Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại công ty cổ phần sản xuất và thương mại than uông bí

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHỐ LUẬN TỐT NGHIỆP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI THAN NG BÍ Khố luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG Người hướng dẫn : THS HOÀNG VĂN THANH Sinh viên thực : ĐỖ THỊ THANH HIỀN Mã số sinh viên, khoá, lớp : 1305QTVD014, 2013 – 2017, ĐH.QTVP13D HÀ NỘI – 2017 LỜI CAM ĐOAN Tên Đỗ Thị Thanh Hiền, thực luận văn tốt nghiệp với tên đề tài: “Nâng cao hiệu công tác văn thư Công ty Cổ phần Sản xuất Thương mại Than ng Bí” Tơi xin cam đoan nghiên cứu thời gian qua Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có không trung thực thông tin sử dụng nghiên cứu Hà Nội, tháng năm 2017 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài này, trình khảo sát thu thập, tổng hợp thơng tin tơi nhận giúp đỡ tận tình từ thầy Khoa Quản trị văn phịng, cán Trung tâm thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, cán bộ, nhân viên Công ty Cổ phần Sản xuất Thương mại Than ng Bí Nhân đây, cho phép tơi bày tỏ lịng biết ơn chân thành với thầy cô Đặc biệt, ThS Hoàng Văn Thanh thầy hướng dẫn, giúp đỡ tận tình suốt trình thực đề tài Trong q trình khảo sát nghiên cứu tơi gặp nhiều khó khăn, bên cạnh đó, trình độ nghiên cứu hạn chế nguyên nhân khác nên dù cố gắng song để tài khơng tránh khỏi hạn chế, thiếu sót Vì thế, tơi mong nhận góp ý thầy bạn đọc Những đóng góp người giúp nhận hạn chế qua tơi có thêm nguồn tư liệu đường học tập nghiên cứu sau DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT CP SX & TM Cổ phần Sản xuất Thương mại HĐQT Hội đồng quản trị SXKD Sản xuất kinh doanh TCHC Tổ chức hành TNHH Trách nhiệm hữu hạn TP Thành phố MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Khái niệm công tác văn thư 1.2 Nội dung công tác văn thư 1.2.1 Công tác soạn thảo ban hành văn 1.2.2 Công tác quản lý giải văn 1.2.3 Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ lưu trữ quan 14 1.2.4 Công tác quản lý sử dụng dấu 18 1.3 Ý nghĩa công tác văn thư 18 1.3.1 Cung cấp kịp thời, đầy đủ nguồn thông tin văn để phục vụ cho hoạt động quản lý 18 1.3.2 Kiểm soát việc thực thi quyền lực quan, tổ chức 19 1.3.3 Góp phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác cán bộ, nhân viên 20 1.3.4 Góp phần bảo vệ bí mật thơng tin văn 20 1.3.5 Giữ gìn chứng cho hoạt động quan, tổ chức 21 1.3.6 Tạo tiền đề thuận lợi cho công tác lưu trữ 21 1.4 Yêu cầu công tác văn thư 22 1.4.1 Nhanh chóng 22 1.4.2 Chính xác 22 1.4.3 Bí mật 23 1.4.4 Hiện đại 23 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI THAN NG BÍ 25 2.1 Khái quát công ty Cổ phần Sản xuất Thương mại Than ng Bí… 25 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức công ty 26 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức phòng TCHC 29 2.2 Các quy định công ty công tác văn thư 36 2.3 Khảo sát công tác văn thư Công ty Cổ phần Sản xuất Thương mại Than ng Bí 36 2.3.1 Công tác soạn thảo ban hành văn 36 2.3.2 Công tác quản lý giải văn 42 2.3.3 Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 47 2.3.4 Công tác quản lý sử dụng dấu 49 2.3.5 Nhận xét chung công tác văn thư 51 2.4 Nguyên nhân hạn chế công tác văn thư công ty Cổ phần Sản xuất Thương mại Than ng Bí 54 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI THAN NG BÍ 59 3.1 Hồn thiện thể chế cơng tác văn thư 59 3.2 Nâng cao nhận thức công tác văn thư 61 3.3 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên công ty 63 3.4 Thường xuyên kiểm tra đánh giá hoạt động phận văn thư 65 3.5 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư 65 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO………………………………… 71 PHỤ LỤC…………………………………………………………………… 73 PHẦN MỞ ĐẦU Sự cần thiết nghiên cứu đề tài Đất nước ta đường cơng nghiệp hóa, đại hóa, hội thách thức mở cho hầu hết ngành, lĩnh vực như: kinh tế, văn hóa, trị, xã hội,… Cùng với điều tiết Nhà nước ngành, lĩnh vực xã hội phải khơng ngừng đổi đại hóa để tiến tới hòa nhập giới, thời đại Trong bối cảnh kinh tế thị trường phát triển nhanh, mạnh đời doanh nhiệp với quy mô lớn, nhỏ khác nhau, cách thức tổ chức máy đa dạng, phong phú Nhưng loại hình doanh nghiệp sản sinh không ngừng loại văn bản, giấy tờ Văn doanh nhiệp nói riêng quan, tổ chức nói chung có vai trị vơ quan trọng Nó mang thơng tin quản lý, điều hành, văn hóa hoạt động doanh nghiệp, cầu nối Nhà nước với doanh nghiệp, doanh nghiệp với doanh nghiệp với khách hàng Vậy nên, công tác văn thư có vai trị quan trọng doanh nghiệp Bởi văn bản, giấy tờ phải tập trung phận văn thư quan để quản lý sử dụng có hiệu Mọi cơng việc liên quan đến văn nội dung cơng tác văn thư Có thể nói, cơng tác văn thư hay phận văn thư cánh tay đắc lực giúp lãnh đạo quan kiểm soát hoạt động doanh nghiệp Cơng tác văn thư thực tốt, đạt hiệu cao góp phần khơng nhỏ giúp doanh nghiệp hồn thành mục tiêu, nâng cao hiệu suất làm việc Nhưng thực tế, doanh nghiệp thực tốt công tác văn thư Công ty Cổ phần Sản xuất Thương mại Than ng Bí loại hình cơng ty cổ phần có vốn đầu tư Nhà nước Cơng ty có nhiều tiềm đà phát triển ngành nghề kinh doanh đa dạng, đó, cơng việc ngày nhiều địi hỏi phịng Tổ chức-Hành cơng ty phải làm việc hiệu hơn, yêu cầu ảnh hưởng trực tiếp đến công tác văn thư Hiện nay, công tác văn thư cơng ty cịn số tồn tại, hạn chế nghiệp vụ soạn thảo, ban hành văn nghiệp vụ quản lý, giải văn Xuất phát từ lý với việc để tìm hiểu rõ công tác văn thư công ty giai đoạn nay, từ đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư cơng ty làm động lực giúp tơi thực đề tài Chính vậy, lựa chọn đề tài “Nâng cao hiệu công tác văn thư công ty Cổ phần Sản xuất Thương mại Than ng Bí” làm khóa luận tốt nghiệp Lịch sử nghiên cứu đề tài Dưới đây, tơi xin trích dẫn số cơng trình nghiên cứu tiêu biểu có liên quan đến đề tài Trước hết giáo trình, tập giảng có liên quan như: - “Văn lưu trữ học đại cương” Vương Đình Quyền, NXB Giáo dục, Hà Nội (1996) - “Phương pháp soạn thảo văn hành chính” Lê Văn In Phạm Hưng, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội (1998) - “Lý luận phương pháp cơng tác văn thư” Vương Đình Quyền, NXB Đại học quốc gia Hà Nội (2005) - “Giáo trình văn bản” Triệu Văn Cường, Nguyễn Mạnh Cường, NXB Giao thông vận tải (2009) - “Nghiệp vụ công tác văn thư” Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, NXB Giao thông vận tải, Hà Nội (2009) Bên cạnh khóa luận tốt nghiệp, báo cáo khoa học như: - “Nâng cao hiệu quản lý cơng tác văn thư văn phịng Cục Kinh tế hợp tác Phát triển nông thôn, Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn” sinh viên Nguyễn Thị Quyên lớp Quản trị Văn phòng K1B trường Đại học Nội vụ Hà Nội - “Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ công ty xăng dầu Hàng không Việt Nam” sinh viên Trần Thị Huyền, lớp QT901P - Báo cáo thực tập tốt nghiệp “Công tác văn thư lưu trữ Văn phịng HĐND-UBND huyện Đơng Sơn” sinh viên Lương Thị Hiền lớp Lưu trữ học Quản trị văn phịng K53 - Khóa luận tốt nghiệp “Công