a. Dự tốn từ gốc
2.3.4 Các báo cáo dự tốn tại Cơng ty PepsiCo Việt Nam
Cơng ty lập dự tốn bán hàng trong năm kế hoạch gồm chỉ tiêu: Sản lượng sản phẩm, Tổng doanh thu, Doanh thu thuần. Các chỉ tiêu này được xây chính thức sau khi đã cĩ sự thống nhất giữa tập đồn và Cơng ty.
Các chỉ tiêu chính thức được xác định như sau:
o Chỉ tiêu Sản lượng sản phẩm : thể hiện chi tiết cho từng loại sản phẩm chủ yếu mà Cơng ty sản xuất (khoai tây, bột sắn, bột bắp và đậu phộng) theo từng khu vực (Thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội, khu vực Đơng Nam Bộ, Miền Tây, Miền Trung). Chỉ tiêu này được tính trên cơ sở tập đồn giao và sự phản hồi từ PepsiCo Việt Nam dựa trên việc nghiên cứu thị trường tiềm năng tại Việt Nam.
o Chỉ tiêu Tổng doanh thu được xác định dựa trên việc Phịng bán hàng nghiên cứu về mạng lưới bán hàng để xác định giá bán cho từng sản phẩm mà Cơng ty sản xuất. Hiện tại cơng ty phân phối sản phẩm qua 4 kênh được xếp theo quy mơ giảm dần như sau : nhà phân phối, đại lý, nhà bán sỉ, nhà bán lẽ -
Dự tốn bán hàng Dự tốn chi phí NVL trực tiếp Dự tốn biến phí khác liên quan đến SX Dự tốn định phí sản xuất chung Dự tốn CP bán hàng Dự tốn CP Marketing Dự tốn CP vận chuyển Dự tốn CP quản lý DN Dự tốn khấu hao TSCĐ Dự tốn đầu tư xây dựng Dự tốn báo cáo kết quả kinh doanh
siêu thị. Nhưng do tỷ lệ bán hàng cho nhà phân phối chiếm tỷ trọng lớn đồng thời khi so sánh giữa giá bán cho nhà nhà phân phối và giá bán cho các đối tượng cịn lại khơng quá chênh lệch vì sản lượng bán cho nhà phân phối chiếm tỷ trọng chủ yếu nên dự tốn được xây dựng với giảđịnh tồn bộ sản phẩm bán ra là bán cho nhà phân phối.
Tổng doanh thu = Tổng sản lượng * Giá bán cho nhà phân phối
Giá bán cho nhà phân phối = Giá bán cho người tiêu dùng cuối cùng*(1- tỷ lệ hoa hồng cho nhà phân phối)
Ví dụ :Đối với dịng sản phẩm cĩ giá bán cuối cùng là 2.000đ thì tỷ lệ hoa hồng cho nhà phân phối là 22%.
o Chỉ tiêu Doanh thu thuần được xác định :
Doanh thu thuần = Tổng doanh thu – (Chiết khấu bán hàng + Hư hỏng)
Trong đĩ tỷ lệ chiết khấu và hư hỏng được tính như sau:
Bảng 2.2: Tỷ lệ chiết khấu và hư hỏng áp dụng cho các loại sản phẩm
Loại sp Chiết khấu trực tiếp trên hĩa đơn (*) Chiết khấu ngồi hĩa đơn (**) Chiết khấu bán hàng cố định/năm (***) Hư hỏng (****) Khoai tây 9.1% 1.85% 457.777.000đ 0.4% Bột sắn 2.2% Bột bắp 4.8% Đậu phộng 4.8%
(*) : Chiết khấu ngay khi xuất hĩa đơn bán hàng cho nhà phân phối cụ thể : đối với sản phẩm khoai tây mua 10 gĩi tặng 1gĩi, sản phẩm bột sắn mua 45 gĩi tặng 1gĩi, sản phẩm bột bắp và đậu phộng mua 20 gĩi tặng 1 gĩi.
(**) : Chiết khấu ngồi hĩa đơn gồm 1% cho nhà phân phối khi hoạt động theo
đúng quy định của Cơng ty và ghi sổ sách đầy đủ, 1% khi đạt doanh thu bán hàng đã đề ra và cơng ty ước tính khoảng 85% nhà phân phối thực hiện được. (***) : Chiết khấu bán hàng cốđịnh : gồm những khoản phí liên quan đến trưng bày, ví dụ cửa hàng trưng bày 20 gĩi sản phẩm khoai tây thì được tặng 2 gĩi sản phẩm bột sắn. Khoản chiết khấu này được xây dựng tổng định mức thực hiện trong 1 năm và khơng được vượt qua định mức.
