4.2.1 Quan điểm hoàn thiện
Hoàn thiện dự toán ngân sách trên cơ sở kế thừa và có tính chọn lọc trên hệ thống dự toán ngân sách đã lập tại công ty, đồng thời phải dựa trên các cơ sở lý luận về dự toán ngân sách trong doanh nghiệp.
Hoàn thiện dự toán ngân sách trên cơ sở huy động các nguồn lực từ cấp quản trị đến các nhân viên thừa hành công việc, có sự phân rõ trách nhiệm và quyền hạn. Bên cạnh đó cần phải thu thập, đánh giá, phân tích các nhân tố ảnh hƣởng đến công tác lập dự toán. Khi thực hiện hoàn thiện cần phải cân đối giữa lợi ích và chi phí.
4.2.2 Mục tiêu hoàn thiện
Nâng cao hiệu quả hoạt động và quản lý của công ty. Nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty đối với các đối thủ khác trong ngành thép.
Các thông tin trong các dự toán là có khoa học, là có căn cứ, phù hợp với tình hình hoạt động SXKD tại doanh nghiệp. Phân rõ quyền hạn và trách nhiệm của từng phòng ban, cá nhân tham gia vào quá trình lập dự toán.
Dự toán ngân sách phải mang tính chất kế hoạch cho cả công ty và 02 công ty mẹ, loại bỏ quan niệm mang tính chất tham khảo. Đồng thời giúp ban lãnh đạo các cấp thấy đƣợc sự cần thiết phải lập dự toán ngân sách và có đƣợc thông tin hữu ích.
4.3 Hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty TNHH Posvina
4.3.1 Các nguyên tắc cần tuân thủ về lập dự toán ngân sách trong doanh nghiệp
Dự toán ngân sách phải đƣợc thực hiện đều đặn liên tục trong năm. Trong quá trình lập dự toán, cần phải thƣờng xuyên theo dõi, xem xét, so sánh kết quả thực hiện đƣợc với các chỉ tiêu đã dự toán, từ đó có sự điều chỉnh dự toán kịp thời sao cho phù hợp với tình hình thực tế hơn.
Nguyên tắc linh hoạt là yếu tố cần thiết trong dự toán ngân sách, vì các số liệu dự toán chỉ mang tính chất tƣơng đối và không thể tuyệt đối hoàn toàn, từ đó có thể dễ dàng điều chỉnh dự toán khi có những sự thay đổi liên quan.
Các thông tin liên quan đến dự toán phải đƣợc minh bạch, có đầy đủ căn cứ rõ ràng, có tính chính xác và phù hợp với tình hình SXKD thực tế tại doanh nghiệp. Để làm đƣợc công việc thu thập thông tin một cách trọn vẹn nhƣ trên, đòi hỏi cần phải có bộ phận nhân sự chuyên trách cùng với một khoảng thời gian nhất định để thực hiện.
Các dữ liệu dự toán phải có tính chất định hƣớng mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp và phù hợp với tình hình ngày càng phát triển của doanh nghiệp.
4.3.2 Hoàn thiện quy trình lập dự toán ngân sách
Quy trình dự toán ngân sách là bƣớc đầu tiên cần phải thực hiện trong công tác lập dự toán để công việc này trở nên hoàn chỉnh hơn và phát huy vai trò của nó.
Quy trình dự toán ngân sách phải đƣợc phân chia từng giai đoạn và phải cụ thể hóa từng công việc trong từng giai đoạn đó. Sau khi xem xét và nghiên cứu tình hình thực tế tại công ty, theo ý kiến chủ quan thì quy trình dự toán ngân sách tại công ty nên thực hiện theo 03 giai đoạn sau:
Giai đoạn 1: Giai đoạn chuẩn bị dự toán ngân sách
Bất kỳ hoạt động hay công việc nào đều phải có sự chuẩn bị trƣớc về tất cả mọi thứ để phục vụ cho công việc đó. Do đó, khâu chuẩn bị là quan trọng. Giai đoạn dự toán ngân sách cũng vậy, nếu có một giai đoạn chuẩn bị dự toán đƣợc chu đáo, rõ ràng, chi tiết thì nó là bƣớc kế tiếp cho việc thực hiện công việc ở những giai đoạn tiếp theo một cách dễ dàng hơn.
Bước 1: Xác định rõ mục tiêu chung của công ty
Ban Giám đốc cần phải tiến hành cuộc họp với các phòng ban trong công ty để xác định các mục tiêu chung cho năm kế hoạch. Mục tiêu của công ty phải căn cứ vào tình hình thực tế nhƣ: năng lực sản xuất, điều kiện kinh doanh, tình hình hoạt động, …và mục tiêu chung này phải mang định hƣớng về giá trị lợi nhuận đồng thời mang tính chất phát triển. Mục tiêu của công ty phải đƣợc thể hiện rõ ràng ở các chỉ tiêu bằng các số liệu cụ thể. Ví dụ: trong năm 2013, căn cứ vào tình hình SXKD trong những năm gần đây và căn cứ vào năng lực thực tế tại công ty, công ty đặt ra các chỉ
tiêu nhƣ sau: sản lƣợng tiêu thụ tăng 10% so với năm 2012, lợi nhuận trƣớc thuế đạt từ 1 tỷ đồng trở lên so với năm 2012.
Công ty cần có mục tiêu chung rõ ràng, cụ thể, sẽ là tiền đề cho việc thực hiện các loại dự toán khác.
Bước 2: Chuẩn bị nhân sự cho việc lập dự toán
Để thực hiện tốt các mục tiêu đã đề ra ở bƣớc 1, Ban Giám đốc cần phải phân công công việc liên quan đến công tác lập dự toán cho từng phòng ban, cá nhân và phải quy định rõ trách nhiệm liên quan.
Ban Giám đốc cần phải thành lập bộ phận chuyên trách về lập dự toán ngân sách. Bộ phận này sẽ chịu trách nhiệm các công việc cụ thể nhƣ: tổ chức, chỉ đạo, xem xét, tổng hợp, kiểm tra, đánh giá các báo cáo dự toán để đảm bảo thông tin chính xác, đầy đủ và phù hợp với tình hình SXKD thực tế tại công ty. Bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách nên đƣợc đặt trong phòng kế toán thuộc bộ phận kế toán quản trị.
Bước 3: Soạn thảo các mẫu biểu
Bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách tiến hành soạn thảo các mẫu biểu cần thiết, các mẫu biểu này phải phản ánh đầy đủ chỉ tiêu, nội dung phù hợp, dễ đọc, dễ hiểu, đồng thời hƣớng dẫn về cách thức lập nội dung các mẫu dự toán.
Bước 4: Đánh giá việc chuẩn bị
Bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách tiến hành xem xét, đánh giá lại công tác chuẩn bị nhằm đảm bảo rằng các báo cáo dự toán cung cấp các thông tin hữu ích.
Giai đoạn 2: Giai đoạn soạn thảo ngân sách
Bước 1: Thu thập thông tin
Bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách tiến hành thu thập, phân tích và xử lý các thông tin bên trong và bên ngoài liên quan nhƣ:
- Các thông tin bên ngoài doanh nghiệp:
+ Các thông tin về văn bản quy phạm pháp luật: cơ cấu kinh tế, lãi suất, tỷ giá hối đoái, chính sách thuế, lạm phát, môi trƣờng, chính sách đối với doanh nghiệp…
+ Các thông tin về thị trƣờng: khách hàng hiện tại và tiềm năng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp, tình hình biến động mua bán trên thị trƣờng.
- Các thông tin bên trong doanh nghiệp:
+ Các thông tin về mục tiêu chung đã xác định ở giai đoạn 1: mục tiêu về lợi nhuận, mục tiêu về sản lƣợng tiêu thụ…
+ Các thông tin về kinh doanh: sản phẩm công ty, chính sách bán hàng, giá bán, thị trƣờng tiêu thụ, chiết khấu, phƣơng thức thu tiền bán hàng.
+ Các thông tin về sản xuất: sản lƣợng sản xuất, nguyên vật liệu, định mức nguyên vật liệu, phƣơng thức sản xuất, …
+ Các thông tin về lao động: số lƣợng lao động, trình độ, tinh thần trách nhiệm, chính sách tiền lƣơng và các chế độ liên quan.
+ Các thông tin về tài sản: TSCĐ, khấu hao TSCĐ.
+ Các thông tin về số liệu trong quá khứ: sản lƣợng sản xuất và tiêu thụ, doanh thu, lợi nhuận, chi phí, tiền và các khoản tƣơng đƣơng tiền, TSCĐ, …
Bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách phân công công việc cụ thể cho từng phòng ban, cá nhân . Các phòng ban, cá nhân căn cứ vào các thông tin thu thập liên quan để phục vụ tốt cho công tác soạn thảo ngân sách.
