3.4.1 Những ƣu điểm
Về cách thức tổ chức
Công ty đã có tổ chức công tác lập dự toán ngân sách và có sự tham gia của các phòng ban.
Phòng kế toán là bộ phận tổng hợp các báo cáo từ các phòng ban khác. Các phòng ban đã có sự giúp đỡ, phối hợp với phòng kế toán liên quan đến dự toán phải lập của bộ phận mình.
Công ty có sự trang bị đầy đủ phƣơng tiện phục vụ cho công tác lập dự toán bao gồm: máy tính, mạng nội bộ công ty, phòng họp.
Về mặt hình thức
Công ty đã lập dự toán ngân sách và có các báo cáo dự toán mà trong đó có các chỉ tiêu phải báo cáo theo quy định mẫu biểu của công ty mẹ.
Các phòng ban trong công ty đều tham gia vào quá trình lập dự toán, vì sự theo dõi, quan sát cũng nhƣ kinh nghiệm của các bộ phận đã góp phần không nhỏ vào công tác lập dự toán.
Về mặt nội dung
Các loại báo cáo dự toán loại trừ Dự toán đầu tƣ TSCĐ, đều đƣợc lập chi tiết, cụ thể cho từng tháng, từng quý và sau đó đƣợc tổng hợp lại thành 1 năm.
Các số liệu để tiến hành cho công tác lập dự toán đều có căn cứ vào tình hình SXKD của những kỳ trƣớc.
Công ty đã xây dựng đƣợc các định mức NVL cho từng loại sản phẩm, những định mức này đƣợc xây dựng dựa vào những kinh nghiệm trên cơ sở thống kê số liệu thực tế về tình hình SXKD ở những kỳ trƣớc. Điều này phản ánh tƣơng đối chính xác định mức NVL thực tế của từng loại sản phẩm.
Đối với tập hợp chi phí: đầy đủ và chi tiết, các chi phí trực tiếp đƣợc tập hợp và phân bổ theo sản lƣợng sản xuất, các chi phí gián tiếp đƣợc tập hợp và phân bổ theo tiêu thức sản lƣợng tiêu thụ.
3.4.2 Những nhƣợc điểm
Ngoài những ƣu điểm đạt đƣợc nêu trên, công tác lập dự toán ngân sách tại công
ty vẫn còn nhiều hạn chế và khiếm khuyết, thể hiện ở những mặt sau:
3.4.2.1 Môi trƣờng dự toán
Về phương tiện
Công tác lập dự toán đƣợc thực hiện chủ yếu trên phần mềm Microsoft Exel, do đó sẽ gặp phải rủi ro về hệ thống mạng máy tính là điều không thể tránh khỏi trong việc lƣu trữ dữ liệu.
Công ty chƣa có phần mềm kế toán chuyên dụng để phục vụ cho công tác lập dự toán do đó đã gặp nhiều khó khăn về kỹ thuật, thời gian và công sức.
Về sự phối hợp giữa các phòng ban
Mặc dù các phòng ban trong công ty đã có tham gia vào quá trình lập dự toán, nhƣng vẫn chƣa có sự chặt chẽ và đồng bộ.
Khi lập dự toán, các phòng ban căn cứ còn hạn chế vào tình hình SXKD của các kỳ trƣớc mà chỉ cung cấp một vài chỉ tiêu sau đó giao phó cho phòng kế toán tổng hợp lại và từ đó phòng kế toán ƣớc tính các chỉ tiêu dự toán khác.
Về trách nhiệm lập dự toán
Ban Giám đốc giao cho các phòng ban đều tham gia vào quá trình lập dự toán và phòng kế toán đƣợc giao trách nhiệm chính về việc tổng hợp lại, do đó công việc đối với phòng kế toán trở nên quá tải. Ban Giám đốc chƣa quy rõ trách nhiệm cụ thể đối với từng phòng ban, cá nhân, vì thế mà thông tin, chất lƣợng về dự toán là chƣa đầy đủ.
Về nhân sự trong công tác lập dự toán
Công ty chƣa có bộ phận chuyên trách về lập dự toán ngân sách, đội ngũ nhân viên chƣa đƣợc đào tạo chuyên sâu cũng nhƣ chƣa nhận thấy đƣợc tầm quan trọng của công việc này nên vấn đề này mang tính chất đối phó và xem nhẹ.
Do phòng kế toán đƣợc giao là đảm nhiệm chính trong công tác lập dự toán, các kế toán viên phải thực hiện công việc kế toán hằng ngày và thêm công việc lập dự toán, do đó áp lực công việc tăng và ảnh hƣởng đến chất lƣợng lập dự toán.
