ sở hạ tầng chặt chẽ dùng cho nhiều

cơ sở dữ liệu, giao thức và API khác nhau, hỗ nhiều cú pháp ngôn ngữ nhất quán

- Tốc độ sử lý dữ liệu từ PHP 4 được nâng lên rất nhiều cùng khả năng bảo mật tốt

- Tich hợp rất tốt với My SQL

- Các sản phẩm tạo ra là một website phục vụ các yêu cầu đặt ra ban đầu, do

đó nó có những ưu điểm vượt trội của ứng dụng mạng như: không cần cài đặt, chỉ cần có trình duyệt web và kết nối internet

- Giao diện lập trình PHP thân thiện dễ sử dụng

1.1.5.3 Công cụ tạo báo cáo

Thông tin được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu, và xử lý thông tin với các ngôn ngữ lập trình truy nhiên, mục địch quan trọng nhất của một ứng dụng không nằm ở

sử lý hay lưu trữ mà nằm ở mục tiêu cuối cùng của ứng dụng là truyển tải một thông điệp với người sử dụng Đối với các ứng dụng kế toán, mục tiêu hết sức quan trọng là tạo ra được các báo cáo kết xuất từ các thông tin đầu vào theo những mẫu quy định nhằm thông báo nhưng thông tin cần thiết cho người sử dụng Tuy

nhiên với một cơ sở dữ liệu, kết quả của một câu lệnh truy vấn sẽ cho ra các bản ghi, dù có thể được sắp xếp nhưng những bản ghi này vẫn không thể hiển thị đầy

đủ nội dung theo yêu cầu đặt ra hết sức phức tạp Do đó các công cụ tạo báo cáo là một giải pháp cho tồn tại này nhắm hiển thị nội dụng theo quy chuẩn

Với các ứng dụng sử dụng ngôn ngữ C# thướng sử dụng devexpress để tạo báo cáo Các ứng dụng tạo bằng VFP thì không cần cài thêm công cụ tạo báo cáo

vì bản thân VFP đã có rồi

1.2 Khái quát chung về kế toán tiền lương trong doanh nghiệp

1.2.1 Nhận thức chung về tiền lương, các khoản trích theo lương và thuế thu nhập cá nhân

1.2.1.1 Nhân thức chung về tiền lương

Trong giai đoạn hiện nay, tiền lương luôn được coi là một bộ phận quan trọng của giá trị hàng hoá Nó chịu tác động bởi nhiều yếu tố như kinh tế, chính trị, xã hội, lịch sử Ngược lại tiền lương cũng tác động đến phát triển sản xuất, cải thiện đời sống

và ổn định kinh tế xã hội Chính vì thế, không chỉ nhà nước (ở tầm vĩ mô) mà cả doanh nghiệp và người lao động (ở tầm vi mô) đều quan tâm đến chính sách và hệ thống quản

Tiền lương là giá trị sức lao động được hình thành trên cơ sở giá trị sức lao động và nguồn sử dụng lao động Để bù đắp phần hao phí lao động đó, họ cần có một lượng nhất định các vật phẩm tiêu dùng đáp ứng nhu cầu ăn ở, mặc, đi lại…

Như vậy người sử dụng lao động phải đáp ứng nhu cầu đó cho người lao động đúng mức hao phí mà họ đã bỏ ra thông qua tiền lương Tiền lưong đảm bảo cho người lao động có thể tái sản xuất sức lao động để họ có thể tham gia vào quá trình sản xuất tiếp theo Thu nhập là nguồn sống chủ yếu của bản thân người lao động và gia đình họ, Như vậy bản chất của tiền lương là toàn bộ phần thu nhập từ lao động

mà người lao động nhận được sau thời gian lao động mà họ đã bỏ ra

Tiền lương về mặt sản xuất và đời sống có hai chức năng cơ bản sau:

Chức năng tái sản xuất sức lao động: Trong qua trình lao động sản xuất, sức lao động hao mòn dần cùng với quá trình tạo ra sản phẩm Để thu hút nguồn lực sản xuất và thực hiện các mục tiêu kinh tế, xã hội, một mặt nhà nước tạo môi trường, điều kiện để người lao động có việc làm, mặt khác nhà nước có chính sách hợp lý để đảm bảo đời sông vật chất và tinh thần cho người lao động

Chức năng đòn bẩy kinh tế: Lợi ích kinh tế là một hình thức biểu hiện của một chế độ kinh tế xã hội nhất định, là hoạt động thúc đẩy kinh tế của con người Trong quà trình lao động, lơi ích kinh tế là động lực manh mẽ nhất của toàn bộ nền kinh tế xã hội Việc giải quyết đúng đắn vấn đề về lợi ích sẽ phát huy tiềm năng của mỗi người lao động một cách tốt nhất trong quá trình lao động sản xuất

Đối với doanh nghiệp, tiền lương phải trả cho công nhân là một bộ phận chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ Yêu cầu đặt ra với kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là làm sao tính được đúng, tính đủ chi phí tiền lương vào chi phí sản xuất kinh doanh

Tiền lương phải trả cho người lao động được căn cứ vào các chứng từ như: Sổ lao động (Danh sách công nhân trong biên chế), Bảng chấm công, Phiếu xác nhận khối lượng sản phẩm hoàn thành, bảng kê khối lượng hoàn thành… trên cơ sở chứng từ này, kế toán tiền lương tính ra số lương phải trả cho người lao động Từ bảng thanh toán tiền lương, kế toán tổng hợp tiền lương phải trả theo từng đối tượng sử dụng lao động, các khoản trích theo lương theo tỷ lệ quy định vào chi phí của các bộ phận sử dụng lao động và phản ánh trên “Bảng phân bổ tiền lương và

bảo hiểm xã hội” Như vậy, kế toán tiền lương phải tính ra được số tiền lương của từng lao động, các khoản trích theo lương mà người lao động được hưởng và phần tính vào chi phí

Việc tính lương và trả lương tự động giúp cho việc tập hợp chi phí và tính giá thành nhanh chóng, kịp thời Ngoài các sổ Cái TK 334, 3382, 3383, 3384, bảng phân bổ tiền lương và BHXH, chương trình kế toán có thể cung cấp các bảng tổng hợp trả lương và các khoản khác, bảng lương tháng theo từng doanh nghiệp và có thể cho phép in phiếu lương từng nhân viên

Tùy vào điều kiện của từng doanh nghiệp, cách trả lương mà chương trình có thể thiết kế chi tiết hơn

1.2.1.2 Nhân thức chung về các khoản trích theo lương

Một số vấn đề về chế độ bảo hiểm:

Bảo hiểm Xã hội: Nhà nước quy định về chính sách Bảo hiểm Xã hội

(BHXH) nhằm từng bước mở rộng và nâng cao việc đảm bảo vật chất, góp phần ổn định đời sống cho người lao động và gia đình trong các trường hợp: ốm đau, thai sản, hết tuổi lao động, chết, bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, mất việc làm, gặp rủi ro hoặc các khó khăn khác Các loại hình BHXH bắt buộc hoặc tự nguyện được áp dụng phổ biến đối với từng đối tượng và từng doanh nghiệp để đảm bảo cho người lao động hưởng chế độ BHXH thích hợp

Loại hình BHXH bắt buộc được áp dụng đối với những doanh nghiệp sử dụng từ mười người lao động trở lên, ở những doanh nghiệp này, người sử dụng lao động, người lao động phải đóng BHXH theo quy định tại điều 149 của Bộ luật Lao động Người làm việc ở những nơi sử dụng dưới mười lao động, hoặc làm những công việc dưới ba tháng, theo mùa vụ, hoặc làm các công việc có tính chất tạm thời khác, thì các khoản BHXH được tính vào lương do người sử dụng lao động trả để người lao động tham gia BHXH theo loại hình tự nguyện hoặc tự lo liệu về bảo hiểm Khi ốm đau, người lao động được khám bệnh va điều trị tại cơ sở

y tế theo chế độ bảo hiểm y tế (BHYT)

Ngoài ra Nhà nước quy định doanh nghiệp phải trích bằng 24% mức lương

cơ bản; trong đó 17% tính vào chi phí kinh doanh của đơn vị, 7% người lao động phải nộp từ thu nhập bình quân của mình Quỹ BHXH dùng chi: bảo hiểm xã hội thay lương trong thời gian người lao động ốm đau, nghỉ chế độ thai sản, tai nạn lao động Không thể làm việc tại doanh nghiệp, chi trợ cấp hưu trí cho người lao động

về nghỉ hưu trợ cấp tiền tử tuất, trợ cấp bồi dưỡng cho người lao động khi ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp…

Về Bảo hiểm Y tế: Nhà nước quy định trích 4.5% theo lương cơ bản của

người lao động, trong đó 3% doanh nghiệp tính vào chi phí kinh doanh, 1.5% người lao động phải nộp Khi ốm đau, người lao động được khám bệnh va điều trị tại cơ sở y tế theo chế độ Bảo hiểm Y tế (BHYT) Quỹ Bảo hiểm Y tế chi phí cho việc khám chữa điều trị, tiền thuốc chữa bệnh ngoại trú…chi phí khám sức khoẻ định kì cho người lao động

Kinh phí công đoàn: hình thành do việc trích lập theo tỉ lệ quy định trên

tổng số tiền lương thực tế phải trả cho người lao động thực tế phát sinh trong tháng, tính vào chi phí sản xuất kinh doanh

Tỉ lệ trích kinh phí công đoàn theo chế độ hiện hành là 2% Số kinh phí công đoàn doanh nghiệp trích được, một phần nộp lên cơ quan quản lí công đoàn cấp trên, một phần để lại doanh nghiệp chi tiêu cho hoạt động công đoàn tại doanh nghiệp

Bảo hiểm thất nghiệp: là chính sách mới có tác động trực tiếp tới người lao

động, người sử dụng lao động và vấn đề an sinh xã hội nhằm thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập của người lao động khi họ bị thất nghiệp

Đối tượng được nhận BHTN là công dân Việt Nam làm việc theo hợp đồng hoặc hợp đồng làm việc mà các hợp đồng này không xác định thời hạn hoặc xác định thời hạn từ đủ 12 tháng đến 36 tháng với người sử dụng lao động có từ mười lao động trở lên

Điều kiện được hưởng BHTN là phải đóng BHTN đủ 12 tháng trở lên trong vòng 24 tháng trước khi bị mất việc làm hoặc chấm dứt hợp đồng lao động theo

quy định của pháp luật; đã đăng kí với cơ quan lao động khi bị mất việc hoặc chấm dứt hợp đồng lao động và chưa tìm được việc làm sau 15 ngày kể từ ngày đăng kí với cơ quan lao động theo quy định (Với quy định này thì tối thiểu phải tới 01.01.2010, các lao động bị thất nghiệp có đóng BHTN mới bắt đầu được hưởng trợ cấp thất nghiệp Năm 2009 mới tiến hành thu phí BHTN là chính)

Mức hưởng trợ cấp thất nghiệp hàng tháng bằng 60% mức bình quân tiền lương, tiền công tháng đóng BHTN của 6 tháng liền kề trước khi người lao động thất nghiệp Thời gian hưởng trợ cấp thất nghiệp sẽ là 3 tháng nếu có từ đủ 12 tháng đến dưới 36 tháng đóng BHTN; 6 tháng nếu có từ đủ 36 tháng đến dưới 72 tháng đóng BHTN; 9 tháng nếu có từ đủ 72 tháng đến dưới 144 tháng đóng BHTN;

4 Tiền sinh lời của hoạt động đầu tư quỹ

5 Các nguồn thu hợp pháp khác

Sử dụng quỹ Bảo hiểm Thất nghiệp:

1 Chi trả trợ cấp thất nghiệp hằng tháng cho người lao động được hưởng chế độ bảo hiểm thất nghiệp theo quy định tại Điều 16 Nghị định 127/2008/NĐ-

CP

2 Chi hỗ trợ học nghề cho người lao động đang hưởng trợ cấp thất nghiệp hằng tháng theo quy định tại Điều 17 Nghị định 127/2008/NĐ-CP

3 Chi hỗ trợ tìm việc làm cho người lao động đang hưởng trợ cấp thất nghiệp hằng tháng theo quy định tại Điều 18 Nghị định 127/2008/NĐ-CP