Bước 2: Cung cấp các biểu mẫu dự toán đã soạn thảo
Bộ phận chuyên trách về lập dự toán cung cấp các mẫu biểu dự toán đã soạn thảo ở giai đoạn 1 cho các bộ phận, cá nhân liên quan. Sau đó các bộ phận sẽ tiến hành soạn thảo dự toán ngân sách cho bộ phận mình và gửi về cho bộ phận chuyên trách lập dự toán sau khi đã hoàn thành.
Nhiệm vụ của bộ phận chuyên trách về lập dự toán ngân sách là tiến hành tổng hợp các báo cáo dự toán của các bộ phận, phòng ban gửi về, đồng thời kiểm tra và có sự điều chỉnh cần thiết nếu có để hoàn thành báo cáo dự toán cho toàn công ty.
Sau khi hoàn thành các báo cáo dự toán, bộ phận chuyên trách về lập dự toán sẽ báo cáo cho Ban Giám đốc xem xét tính hợp lý của dự toán thông qua cuộc họp giữa Ban Giám đốc, các phòng ban, bộ phận chuyên trách về lập dự toán ngân sách.
Dự toán đã đƣợc xét duyệt bởi Ban Giám đốc sẽ trở thành dự toán chính thức cho toàn công ty và các bộ phận liên quan căn cứ vào đó mà thực hiện.
Giai đoạn 3: Giai đoạn theo dõi dự toán ngân sách
Xuyên suốt quá trình hoạt động SXKD tại công ty, căn cứ vào các kết quả thực tế đã thực hiện đƣợc, bộ phận chuyên chuyên trách về dự toán ngân sách cần phải theo dõi, xem xét, so sánh, phân tích, đánh giá thƣờng xuyên với các chỉ tiêu số liệu trên báo cáo dự toán. Từ đó có sự điều chỉnh kịp thời các chỉ tiêu số liệu dự toán làm căn cứ cho dự toán ngân sách ở các kỳ tiếp theo.
4.3.3 Hoàn thiện mô hình dự toán ngân sách
Về hình thức, công ty đang lập dự toán theo mô hình thông tin 1 lên 1 xuống. Thực tế công ty đang lập dự toán ngân sách theo mô hình thông tin 1 xuống, điều này mang tính áp đặt và không phản ánh đƣợc tình hình SXKD thực tế tại công ty.
Do đó, để các báo cáo dự toán phản ánh đúng tiềm lực và mang tính chất kế hoạch thì công ty nên lập dự toán ngân sách theo mô hình thông tin 1 lên 1 xuống nhƣ đã thực hiện. Bởi lẽ, khi thực hiện theo mô hình này sẽ tiết kiệm đƣợc thời gian và chi phí, đảm bảo đầy đủ các mục tiêu do công ty đề ra cũng nhƣ nắm đƣợc tình hình SXKD tại đơn vị mình.
Với mô hình thông tin 1 lên 1 xuống, các chỉ tiêu dự toán sẽ đƣợc bắt đầu từ các phòng ban và sau đó chuyển về cho bộ phận chuyên trách về lập dự toán ngân sách.
Ví dụ:
- Phòng kinh doanh sẽ lập Dự toán tiêu thụ, sau đó sẽ chuyển về bộ phận chuyên
trách lập dự toán để xem xét.
- Phòng kế hoạch vật tƣ sẽ lập Dự toán sản xuất, sau đó sẽ chuyển về bộ phận
- Phòng kế toán sẽ lập Dự toán chi phí bán hàng; Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp; Dự toán tiền; Dự toán Bảng kết quả kinh doanh; Dự toán bảng cân đối kế toán;…và sau đó chuyển về bộ phận chuyên trách về lập dự toán để xem xét.
Các báo cáo dự toán ngân sách sau khi đƣợc bộ phận chuyên trách về lập dự toán xem xét, đánh giá và chấp thuận sẽ đƣợc báo cáo trong cuộc họp về dự toán ngân sách cho năm kế hoạch. Thành phần trong cuộc họp bao gồm: Ban Giám đốc công ty; Các phòng ban; Bộ phận chuyên trách về lập dự toán ngân sách. Nếu báo cáo dự toán ngân sách đƣợc thông qua tại cuộc họp thì nó sẽ trở thành báo cáo dự toán chính thức cho năm kế hoạch của công ty, các phòng ban, bộ phận theo đó mà thực hiện. Trong trƣờng hợp không đƣợc thông qua thì bộ phận chuyên trách về lập dự toán sẽ phối hợp với các bộ phận có liên quan, tiến hành điều chỉnh lại, sau đó sẽ đƣợc trình bày lại trong cuộc họp về báo cáo dự toán ngân sách.
