32 Văn phòng Tổng công ty L ơng thực Miền Bắc Số 6 Ngô Quyền Hà nội 70 1.191.256 62
2.1.5 Mối quan hệ giữa phòng Tổ chức lao động của Tổng công ty với các Công ty thành viên.
ty thành viên.
Các bộ phận quản trị nhân sự ở các đơn vị thành viên chịu sự lãnh đạo theo ngành dọc của Phòng Tổ chức lao động thuộc Tổng công ty l ơng thực Miền Bắc.
Hàng năm, phụ trách bộ phận quản trị nhân sự ở các Công ty thành viên có trách nhiệm lập kế hoạch, xây dựng chơng trình đào tạo, tuyển dụng nhân sự cho Công ty mình trình Giám đốc duyệt. Sau khi đợc Giám đốc duyệt bộ phận ở doanh nghiệp giử kế hoạch này đến phòng Tổ chức lao động ở Tổng công ty. Tr- ởng phòng ở Tổng công ty lơng thực Miền Bắc có trách nhiệm tập hợp và trình Chủ tịch Hội đồng quản trị phê duyệt kế hoạch.
Trong lĩnh vực tổ chức, cán bộ và lao động, các đơn vị thành viên có quyền đề nghị Tổng công ty lơng thực Miền Bắc xem xét, quyết định hoặc đợc Tổng công ty uỷ quyền quyết định việc thành lập, tổ chức lại, giải thể các đơn vị phụ thuộc và việc tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp theo quy định của Điều lệ Tổng công ty và điều lệ riêng của doanh nghiệp.
Trong khuôn khổ biên chế đợc Tổng công ty cho phép doanh nghiệp đợc quyền tuyển chọn, bố trí sử dụng hoặc cho thôi việc đối với công nhân viên chức công tác trong bộ máy quản lý kinh doanh của mình; bổ nhiệm, miễn nhiệm vào các chức danh cán bộ trong bộ máy quản lý doanh nghiệp và các đơn vị trực thuộc doanh nghiệp.
Với vai trò là phòng quản lý một nguồn nhân sự khá lớn của Tổng công ty và của các đơn vị thành viên; hiện nay, phòng Tổ chức lao động Tổng công ty lơng thực Miền Bắc đang thực hiện các nhiệm vụ trong các lĩnh vực sau đây:
* Thiết lập hoặc tham gia thiết lập các chính sách nguồn nhân sự.
Cán bộ phòng Tổ chức lao động đề xuất hoặc cùng với các lãnh đạo trực tuyến soạn thảo ra các chính sách, thủ tục cần thiết liên quan đến vấn đề quản trị nguồn nhân sự trong tổ chức. Các chính sách này nên đợc viết thành văn bản, phát cho tất cả các quản trị gia và cán bộ trong phòng, đồng thời thông báo cho toàn bộ nhân viên biết. Sau đây là một số các chính sách nguồn nhân sự có tính chất quan trọng:
-Các chính sách về quyền hạn, trách nhiệm, quy chế hoạt động và làm việc chung của các phòng ban, nhân viên.
-Các chính sách, quy chế về tuyển dụng, gồm có các tiêu chuẩn, thủ tục tuyển dụng, các quy định về thời gian tập sự, giờ làm việc, ngày nghỉ trong tuần,
nghỉ lễ, nghỉ ốm, nghỉ không lơng, thuyên chuyển, cho nghỉ việc và tuyển lại những nhân viên cũ của Tổng công ty.
-Các chính sách về chế độ tiền lơng, phụ cấp, khen thởng, thăng tiến gồm có các quy định về cách thức phân phối thu nhập trong Tổng công ty, các hình thức trả lơng, xếp lơng khởi điểm, điều kiện đợc tăng lơng; các loại phụ cấp và điều kiện, mức độ đợc trả phụ cấp; các quy chế, loại hình và mức độ khen thởng; quy chế và điều kiện đợc thăng cấp.
-Các chính sách đào tạo quy định của các loại hình đào tạo, huấn luyện; điều kiện cho nhân viên đợc tham gia và chi phí cho các khoá đào tạo, huấn luyện; các chế độ u đãi, khuyến khích đối với nhân viên có thêm các khoá đào tạo, huấn luyện; các chế độ u đãi, khuyến khích đối với nhân viên có thêm các văn bằng, chứng chỉ tốt nghiệp.
-Các quy chế về kỷ luật lao động và các quy định về phúc lợi, y tế, các quy định về an toàn và vệ sinh lao động.
* Thực hiện, phối hợp cùng lãnh đạo trực tuyến hoặc các phòng ban khác. Các hoạt động quản trị nhân sự trong Tổng công ty rất đa dạng, đại bộ phận các hoạt động này có thể đợc thực hiện bởi phòng Tổ chức lao động hoặc phòng Tổ chức lao động phối hợp với các lãnh đạo trực tuyến hoặc các phòng ban khác cùng thực hiện.
* Cố vấn cho lãnh đạo trực tuyến về các kỹ năng quản trị nhân sự.
Vấn đề quản trị con ngời trở nên rất phức tạp trong mấy thập kỷ gần đây. Cán bộ phòng Tổ chức lao động thờng phải giúp các lãnh đạo trực tuyến giải quyết các vấn đề khó khăn nh:
-Tính toán các chi phí quản trị nhân sự nh thế nào ?
-Đối xử nh thế nào đối với nhân viên đã gắn bó với Tổng công ty hai mơi năm, cha đến tuổi về hu nhng giờ đây không thể thực hiện công việc có hiệu quả nữa ?
-Làm thế nào để tạo ra một môi trờng văn hoá phù hợp với các chiến lợc kinh doanh của Tổng công ty.
-Làm thế nào để khuyến khích nhân viên nâng cao lòng trung thành và gắn bó với Tổng công ty ?
-Điều tra, trắc nghiệm tìm hiểu quan điểm, thái độ của nhân viên đối với một số chính sách mới dự định sửa đổi hoặc sẽ áp dụng trong Tổng công ty.
Rất nhiều vấn đề khác tơng tự, liên quan đến nhân viên trong Tổng công ty, khó lờng trớc đợc, thờng xuyên xảy ra, đòi hỏi các bộ phận phòng Tổ chức lao động phải có hiểu biết và kinh nghiệm mới có thể đa ra những chỉ dẫn, giải pháp thực hiện có hiệu quả giúp các lãnh đạo trực tuyến.
Bảng 2.5: Các hoạt động quản trị nhân sự chủ yếu trongTổng công ty Lơng thực Miền Bắc.
STT Hoạt động STT Hoạt động
1 Hoạch định nguồn nhân sự 13 Công đoàn
2 Phân tích công việc 14 Thu hút nhân viên tham gia quản lý
3 Mô tả công việc 15 Đánh giá công việc
4 Phỏng vấn 16 Ký kết Hợp đồng lao động
5 Trắc nghiệm 17 Gỉai quyết khiếu tố lao động
6 Lu giữ hồ sơ nhân viên 18 Thực hiện các thủ tục chonhân viên thuyên chuyển, nghỉ việc, nghỉ hu,.
7 Định hớng công việc 19 Thủ tục cho nhân viên nghỉ phép, nghỉ không lơng,...
8 Đào tạo, huấn luyện nhân viên. 20 Kỷ luật nhân viên.
9 Bình bầu, đánh giá thi đua 21 Các chơng trình thúc đẩy sáng kiến, cải tiến kỹ thuật.
10 Bồi dỡng, nâng cao trình độ cho
cán bộ chuyên môn và quản lý. 22 Chơng trình chăm sóc sứckhoẻ, y tế. 11 Quản trị tiền lơng 23 Điều tra về quan điểm của
nhân viên.
12 Quản trị tiền thởng 24 Quản trị các vấn đề về phúc lợi * Kiểm tra, đôn đốc thực hiện các chính sách, thủ tục về nhân sự.
Phòng Tổ chức lao động Tổng công ty là bộ phận chịu trách nhiệm chính trong Tổng công ty nhằm bảo đảm các chính sách, thủ tục về nhân sự cho tổ chức đợc thực hiện đầy đủ, chính xác. Trong thời gian qua, phòng Tổ chức lao động đã làm tốt chức năng:
-Thu thập thông tin và phân tích tình hình tuyển dụng, chọn lựa, thay thế và đề bạt nhân viên nhằm đảm bảo mọi vấn đề đều đợc thực hiện theo đúng quy định.
-Phân tích kết quả thực hiện công việc của nhân viên nhằm đa ra các điều chỉnh hoặc kiến nghị cải tiến phù hợp.
-Phân tích các số liệu thống kê về tình hình vắng mặt, đi trễ, thuyên chuyển, kỷ luật và các khiếu tố, tranh chấp lao động để tìm ra các vấn đề tồn tại trong Tổng công ty và biện pháp khắc phục.
Với các chức năng, nhiệm vụ hoạt động của phòng Tổ chức lao động của Tổng công ty Lơng thực Miền Bắc, cơ cấu tổ chức của phòng đợc bố trí sắp xếp gồm có các cán bộ chuyên phụ trách các mảnh công việc nh trong sơ đồ:
Hình 2.2: Cơ cấu tổ chức và chức năng hoạt động của phòng Tổ chức lao động Tổng công ty Lơng thực Miền Bắc
Hiện nay, Trởng phòng Tổ chức lao động của Tổng công ty đang đợc trang bị các kiến thức về:
- Quản lý nhân sự và quản lý kinh doanh nói chung. - Luật và các quy định về lao động việc làm.
Thu hút nguồn nhân sự -Hoạch định nguồn nhân sự -Phân tích công việc -Trắc nghiệm -Phỏng vấn Đào tạo và phát triển. -Định hớng nghề nghiệp. -Đào tạo và huấn luyện nhân viên -Bồi dỡng nâng cao trình độ cho lãnh đạo và cán bộ chuyên môn. Văn th hành chính. -Văn th -Lu giữ hồ sơ, tài liệu Quan hệ lao động. -Ký kết thoả ớc lao động. -Giải quyết khiếu tố -An toàn lao động -Y tế. Trả công lao động -Đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên. -Quản trị l- ơng, thởng, phúc lợi. -Khen th- ởng, kỷ luật. Phòng Tổ chức lao động Các đơn vị thành viên
- Tâm lý học và sự hiểu biết về các mối quan hệ con ngời. - Các chơng trình tiền lơng và phúc lợi lao động.
- Các chức năng khác của doanh nghiệp nh marketing, sản xuất và tài chính.
- Kinh tế học liên quan đến tiền lơng và các phúc lợi khác. - Thu thập, lập bảng biểu và phân loại các dữ liệu định lợng.
- Các phong cách quản lý để khuyến khích việc xây dựng tinh thần làm việc theo nhóm có hiệu quả.
- Kế hoạch hoá chiến lợc. - Phát triển tổ chức.
Hiệu quả công việc của Trởng phòng sẽ phụ thuộc vào sự tín nhiệm của cả ngời lao động và ban lãnh đạo. Điều này đòi hỏi Trởng phòng Tổ chức lao động cần phải rèn luyện tốt các kỹ năng về quản lý và lãnh đạo, các kỹ năng trong giao tiếp thông tin bằng lời và bằng văn bản, phải có kinh nghiệm trong giải quyết xung đột và có khả năng xử lý những cản trở đối với sự thay đổi. Trởng phòng Tổ chức lao động cần phải có tính chính trực, kiên trì và mẫn cảm cao, có khả năng tạo dựng lòng tin và duy trì độ tin cận.
Việc sử dụng các hệ thống máy tính để hỗ trợ chức năng quản lý nhân sự, các phần mềm sẵn có để hỗ trợ những việc trong quản lý thông tin về nhân sự và tính toán mức tiền công ngày càng phổ biến. Do đó, Trởng phòng Tổ chức lao động cũng cần phải thành thạo công việc tính toán và có khả năng sử dụng máy tính cá nhân.