Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại cục đầu tư nước ngoài bộ kế hoạch đầu tư

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CỤC ĐẦU TƯ NƯỚC NGỒI BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Khố luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS NGUYỄN THỊ KIM CHI Sinh viên thực : NGUYỄN THỊ THU HÀ Mã số sinh viên, Khoá, Lớp : 1305QTVB013, 2013 - 2017, ĐH.QTVP13B HÀ NỘI - 2017 LỜI CAM ĐOAN Em tên Nguyễn Thị Thu Hà, sinh viên khoa Quản trị văn phòng, thực khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Nâng cao hiệu công tác văn thư Cục Đầu tư nước – Bộ Kế hoạch Đầu tư” Em xin cam đoan cơng trình nghiên cứu em thời gian qua Em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng cơng trình nghiên cứu Hà Nội, ngày 17 tháng 04 năm 2017 LỜI CẢM ƠN Để hồn thành đề tài này, q trình khảo sát thu thập, tổng hợp thông tin em nhận giúp đỡ tận tình từ ban giám hiệu nhà trường, thầy cô khoa, cán thư viện Trung tâm thông tin thư viện Đại học Nội vụ Hà Nội Nhân đây, cho phép em tỏ lịng biết ơn chân thành với thầy Đặc biệt, cô Nguyễn Thị Kim Chi cô hướng dẫn tận tình suốt trình thực đề tài Trong trình khảo sát nghiên cứu em gặp nhiều khó khăn, mặt khác trình độ nghiên cứu cịn hạn chế ngun nhân khác nên dù cố gắng song đề tài em khơng tránh khỏi hạn chế thiếu sót.Vì thế, em mong nhận góp ý thầy cô trường bạn đọc Những ý kiến đóng góp người giúp em nhận hạn chế qua em có thêm nguồn tư liệu đường học tập nghiên cứu sau Em xin chân thành cảm ơn ! MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN A.PHẦN MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài .1 Lịch sử nghiên cứu vấn đề Mục tiêu nghiên cứu 4 Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Cấu trúc đề tài PHẦN B: PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ .7 1.1 Một số khái niệm .7 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư .7 1.1.2 Khái niệm Văn 1.1.3 Khái niệm văn đi, văn đến 1.1.4 Khái niệm dấu 1.1.5 Khái niệm hồ sơ lập hồ sơ 1.1.6 Khái niệm lưu trữ quan 1.2 Vị trí, ý nghĩa cơng tác văn thư 1.3 Yêu cầu công tác văn thư .11 1.4 Nội dung công tác văn thư 13 1.4.1 Xây dựng ban hành văn .13 1.4.2 Quản lý giải văn 13 1.4.3 Quản lý sử dụng dấu 13 1.4.4 Lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 14 1.5 Trách nhiệm thực công tác văn thư .15 Tiểu kết chương 16 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CỤC ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI 17 2.1 Giới thiệu sơ lược Cục Đầu tư nước 17 2.1.1.Vị trí chức 17 2.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn 17 2.1.3 Cơ cấu tổ chức .20 2.2 Giới thiệu sơ lược Văn phịng Cục Đầu tư nước ngồi 20 2.2.1 Vị trí, chức 20 2.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 20 2.2.3 Cơ cấu tổ chức .22 2.3 Thực trạng công tác văn thư Cục Đầu tư nước .22 2.3.1 Xây dựng, ban hành, hướng dẫn thực công tác văn thư 22 2.3.2.Tổ chức nhân làm công tác văn thư 23 2.3.2.1.Tổ chức phận văn thư .23 2.3.2.2 Bố trí nhân .24 2.3.4 Tình hình thực nghiệp vụ công tác văn thư 29 2.3.4.1 Soạn thảo ban hành văn 29 2.3.4.2.Quản lý giải văn đến .33 2.3.4.3 Quản lý văn .38 2.3.4.4 Việc quản lý sử dụng dấu 43 2.3.4.5 Lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 45 2.4 Nhận xét 48 2.4.1 Ưu điểm 48 2.4.2 Nhược điểm .52 2.4.3 Nguyên nhân 54 Tiểu kết chương 55 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CỤC ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI .56 3.1 Xây dựng hoàn thiện hệ thống văn đạo, hướng dẫn công tác văn thư Cục Đầu tư nước .56 3.2.Tuyển dụng thêm nhân cho phận văn thư 57 3.3 Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán văn thư 58 3.4 Nâng cao nhận thức cán bộ, công chức quan vai trị cơng tác văn thư .58 3.5 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư .60 3.6 Thực tốt công tác tra, kiểm tra, đánh giá, xếp loại công tác văn thư lưu trữ 61 Tiểu kết chương 61 KẾT LUẬN 62 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .63 PHẦN PHỤ LỤC A.PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Ở nhiều lĩnh vực, khối lượng thông tin truyền tải chủ yếu hình thức văn bản.Có thể nói văn phương tiện lưu trữ truyền đạt thơng tin hữu hiệu Hiện có nhiều quan, đơn vị sử dụng phương tiện hoạt động quản lý điều hành đơn vị Cơng tác văn thư trở thành u cầu có tính cấp thiết, khơng phương tiện ghi chép truyền đạt thông tin quản lý mà liên quan trực tiếp đến nhiều cán cơng chức, nhiều phịng ban quan, đơn vị Làm tốt công tác văn thư đảm bảo cung cấp đầy đủ, xác, kịp thời định quản lý, sở ban lãnh đạo dùng làm để điều hành hoạt động đơn vị cách hợp pháp, hợp lý, kịp thời hiệu đảm bảo cho quan, đơn vị thực công việc quản lý điều hành theo chức năng, nhiệm vụ giao.Từ lập luận cho thấy công tác văn thư công tác thiếu tổ chức hoạt động quan, đơn vị Cục đầu tư nước quan nhà nước, trình hoạt động hàng năm Cục ban hành khối lượng văn lớn để quản lý, điều hành hoạt động phận, đồng thời tiếp nhận khối lượng không nhỏ công văn tài liệu quan cấp đơn vị trực thuộc gửi tới Đây khối lượng tài liệu quan trọng cần tổ chức quản lý thật tốt nhằm phục vụ cho công tác khai thác sử dụng Công tác văn thư Cục đầu tư nước thời gian qua có đóng góp tích cực vào kết hoạt động cơng tác văn phịng, nhiên, bên cạnh cịn tồn số điểm bất cập Vì đổi nâng cao hiệu công tác văn thư hoạt động Cục Đầu tư nước ngồi cơng việc cần thiết Dựa hiểu biết thân trình tìm hiểu thực tế quan, em định chọn đề tài “Nâng cao hiệu công tác văn thư Cục Đầu tư nước Bộ Kế hoạch Đầu tư” Đợt thực tập giúp em nhận điểm yếu khâu nghiệp vụ chun mơn, thiếu kinh nghiệm q trình thực thao tác nghiệp vụ văn thư Em viết khóa luận thực tập nhằm nói lên kết quả, điều em học hỏi tiếp thu trình làm việc quan Lịch sử nghiên cứu vấn đề Công tác văn thư cơng tác giữ vai trị quan trọng quan Nhà nước nói chung doanh nghiệp nói riêng, vấn đề nhiều người quan tâm nghiên cứu nhiều khía cạnh khác Cùng với phát triển đất nước trình hội nhập giới qua thời kỳ, công tác văn thư ngày củng cố hồn thiện Trên thực tế có nhiều đề tài nghiên cứu, tham luận đóng góp nhằm nâng cao vai trị hồn thiện cơng tác văn thư Các giáo trình, tài liệu,… công tác văn thư, lưu trữ: Đại học Nội Vụ Hà Nội, “Giáo trình văn thư”, NXB Lao động, Hà Nội, 2016 Lưu Kiếm Thanh(chủ biên) - Nguyễn Văn Thâm, Giáo trình: “Kỹ thuật xây dựng ban hành văn bản”, NXB Giáo dục, 2006 Vương Đình Quyền, “Lý luận phương pháp công tác văn thư”, Nxb Quốc gia Hà Nội, 2007 Triệu Văn Cường – Trần Như Nghiêm , “Soạn thảo ban hành văn cơng tác văn thư lưu trữ”, NXB Văn hóa thông tin, Hà Nội, 2006 Triệu Văn Cường – Trần Như Nghiêm, “Những văn Đảng nhà nước công tác ban hành văn bản, công tác văn thư”, NXB Giao thông vận tải, Hà Nội, 2008 Dương Văn Khảm, “Tin học đổi công tác văn thư”, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội, 1999 Trần Hà, “Hướng dẫn kĩ thuật soạn thỏa văn bản”, NXB trẻ, Thành phố Hồ Chí Minh, 1996 Nguyễn Văn Thâm, “Soạn thảo xử lý văn quản lý nhà nước”, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội, 2001 Một số báo cáo, khóa luận, luận văn,… nghiên cứu tổ chức công tác văn thư, lưu trữ quan nhà nước: Báo cáo thực tập tốt nghiệp Dương Thị Sơng “Tìm hiểu tổ chức cơng tác văn thư Văn phịng HĐND UBND huyện Thông Nông, Tỉnh Cao Bằng”năm 2016 khoa Quản trị Văn phịng trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Khóa luận tốt nghiệp: Nguyễn Thị Lan “Nâng cao hiệu cơng tác văn thư văn phịng Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Phú Thọ”năm 2016 khoa Quản trị Văn phòng trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Bùi Thị Minh Linh: “Nghiệp vụ thư ký văn phòng Cục Đầu tư nước ngồi”năm 2015 khoa Thư ký văn phịng trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Ngồi cịn nhiều viết đề cập đến nội dung này: Bài viết tác giả Dương Mạnh Hùng “Một vài ý kiến xây dựng danh mục hồ sơ, hồ sơ tập lưu cơng văn điện tử”, trang 3, Tạp chí văn thư lưu trữ Việt Nam số 10 , tháng 10 năm 2007 Bài viết tác giả Nguyễn Thị Lệ Nhung “Những vấn đề chung công tác văn thư quan tổ chức Đảng, tổ chức trị xã hội.”, trang 6, Tạp chí văn thư lưu trữ Việt Nam số 9, tháng 8, năm 2009 Bài báo tác giả Quyết Thắng “Đổi nâng cao chất lượng công tác văn thư yêu cầu cấp bách cải cách hành nước ta”, trang 7, tạp chí văn thư lưu trữ Việt Nam số 6, tháng 12, năm 2008 Trên trang cloud office có viết “Giải pháp chuyên nghiệp cho công tác văn thư lưu trữ “bài viết đưa số giải pháp thiết thực có tính hợp lí áp dụng văn phòng Việt Nam Các viết nêu cách chân thực thực trạng cơng tác văn thư nói chung, đồng thời đưa số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư không quan hành nhà nước mà cịn áp dụng doanh nghiệp Tuy nhiên đề tài này, nghiên cứu, kế thừa, phản ánh thực trạng quản lý công tác văn thư số quan, doanh nghiệp Từ đó, đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quản lý công tác văn thư Cục Đầu tư nước Mục tiêu nghiên cứu Đề tài báo cáo nhằm đạt mục tiêu sau: Phân tích, đánh giá thực trạng cơng tác Văn thư Cục đầu tư nước để thấy rõ ưu điểm, hạn chế nhằm đưa phương hướng, giải pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư,lưu trữ Cục Nhiệm vụ nghiên cứu - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Cục Đầu tư nước ngoài; - Tìm hiểu vấn đề lý luận cơng tác văn thư; - Khảo sát thực trạng công tác văn thư Cục Đầu tư nước ngoài; - Nghiên cứu, phân tích, đánh giá đề xuất giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư Cục Đầu tư nước Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: thực tế cơng tác văn thư Cục Đầu tư nước ngồi - Phạm vi nghiên cứu: + Phạm vi thời gian: Nghiên cứu từ năm 2012 đến 2016 + Phạm vi không gian: đề tài tập trung nghiên cứu công tác văn thư Cục Đầu tư nước Giả thuyết nghiên cứu Công tác văn thư làm tốt góp phần nâng cao hiệu cơng tác quản lý, điều hành, giải công việc Cục Đầu tư nước ngồi nói chung, văn phịng Cục nói riêng Phương pháp nghiên cứu Để nghiên cứu thực tốt chuyên đề đề tài sử dụng số phương pháp nghiên cứu khoa học sau: + Phương pháp lý luận chung chủ nghĩa Mác Lênin hệ thống quan điểm, sở lý luận giúp tìm tịi, xây dựng, lựa chọn vận dụng phương pháp nghiên cứu khoa học nhận thức thực tiễn Phương pháp lý luận chung chủ nghĩa Mác Lênin giúp có nhìn khách quan đánh giá vật, việc, tránh tư phiến diện, ý chí thân