(****): Hư hỏng : là tỷ lệ ước tính sản phẩm bị hư hỏng trong quá trình bán hàng, vận chuyển, quá hạn sử dụng.
(Dự tốn bán hàng năm 2010 được thể hiện chi tiết ở phụ lục 2.1)
. 2.3.4.2 Các dự tốn chi phí sản xuất kinh doanh theo yếu tố năm 2010
Khi đã cĩ dự tốn bán hàng bộ phận kế hoạch sẽ xác định số lượng sản xuất trong năm kế hoạch nhưng với giả định hàng tồn kho đầu năm bằng hàng tồn kho cuối năm nên số lượng sản xuất chính là số lượng mà Cơng ty phải tiêu thụ trong năm kế hoạch. Dựa vào đĩ Cơng ty sẽ lập tiếp các dự tốn chi phí sản xuất kinh doanh theo yếu tố.
Kế hoạch chi phí sản xuất kinh doanh theo yếu tố năm 2010 được xây dựng nhằm xác định tổng các loại chi phí cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty trong năm kế hoạch. Các yếu tố chi phí được đề cập bao gồm chi phí nguyên vật liệu, các biến phí khác trong sản xuất (chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí gia cơng phơi, chi phí xăng dầu, điện nước...), các định phí sản xuất chung, các yếu tố
này được xây dựng cho dựa trên số lượng sản phẩm sản xuất dự tính cho năm kế
hoạch.
Dựa vào số lượng sản phẩm sản xuất và các yếu tố liên quan khác để lập kế
hoạch này cụ thể như sau:
a. Dự tốn Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Yếu tố chi phí nguyên vật liệu cho năm kế hoạch được Phịng kế hoạch xây dựng trên cơ sở tổng hợp chi phí nguyên vật liệu của các loại sản phẩm mà Cơng ty sản xuất.
Chi phí nguyên vật liệu của từng loại sản phẩm được tính theo cơng thức sau:
Chi phí NVL 1 loại sp = Số lượng sản phẩm sản xuất * Chi phí NVL cho 1 đơn vị sp
Trong đĩ, Chi phí NVL cho 1 đơn vị sản phẩm được xây dựng dựa trên định mức lượng nguyên vật liệu của từng loại sản phẩm và đơn giá của từng loại nguyên vật liệu theo cơng thức:
Chi phí NVL 1 đơn vị sp = Định mức lượng NVL cho 1 đơn vị sp * Đơn giá
Trong đĩ, đơn giá nguyên vật liệu được tính theo giá tại thời điểm lập kế
hoạch do Phịng bán hàng cung cấp. Định mức lượng nguyên vật liệu được xác định dựa trên định mức hợp lý mà Phịng Nghiên cứu và phát triển của Cơng ty xây dựng.
(Bảng định mức chi phí NVL được thể hiện chi tiết ở phụ lục 2.2)
Bên cạnh chi phí NVL trực tiếp chi phí bao bì đĩng gĩi chiếm tỷ trọng khá lớn vì đặc điểm của sản phẩm. Ví dụ đối với sản phẩm khoai tây (cho tất cả các loại hương) được đĩng gĩi như sau: gĩi 12g, gĩi 24g, gĩi 25g, gĩi 50g. Cụ thể:
Chi phí NVL bao bì = Đơn giá bao bì/thùng* Sản lượng sản xuất (thùng)
Trong đĩ, đơn giá bao bì được tính theo giá tại thời điểm lập kế hoạch do Phịng bán hàng cung cấp. Sản lượng sản xuất tính theo thùng được tính dựa trên số
gĩi trong 1 thùng sau đĩ quy đổi về kg.
(Bảng dự tốn chi phí bao bì đĩng gĩi thể hiện chi tiết ở phụ lục 2.4)
b. Dự tốn biến phí khác liên quan đến sản xuất
Biến phí sản xuất tại Cơng ty bao gồm : Chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí cơng cụ dụng cụ, chi phí điện nước, chi phí xăng dầu, chi phí điện nước, chi phí gia cơng phơi.
Đối với chi phí nhân cơng trực tiếp
Hiện tại Cơng ty cĩ 1 nhà máy tại Bình Dương chuyên sản xuất ngành hàng Foods, với mục tiêu tự động hĩa quy trình sản xuất nên tồn bộ quá trình sản xuất sản phẩm gần như do máy mĩc thực hiện chính vì vậy Cơng ty chỉ tuyển cơng nhân trực tiếp ký hợp đồng với Cơng ty ở những khâu nhất định, ở những khâu cịn lại Cơng ty khơng tuyển dụng mà tiến hành thuê ngồi cụ thể Cơng ty ký hợp đồng cung cấp nhân sự với Cơng ty TNHH Thân Thanh với điều kiện Thân Thanh sẽ cung cấp người lao động với trình độ chuyên mơn nghiệp vụ theo đúng yêu cầu của Cơng ty.
Với việc tính tốn nhu cầu sản xuất và dựa trên giá cả trên thị trường lao động Phịng kế hoạch lập dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp như sau :
Tổng lương = Đơn giá lương ngày* Số ngày cơng làm việc thực tế*(1+ Mức lạm phát tiền lương ước tính năm kế hoạch)
Trong đĩ đơn giá lương : căn cứ giá thị trường lao động năm quá khứ ( năm 2009)
Đối với lao động thuê ngồi thì bộ phận quản lý tại Nhà máy sẽ gửi nhu cầu cần lao động trong các khâu sản xuất, Ví dụ : khâu đĩng gĩi sản phẩm, khâu vệ sinh dây chuyền.
Đối với chi phí gia cơng phơi, gia cơng sản phẩm đậu phộng.
Các cơng đoạn trộn bột, nấu bột để thành phơi thực tế tại Cơng ty khơng thực hiện mà Cơng ty chuyển nguyên liệu bột cho bên gia cơng thành phơi, riêng sản
phẩm đậu phộng Cơng ty thuê ngồi gia cơng thành sản phẩm hồn chỉnh. Chi phí gia cơng được tính như sau :
Chi phí gia cơng = Sản lượng sx * Định mức NVL cho 1 đơn vị sản phẩm * Đơn giá gia cơng
Trong đĩ đơn giá gia cơng căn cứ vào giá ký hợp đồng năm 2009 tính thêm mức lạm phát tăng giá.
(Bảng dự tốn biến phí khác sản xuất thể hiện chi tiết ở phụ lục 2.5)
c. Dự tốn định phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung được lên kế hoạch cho tất cả các bộ phận : bộ phận kiểm tra chất lượng, bộ phận đảm bảo chất lượng, bộ phận sản xuất, bộ phận kho bãi, bộ phận vận tải, bộ phận mua hàng, bộ phận trồng khoai tây.
Các chi phí được xây dựng trong chi phí sản xuất chung gồm: chi phí lương của quản lý bộ phận, chi phí khấu hao, chi phí đào tạo, chi phí cơng tác, chi phí cơng cụ dụng cụ, chi phí dịch vụ mua ngồi, chi phí văn phịng phẩm, chi phí kiểm tra sản phẩm, chi phí bảo trì sửa chữa tài sản cốđịnh, chi phí bằng tiền khác.
Quản lý từng bộ phận chịu trách nhiệm xây dựng chi phí cho bộ phận đĩ và gửi số liệu cho Phịng kế hoạch. Phịng kế hoạch sẽđánh giá phân tích số liệu dựa trên số
lượng sản phẩm sản xuất và thơng tin về chi phí phát sinh của năm 2009 để ước lượng cho năm 2010. Sau đĩ sẽ thảo luận lại với bộ phận phát sinh chi phí để xây dựng dự tốn hợp lý cho chính bộ phận đĩ.
(Dự tốn chi phí sản xuất chung thể hiện chi tiết ở phụ lục 2.6)
2.3.4.3 Dự tốn đầu tư xây dựng năm 2010.
Dự tốn đầu tư xây dựng nhằm xác định giá trị tài sản, dự án mới sẽ được đầu tư trong năm kế hoạch. Dự tốn này được xây dựng căn cứ vào tình hình máy mĩc thiết bị, khả năng sản xuất, tốc độ bán hàng cũng như nhu cầu mở rộng quy mơ kinh doanh trong tương lai.
Dự tốn đầu tư xây dựng sẽ do Phịng Kế hoạch kết hợp với quản lý từng bộ
phận gồm các chỉ tiêu: dự án đầu tư mới – nâng cấp, nguồn chi được lập cụ thể như
sau:
+ Chỉ tiêu dự án đầu tư mới:
Vào cuối quý III, quản lý các bộ phận của Cơng ty, như văn phịng chính, văn phịng bán hàng tại các khu vực, Nhà máy Bình Dương lập danh sách các dự án cần
Kế hoạch, riêng các thiết bị quản lý văn phịng như máy tính, máy in, máy photocopy… sẽ do bộ phận IT của Cơng ty lập và đề nghị. Phịng Kế hoạch tổng hợp lại và gửi bản danh sách cho cấp trên. Sau khi sẽ xem xét lại nhu cầu mua sắm tài sản, đầu tư xây dựng mới, nâng cấp tại từng bộ phận sẽ yêu cầu các bộ phận chỉnh sửa lại danh sách cho phù hợp với nhu cầu thực tế (nếu cần thiết). Dựa trên danh sách các dự án đã được chỉnh sửa Phịng kế hoạch dự tốn ngân sách thực hiện các dự án.