4.3.4 Hoàn thiện các báo cáo dự toán ngân sách
Công ty đã lập một số báo cáo dự toán ngân sách, tuy nhiên vẫn chƣa đầy đủ. Các báo cáo dự toán mà công ty chƣa có gồm: Dự toán chi phí sản xuất chung, Dự toán chi phí bán hàng, Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp, Dự toán giá thành sản phẩm, Dự toán các khoản phải nộp ngân sách Nhà Nƣớc. Có loại dự toán bao gồm việc tập hợp chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp nhƣ Dự toán Báo cáo KQHĐKD làm cho báo cáo trở nên dài dòng, phức tạp gây khó hiểu cho việc đọc báo cáo dự toán.
Các báo cáo dự toán của công ty thì phức tạp gây khó hiểu cho việc đọc các báo cáo. Do đó cần phải hoàn thiện các báo cáo dự toán ngân sách. Dƣới dây là hệ thống dự toán ngân sách mới bao gồm:
- Dự toán tiêu thụ - Dự toán sản xuất
- Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Dự toán chi phí nhân công trực tiếp - Dự toán chi phí sản xuất chung
- Dự toán giá thành sản phẩm - Dự toán tồn kho thành phẩm - Dự toán đầu tƣ TSCĐ
- Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp - Dự toán tiền
- Dự toán chi phí lãi vay
- Dự toán báo cáo kết quả hoat động kinh doanh - Dự toán các khoản phải nộp ngân sách Nhà Nƣớc - Dự toán bảng cân đối kế toán
Sơ đồ 104.1: Hoàn thiện hệ thống các báo cáo dự toán ngân sách Dự toán tiêu thụ Dự toán sản xuất Dự toán chi phí bán hàng và quản lý Dự toán tồn kho thành phẩm Dự toán chi phí nhân công trực tiếp Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Dự toán chi phí sản xuất chung Dự toán giá thành sản phẩm Dự toán tiền
Dự toán Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh;
Dự toán Bảng cân đối kế toán
Dự toán các khoản nộp ngân sách Nhà Nƣớc Dự toán đầu tƣ TSCĐ Dự toán chi phí lãi vay
4.3.5 Kỳ dự toán ngân sách
Hiện nay, công ty đã lập dự toán chi tiết cho từng tháng, từng quý và sau đó tổng hợp lại cho 1 năm kế hoạch. Nhƣ vậy, kỳ dự toán ngân sách của công ty là 1 năm, tức là mỗi năm đều lập dự toán ngân sách 1 lần. Tuy nhiên về cách thức lập chi tiết cho từng tháng, từng quý là chƣa có sự thống nhất, các chỉ tiêu số liệu trên báo cáo thì phức tạp, dài dòng, gây khó khăn cho việc đọc hiểu các báo cáo dự toán.
Do đó, công ty nên lập dự toán ngân sách chi tiết cho từng quý và sau đó tổng hợp các quý lại thành 1 năm nhằm:
- Đạt đƣợc quan điểm hoàn thiện là cân đối giữa lợi ích và chi phí, nghĩa là lập dự toán ngân sách sao cho ít tốn kém về thời gian, tiền bạc, công sức nhƣng mang lại lợi ích cho công ty.
- Các báo cáo dự toán chi tiết, đầy đủ, ngắn gọn, dễ đọc và dễ hiểu.
- Phản ánh đúng tình hình SXKD trong ngành thép đối với sự biến động trong từng kỳ.
- Dễ dàng trong việc phân tích, đánh giá, so sánh giữa số liệu thực tế với số liệu dự toán theo định kỳ từng quý, từ đó có sự điều chỉnh sao cho phù hợp.
Ngoài ra, dự toán ngân sách quý và dự toán ngân sách năm sẽ thƣờng xuyên đƣợc điều chỉnh để phù hợp với tình hình SXKD thực tế tại công ty.
4.3.6 Hoàn thiện các báo cáo dự toán ngân sách
Công ty TNHH Posvina đã xây dựng đƣợc một số báo cáo dự toán ngân sách. Tuy nhiên, các báo cáo dự toán này chỉ mang tính chất tham khảo chứ không mang tính kế hoạch, đồng thời các báo cáo dự toán thì phức tạp, gây khó hiểu cho việc đọc hiểu báo cáo cũng nhƣ chƣa thực sự hữu ích cho công tác quản lý tại công ty bởi còn tồn tại