Theo mô hình này, các chỉ tiêu dự toán đƣợc định ra từ ban quản lý cấp cao nhất của doanh nghiệp và truyền đạt cho các cấp quản lý trung gian, trên cơ sở đó cấp quản lý trung gian truyền đạt cho các đơn vị cấp cơ sở.
Lập dự toán theo mô hình này mang tính chất áp đặt từ ban quản lý cấp trên xuống, đòi hỏi cấp quản lý cấp cao phải có một tầm nhìn tổng quát, toàn diện và chi tiết về mọi mặt hoạt động của đơn vị. Điều này chỉ có thể thực hiện đƣợc đối với những đơn vị có quy mô nhỏ, có ít sự phân cấp về quản lý hoặc đƣợc sử dụng trong trƣờng
3
Huỳnh Lợi (2012). Dự toán ngân sách hoạt động hằng năm. Huỳnh Lợi, Kế toán quản trị. Nhà xuất
hợp đặc biệt mang tính chất tình thế, nhất thời mà phải tuân theo sự chỉ đạo của cấp quản lý cao hơn.
Sơ đồ12.1: Mô hình thông tin 1 xuống 2.2.2 Mô hình 2- Mô hình thông tin 2 xuống 1 lên
Theo mô hình này việc lập dự toán theo trình tự nhƣ sau:
- Các chỉ tiêu dự toán đƣợc ƣớc tính từ ban quản lý cấp cao nhất của doanh nghiệp mang tính dự thảo, đƣợc phân bổ xuống các đơn vị trung gian. Trên cơ sở đó cấp trung gian phân bổ cho các đơn vị cấp cơ sở.
- Các bộ phận quản lý cấp cơ sở căn cứ vào các chỉ tiêu dự thảo, căn cứ vào khả năng, điều kiện của mình để xác định các chỉ tiêu dự toán có thể thực hiện đƣợc và bảo vệ trƣớc bộ phận quản lý cấp cao hơn (bộ phận quản lý cấp trung gian).
- Bộ phận quản lý cấp trung gian, trên cơ sở tổng hợp các chỉ tiêu dự toán từ các bộ phận cấp cơ sở, kết hợp với một tầm nhìn tổng quát và toàn diện hơn về hoạt động của các bộ phận cấp cơ sở, để xác định các chỉ tiêu dự toán có thể thực hiện đƣợc ở bộ phận mình và bảo vệ trƣớc bộ phận cấp cao hơn (bộ phận quản lý cấp cao).
- Bộ phận quản lý cấp cao, trên cơ sở tổng hợp các chỉ tiêu dự toán từ các bộ phận cấp trung gian kết hợp với tầm nhìn tổng quát và toàn diện hơn về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, hƣớng các bộ phận khác nhau đến việc thực hiện các mục tiêu
QUẢN LÝ CẤP CAO NHẤT QUẢN LÝ CẤP TRUNG GIAN QUẢN LÝ CẤP TRUNG GIAN QUẢN LÝ CẤP CƠ SỞ QUẢN LÝ CẤP CƠ SỞ QUẢN LÝ CẤP CƠ SỞ QUẢN LÝ CẤP CƠ SỞ
chung, sẽ xét duyệt thông qua các chỉ tiêu dự toán cho các bộ phận trung gian, trên cơ sở đó bộ phận trung gian xét duyệt thông qua các chỉ tiêu cho các bộ phận cấp cơ sở.
Khi dự toán ở các bộ phận đƣợc xét duyệt thông qua sẽ trở thành dự toán chính thức định hƣớng cho hoạt động kỳ kế hoạch.
--- : bƣớc 1 : bƣớc 2 : bƣớc 3
Sơ đồ 2.2: Mô hình thông tin 2 xuống 1 lên
Lập dự toán theo mô hình này có những thuận lợi là thu hút và tập trung đƣợc trí tuệ, kinh nghiệm của các cấp quản lý khác nhau vào quá trình lập dự toán, vừa kết hợp tầm nhìn tổng quát và toàn diện của quản lý cấp cao với khả năng cụ thể của cấp quản lý cấp trung gian và các cấp cơ sở. Chính sự kết hợp trên nên dự toán có tính khả thi cao. Tuy nhiên, mô hình dự toán này đòi hỏi hao tốn nhiều thời gian, chi phí cho thông tin dự thảo, phản hồi và xét duyệt thông qua. Đồng thời, nếu tổ chức quá trình lập dự toán thực hiện không đƣợc tốt, sẽ không cung cấp thông tin kịp thời cho kỳ kế hoạch.
QUẢN LÝ CẤP TRUNG GIAN QUẢN LÝ CẤP TRUNG GIAN QUẢN LÝ CẤP CƠ SỞ QUẢN LÝ CẤP CƠ SỞ QUẢN LÝ CẤP CƠ SỞ QUẢN LÝ CẤP CƠ SỞ QUẢN LÝ CẤP CAO NHẤT
2.2.3 Mô hình 3 – Mô hình thông tin 1 lên 1 xuống
Theo mô hình này, dự toán đƣợc lập từ cấp quản lý cấp thấp đến cấp quản lý cao nhất. Các bộ phận quản lý cấp cơ sở căn cứ vào khả năng điều kiện của mình để lập các chỉ tiêu dự toán và đƣợc trình lên cấp quản lý cao hơn (bộ phận cấp trung gian). Trên cơ sở tổng hợp các chỉ tiêu dự toán ở các cấp cơ sở, cấp trung gian tổng hợp các chỉ tiêu dự toán ở bộ phận mình để trình lên bộ phận quản lý cấp cao. Bộ phận quản lý cấp cao tổng hợp các chỉ tiêu dự toán các cấp trung gian kết hợp với tầm nhìn tổng quát toàn diện về toàn bộ hoạt động của tổ chức và hƣớng các bộ phận đến việc thực hiện các mục tiêu chung, sẽ xét duyệt thông qua dự toán cho các cấp trung gian. Trên cơ sở đó cấp trung gian xét duyệt thông qua cho các cấp cơ sở.
: bƣớc 1 --- : bƣớc 2
Sơ đồ 2.3: Mô hình thông tin 1 lên 1 xuống
Mô hình dự toán này có thể khắc phục đƣợc nhƣợc điểm của mô hình 2. Tuy nhiên, nó tồn tại nhƣợc điểm là dự toán đƣợc lập xuất phát từ các đơn vị cấp cơ sở, nên họ thƣờng có xu hƣớng là xác lập các chỉ tiêu dự toán dƣới mức khả năng, điều kiện của mình để dễ dàng hoàn thành chỉ tiêu dự toán, nên có thể không khai thác hết khả năng tiềm tàng của đơn vị.
QUẢN LÝ CẤP TRUNG GIAN QUẢN LÝ CẤP TRUNG GIAN QUẢN LÝ CẤP CƠ SỞ QUẢN LÝ CẤP CƠ SỞ QUẢN LÝ CẤP CƠ SỞ QUẢN LÝ CẤP CƠ SỞ QUẢN LÝ CẤP CAO NHẤT
2.3 Kỳ dự toán; Sổ tay dự toán; Uỷ ban dự toán42.3.1 Kỳ dự toán 2.3.1 Kỳ dự toán
Dự toán đƣợc xây dựng cho những kỳ thời gian cụ thể. Dự toán ngắn hạn lập cho các kỳ : năm, quý, hay tháng. Dự toán dài hạn lập các kỳ trên 1 năm.
Dự toán lập theo hình thức cuốn chiếu, gọi là dự toán cuốn chiếu, đƣợc thƣờng xuyên cập nhật bằng cách định kỳ thêm vào các kỳ sắp đến và xóa dần các kỳ vừa hoàn thành. Dự toán cuốn chiếu còn đƣợc gọi là dự toán liên tục.
2.3.2 Sổ tay dự toán
Sổ tay dự toán là tập hợp các hƣớng dẫn về trách nhiệm của cá nhân và các thủ tục, sổ sách và bảng biểu liên quan với quá trình lập và sử dụng số liệu dự toán.
Một trong các chức năng của dự toán là cải tiến quá trình truyền đạt số liệu nên sổ tay phải đƣợc xây dựng sao cho tất cả mọi ngƣời có thể dựa vào đó để có thông tin và các hƣớng dẫn về quá trình lập dự toán. Sổ tay dự toán không phải là các bản dự toán thực tế của kỳ tới mà chỉ có các hƣớng dẫn về cách thực hiện quá trình dự toán trong tổ chức.
Sổ tay dự toán do nhân viên kế toán quản trị soạn thảo, thƣờng gồm các nội dung chính sau:
Nội dung Chi tiết
Giải thích các mục tiêu cuả quá trình dự toán
- Mục đích của quá trình kiểm soát và dự toán.
- Mục tiêu của những giai đoạn khác nhau của quá trình dự toán.
- Tầm quan trọng của các bản dự toán trong quá trình lập kế hoạch dài hạn và điều hành doanh nghiệp.
Cấu trúc tổ chức - Sơ đồ tổ chức
4
Phạm Văn Dƣợc, Đặng Kim Cƣơng (2010). Chi phí tiêu chuẩn và dự toán sản xuất kinh doanh. Kế
- Danh sách các nhân viên chịu trách nhiệm về quá trình dự toán.