nhân + Phương pháp nghiên cứu tài liệu lý luận: Phân tích nghiên cứu tổng hợp, khái quát tài liệu có liên quan: Tổng hợp quan điểm nhà nước, phạm trù khái niệm liên quan đến công tác văn thư Từ thông tin, số liệu, tài liệu thu thập q trình nghiên cứu, tìm tịi(sách báo, mạng, tạp chí, giáo trình, ) tiến hành phân tích, tổng hợp đưa đánh giá phù hợp giải pháp hoàn thiện nâng cao hiệu công tác văn thư sở thực trạng công tác văn thư Cục Đầu tư nước + Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: để đánh giá kết công tác văn thư với giúp đỡ cán bộ, công chức, viên chức quan đề tài tiến hành điều tra câu hỏi bảng hỏi tự thiết kế nhằm nghiên cứu cần thiết công tác văn thư vầ đề số giải pháp nhằm nâng cao hiệu cong tác văn thư quan +Phương pháp so sánh đối chiếu: nhằm so sánh thực trạng cơng tác văn thư Cục Đầu tư nước ngồi làm theo yêu cầu Nhà nước hay chưa, từ lựa chọn giải pháp tốt để hồn thiện nâng cao hiệu cơng tác văn thư quan + Phương pháp phân tích, tổng hợp: Từ thông tin, số liệu, tài liệu thu thập q trình nghiên cứu, tìm tịi(sách báo, mạng, tạp chí, giáo trình, ) tiến hành phân tích, tổng hợp đưa đánh giá phù hợp giải pháp hoàn thiện nâng cao hiệu công tác văn thư sở thực trạng cơng tác văn thư Cục Đầu tư nước ngồi Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu kết luận khóa luận gồm có chương: Chương 1: Cơ sở lý luận chung công tác văn thư Trong chương tơi trình bày số khái niệm liên quan đến công tác văn thư như: khái niệm quản lý, công tác văn thư, văn đi, văn đến, dấu, hồ sơ, lập hồ sơ, ; vị trí, ý nghĩa nội dung, trách nhiệm quản lý công tác văn thư làm cơng tác lưu trữ Cục Đầu tư nước ngồi việc làm cần quan tâm lãnh đạo 3.3 Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán văn thư Yếu tố người yếu tiên dẫn đến thành cơng lĩnh vực Trong cơng tác văn thư ngồi quan tâm giúp đỡ ban lãnh đạo mặt điều kiện làm việc, trang thiết bị đại phục vụ tốt cho cơng việc cịn cần tích cực đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chun mơn cho cán điều tất yếu Nghị định số 18/2010/NĐ-CP ngày 05/03/2010 Chính phủ đào tạo, bối dưỡng cán bộ, công chức nhấn mạnh: “Đào tạo, bồ dưỡng theo vị trí việc làm nhằm trang bị, cập nhật kiến thức, kỹ năng, phương pháp cần thiết để làm tốt công việc giao” Để thực biện pháp này, Cục cần phải có kế hoạch tổ chức, đào tạo, bối dưỡng nâng cao trình độ cán làm cơng tác văn thư chun trách Các hình thức đào tạo quy, chức thơng qua lớp tập huấn tổ chức Bên cạnh đó, cử cán văn thư học khóa đào tạo ngắn hạn từ 3-6 tháng buổi đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ vào cuối tuần Ngồi để thích ứng theo kịp phát triển ngày cao thị trường ngày cán văn thư cần trang bị thêm kỹ vi tính ngoại ngữ nhằm thực nhiệm vụ ḿnh cách tốt Cơ quan tạo điều kiện, xếp thời gian tập huấn cho cán văn thư để nâng cao nhận thức tư mới, đặc biệt củng cố khả ứng dụng phương tiên kĩ thuật đại váo cơng tác mình, có sách khuyến khích động viên tinh thần vật chất nhằm kích thích tinh thần làm việc cán 3.4 Nâng cao nhận thức cán bộ, công chức quan vai trị cơng tác văn thư Cơng tác văn thư không đơn công việc người làm văn thư, mà tất cán bộ, nhân viên quan phải có trách nhiệm thực công tác Việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ trách nhiệm cá nhân 58 giao giải cơng việc Chính cán nhân viên phải có ý thức trách nhiệm việc thực công việc mình, tránh đùn đẩy, ỷ lại cho nhân viên văn thư Nhận thức vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng công tác văn thư thời gian gần có chuyển biến tích cực cịn số khơng nhỏ cán bộ, cơng chức, viên chức chưa có nhận thức đầy đủ công tác này, coi công tác văn thư vụ đơn giản làm chí khơng cần đào tạo Để có nhận thức đắn công tác văn thư cần phải tập trung phổ biến số văn quan nhà nước ban hành công tác văn thư như: Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2010 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức ký thuật trình bày văn hành chính, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính phủ cơng tac văn thư , Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi bổ sung số điều nghị định công tác văn thư,… Lãnh đạo quan phải người có nhìn đắn vị trí vai trị cơng tác văn thư , lưu trữ Từ đó, tăng cường tuyên truyền nâng cao nhận thức tới nhân viên, khích lệ cán nhân viên không ngừng trau dồi kiến thức cập nhật thông tin cần thiết phục vụ cho cơng tác văn thư Bên cạnh đó, đẩy mạnh việc kiểm tra văn quy phạm pháp luật, xử lý sai xót, đồng thời nhắc nhở chí có biện pháp kỷ luật cá nhân coi nhẹ công tác văn thư Trong họp cần phải đánh giá vai trị cơng tác văn thư hoạt động Cục từ rút nhận xét đưa giải pháp để hồn thiện cơng tác văn thư Hơn hết, nhân viên văn thư người hiểu rõ tầm quan trọng công tác văn thư việc làm Cơng tác văn thư khơng đơn công tác văn thư việc vụ, giấy tờ Để văn đến chuyể giao thời gian, văn phat hành kịp thời, công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan nhanh chóng, xác, thuận lợi cho việc tra cứu, cung cấp thơng tin…địi 59 hỏi người làm công tác văn thư phải nỗ lực, tận tình, cẩn thận, chu đáo, nhiết huyết với cơng tác văn thư việc Chính cán văn thư có trách nhiệm trước nhiệm vụ giao, không né tránh, đùn đẩy trách nhiệm Cán văn thư phải tự đánh giá hoạt động văn thư, xem cơng tác đảm nhiệm sợi đỏ xuyên suốt trình hoạt đơng quan, mà thiếu hoạt động quan bị đình trệ Cán bộ, cơng chức, viên chức phải có nhận thức đắn vai trị cơng tác văn thư qua mình, cơng việc tập thể khơng riêng cá nhân Để đưa công tác vào nề nếp đạt bước tiến dài, cần thay đổi nhận thức không người, đặc biệt cấp lãnh đạo Cục, đừng nhận thức chưa mà xem nhẹ cơng tác phủ nhận đóng góp đội ngũ người làm văn thư 3.5 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư Chúng ta sống thời đại công nghệ thông tin, không công tác văn thư mà hoạt động muốn thành công cần tăng cường cập nhập khai thác lợi ích từ lĩnh vực công nghệ thông tin Sử dụng công nghệ thông tin cho phép nâng cao nâng suất lao động cán văn thư lên nhiều lần nhờ giảm nhẹ sức lao động cán văn thư Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư tạo điều kiện quản lý thông tin phục vụ cho quản lý cách nhanh chóng, vừa tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn ngày gia tăng, đồng thời nâng cao suất chất lượng, hiệu công việc giúp lãnh đạo định kịp thời, xác, đắn Thời đại cơng nghệ thơng tin yêu cầu việc quản lý xử lý văn phải tăng cường ứng dụng thành tựu ngành Tất hoạt động quản lý phải thực máy vi tính phần mềm chất lượng cao Bộ Kế hoạch Đầu tư nói chung Cục Đầu tư nước ngồi nói riêng cần có phối hợp, hợp tác với chun gia, kỹ sư phần mềm có uy tín trình độ để xây dựng phền mềm quản lý có chất lượng tốt đáp ứng yêu cầu cơng việc Ngồi ra, hàng năm cần cử cán học lớp nâng cao để 60 giúp họ theo kịp với phát triển thời đại cơng nghệ thơng tin, đại hố cơng tác văn phịng 3.6 Thực tốt cơng tác tra, kiểm tra, đánh giá, xếp loại công tác văn thư lưu trữ Đây hình thức thiết thực để nâng cao chất lượng công tác văn thư Kiểm tra, đánh giá, xếp loại công tác văn thư giúp nâng cao trách nhiệm thủ trưởng quan cơng tác văn thư thơng qua việc đánh giá, thủ trưởng đơn vị biết nội dung làm tốt, chưa tốt để có giải pháp khắc phục mặt chưa tốt, bước đưa công tác đơn vị vào nề nếp Đồng thời qua đơn vị biết kết thực đơn vị khác, nhờ tạo thi đua đơn vị, góp phần thực tốt công tác văn thư Cục Đầu tư nước Cục Đầu tư nước cần tăng cường tra, kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư Kết kiểm tra, cần phải có kết luận, kiến nghị thơng báo cho lãnh đạo đơn vị kiểm tra biết Định kỳ tổng kết công tác văn thư để đánh giá kết đạt đề phương hướng nhằm tiếp tục đẩy mạnh công tác văn thư Qua công tác tra, kiểm tra quan lấy làm tiêu chí bình xét thi đua khen thưởng, đánh giá xếp loại tập thể, cá nhân có thành tích việc thực tốt cơng tác văn thư để từ cán có thêm động lực cơng việc Tiểu kết chương Từ thực trạng cơng tác văn thư trình bày chương 2, chương này, đề xuất phương pháp nhằm khắc phục hạn chế nâng cao hiệu công tác văn thư Cục Đầu tư nước Những giải pháp hồn thiện cơng tác văn thư mà tơi đưa mang tính thực tiễn lý luận Vì vậy, việc triển khai, áp dụng cần linh hoạt, sáng tạo có điều chỉnh hợp lý nhằm đạt hiệu cao việc tổ chức, quản lý công tác văn thư Cục Đầu tư nước 61 KẾT LUẬN Qua thời gian tìm hiểu thực tế Cục Đầu tư nước tội nhận thấy văn bản, giấy tờ cơng cụ đắc lực công tác quản lý điều hành lãnh đạo Do cơng tác văn thư có vai trị quan trọng trình hoạt động Cục Đầu tư nước ngồi Cơng tác văn thư thực tốt giúp cho lãnh đạo định cách nhanh chóng, xác, kịp thời Từ kiến thức trang bị ghế nhà trường giúp đỡ nhiệt tình ban lãnh đạo cán nhân viên Cục Đầu tư nước giúp tơi có sở, tảng cho việc nắm vững kiến thức học trường Đồng thời giúp tơi nhận thức vị trí, vai trị, quan trọng khơng thể thiếu q trình hoạt động quan, tổ chức Cùng với việc nghiên cứu tìm hiểu chuyên đề thực tập tai Cục Đầu tư nước ngồi giúp tơi tìm hiểu sâu sắc công tác văn thư vận dụng kiến thức học vào thực tế nâng cao kiến thức chuyên môn nghiệp vụ Công tác văn thư Cục thực rât tốt có hiệu Tuy nhiên xin đưa số kiến nghị với mong muốn hồn thành tốt cơng tác văn thư Cục Đầu tư nước Mặc dù có nhiều cố gắng xong khóa luận tơi khơng thể tránh khỏi thiếu xót Tơi rât mong nhận đồng tình, giúp đỡ thầy cô, cán Cục Đầu tư nước ngồi để khóa luận tơi hồn thiện Cuối xin cảm ơn Thạc sĩ Nguyễn Thị Kim Chi giảng viên hướng dẫn chị Nguyễn Thị Hồng Nhung chuyên viên văn thư tận tình giúp đỡ để tơi hồn thiện khóa luận này./ Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 20 tháng 04 năm 2017 Sinh viên Nguyễn Thị Thu Hà 62 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bùi Minh Linh(2015), Nghiệp vụ thư ký văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài, Báo cáo tốt nghiệp Ths Triệu Văn Cường – Trần Như Nghiêm(2006), Soạn thảo ban hành văn công tác văn thư lưu trữ, NXB Văn hóa thơng tin, Hà Nội Ths Triệu Văn Cường – Trần Như Nghiêm(2008), Những văn Đảng nhà nước công tác ban hành văn bản, công tác văn thư, NXB Giao thông vận tải, Hà Nội Hướng dẫn số 822/ HD - VTLTNN ngày 26 tháng 08 năm 2015 Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến laaph hồ sơ môi trường mạng Nguyễn Thị Lan(2016), Nâng cao hiệu cơng tác văn thư văn phịng Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Phú Thọ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Báo cáo tốt nghiệp Nghị định số 178/2007/NĐ-CP ngày 03 tháng 12 năm 2007 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ, quan ngang Bộ Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2016 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Quyết định số 521/QĐ-BKH ngày 16/04/2009 Bộ trưởng Bộ Kế hoạch Đầu tư chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Cục Đầu tư nước Quyết định số: 549/QĐ-ĐTNN Cục Đầu tư nước ban hành ngày 22 tháng 11 năm 2013 việc quy định chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Cục Đầu tư nước ngồi 10 Quy trình quản lý cơng tác văn thư Cục Đầu tư nước ban hành ngày 12 tháng năm 2012 11 Quyết định số: 597/QĐ-BNV ngày 15 tháng năm 2008 Bộ Nội vụ việc phê duyệt danh mục tài liệu, quy trình áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 quan Bộ Nội vụ 12 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng 63 dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành 13 Thông tư số: 04/2013/TT-BNV Bộ Nội vụ ban hành ngày 16 tháng 04 năm 2013 hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư , lưu trữ quan, tổ chức 14 Thông tư 07/2012/TT-BNV Bộ Nội vụ ban hành ngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ , tài liệu vào lưu trữ quan 15.Văn số 01/BNV-BNV ban hành ngày 25 tháng 02 năm 2014 Bộ Nội vụ hợp hai văn Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Chính phủ ngày 01/05/2004 công tác văn thư 16 Vương Đình Quyền(2007), Lý luận phương pháp cơng tác văn thư, Nxb Quốc gia Hà Nội, Hà Nội 17 Dương Thị Sơng(2016), Tìm hiểu tổ chức cơng tác văn thư Văn phịng HĐND UBND huyện Thơng Nơng, Tỉnh Cao Bằng, Báo cáo thực tập tốt nghiệp 64 PHẦN PHỤ LỤC Phụ lục 01: Quyết định số 521/QĐ-BKH ngày 16/04/2009 chức năng, nhiệm vụ cấu Cục Đầu tư nước Phụ luc 02: Quyết định số 436/ QĐ- ĐTNN ngày 20/12/2013 chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Văn phòng Cục Phụ lục 03: Một số văn ban hành Cục Đầu tư nước Phụ lục 04: Cơ cấu tổ chức Cục Đầu tư nước Phụ lục 05: Quy trình quản lý văn Phụ lục 06: Quy trình quản lý văn đến Phụ lục 07: Hinh ảnh văn phòng Cục Đầu tư nước 65 Phụ lục 04: Cơ cấu tổ chức Cục Đầu tư nước CỤC TRƯỞNG Đỗ Nhất Hồng PHĨ CỤC TRƯỞNG Nguyễn Nội VĂN PHỊNG CỤC: Phạm T Bình (PVP) Cao Thị Tần (PVP) Đỗ Cao Nguyên (PVP) N T Hoàng Yến Tăng Việt Đức Nguyễn Minh Hà Nguyễn T H Nhung Hồng Quốc Phúng PHỊNG ĐTNN: 1.Đỗ Văn Sử (TP) Nguyễn Ngọc Huy (PTP) Đậu Thị Bích Thủy (PTP Lê Thị Xuân Vinh Dương Văn Hùng Trương Minh Nguyễn Phương Thảo Phạm Mạnh Hùng Nguyễn Thị Minh Hiền PHĨ CỤC TRƯỞNG Nguyễn Bá Cường PHỊNG ĐTRNN: Vũ Văn Chung (TP) Nguyễn Q Minh (PTP) Nguyễn Sỹ Hiệp Đinh Đức Mạnh Nguyễn T P Hạnh Đồn Văn Nghị PHĨ CỤC TRƯỞNG Nguyễn Thị Bích Ngọc PHỊNG XTĐT: Lê Minh Hiền (PTP) Thái Thu Phương (PTP) Nguyễn Quang Vinh Lê Quang Tuấn Nguyễn Đức Anh Nguyễn Văn Ba Lê Hữu Quang Huy Nguyễn Nguyên Dũng Phạm Việt Tuấn 10 Mai Phương Thu 11 Vũ Nhật Hà PHỊNG TH&TT: PHỊNG CHÍNH SÁCH: Lê Thị Hải Vân (TP) Lê Thị Nguyệt Ánh (PTP) Vũ Hải Hà (PTP) Dương T.Vĩnh Hà (PTP) Đặng Thị Nhung Đỗ Cao Nguyên Nguyễn Hà Phương Hoàng Thanh Tâm Nguyễn Việt Cường Hồ Quốc Anh Lê Ngọc Sơn Phạm Anh Thư TT XTĐT PHÍA BẮC TT XTĐT PHÍA NAM TT XTĐT MIỀN TRUNG Phạm Vũ Hải (GĐ) Vũ Xuân Đặng (PGĐ) Trịnh Minh Vân (GĐ) Phan T T Trâm (PGĐ) Lê Hương Giang (PGĐ) Lê Minh Dương (TP) Lê Xuân Trung (PTP) Nguyễn T.H Thu (TP) Trịnh Phương Thảo Đỗ Thị Quỳnh Nga Lã Thị Ánh Hồng (PTP) Trần Thị Huế PHÓ CỤC TRƯỞNG Đặng Xuân Quang Tổ cơng tác PPP Phụ lục 05: Quy trình xử lý văn đến Người thực Văn thư Cục ĐTNN Q trình thực Tiếp nhận cơng văn đến Mơ tả, biểu mẫu Đóng dấu đến, lấy số, nhập máy tính, chuyển CVP CVP Cục ĐTNN Phân loại phân luồng để phân công văn LĐC Chỉ đạo giải Ghi vào sổ theo dõi Nhân viên văn thư Lưu ý kiến đạo công văn đến ý kiến đạo LĐC Lãnh đạo đơn vị CV/VC phân công CV/VC phân công Tiếp nhận, phân công xử lý công văn Xử lý công văn Lưu hồ sơ cơng việc Phụ lục 06 : Quy trình xử lý văn Người thực CV/ VC phân cơng Quy trình thực Tiếp nhận u cầu Mô tả, biểu mẫu Hồ sơ công việc Phiếu trình giải cơng CV/VC phân cơng Lãnh đạo đơn vị Nghiên cứu soạn thảo văn Duyệt ký trình Lãnh đạo Văn phịng Kiểm tra LĐC Ký văn việc; Dự thảo văn đi; tài liệu đính kèm Ký Phiếu trình giải cơng việc - Ký duyệt nội dung - Ký thức Kiểm tra, lấy số, nhân bản, Văn phòng Ban hành văn đóng dấu, ghi bì, chuyển văn Chun viên/ viên chức phân công giải công việc Lưu hồ sơ công việc Hồ sơ công việc Phụ lục 07 : Hình ảnh Văn phịng Cục Đầu tư nước ngồi PHIẾU KHẢO SÁT Cơng tác văn thư Cục Đầu tư nước – Bộ Kế hoạch Đầu tư I THÔNG TIN VỀ CƠ QUAN ĐƯỢC KHẢO SÁT Tên quan: Cục Đầu tư nước Số điện thoại: 080-48461 Fax: 047343769 Email: tonghop.dtnn@mpi.gov.vn II THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG VĂN THƯ TẠI CỤC ĐẦU TƯ NƯỚC NGỒI Chức danh nhân làm cơng tác văn thư a) Chức danh - Cơng chức Văn phịng - Thống kê: 08 người - Cán không chuyên trách Thủ quỹ - Văn thư - Lưu trữ: 50 người - Chức danh khác: người b) Nhân thực tế trực tiếp làm công tác văn thư Tổng số: 08 người - Nữ: 04 người + Cao Thị Tấn: 1977 + Nguyễn Thị Hồng Nhung: 1985 + Nguyễn Thị Hoàng Yến: 1985 + Nguyễn Minh Hà: 1980 - Nam: 04 người + Phạm Thanh Bình: 1969 + Đỗ Cao Nguyên: 1978 + Tăng Việt Đức: 1980 + Hoàng Quốc Phúng: 1986 Trình độ người làm cơng tác văn thư - Trình độ chuyên ngành văn thư, lưu trữ + Đại học: 06 người + Cao đẳng: 02 người - Trình độ chun mơn, nghiệp vụ khác + Trên đại học: 12 người + Đại học: 36 người + Cao đẳng: người Ban hành văn đạo, hướng dẫn công tác văn thư (liệt kê văn ban hành): Được trình bày cụ thể phần 2.3.1 Công tác văn thư a) Quản lý văn Có phân cơng thực kiểm tra, rà soát nội dung, thể thức kỹ thuật trình bày văn Có Chưa b) Tổ chức lập hồ sơ Có c) Giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan Có Chưa Chưa d) Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư - Sử dụng phần mềm quản lý văn đi, đến Có Chưa - Hoặc sử dụng chương trình Excel quản lý văn Có Chưa III CÁC ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ Thuận lợi Được trình bày cụ thể phần 2.4.1 Khó khăn Được trình bày cụ thể phần 2.4.2 Đề xuất, kiến nghị Được trình bày cụ thể chương Người lập phiếu Thủ trưởng quan (Ký tên đóng dấu) ... nghệ vào công tác văn thư; - Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thư? ??ng công tác văn thư; - Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư phạm... giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư Cục Đầu tư nước Trên sở khảo sát thực trạng, chương đưa nhận xét giải pháp nhằm nâng cao hiệu quản lý công tác văn thư Cục Đầu tư nước PHẦN B: PHẦN... thực trạng công tác văn thư Cục Đầu tư nước ngồi; - Nghiên cứu, phân tích, đánh giá đề xuất giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư Cục Đầu tư nước Đối tư? ??ng phạm vi nghiên cứu - Đối tư? ??ng nghiên