- “Ngày tựu trường của các sinh viên
2.3.2.7Công tác tổ chức quản lý hoạt động truyền thông:
Quá trình quản trị hoạt động truyền thông có nhiều yếu kém, ngay khi xác lập mục tiêu đã không có kế hoạch hành động cụ thể. Theo bảng tổng kết công cụ truyền thông trong 2 năm: ngoại trừ quảng cáo ngoài trời và website duy trì theo năm, những hoạt động quảng cáo khác (báo chí, email, tin nhắn) thời điểm phân tán không tập trung theo đợt. Phân bổ nhân lực không rõ ràng gây khó khăn cho kiểm tra đánh giá hiệu quả. Một nhân viên đảm nhiệm cùng lúc nhiều công việc chồng chéo vừa cung cấp dịch vụ, vừa phát triển khách hàng, vừa triển khai các chương trình truyền thông như vậy không đảm bảo hiệu suất làm việc. Do không có kế hoạch định hướng nên không phối hợp được các lực lượng hỗ trợ nhau.
Công tác tổ chức quản lý hoạt động truyền thông tại chi nhánh Lê Chân còn bị động vì phụ thuộc vào Hội sở chính. Để tạo ra sự thống nhất và đồng bộ cho toàn hệ thống Vietinbank đưa hình ảnh dịch vụ thẻ Epartner đến thị trường một cách rộng rãi hơn, Ban truyền thông thuộc hội sở đã xây dựng kế hoạch truyền thông marketing riêng cho dịch vụ thẻ thanh toán và gửi công văn xuống các chi nhánh, sở giao dịch cùng thực hiện. Kế hoạch đã được thống nhất mục tiêu truyền thông, thống nhất ý tưởng thông điệp, thống nhất khẩu hiệu cho các chương trình, thống nhất các công cụ truyền thông, kênh truyền thông, thống nhất thời gian. Các chi nhánh, sở giao dịch tự đảm nhận các công việc còn lại: tập hợp lực lượng để triển khai, thiết lập chương trình hành động riêng và triển khai theo lịch trình đã thống nhất trên Hội sở. Tiêu chuẩn hóa các quy trình trên toàn hệ thống như vậy có mặt tích cực riêng tạo ra sự đồng bộ cùng phát triển nhưng đồng thời cũng có mặt hạn chế: kiềm hãm tính năng động, linh hoạt cho các đơn vị cấp dưới, sáng tạo bị giới hạn. Một số chi nhánh khác nhau về khu vực địa lý, môi trường kinh doanh và những yếu tố liên quan khác nhau đòi hỏi mục tiêu, chiến lược, phương thức truyền thông cũng cần có sự thay đổi để phù hợp với từng khu vực thị trường. Sự phân cấp quản lý giữa Hội sở và các chi nhánh không rõ ràng, các đơn vị khó có thể phối hợp hiệu quả.
Về phía chi nhánh Lê Chân, do không tổ chức thành chiến dịch để tăng hiệu quả truyền thông nên các nguồn lực bị phân tán. Những thời điểm sôi động nhất trong năm : ngày 2/9/2011 -> 5/9/2011 sử dụng 6 công cụ truyền thông hay khoảng thời gian đầu tháng 10/2012 dồn dập các hoạt động quảng cáo, khuyến khích bán hàng (tất cả 8 công cụ được sử dụng) nhưng phối thức không phát huy được thế mạnh của từng công cụ. Ngân hàng đã không tổ chức thành những chiến dịch truyền thông trong các chương trình truyền thông nên việc huy động các công cụ, tổ chức thực hiện không tốt, quản lý không chặt chẽ, các công cụ không phát huy hết công năng và không hỗ trợ nhau đạt hiệu quả truyền thông. Vì vậy truyền thông không có những giai đoạn trọng tâm, trọng điểm mà đều đều cả năm. Nếu xác lập được chiến dịch ở những thời gian cụ thể với mục tiêu rõ ràng hiệu quả sẽ cao hơn nhiều. Từ những mặt yếu kém trong công tác tổ chức, quản lý đã chỉ ra, chi nhánh cần có giải pháp thiết thực để hoàn thiện nó đồng thời có kiến nghị với hội sở chính làm rõ các vấn đề và kịp thời khắc phục.