3.4.2.2 Mô hình dự toán
Hiện tại, công ty lập dự toán theo mô hình thông tin 1 lên 1 xuống. Theo mô hình này, dự toán đƣợc lập từ cấp quản lý cấp thấp đến cấp quản lý cao nhất. Nhà quản trị các cấp đều tham gia vào quá trình lập dự toán, đƣa ra các ý kiến và bảo vệ quan điểm của mình dựa trên những khả năng và tình hình SXKD thực tế tại đơn vị mình.
Tuy nhiên, công ty lập dự toán theo mô hình trên chỉ là hình thức, thực tế công ty lập dự toán ngân sách theo mô hình thông tin 1 xuống. Theo mô hình này, các chỉ tiêu dự toán đƣợc định ra từ ban quản lý cấp cao nhất và truyền đạt cho các cấp quản lý
trung gian trên cơ sở đó cấp quản lý trung gian truyền đạt cho cấp cơ sở. Vì thế, các chỉ tiêu dự toán thƣờng mang tính áp đặt từ trên xuống và không phản ánh đƣợc tình hình SXKD thực tế tại công ty. Các quyết định, ý kiến chủ quan của quản lý cấp trên mang tính chất kế hoạch còn các ý kiến của công ty chỉ mang tính chất tham khảo.
Các phòng ban công ty đã lập các chỉ tiêu dự toán là tƣơng đối phù hợp nhƣng sau đó phải điều chỉnh lại để phù hợp với các chỉ tiêu mà công ty mẹ đã giao. Điều này cho thấy, việc hoạch định ngân sách tại công ty chƣa thực sự hiệu quả vì chƣa nêu đƣợc dự toán ngân sách đúng đắn tƣơng ứng với từng khoản mục cụ thể.
3.4.2.3 Quy trình dự toán
Về hình thức, công ty đã có lập dự toán ngân sách và có các loại báo cáo dự toán. Tuy nhiên, công tác lập dự toán vẫn chƣa đƣợc quan tâm đúng mức, chƣa có đƣa ra một quy trình dự toán đúng mực và phù hợp, một số vấn đề còn hạn chế nhƣ sau:
- Quy trình dự toán chƣa có phân chia thành 3 giai đoạn cụ thể nhƣ: giai đoạn chuẩn bị, giai đoạn soạn thảo, giai đoạn theo dõi.
- Công tác lập dự toán giao cho phòng kế toán chịu trách nhiệm chính, sự phối hợp với các phòng ban khác chƣa chặt chẽ, chƣa quy rõ trách nhiệm cho từng cá nhân, phòng ban, do đó việc lập dự toán mang tính chất đối phó và báo cáo kịp thời theo mẫu biểu của công ty mẹ.
- Chƣa có quá trình nghiên cứu các thông tin ảnh hƣởng đến công tác lập dự toán.
- Tuy đã xây dựng dự toán nhƣng công ty vẫn chƣa quan tâm đến việc theo dõi, đánh giá, so sánh và điều chỉnh sao cho phù hợp.
Quy trình dự toán tại công ty vẫn chƣa đƣợc hoàn chỉnh nên các thông tin liên quan đến dự toán là thiếu tính chính xác, đầy đủ và khách quan. Do đó, công ty cần phải xây dựng một quy trình dự toán sao cho đầy đủ và đúng trình tự để các phòng ban trong công ty đều thực hiện sao cho có hiệu quả.
3.4.2.4 Các báo cáo dự toán
Đánh giá chung
Công ty đã lập các báo cáo dự toán, tuy nhiên đây chỉ là hình thức để báo cáo đầy đủ theo các chỉ tiêu ban hành có trong các mẫu biểu quy định của công ty mẹ. Các chỉ tiêu trong các mẫu báo cáo này mang tính tổng quát chƣa thể hiện chi tiết, đầy đủ và không đúng với tình hình SXKD hiện tại ở công ty. Khi lập các báo cáo dự toán, công ty chƣa có phân loại chi phí theo cách ứng xử chi phí: biến phí, định phí, chi phí hỗn hợp.
Các thông tin đƣợc dùng làm căn cứ để lập các báo cáo dự toán tại công ty là chƣa đầy đủ và còn thiếu, các số liệu đa phần là dựa vào số liệu của những kỳ trƣớc và có sự ƣớc tính tăng giảm theo chủ quan dùng để ƣớc tính cho kỳ kế hoạch, thậm chí có một số chỉ tiêu đƣợc xây dựng sao cho phù hợp với chỉ tiêu của công ty mẹ đã giao.
Về kỳ dự toán ngân sách: có một số dự toán đƣợc lập chi tiết cho từng tháng và sau đó tổng hợp thành 1 năm, có loại dự toán đƣợc lập chung cho 1 năm, có loại dự toán đƣợc lập chi tiết cho từng tháng, tổng hợp lại từng quý, sau đó tổng tổng hợp lại thành 1 năm. Nhƣ vậy kỳ dự toán ngân sách là 1 năm, tuy nhiên việc lập chi tiết của các báo cáo dự toán cho từng tháng, từng quý là chƣa có sự thống nhất.
Về nội dung trong các báo cáo dự toán : nội dung lập thì phức tạp, chƣa đầy đủ, cách thức trình bày dài dòng gây khó khăn cho việc đọc hiểu các báo cáo dự toán.
Đánh giá các báo cáo dự toán
Về Dự toán thành phẩm: công ty dự toán sản lƣợng sản xuất, sản lƣợng tiêu thụ cao hơn so với thực tế là chƣa hợp lý, vì theo đặc điểm của ngành thép thì việc tiêu thụ sản phẩm tại từng thời điểm là khác nhau trong khi đó thì năng lực sản xuất tối đa luôn luôn cố định. Mặt khác, công ty luôn cố gắng xây dựng mức sản lƣợng sao cho đúng với yêu cầu của công ty mẹ. Điều này cho thấy công ty chƣa xem xét các nhân tố bên trong và bên ngoài ảnh hƣởng đến việc lập dự toán sản lƣợng tiêu thụ và sản xuất.
Về Dự toán nguyên vật liệu: công ty dự toán số lƣợng NVL xuất dùng cho sản xuất bằng với số lƣợng nhập, số lƣợng NVL tồn kho cuối kỳ đúng bằng với số lƣợng tồn kho đầu kỳ. Điều này là không đúng với thực tế, vì NVL xuất dùng cho sản xuất ở từng thời điểm là khác nhau và phụ thuộc vào lƣợng thành phẩm sản xuất và tiêu thụ, do đó nếu không có sự tính toán một cách hợp lý thì có thể dẫn đến tình trạng thiếu NVL hoặc tồn đọng nhiều phát sinh chi phí khác liên quan. Đơn giá NVL có ƣớc tính tỷ lệ tăng trong năm kế hoạch nhƣng tỷ lệ này chỉ ƣớc tính từ tháng 1 của năm kế hoạch và ấn định các tháng sau đó.
Về Dự toán chi phí lao động: công ty đã tính các khoản chi phí lƣơng, thƣởng, các khoản trích nộp chƣa chính xác. Cụ thể: số lao động ƣớc tính cao hơn so với thực tế, việc quy đổi mức lƣơng cơ bản từ đơn vị tiền tệ USD sang VNĐ chƣa đúng theo quy định về tỷ giá ngoại tệ, chế độ tiền thƣởng chƣa đúng.
Về Dự toán báo cáo KQHĐKD:
- Công ty đã tập hợp các chi phí nhƣ: chi phí sản xuất theo từng yếu tố sản xuất, chi phí bán hàng và quản lý, việc tập hợp các chi phí trong dự toán này làm cho dự toán trở nên phức tạp, dài dòng và gây khó hiểu cho việc đọc báo cáo. Công ty cũng chƣa có lập dự toán chi phí SXC, dự toán chi phí bán hàng và quản lý mà chỉ ƣớc tính một con số cụ thể.
- Khi dự toán doanh thu, công ty chỉ dựa vào sản lƣợng tiêu thụ và giá bán ƣớc tính tại thời điểm lập dự toán. Điều này là chƣa hợp lý, bởi lẽ giá bán còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố nhƣ: đối thủ cạnh tranh, quy trình sản xuất, chính sách bán hàng…Mặt khác, việc thể hiện sản lƣợng tiêu thụ, sản xuất và tồn kho trên dự toán này làm cho dự toán trở nên phức tạp và gây khó hiểu cho việc đọc báo cáo.
Về Dự toán Bảng cân đối kế toán: một số chỉ tiêu trên dự toán này không căn cứ vào các loại dự toán đã lập mà chỉ ƣớc tính bằng con số cụ thể để mà trình bày.
Tóm lại, các báo cáo dự toán đã đƣợc lập tại công ty chƣa có mang tính chất kế hoạch và chỉ là báo cáo cho đầy đủ, kịp thời theo các mẫu biểu quy định của công ty mẹ.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 3
Công ty TNHH Posvina là công ty liên doanh, chịu sự kiểm soát của 02 công ty mẹ. Tổng Công ty Thép Việt Nam nắm giữ quyền ban hành quyết định giao chỉ tiêu kế hoạch cho công ty thực hiện. Hiện nay, công tác lập dự toán ngân sách đã đƣợc lập tại công ty, tuy nhiên đây chỉ là hình thức. Các quản lý các cấp vẫn chƣa quan tâm đúng mức và nhận thấy đƣợc tầm quan trọng của công tác lập dự toán. Các dự toán ngân sách đƣợc lập tại công ty không mang tính chất kế hoạch mà chỉ là báo cáo các chỉ tiêu cho đầy đủ và kịp thời theo các mẫu biểu quy định của công ty mẹ. Do đó, công tác lập dự toán tại công ty còn nhiều khiếm khuyết sau:
Về mô hình dự toán ngân sách: công ty lập dự toán theo mô hình thông tin 1 lên 1 xuống chỉ là hình thức, nhƣng thực tế công ty lập dự toán ngân sách theo mô hình thông tin 1 xuống. Theo mô hình này, các chỉ tiêu dự toán đƣợc định ra từ ban quản lý cấp cao nhất và truyền đạt cho các cấp quản lý trung gian trên cơ sở đó cấp quản lý trung gian truyền đạt cho cấp cơ sở. Các chỉ tiêu dự toán thƣờng mang tính áp đặt từ trên xuống và không phản ánh đƣợc tình hình SXKD thực tế tại công ty. Các quyết định, ý kiến quản lý cấp trên mang tính chất chủ quan còn các ý kiến của công ty chỉ mang tính chất tham khảo.
Về quy trình dự toán ngân sách: công ty chƣa có quy trình dự toán ngân sách gồm 03 giai đoạn và chƣa cụ thể hóa các công việc trong từng giai đoạn, chƣa có quy định rõ trách nhiệm từng phòng ban, cá nhân tham gia lập dự toán, chƣa nghiên cứu các nhân tố ảnh hƣởng đến công tác lập dự toán.
Về các báo cáo dự toán: các báo cáo dự toán đƣợc lập bởi các phòng ban tại công ty và đƣợc báo cáo các chỉ tiêu đầy đủ theo các mẫu biểu quy định của công ty
mẹ. Tuy kỳ dự toán ngân sách là 1 năm, nhƣng công ty chƣa có sự thống nhất về cách lập chi tiết cho từng tháng, từng quý. Các báo cáo dự toán thì phức tạp gây khó khăn trong việc đọc và hiểu các nội dung. Khi lập các báo cáo dự toán, công ty chƣa có phân loại chi phí theo cách ứng xử chi phí: biến phí, định phí, chi phí hỗn hợp.
Về môi trƣờng dự toán: công ty chƣa có phần mềm kế toán chuyên dụng, chƣa có bộ phận chuyên trách về lập dự toán ngân sách.
Với các khiếm khuyết đã nêu ở trên, công ty cần phải hoàn thiện công tác lập dự toán ngân sách để nó trở thành một công cụ quản lý có hiệu quả phục vụ tốt cho công tác quản lý, đồng thời giúp cho nhà quản lý các cấp nhận thấy đƣợc tầm quan trọng của công việc này.
CHƢƠNG 4:
HOÀN THIỆN DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN POSVINA
4.1 Mục đích hoàn thiện công tác dự toán ngân sách tại Công ty TNHH Posvina
Trong quá trình hội nhập, các doanh nghiệp luôn nâng cao tính cạnh tranh để tồn tại và phát triển, phù hợp với thực tế khách quan và xu thế hợp tác. Công ty TNHH Posvina không phải là ngoại lệ, yếu tố cạnh trạnh với các đối thủ trong ngành thép giúp giữ vững ổn định thị phần trên thị trƣờng và thƣơng hiệu suốt hơn 20 năm qua. Để làm đƣợc điều này, công ty cần phải có một bộ máy với các công cụ quản lý có hiệu quả. Dự toán ngân sách là một trong những công cụ quản lý đáp ứng vấn đề này cho doanh nghiệp. Nếu dự toán ngân sách đƣợc xây dựng một cách có khoa học thì điều này sẽ góp phần nâng cao chất lƣợng quản lý và tính cạnh tranh của doanh nghiệp.
Mặc dù công tác dự toán ngân sách gặp rất nhiều khó khăn nhƣ: thời gian nhiều, công sức tốn kém nhƣng lợi ích của công việc này mang lại có hiệu quả. Mục đích của việc hoàn thiện dự toán ngân sách tại công ty thể hiện nhƣ sau: