Dự toán giống nhƣ việc cố gắng dự toán chính xác trong tƣơng lai, mà tƣơng lai thì không chắc chắn nên việc lập dự toán trở nên khó khăn và đôi khi là thiếu thực tế. Vì vậy để có một dự toán ngân sách tối ƣu, bộ phận dự toán cần phải hoạch định một quy trình lập dự toán ngân sách phù hợp, dựa vào đó có thể làm tốt công việc dự toán.
Do mỗi doanh nghiệp có một đặc điểm kinh doanh, quy trình quản lý khác nhau nên quy trình lập dự toán ngân sách cũng khác nhau. Dƣới đây là quy trình quản lý dự toán ngân sách tiêu biểu của Stephen Brookson.
Sơ đồ 2.4: Quy trình dự toán ngân sách của Stephen Brookson
5
Phạm Châu Thành, Phạm Xuân Thành (2010). Dự toán ngân sách trong hoạt động sản xuất kinh
doanh. Kế toán quản trị. Nhà xuất bản Phƣơng Đông, TP.Hồ Chí Minh, trang 337-339.
Xác định rõ mục tiêu chung của công ty Chuẩn hoá ngân sách Đánh giá hệ thống
Thu thập thông tin số liệu,chuẩn bị dự thảo ngân sách đầu tiên
Kiểm tra các con số bằng cách chất vấn và
phân tích
Lập dự toán tiền để theo dõi dòng tiền từ
bảng CĐKT và báo cáo KQHĐKD
Xem lại quy trình hoạch định ngân sách và chuẩn bị ngân sách tổng thể Phân tích sự khác nhau giữ kết quả thực tế và dự toán Theo dõi các khác biệt và phân tích các sai số Điều chỉnh dự toán, đúc kết kinh nghiệm cho việc lập dự toán kế tiếp
Nhƣ vậy theo quy trình trên, việc lập dự toán ngân sách có thể chia làm ba giai đoạn. Trong đó giai đoạn đầu tiên là chuẩn bị dự toán ngân sách, tiếp đó là soạn thảo dự toán ngân sách và cuối cùng là theo dõi và kiểm tra việc thực hiện dự toán ngân sách.
Giai đoạn chuẩn bị
Đây là bƣớc khởi đầu và cũng là khâu quan trọng nhất trong toàn bộ quy trình lập dự toán ngân sách. Trong giai đoạn này, cần phải làm rõ các mục tiêu cần đạt đƣợc của doanh nghiệp, vì tất cả các báo cáo dự toán ngân sách đều đƣợc xây dựng dựa vào chiến lƣợc và mục tiêu phát triển kinh doanh của doanh nghiệp trong một giai đoạn nhất định.
Sau khi xác định rõ mục tiêu, doanh nghiệp sẽ xây dựng một mô hình dự toán ngân sách chuẩn. Điều này giúp cho nhà quản lý cấp cao dễ dàng phối hợp dự toán ngân sách của tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp và cho phép so sánh, kết nối nội dung dự toán ngân sách một cách dễ dàng. Khi tất cả các công việc cần thiết cho việc lập dự toán đã đƣợc chuẩn bị đầy đủ, là lúc cần phải xem tất cả các vấn đề một cách có hệ thống, để chắc chắn rằng dự toán ngân sách sẽ cung cấp thông tin chính xác và phù hợp nhất.
Giai đoạn soạn thảo
Trong giai đoạn này, những bộ phận, cá nhân có liên quan đến việc lập dự toán phải tập hợp toàn bộ thông tin về các nguồn lực có sẵn trong doanh nghiệp, các yếu tố bên trong, bên ngoài có tác động và ảnh hƣởng đến công tác dự toán ngân sách của doanh nghiệp, đồng thời ƣớc tính giá trị thu, chi. Trên cơ sở đó, soạn thảo các báo cáo dự toán có liên quan nhƣ: dự toán tiêu thụ, dự toán chi phí, dự toán hàng tồn kho, dự toán tiền, dự toán bảng cân đối kế toán,…
Giai đoạn theo dõi
Dự toán ngân sách đƣợc lập liên tục từ tháng này sang tháng khác, năm này sang năm khác. Vì vậy để dự toán ngày càng đƣợc hoàn thiện hơn thì ở mỗi kỳ dự toán
cần phải thƣờng xuyên theo dõi, đánh giá tình hình dự toán nhằm xem xét lại các thông tin, cơ sở lập dự toán ngân sách để từ đó có sự điều chỉnh cần thiết và rút kinh nghiệm cho kỳ lập dự toán ngân sách tiếp theo.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2
Hoạt động của doanh nghiệp bao gồm các hoạt động có định hƣớng thông qua các kế hoạch dài hạn, kế hoạch ngắn hạn. Kế hoạch dài hạn nhằm thực hiện những mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp nhƣ sự sống còn, thị phần, lợi nhuận lâu dài của doanh nghiệp, sự thỏa mãn khách hàng…Những mục tiêu dài hạn đó đƣợc thực hiện trong các giai đoạn nối tiếp nhau thông qua kế hoạch ngắn hạn. Kế hoạch ngắn hạn cụ thể hóa các mục tiêu dài hạn thành các chỉ tiêu cần đạt đƣợc trong thời gian ngắn hạn. Để thực hiện các mục tiêu đó cần thiết phải có nguồn tài chính, nghĩa là cần thiết phải lập dự toán ngân sách hoạt động hằng năm. Nhƣ vậy có thể nói dự toán ngân sách hoạt động hằng năm là một công cụ, một phƣơng tiện thiết lập mối quan hệ phù hợp giữa các mục tiêu dài hạn và mục tiêu ngắn hạn của doanh nghiệp, xác lập các mục đích cụ thể cho các hoạt động dự kiến. Dự toán ngân sách hoạt động hằng năm đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các chức năng hoạch định và kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp thể hiện trên các mặt sau:
- Xác định các mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể cho các bộ phận, cá nhân trong tổ chức
làm cơ sở để đánh giá trách nhiệm của các bộ phận, cá nhân trong tổ chức.
- Phối hợp và thúc đẩy hoạt động của các bộ phận hƣớng đến việc thực hiện mục
tiêu chung của tổ chức tích cực hơn.
- Dự tính các rủi ro có thể xảy ra trong tƣơng lai để chuẩn bị cho các giải pháp đối
phó kịp thời. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Việc lập dự toán ngân sách hoạt động hằng năm đƣợc thực hiện theo trình tự nhất định, bắt đầu từ dự toán tiêu thụ, kết thúc là dự toán bảng cân đối kế toán. Hệ thống dự toán ngân sách bao gồm nhiều dự toán nhƣ: Dự toán tiêu thụ, Dự toán sản xuất, Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, Dự toán chi phí nhân công trực tiếp, Dự toán chi
phí sản xuất chung, Dự toán chi phí bán hàng, Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp, Dự toán giá vốn hàng bán, Dự toán hàng tồn kho, Dự toán vốn đầu tƣ, Dự toán tiền, Dự toán Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Dự toán Bảng cân đối kế toán.
Tùy theo trình độ cụ thể, đặc điểm và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp, có thể vận dụng một trong 3 mô hình thông tin trong việc lập dự toán nhƣ: mô hình thông tin 1 xuống, mô hình thông tin 2 xuống 1 lên, mô hình 1 lên 1 xuống. Từ đó xác lập dự toán tĩnh hay dự toán linh hoạt để dự trù về nguồn tài chính ứng phó với các diễn biến thực tế về các hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp trong tƣơng lai.
CHƢƠNG 3:
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN POSVINA