tác soạn thảo, ban hành quản lý văn Tổng Công ty Điện lực Việt Nam” sinh viên Nguyễn Thị Trang Nhung, khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn - “Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư UBND quận Ba Đình sinh viên Nguyễn Hồi An, Học viện Hành Các cơng trình thực trạng công tác văn thư nay, cơng trình lại đưa giải pháp công tác văn thư riêng liền với thực tế hoạt động quan, tổ chức Trong đề tài tơi, có kế thừa, phản ánh thực trạng công tác văn thư đưa giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư Cơng ty CP SX&TM Than ng Bí Mục tiêu nghiên cứu Làm sáng tỏ thực trạng công tác văn thư công ty cổ phần Sản xuất Thương mại Than ng Bí Từ đó, đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư công ty Nhiệm vụ nghiên cứu Làm rõ sở lý luận công tác văn thư, tìm hiểu thực trạng cơng tác văn thư Công ty CP SX & TM Than Uông Bí, đề xuất giải pháp cụ thể cho cơng ty, góp phần nâng cao chất lượng cơng tác văn thư Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: công tác văn thư Công ty Cổ phần Sản xuất Thương mại Than Uông Bí KẾT LUẬN Cơng tác văn thư quan, tổ chức chuỗi hoạt động, chỉnh thể, khâu, trình có vị trí khác lại có mối quan hệ khăng khít, mật thiết với Nếu có thiếu sót cơng đoạn ảnh hưởng đến cơng đoạn khác, chí làm gián đoạn q trình công tác văn thư Mặc dù công tác văn thư có từ lâu, song vài năm trở lại đây, khơng người coi cơng việc vụ, giấy tờ đơn người làm văn thư nên chưa có quan tâm, trọng, đầu tư xứng đáng Đây suy nghĩ, quan niệm chưa đánh giá công tác văn thư cần phải nhìn nhận lại Để đưa công tác vào nề nếp đạt bước tiến dài, cần thay đổi nhận thức khơng người, đặc biệt cấp lãnh đạo quan, tổ chức Bên cạnh đó, cần có đội ngũ cán bộ, nhân viên đào tạo tốt chuyên môn, nghiệp vụ, đạo quán hoạt động quan, tổ chức nhà nước, quan chức chuyên ngành Đừng nhận thức chưa mà xem nhẹ cơng tác phủ nhận đóng góp đội ngũ người làm văn thư, lưu trữ - người hy sinh thầm lặng Làm tốt cơng tác văn thư góp phần khơng nhỏ vào thành công hoạt động quan, tổ chức, đặc biệt hoạt động quản lý, điều hành cấp lãnh đạo Để làm tốt công tác văn thư đòi hỏi phối hợp tập thể không riêng cá nhân Trước hết thân người làm công tác văn thư, họ phải có kỹ năng, chun mơn nghiệp vụ, tác phong khoa học mang tinh thần đại Song bên cạnh cần thiết phải có quan tâm, theo dõi cấp lãnh đạo Một yếu tố phận, cá nhân làm công tác văn thư đơn vị quan cần phải có kiến thức tổng hợp Trên tồn nội dung nghiên cứu tơi Qua chương đưa sở lý luận chương thực trạng, ưu nhược điểm, nguyên nhân trình bày rõ ràng Trong chương đề xuất giải pháp cá 69 nhân tác giả nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư công ty Cổ phần Sản xuất Thương mại Than ng Bí đưa nhìn tổng thể thực tế công tác văn thư doanh nghiệp sản xuất kinh doanh Với vốn kiến thức lý luận chun mơn có hạn thời gian khơng nhiều nên khóa luận khơng trascnh khỏi thiếu sót, kính mong thầy bạn đọc đóng góp ý kiến để viết hoàn thiện 70 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ việc sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2016 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Đồng Thị Thanh Phương, Nguyễn Thị Ngọc An, “Soạn thảo văn công tác văn thư lưu trữ”, NXB Tổng hợp TP.HCM Vương Đình Quyền, 2005 ,“Lý luận phương pháp văn thư lưu trữ”, NXB Đại học Quốc gia 10.PGS.TSKH Bùi Loan Thùy, 2013, “Thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý” NXB Đại học Quốc gia Hồ Chí Minh 11.Tập giảng “Cơng tác văn thư, Lưu trữ” Văn phòng Trung ương Đảng dùng lớp bồi dưỡng cho cán quan Đảng, tổ chức trị – xã hội, năm 2014 71 12.Vũ Thị Phụng, Nguyễn Thị Kim Bình, Tập giảng “Cơng tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp” 13.TS Nguyễn Lệ Nhung , Bài giảng “Công tác văn thư, công tác lưu trữ” 72 PHỤ LỤC Quyết định thành lập công ty Sơ đồ cấu tổ chức công ty Sơ đồ cấu tổ chức phòng TCHC Quy trình ban hành văn cơng ty Một số văn công ty sai mặt thể thức kỹ thuật trình bày Hình ảnh bìa sổ đăng ký cơng văn Hình ảnh tủ để tập lưu Hình ảnh bìa sổ đăng ký cơng văn đến Hình ảnh bìa hồ sơ 10.Hình ảnh két sắt bảo quản dấu quan 73 BỘ CƠNG NGHIỆP CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: 70/2004/QĐ-BCN Hà Nội, ngày 30 tháng năm 2004 QUYẾT ĐỊNH Về việc chuyển Xí nghiệp sản xuất kinh doanh tổng hợp thuộc Cơng ty Than ng Bí thành Công ty cổ phần sản xuất Thương mại than ng Bí Bộ trưởng Bộ Cơng nghiệp Căn Nghị định số 55/2003/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2003 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Công nghiệp; Căn Nghị định số 64/2002/NĐ-CP ngày 19 tháng năm 2002 Chính phủ việc chuyển doanh nghiệp nhà nước thành công ty cổ phần; Xét đề nghị Tổng cơng ty Than Việt Nam (Tờ trình số 2474/TTrHĐQT ngày 21 tháng năm 2004, Phương án cổ phần hố Xí nghiệp sản xuất kinh doanh tổng hợp thuộc Cơng ty Than ng Bí Biên thẩm định Phương án Ban Đổi Phát triển doanh nghiệp Bộ ngày 30 tháng năm 2004; Theo đề nghị Ban Đổi Phát triển doanh nghiệp Vụ trưởng Vụ Tổ chức - Cán bộ, Quyết định: Điều Phê duyệt Phương án cổ phần hố Xí nghiệp Kinh doanh tổng hợp thuộc Cơng ty Than ng Bí (doanh nghiệp thành viên hạch tốn độc lập Tổng công ty Than Việt Nam) gồm điểm sau: (Văn kèm theo) Điều Công ty cổ phần Sản xuất Thương mại ng Bí pháp nhân theo pháp luật Việt Nam kể từ ngày cấp đăng ký kinh doanh, thực hạch toán kinh tế độc lập, sử dụng dấu riêng, mở tài khoản ngân hàng theo quy định pháp luật, hoạt động theo Điều lệ Công ty cổ phần Luật Doanh nghiệp Điều Giao Tổng công ty Việt Nam đạo Cơng ty Than ng Bí tiến hành bán cổ phần tổ chức Đại hội đồng cổ đông lần đầu Công ty cổ phần Sản xuất Thương mại than ng Bí theo quy định hành Giám đốc Kế tốn trưởng Cơng ty Than ng Bí có trách nhiệm điều hành công việc Đại lý bàn giao toàn vốn, tài sản, lao động, đất đai cho Hội đồng quản trị Giám đốc Công ty cổ phần 74 Điều Quyết định có hiệu lực sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Cơng báo Chánh Văn phịng Bộ, Chánh Thanh tra Bộ, Vụ trưởng, Cục trưởng thuộc Bộ, Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc Tổng công ty than Việt Nam, Giám đốc Cơng ty Than ng Bí Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc Công ty cổ phần Sản xuất Thương mại than Uông Bí chịu trách nhiệm thi hành Quyết định KT Bộ trưởng Thứ trưởng Đỗ Hữu Hào 75 Phụ lục 76 Phụ lục 77 Phụ lục 78 Phụ lục 79 Phụ lục 80 Phụ lục 81 Phụ lục 82 Phụ lục 10 83 ... văn thư 24 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI THAN NG BÍ 2.1 Khái quát công ty Cổ phần Sản xuất Thư? ?ng mại Than ng Bí Cơng ty cổ phần sản xuất thư? ?ng mại. .. Thực trạng công tác văn thư Công ty Cổ phần Sản xuất Thư? ?ng mại Than ng Bí Chương III: Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư Công ty Cổ phần Sản xuất Thư? ?ng mại Than ng Bí PHẦN NỘI DUNG... tượng nghiên cứu: công tác văn thư Công ty Cổ phần Sản xuất Thư? ?ng mại Than ng Bí - Phạm vi nghiên cứu: hoạt động quản lý công tác văn thư Công ty Cổ phần Sản xuất Thư? ?ng mại Than ng Bí từ năm 2010