a. Dự tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
3.4.1 Tổ chức bộ phận chuyên trách về dự tốn
Hiện tại, Cơng ty đã cĩ bộ phận chuyên trách về dự tốn tuy nhiên nhân sự tại bộ phận này quá ít khơng đáp ứng đủ cho nhu cầu cơng việc quá lớn nên cần tuyển thêm nhân sự và tiến hành tổ chức lại bộ phận này.
Qua nghiên cứu thực tế tại Cơng ty, tác giả nhận thấy nên tổ chức lại Phịng kế
hoạch thành hai bộ phận: Bộ phận xem xét các bản dự tốn do các Phịng ban khác gửi lên đồng thời quản lý các khoản chi phí sản xuất, bán hàng, quản lý doanh nghiệp và một bộ phận chuyên lập, phân tích các báo cáo dự tốn. Dựa trên việc phân chia này, Phịng kế hoạch sẽ tổ chức, sắp xếp lại cơng việc và cĩ sự phân cơng phân nhiệm một cách rõ ràng giữa các nhân viên trong phịng. Với mục đích đĩ, sơ đồ
Phịng kế hoạch thuộc ngành Foods của Cơng ty sẽ thay đổi như sau:
Sơ đồ 3.2: Sơ đồ tổ chức bộ phận chuyên trách về dự tốn
Trong đĩ:
Trưởng phịng kế
hoạch
Bộ phận quản lý chi phí và phân tích dự tốn Bộ phận tổng hợp và lập dự tốn
Trưởng phịng kế hoạch: phụ trách chung về cơng tác lập dự tốn ngân sách cho ngành Foods của Cơng ty, chịu trách nhiệm quản lý điều hành nhân viên Phịng kế hoạch, thẩm tra các báo cáo dự tốn đã được lập.
+ Bộ phận tổng hợp và lập dự tốn ngân sách
Nhân viên tại bộ phận này thực hiện các cơng việc sau:
o Thu thập các thơng tin, dữ liệu cần thiết từ các đơn vị trực thuộc, các phịng ban chức năng trong Cơng ty cũng như các thơng tin từ mơi trường bên ngồi phục vụ cho cơng tác dự tốn ngân sách.
o Đơn đốc, hướng dẫn các đơn vị trực thuộc và các bộ phận chức năng lập
đầy đủ, chính xác, kịp thời các bảng biểu dữ liệu phục vụ cho cơng tác lập dự
tốn
o Lập các bảng biểu chi tiết cần thiết cho việc thu thập dữ liệu ở các đơn vị
trực thuộc và các bộ phận cĩ liên quan phục vụ cho cơng tác lập dự tốn ngân sách.
o Tính tốn giá thành kế hoạch cho từng loại sản phẩm trong từng quý.
o Tính tốn, lựa chọn các tiêu thức phân bổ thích hợp để phân bổ chi phí ở
các bộ phận chức năng vào từng sản phẩm được tiêu thụ trong kỳ.
o Lập dự tốn ngân sách cho Cơng ty hàng tháng, năm dựa trên những thơng tin thu thập được từ các đơn vị trực thuộc và các bộ phận chức năng cĩ liên quan.
o Thường xuyên cập nhật các thơng tin, dữ liệu thay đổi để kịp thời điều chỉnh các báo cáo dự tốn ngân sách nhằm giúp dự tốn ngân sách chính xác hơn.
o Thường xuyên cung cấp thơng tin cho Phịng Sản Xuất và Phịng bán hàng giúp các phịng ban này điều hành hoạt động của bộ phận mình theo đúng mục tiêu đã xây dựng. Cung cấp các báo cáo dự tốn ngân sách cho Bộ phận quản lý chi phí và phân tích Báo cáo kế tốn quản trị làm cơ sở đánh giá hiệu quả hoạt động của các trung tâm trách nhiệm
+ Bộ phận quản lý chi phí và phân tích dự tốn ngân sách
o Thường xuyên kiểm tra, hướng dẫn bộ phận kế tốn tài chính cập nhật dữ liệu chính xác, phù hợp với từng trung tâm chi phí để cơng tác tính giá thành
o Đơn đốc, hướng dẫn các bộ phận cĩ liên quan thực hiện đầy đủ, chính xác, kịp thời các bảng biểu nhằm cung cấp dữ liệu cần thiết cho cơng tác tập hợp chi phí, tính tốn giá thành sản phẩm.
o So sánh, điều chỉnh phần chênh lệch giữa giá thành kế hoạch với chi phí thực tế phát sinh
o . Dựa vào kết quả kinh doanh trong kỳ, lập các báo cáo kế tốn quản trị
và các báo cáo thống kê theo yêu cầu của Ban Giám Đốc .
o Phân tích, so sánh kết quả thực tế phát sinh với số liệu dự tốn để tìm ra nguyên nhân sai biệt, đĩng gĩp ý kiến về cơng tác lập dự tốn, phản ánh đến các bộ phận liên quan về chi phí thực tế phát sinh
o Phân tích kết quả kinh doanh của một kỳ, giữa các kỳ với nhau để tìm nguyên nhân chênh lệch từđĩ đĩng gĩp ý kiến cho các cấp lãnh đạo trong cơng tác quản trị.