Phác thảo các bản dự toán chính
- Mối quan hệ giữa các bản dự toán chính.
Các chi tiết về mặt hành chính
- Thành viên và phạm vi liên quan của Ủy ban dự toán. - Trình tự soạn thảo các bản dự toán
- Thời gian biểu
Các vấn đề về thủ tục - Mẫu biểu và hƣớng dẫn cách ghi biểu - Mẫu báo cáo
- Hệ thống tài khoản sử dụng
- Ủy viên Ủy ban dự toán chịu trách nhiệm giải đáp thắc mắc liên quan đến quá trình soạn thảo dự toán.
2.3.3 Ủy ban dự toán
Ủy ban dự toán gồm những ngƣời đại diện từ tất cả các bộ phận chức năng của tổ chức nhƣ bộ phận kinh doanh, bộ phận sản xuất, bộ phận marketing,v.v…Ủy ban dự toán có các chức năng:
- Điều phối quá trình lập dự toán, bao gồm ban hành sổ tay dự toán.
- Xây dựng thời gian biểu cho quá trình xây dựng các bản dự toán chức năng. - Phân công nhiệm vụ xây dựng các bản dự toán chức năng.
- Cung cấp thông tin hƣớng dẫn quá trình xây dựng dự toán.
- Chuyển giao các bản dự toán hoàn thành đến các cấp quản lý thích hợp. - So sánh các kết quả thực tế với dự toán và điều tra biến động.
2.4 Quy trình lập dự toán5
Dự toán giống nhƣ việc cố gắng dự toán chính xác trong tƣơng lai, mà tƣơng lai thì không chắc chắn nên việc lập dự toán trở nên khó khăn và đôi khi là thiếu thực tế. Vì vậy để có một dự toán ngân sách tối ƣu, bộ phận dự toán cần phải hoạch định một quy trình lập dự toán ngân sách phù hợp, dựa vào đó có thể làm tốt công việc dự toán.
Do mỗi doanh nghiệp có một đặc điểm kinh doanh, quy trình quản lý khác nhau nên quy trình lập dự toán ngân sách cũng khác nhau. Dƣới đây là quy trình quản lý dự toán ngân sách tiêu biểu của Stephen Brookson.
Sơ đồ 2.4: Quy trình dự toán ngân sách của Stephen Brookson
5
Phạm Châu Thành, Phạm Xuân Thành (2010). Dự toán ngân sách trong hoạt động sản xuất kinh
doanh. Kế toán quản trị. Nhà xuất bản Phƣơng Đông, TP.Hồ Chí Minh, trang 337-339.
Xác định rõ mục tiêu chung của công ty Chuẩn hoá ngân sách Đánh giá hệ thống
Thu thập thông tin số liệu,chuẩn bị dự thảo ngân sách đầu tiên
Kiểm tra các con số bằng cách chất vấn và
phân tích
Lập dự toán tiền để theo dõi dòng tiền từ
bảng CĐKT và báo cáo KQHĐKD
Xem lại quy trình hoạch định ngân sách và chuẩn bị ngân sách tổng thể Phân tích sự khác nhau giữ kết quả thực tế và dự toán Theo dõi các khác biệt và phân tích các sai số Điều chỉnh dự toán, đúc kết kinh nghiệm cho việc lập dự toán kế tiếp
Nhƣ vậy theo quy trình trên, việc lập dự toán ngân sách có thể chia làm ba giai đoạn. Trong đó giai đoạn đầu tiên là chuẩn bị dự toán ngân sách, tiếp đó là soạn thảo dự toán ngân sách và cuối cùng là theo dõi và kiểm tra việc thực hiện dự toán ngân sách.
Giai đoạn chuẩn bị
Đây là bƣớc khởi đầu và cũng là khâu quan trọng nhất trong toàn bộ quy trình lập dự toán ngân sách. Trong giai đoạn này, cần phải làm rõ các mục tiêu cần đạt đƣợc của doanh nghiệp, vì tất cả các báo cáo dự toán ngân sách đều đƣợc xây dựng dựa vào chiến lƣợc và mục tiêu phát triển kinh doanh của doanh nghiệp trong một giai đoạn nhất định.
Sau khi xác định rõ mục tiêu, doanh nghiệp sẽ xây dựng một mô hình dự toán ngân sách chuẩn. Điều này giúp cho nhà quản lý cấp cao dễ dàng phối hợp dự toán ngân sách của tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp và cho phép so sánh, kết nối nội dung dự toán ngân sách một cách dễ dàng. Khi tất cả các công việc cần thiết cho việc lập dự toán đã đƣợc chuẩn bị đầy đủ, là lúc cần phải xem tất cả các vấn đề một cách có hệ thống, để chắc chắn rằng dự toán ngân sách sẽ cung cấp thông tin chính xác và phù hợp nhất.
