marketing và một số nội dung hoạt động của quan hệ công chúng được sử dụng vào truyền thông marketing tích hợp (IMC). Một số lĩnh vực của QHCC chủ yếu: quảng cáo, thông báo, tổ chức sự kiện từ thiện, văn hóa thể thao, trong đó cần lưu ý vấn đề sau:
Quảng cáo:
Quảng cáo trong QHCC khác với Quảng cáo marketing. Quảng cáo marketing dựa trên xác định mục tiêu marketing của tổ chức và phân tích thị trường, hiểu về đối thủ cạnh tranh từ đó thiết kế chương trình quảng cáo. Những Quảng cáo trong QHCC dựa trên mục tiêu, chiến lược của người làm QHCC, xác định được mục đích rõ ràng từ đó xác định ý tưởng quảng cáo cụ thể. Quảng cáo trong QHCC phải xác định xem công chúng quan tâm nhất đến điểm nào của sản phẩm, dịch vụ (kể cả dịch vụ của tổ chức phi lợi nhuận), tìm hiểu nguyện vọng của công chúng để từ đó có cơ sở thiết kế cho quảng cáo của mình. Người làm QHCC muốn đánh giá hiệu quả quảng cáo đạt đến mức độ nào cũng cần phải biết chính xác công chúng có thái độ ra sao đối với bài quảng cáo của mình từ đó điều chỉnh, cải biên cho phù hợp với chủ đề và hình thức của chương trình.
Có ba loại hình quảng cáo sử dụng trong QHCC: Quảng cáo nội bộ, quảng cáo tới nhóm công chúng mục tiêu, tham gia các chương trình từ thiện, sự kiện, tạo dư luận xã hội và hướng dẫn phân biệt hàng hóa. Các phương tiện truyền thông sử dụng để quảng cáo thường là phương tiện thông tin đại chúng như: truyền hình, đài phát thanh, báo chí, hay quảng cáo ngay tại cửa hàng, điểm bán (treo băng rôn, áp phích, trang trí không gian). Tuy nhiên, khi thực hiện quảng cáo các nhân viên QHCC cũng cần phải tìm hiểu yêu cầu đặc điểm của từng phương tiện truyền thông mà lên kế hoạch truyền tin phù hợp sao cho phương thức đưa thông điệp đạt hiệu quả tốt nhất trong khoảng thời gian và ngân sách hạn chế.
Thông báo:
Thông báo là thông tin về một công ty được đăng tải trên ấn phẩm văn hóa được xuất bản hay đưa tin trên các phương tiện thông tin đại chúng. Nó thường tồn tại dưới dạng tin tức nhưng nó cũng có thể là một thông điệp bán hàng hay quảng cáo. Một trong những ấn phẩm quan trọng nhất mà các công ty phát hành hàng năm
thiết kế theo mẫu tạp chí là quyển báo cáo thường niên, những ấn phẩm này được in theo hình thức một quyển sách nhỏ nhiều cỡ và nhiều dạng. Thực hiện thông báo cũng phải xác định mục đích của nó là gì, đối tượng hướng tới là ai, xác định số lượng phát hành ấn phẩm, phương pháp chuyển đến tay người sử dụng, hình thức và nội dung thông báo …
Tổ chức sự kiện:
Trước khi tiến hành tổ chức bất kì sự kiện nào, người làm QHCC cũng phải trả lời cho câu hỏi tổ chức sự kiện đó nhằm đạt mục tiêu gì, mục tiêu rõ ràng cụ thể đảm bảo cho tổ chức sự kiện thành công cao, tăng uy tín cho đối tượng mục tiêu, tăng thiện cảm của những thành viên tham gia sự kiện và những đối tượng quan tâm. Một số loại sự kiện điển hình như:
+ Họp hội thảo: tập hợp một số thành viên trao đổi thông tin, quan điểm, cung cấp thông tin về sản phẩm mới ý tưởng mới, trao đổi ý kiến tìm kiếm sự đồng thuận, tìm giải pháp cho vấn đề tồn đọng.
+ Sự kiên đoàn thể: tuyên dương thành tích, cảm ơn khách hàng, gặp gỡ giao lưu, kỷ niệm …
+ Gây quỹ từ thiện, thu hút nhà tài trợ, người ủng hộ, tình nguyện viên.
+ Khuyến khích: tập hợp đội ngũ kinh doanh bàn chiến lược phát triển tương lai, gặp gỡ giữa ban lãnh đạo với nhân viên, tranh thủ sự ủng hộ nội bộ và đối tác.
+ Các sự kiện đặc biệt khác: trao phần thưởng, tặng phẩm,… Ưu điểm của QHCC:
QHCC hướng đến dư luận, hướng đến suy nghĩ, mong muốn của công chúng điều chỉnh hoạt động của tổ chức doanh nghiệp sao cho phù hợp với mong muốn của công chúng, đáp ứng yêu cầu nguyện vọng của công chúng và vì vậy nó đóng vai trò quan trọng xây dựng uy tín cho doanh nghiệp, có được sự thiện cảm của công chúng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp lâu dài. QHCC hướng đến mối quan hệ các bên cùng có lợi, khuyến khích sự đối thoại hài hòa giữa các loại hình công chúng khác nhau của một tổ chức.
Một số hoạt động quan hệ công chúng cung cấp thông tin về sản phẩm dịch vụ doanh nghiệp đến cho công chúng mục tiêu nhưng có sự chứng thực của bên thứ ba
như: các bài viết dăng báo, các sự kiện văn hóa, thể thao, các tổ chức từ thiện và vì vậy các thông tin trở nên đáng tin cậy và có được sự tin tưởng từ phía công chúng. Hoạt động quan hệ công chúng cũng nhằm vào việc xây dựng hình ảnh của doanh nghiệp trước các cơ quan chính phủ, các cổ đông, nhân viên,…và phát huy hiệu quả nhất khi truyền thông lâm vào khủng hoảng.
Nhược điểm của công cụ QHCC đòi hỏi tốn kém về ngân sách, chi phí huy động nguồn lực để thực hiện hoạt động này tương đối lớn. Việc tổ chức các sự kiện QHCC, các cuộc hội nghị, họp báo, tài trợ,… có vẻ dễ thực hiện nhưng rất khó kiểm soát chương trình. Nó phụ thuộc vào các phương tiện truyền thông sẽ thể hiện thông điệp của tổ chức có theo cách mà họ mong muốn hay không. Ngoài ra khi phải đối mặt với khủng hoảng ngoài dự kiến yêu cầu người làm QHCC phải có giải pháp hiệu quả tức thời cũng tạo ra thách thức cho các nhà quản trị.
Mặc dù có những hạn chế nhất định song QHCC được coi là một phần của chiến lược quản lý, ảnh hưởng tới sự phát triển của tổ chức, doanh nghiệp. Công cụ này sử dụng trong một chương trình truyền thông marketing tích hợp rất hữu hiệu khi được phối hợp hiệu quả với những công cụ truyền thông khác như quảng cáo, khuyến khích tiêu thụ, bán hàng cá nhân.