4 Chi đóng bảo hiểm y tế cho người lao động đang hưởng trợ cấp thất nghiệp hằng tháng theo quy định tại Điều 19 Nghị định 127/2008/NĐ-CP

5 Chi phí quản lý bảo hiểm thất nghiệp

6 Đầu tư để bảo toàn và tăng trưởng quỹ theo quy định

1.2.1.3 Nhận thức chung về thuế thu nhập cá nhân hiện hành

Đối tượng nộp thuế:

Đối tượng nộp thuế đối với người có thu nhập cao (dưới đây gọi tắt là đối tượng nộp thuế thu nhập cá nhân) bao gồm:

- Cá nhân là cá nhân cư trú có thu nhập chịu thuế phát sinh trong và ngoài lãnh thổ Việt Nam và cá nhân không cư trú có thu nhập chịu thuế phát sinh trong lãnh thổ Việt Nam

- Cá nhân cư trú là người đáp ứng một trong các điều kiện sau:

+ Có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên tính trong một năm dương lịch hoặc theo 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam

+ Có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam, bao gồm có nơi đăng kí thường trú hoặc có nhà thuê liên tục từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam theo hợp đồng thuê

có thời hạn

- Cá nhân không cư trú là người không đáp ứng điều kiện của cá nhân cư trú

Căn cứ tính thuế :

Căn cứ tính thuế thu nhập cá nhân là thu nhập chịu thuế và thuế suất

 Thu nhập chịu thuế:

Căn cứ tính thuế thu nhập là Thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân gồm các loại thu nhập sau đây, trừ thu nhập được miễn thuế

1 Thu nhập từ kinh doanh, bao gồm:

a) Thu nhập từ hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ

b) Thu nhập từ hoạt động hành nghề độc lập của cá nhân có giấy phép hoặc chứng chỉ hành nghề theo quy định của pháp luật

2 Thu nhập từ tiền lương, tiền công, bao gồm:

a) Tiền lương, tiền công và các khoản có tính chất tiền lương, tiền công b) Các khoản phụ cấp, trợ cấp, trừ các khoản phụ cấp

c) Tiền thù lao dưới các hình thức

d) Tiền nhận được từ tham gia hiệp hội kinh doanh, hội đồng quản trị, ban kiểm soát, hội đồng quản lí và các tổ chức

đ) Các khoản lợi ích khác mà đối tượng nộp thuế nhận được bằng tiền hoặc không bằng tiền

e) Tiền thưởng: trừ các khoản tiền thưởng kèm theo các danh hiệu được Nhà nước phong tặng, tiền thưởng kèm theo giải thưởng quốc gia, giải thưởng quốc tế…

3 Thu nhập từ đầu tư vốn, bao gồm:

4 Thu nhập từ chuyển nhượng vốn, bao gồm:

5 Thu nhập từ chuyển nhượng bất động sản, bao gồm:

d) Các khoản thu nhập khác nhận được từ chuyển nhượng bất động sản

6 Thu nhập từ trúng thưởng, bao gồm:

7 Thu nhập từ bản quyền, bao gồm:

9 Thu nhập từ nhận thừa kế là chứng khoán, phần vốn trong các tổ chức kinh tế, cơ sở kinh doanh, bất động sản và tài sản khác phải đăng kí sở hữu hoặc đăng kí sử dụng

10 Thu nhập từ nhận quà tặng là chứng khoán, phần vốn trong các tổ chức kinh tế, cơ sở kinh doanh, bất động sản và tài sản khác phải đăng kí sở hữu hoặc đăng kí sử dụng

1 Thu nhập từ chuyển nhượng bất động sản giữa người trong gia đình: vợ với chồng…

2 Thu nhập từ chuyển nhượng nhà ở, quyền sử dụng đất ở và tài sản gắn liền với đất ở của cá nhân trong trường hợp cá nhân chỉ có một nhà ở, đất ở duy nhất

3 Thu nhập từ giá trị quyền sử dụng đất của cá nhân được Nhà nước giao

4 Thu nhập từ nhận thừa kế, quà tặng

5 Thu nhập của hộ gia đình, cá nhân trực tiếp sản xuất nông nghiệp, lâm nghiệp, làm muối, nuôi trồng, đánh bắt thuỷ sản chưa qua chế biến thành các sản phẩm khác hoặc chỉ qua sơ chế thông thường

6 Thu nhập từ chuyển đổi đất nông nghiệp của hộ gia đình, cá nhân được Nhà nước giao để sản xuất

7 Thu nhập từ lãi tiền gửi tại tổ chức tín dụng, lãi từ hợp đồng Bảo hiểm Nhân thọ

8 Thu nhập từ kiều hối

9 Phần tiền lương làm việc ban đêm, làm thêm giờ được trả cao hơn so với tiền lương làm việc ban ngày, làm trong giờ theo quy định của pháp luật

10 Tiền lương hưu do Bảo hiểm xã hội chi trả

11 Thu nhập từ học bổng, bao gồm

12 Thu nhập từ bồi thường hợp đồng Bảo hiểm Nhân thọ, phi nhân thọ, tiền bồi thường tai nạn lao động, khoản bồi thường nhà nước và các khoản bồi thường khác theo quy định của pháp luật

Thuế suất:

Áp dụng theo Biểu thuế luỹ tiến từng phần quy định tại mục 2 điều 22 pháp lệnh sửa đổi, bổ sung một số điều của pháp lệnh thuế thu nhập đối với người có thu nhập cao như sau:

+ Biểu thuế luỹ tiến từng phần áp dụng đối với cá nhân có thu nhập từ hoạt động kinh doanh, tiền công, tiền lương:

Bậc thuế Phần thu nhập tính

thuế/năm(triệu đồng)

Phần thu nhập tính thuế/tháng(triệu đồng)

Thuế suất (%)

là cá nhân cư trú Giảm trừ gia cảnh gồm hai phần sau đây:

a) Mức giảm trừ đối với đối tượng nộp thuế là 4 triệu đồng/tháng (48 triệu đồng/năm);

b) Mức giảm trừ đối với mỗi người phụ thuộc là 1,6 triệu đồng/tháng

2 Việc xác định mức giảm trừ gia cảnh đối với người phụ thuộc thực hiện theo nguyên tắc mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ một lần vào một đối tượng nộp thuế

3 Người phụ thuộc là người mà đối tượng nộp thuế có trách nhiệm nuôi dưỡng, bao gồm:

a) Con chưa thành niên; con bị tàn tật, không có khả năng lao động;

b) Các cá nhân không có thu nhập hoặc có thu nhập không vượt quá mức quy định, bao gồm con thành niên đang học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp hoặc học nghề; vợ hoặc chồng không có khả năng lao động; bố, mẹ đã hết tuổi lao động hoặc không có khả năng lao động; những người khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế phải trực tiếp nuôi dưỡng

ông, bà nội, ông, bà ngoại; cô, dì, cậu, chú, bác ruột; cháu ruột (gồm con của anh, chị, em ruột) chỉ được xem là người phụ thuộc nếu ngoài độ tuổi lao động hoặc trong độ tuổi lao động nhưng bị tàn tật, không có khả năng lao động, không có thu nhập hoặc có thu nhập dưới 500.000 đồng/tháng mà người nộp thuế phải trực tiếp

nuôi dưỡng.)

Chính phủ quy định mức thu nhập, kê khai để xác định người phụ thuộc được tính giảm trừ gia cảnh

1.2.2 Nhiệm vụ của kế toán tiền lương

Về cơ bản, kế toán tiền lương là quá trình hạch toán lao động Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương không chỉ liên quan đến quyền lợi của người lao động, mà còn liên quan đến các chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh, giá thành sản phẩm của doanh nghiệp, liên quan đến tình hình chấp hành các chính sách về lao động tiền lương của nhà nước Để phục vụ yêu cầu quản lý chặt chẽ, có hiệu quả, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở doanh nghiệp phải thực hiện các nhiệm vụ sau:

+ Tổ chức hạch toán đúng thời gian, số lượng, chất lượng và kết quả lao động của người lao động, tính đúng và thanh toán kịp thời tiền lương và các khoản liên quan khác cho người lao động