Giai đoạn soạn thảo
Trong giai đoạn này, những bộ phận, cá nhân có liên quan đến việc lập dự toán phải tập hợp toàn bộ thông tin về các nguồn lực có sẵn trong doanh nghiệp, các yếu tố bên trong, bên ngoài có tác động và ảnh hƣởng đến công tác dự toán ngân sách của doanh nghiệp, đồng thời ƣớc tính giá trị thu, chi. Trên cơ sở đó, soạn thảo các báo cáo dự toán có liên quan nhƣ: dự toán tiêu thụ, dự toán chi phí, dự toán hàng tồn kho, dự toán tiền, dự toán bảng cân đối kế toán,…
Giai đoạn theo dõi
Dự toán ngân sách đƣợc lập liên tục từ tháng này sang tháng khác, năm này sang năm khác. Vì vậy để dự toán ngày càng đƣợc hoàn thiện hơn thì ở mỗi kỳ dự toán
cần phải thƣờng xuyên theo dõi, đánh giá tình hình dự toán nhằm xem xét lại các thông tin, cơ sở lập dự toán ngân sách để từ đó có sự điều chỉnh cần thiết và rút kinh nghiệm cho kỳ lập dự toán ngân sách tiếp theo.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2
Hoạt động của doanh nghiệp bao gồm các hoạt động có định hƣớng thông qua các kế hoạch dài hạn, kế hoạch ngắn hạn. Kế hoạch dài hạn nhằm thực hiện những mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp nhƣ sự sống còn, thị phần, lợi nhuận lâu dài của doanh nghiệp, sự thỏa mãn khách hàng…Những mục tiêu dài hạn đó đƣợc thực hiện trong các giai đoạn nối tiếp nhau thông qua kế hoạch ngắn hạn. Kế hoạch ngắn hạn cụ thể hóa các mục tiêu dài hạn thành các chỉ tiêu cần đạt đƣợc trong thời gian ngắn hạn. Để thực hiện các mục tiêu đó cần thiết phải có nguồn tài chính, nghĩa là cần thiết phải lập dự toán ngân sách hoạt động hằng năm. Nhƣ vậy có thể nói dự toán ngân sách hoạt động hằng năm là một công cụ, một phƣơng tiện thiết lập mối quan hệ phù hợp giữa các mục tiêu dài hạn và mục tiêu ngắn hạn của doanh nghiệp, xác lập các mục đích cụ thể cho các hoạt động dự kiến. Dự toán ngân sách hoạt động hằng năm đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các chức năng hoạch định và kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp thể hiện trên các mặt sau:
- Xác định các mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể cho các bộ phận, cá nhân trong tổ chức
làm cơ sở để đánh giá trách nhiệm của các bộ phận, cá nhân trong tổ chức.
- Phối hợp và thúc đẩy hoạt động của các bộ phận hƣớng đến việc thực hiện mục
tiêu chung của tổ chức tích cực hơn.
- Dự tính các rủi ro có thể xảy ra trong tƣơng lai để chuẩn bị cho các giải pháp đối
phó kịp thời.
Việc lập dự toán ngân sách hoạt động hằng năm đƣợc thực hiện theo trình tự nhất định, bắt đầu từ dự toán tiêu thụ, kết thúc là dự toán bảng cân đối kế toán. Hệ thống dự toán ngân sách bao gồm nhiều dự toán nhƣ: Dự toán tiêu thụ, Dự toán sản xuất, Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, Dự toán chi phí nhân công trực tiếp, Dự toán chi
phí sản xuất chung, Dự toán chi phí bán hàng, Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp, Dự toán giá vốn hàng bán, Dự toán hàng tồn kho, Dự toán vốn đầu tƣ, Dự toán tiền, Dự toán Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Dự toán Bảng cân đối kế toán.
Tùy theo trình độ cụ thể, đặc điểm và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp, có thể vận dụng một trong 3 mô hình thông tin trong việc lập dự toán nhƣ: mô hình thông tin 1 xuống, mô hình thông tin 2 xuống 1 lên, mô hình 1 lên 1 xuống. Từ đó xác lập dự toán tĩnh hay dự toán linh hoạt để dự trù về nguồn tài chính ứng phó với các diễn biến thực tế về các hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp trong tƣơng lai.
CHƢƠNG 3:
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN POSVINA
3.1 Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Posvina 3.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển