Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại ban quản lý dự án xây dựng các công trình trọng điểm tỉnh nam định

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƢ - LƢU TRỮ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG CÁC CƠNG TRÌNH TRỌNG ĐIỂM TỈNH NAM ĐỊNH Khóa luận tốt nghiệp ngành Người hướng dẫn Sinh viên thực Mã số sinh viên Khóa Lớp : LƯU TRỮ HỌC : THS PHẠM THỊ HẠNH : TRIỆU THỊ OANH : 1405LTHC047 : 2014-2018 : ĐH LTH 14C HÀ NỘI - 2018 LỜI CAM ĐOAN Những thơng tin khóa luận tơi sử dụng hồn tồn xác.Đây số liệu tơi thu thập q trình khảo sát thực trạng công tác văn thư Ban Quản lý dự án xây dựng cơng trình trọng điểm tỉnh Nam Định Tơi xin cam đoan có sai xót tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm LỜI CẢM ƠN Em xin cảm ơn thầy cô Khoa Văn thư-Lưu trữ truyền đạt kiến thức chuyên ngành để em có tảng, sở lý luận thực đề tài khóa luận.Qua đây,em xin chân thành cảm ơn Th.s Phạm Thị Hạnh tận tình hướng dẫn,giúp đỡ em q trình thực khóa luận Em gửi lời cảm ơn đến cán bộ, nhân viên Ban Quản lý dự án xây dựng công trình trọng điểm tỉnh Nam Định cung cấp số liệu, thơng tin chân thực để em có nhận thức khách quan thực trạng công tác văn thư quan Trong trình thực đề tài nhận thức em nhiều hạn chế thời gian nghiên cứu cịn hạn hẹp nên khố luận em tránh khỏi số thiếu xót, em mong nhận góp ý thầy để hồn thiện khóa luận Hà Nội, ngày 30 tháng năm 2018 Sinh viên Triệu Thị Oanh DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt Nghĩa từ viết tắt BQLDA Ban Quản lý dự án xây dựng cơng trình trọng điểm tỉnh Nam Định UBND Uỷ ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân DANH MỤC BẢNG BIỂU STT Tên bảng Bảng thống kê số lượng văn Ban QLDA ban hành từ năm 2014-2017 Bảng thống kê số lượng văn đến Ban QLDA từ năm 2014-2017 Trang MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG BIỂU A PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề iả thuyết nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu đề tài Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Kết cấu khóa luận Chƣơng NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ 1.1 Một số khái niệm 1.2 Nội dung công tác văn thư 1.3 Ý nghĩa công tác văn thư 1.4 Trách thực nhiệm vụ công tác văn thư 1.4.1 Trách nhiệm Thủ trưởng quan 1.4.2 Trách nhiệm thực Trưởng phận Hành chính-Tổ chức 1.4.3 Trách nhiệm thủ trưởng đơn vị 1.4.4 Trách nhiệm cán bộ, viên chức 10 1.4.5 Trách nhiệm văn thư quan 10 Chƣơng THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG CÁC CƠNG TRÌNH TRỌNG ĐIỂM TỈNH NAM ĐỊNH 11 2.1 Giới thiệu vài nét Ban quản lý dự án xây dựng cơng trình trọng điểm tỉnh Nam Định 11 2.1.1 Lịch sử hình thành Ban QLDA xây dựng cơng trình trọng điểm tỉnh Nam Định 11 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Ban Quản lí 11 2.2 Thực trạng công tác văn thư Ban Quản lý dự án xây dựng cơng trình trọng điểm tỉnh Nam Định 15 2.2.1 Tổ chức phận công tác văn thư quan 15 2.2.2 Nhân làm công tác văn thư 16 2.2.3 Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư 17 2.2.4 Tình hình thực nghiệp vụ công tác văn thư Ban QLDA xây dựng cơng trình trọng điểm tỉnh Nam Định 18 2.2.4.1 Soạn thảo ban hành văn 18 2.2.4.2 Quản lý giải văn 21 2.2.4.3 Lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 30 2.2.4.4 Quản lý sử dụng dấu 35 2.2.5 Nhận xét 36 2.2.5.1 Ưu điểm 36 2.2.5.2 Hạn chế 37 2.2.5.3 Nguyên nhân 39 Tiểu kết 43 Chƣơng MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG CÁC CƠNG TRÌNH TRỌNG ĐIỂM TỈNH NAM ĐỊNH 44 3.1 Phát huy vai trò lãnh đạo quan nâng cao nhận thức cán bộ, nhân viên quan công tác văn thư 44 3.2 Xây dựng ban hành quy chế văn thư 47 3.3 Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ cho nhân viên văn thư cán chuyên môn 49 3.4 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư 51 3.5 Cơ quan cần bổ sung thêm nhân để thực nhiệm vụ, đạo công tác văn thư quan 54 3.6 Đầu tư thêm kinh phí, nguồn lực tài chính, sở vật chất cho công tác văn thư 55 Tiểu kết 56 KẾT LUẬN 57 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 58 A PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác văn thư thiếu hoạt động quan, tổ chức Các quan, đơn vị muốn thực chức năng, nhiệm vụ phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến chủ trương, sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại kiện, tượng xảy hoạt động ngày Nên công tác văn thư không thực tốt dẫn đến việc giấy tờ bị ùn tắc, công việc bị giải chậm trễ, thông tin không xử lý ảnh hưởng lớn đến chất lượng công việc quan, tổ chức Cơng tác văn thư có vai trị quan trọng nên cần phải đổi mới, nâng cao bối cảnh ngành, lĩnh vực xã hội khơng ngừng đổi đại hóa để hội nhập với giới Đổi công tác văn thư giai đoạn hội nhập quốc tế Đây điều tất yếu khách quan cần phải thực Ban Quản lý dự án xây dựng cơng trình trọng điểm tỉnh Nam Định đơn vị nghiệp cơng lập trực thuộc UBND tỉnh Nam Định, có chức giúp UBND tỉnh Nam Định làm đầu mối quản lý dự án xây dựng nên công tác văn thư có vai trị quan trọng việc điều hành hoạt động quan diễn hiệu việc triển khai, thực dự án diễn nhanh chóng, tránh ùn tắc, trì trệ Những dự án mà quan đảm nhiệm công tác quản lý dự án có ý nghĩa xã hội lớn Cơng tác văn thư cánh tay đắc lực giúp lãnh đạo quan kiểm soát hoạt động ngày diễn quan Thực tế, cơng tác văn thư quan cịn tồn số hạn chế khâu soạn thảo ban hành văn bản, quản lý giải văn bản, lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Từ việc khảo sát thực tế quan thông qua số liệu nhân viên văn thư cung cấp tơi có nhìn nhận đưa giải pháp để nâng cao hiệu công tác văn thư quan Chính tơi định lựa chọn đề tài “Nâng cao hiệu công tác văn thƣ Ban Quản lý dự án xây dựng cơng trình trọng điểm tỉnh Nam Định” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp Lịch sử nghiên cứu vấn đề Cơng tác văn thư mắt xích quan trọng hoạt động quan, tổ chức, đảm bảo cung cấp nhanh chóng, kịp thời xác thông tin phục vụ hoạt động quan, đơn vị, cá nhân Từ nhận thức đắn tầm quan trọng công tác này, nhiều nhà nghiên cứu, sinh viên, học viên chọn đề tài nghiên cứu cho đề tài khóa luận, đề tài nghiên cứu khoa học Cụ thể như: -Một số giáo trình, tập giảng “Văn Lưu trữ học đại cương” Vương Đình Quyền, NXB iáo dục, Hà Nội( 1996) “Lý luận phương pháp công tác văn thư” Vương Đình Quyền, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội(2011) “Phương pháp soạn thảo văn hành chính” Lê Văn In Phạm Hưng”, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội(2005) “ iáo trình Văn thư” trường Đại học Nội vụ Hà Nội, NXB Lao động, Hà Nội (2016) -Các khóa luận, luận văn : Nguyễn Thị Thu “Công tác văn thư UBND huyện Chiêm Hóa tỉnh Tuyên Quang”, Khóa luận tốt nghiệp năm 2017, Văn thư-Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Vi Thị Thoa “Quản lý công tác văn thư-lưu trữ Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn”, Khóa luận tốt nghiệp năm 2017, Văn thư-Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Quốc hội (2011), Luật Lưu trữ, Hà Nội 2.Chính phủ (2004), Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 cơng tác Văn thư, Hà Nội 3.Chính phủ (2010), Nghị định số 09/2010/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 công tác văn thư, Hà Nội 4.Bộ Nội vụ (2014), Văn hợp 01/VBHN-BNV ngày 25/2/2014 Nghị định cơng tác văn thư, Hà Nội 5.Chính phủ (2016), Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 quản lý sử dụng dấu, Hà Nội 6.Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính, Hà Nội 7.Bộ Nội vụ (2012), Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, Hà Nội 8.Bộ Nội vụ (2013), Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ quan, tổ chức, Hà Nội 9.Chính phủ (2012 ), Nghị định số 41/2012/NĐ-CP vị trí việc làm đơn vị nghiệp công lập 10.UBND tỉnh Nam Định (2005 ), Quyết định số 748/QĐ/UBND ngày 23/3/2005 việc thành lập Ban quản lí Dự án xây dựng cơng trình trọng điểm tỉnh Nam Định, Nam Định 11.UBND tỉnh Nam Định (2005), Quyết định số 1856/QĐ-UBND ngày 07/8/2006 việc sửa đổi Quyết định số 748/QĐ-UBND ngày 23/5/2005 58 việc thành lập Ban quản lí dự án xây dựng cơng trình trọng điểm tỉnh Nam Định,Nam Định 11.UBND tỉnh Nam Định (2005), Quyết định 18/2012/QĐ-UBND ngày 20/9/2012 Qui định chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn,cơ cấu,tổ chức Ban quản lí dự án cơng trình trọng điểm tỉnh Nam Định, Nam Định 12.UBND tỉnh Nam Định (2016), Quyết định số 45/2016/QĐ-UBND ngày 25 tháng 10 năm 2016 việc bổ sung nhiệm vụ Ban QLDA xây dựng cơng trình trọng điểm tỉnh Nam Định, Nam Định *Một số giáo trình, tập giảng 13 Vương Đình Quyền (1996),Văn Lưu trữ học đại cương, NXB iáo dục, Hà Nội 14 Lê Văn In Phạm Hưng (2005), Phương pháp soạn thảo văn hành chính, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội 15 Vương Đình Quyền (2007), Lý luận phương pháp công tác văn thư, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội 16 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2016), iáo trình Văn thư, NXB Lao động,Hà Nội 17 Trần Thị Thúy “Thực trạng biện pháp hồn thiện cơng tác văn thư, lưu trữ Xí nghiệp sửa chữa tàu 81”, Khóa luận tốt nghiệp 2010, Lưu trữ học Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn 18 Nguyễn Quốc Hỷ, Thực trạng công tác văn thư Tổng cục thi hành án dân sự-Bộ Tư pháp, Khóa luận tốt nghiệp 2010, Quản trị Văn phịng, Trường Đại học Thành Đô 19 Nguyễn Thị Lan, Nâng cao hiệu cơng tác văn thư Văn phịng Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Phú Thọ,khóa luận tốt nghiệp năm 2016, Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 59 20.Đỗ Thị Thanh Hiền, “Nâng cao hiệu công tác văn thư Công ty cổ phần sản xuất thương mại than Uông Bí “, Khóa luận tốt nghiệp năm 2017, Quản trị Văn phòng,Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 21 Nguyễn Thị Thu “Công tác văn thư UBND huyện Chiêm Hóa tỉnh Tuyên Quang” , Khóa luận tốt nghiệp năm 2017, Văn thư-Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 22 Nguyễn Huyền Trang, “Công tác văn thư Học viện Hành Quốc gia”, Khóa luận tốt nghiệp năm 2017, Văn thư-Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 23 Vi Thị Thoa, “Quản lý công tác văn thư-lưu trữ Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn”, khóa luận tốt nghiệp năm 2017, Văn thư-Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đểtỉnh Nam Định”, Trần Thị Thu Hương, 2012, Nam Định 25 Nguyễn Đăng Việt “Khảo sát đánh giá tình hình tổ chức quản lý công tác văn thư tại, lưu trữ số công ty cổ phần địa bàn thành phố Hà Nội”, , 2014,Trường Đại học Khoa học xã hội nhân văn 26 www.archives.gov.vn 27 Congdoanhatinh.org.vn 60 PHỤ LỤC Phụ lục Trang thiết bị phục vụ công tác văn thƣ Phụ lục 2: Bìa, sổ đăng ký văn Phụ lục 2a Công văn, định Ban quản lý dự án ban hành Phụ lục 3: Phong bì văn Phụ lục 4: Bìa, sổ đăng ký văn đến Phụ lục 5: Hồ sơ pháp lý dự án văn hóa Trần Phụ lục 6: Bản vẽ hồn cơng xây dựng hạ tầng giai đoạn Phụ lục Công văn số 70A/CV-BQLDA thuộc hồ sơ pháp lý dự án văn hóa Trần ... THƢ TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG CÁC CƠNG TRÌNH TRỌNG ĐIỂM TỈNH NAM ĐỊNH 2.1 Giới thiệu vài nét Ban quản lý dự án xây dựng cơng trình trọng điểm tỉnh Nam Định 2.1.1 Lịch sử hình thành Ban QLDA... Tập lưu tờ trình năm 2017 Ban Quản lý dự án xây dựng cơng trình trọng điểm tỉnh Nam Định Tập lưu Thông báo năm 2015-2016-2017 Ban Quản lý dự án xây dựng cơng trình trọng điểm tỉnh Nam Định Hồ sơ... phải thực Ban Quản lý dự án xây dựng cơng trình trọng điểm tỉnh Nam Định đơn vị nghiệp công lập trực thuộc UBND tỉnh Nam Định, có chức giúp UBND tỉnh Nam Định làm đầu mối quản lý dự án xây dựng nên