+ Nguồn chi: Chỉ tiêu Nguồn chi được xây dựng nhằm xác định nguồn tiền chi cho việc đầu tư xây dựng. Đa số những khoản chi cho dự tốn đầu tư xây dựng
đều cĩ nguồn gốc từ nguồn vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp.
(Dự tốn đầu tư xây dựng năm 2010 thể hiện chi tiết ở phụ lục 2.7)
2.3.4.4 Dự tốn khấu hao TSCĐ năm 2010
Dự tốn khấu hao TSCĐ bao gồm 2 chỉ tiêu: Nguyên giá TSCĐ, Khấu hao cơ
bản do Phịng Kế hoạch lập cụ thể như sau:
+ Chỉ tiêu Nguyên giá TSCĐ: Chỉ tiêu này phản ánh nguyên giá TSCĐ ở các khía cạnh: Tổng số nguyên giá TSCĐ cĩ đến ngày 31/12 năm 2009; Tăng, giảm nguyên giá TSCĐ trong năm 2010; Tổng số nguyên giá TSCĐ tính đến ngày 31/12 năm 2010.
Trong đĩ:
o Tổng số nguyên giá TSCĐ cĩ đến ngày 31/12 năm 2009: Phịng Kế hoạch sẽ
xác định Tổng số nguyên giá TSCĐ cĩ đến ngày 31/12 năm 2009 dựa trên Sổ theo dõi TSCĐ lưu tại Cơng ty.
o Tình hình tăng, giảm nguyên giá TSCĐ trong năm 2010: Cuối quý III, Phịng Kế hoạch sẽ yêu cầu các bộ phận (Văn phịng chính, các chi nhánh, Nhà máy) lập danh sách TSCĐ cần thanh lý trong năm 2010 bao gồm TSCĐ đã khấu hao hết cần thanh lý và TSCĐ đã lỗi thời, hỏng hĩc cần thanh lý gửi về Phịng Kế hoạch. Phịng Kế hoạch sẽ tiến hành kiểm tra, xem xét lại danh sách và yêu cầu các bộ phận chỉnh sửa (nếu cần thiết). Danh sách sau khi được chỉnh sửa sẽđược Phịng Kế hoạch xác
định nguyên giá TSCĐ giảm trong năm 2010. Dựa vào Kế hoạch đầu tư xây dựng mới năm 2010(đã lập ở mục 2.3.4.4), Phịng Kế hoạch xác định nguyên giá TSCĐ
tăng trong năm 2010.
o Tổng số nguyên giá TSCĐ tính đến ngày 31/12 năm 2010: Phịng Kế hoạch sẽ
xác định dựa trên Tổng số nguyên giá TSCĐ cĩ đến ngày 31/12 năm 2009 và tình hình tăng, giảm nguyên giá TSCĐ trong năm 2010 để xác định cụ thể như sau:
+ Chỉ tiêu khấu hao cơ bản: Dựa trên sổ theo dõi TSCĐ lưu tại Cơng ty, Phịng Kế hoạch sẽ xác định mức khấu hao cơ bản thực trích trong năm 2010. Dựa trên tình hình tăng/ giảm nguyên giá TSCĐở trên, Phịng Kế hoạch sẽ xác định mức khấu hao cơ bản tăng giảm trong năm 2010 dựa trên tỷ lệ trích khấu hao do bộ tài chính quy
định.
Khấu hao cơ bản dự kiến trích năm 2010 được xác định theo cơng thức sau:
(Dự tốn khấu hao TSCĐ năm 2010 thể hiện chi tiết ở phụ 2.8)
2.3.4.5 Dự tốn chi phí bán hàng năm 2010
Bộ phận bán hàng được phân chia thành các bộ phận phụ trách các cơng việc do cấp trên giao bao gồm : bộ phận bán hàng trực tiếp, bộ phận phát triển khách hàng, bộ phận hỗ trợ bán hàng và bộ phận kho bãi.
Bộ phận bán hàng trực tiếp chịu trách nhiệm giao hàng tận nơi cho khách hàng bao gồm cả nhà phân phối các đại lý và cả các cửa hàng bán lẻ.
Bộ phận phát triển khách hàng chịu trách nhiệm tổ chức các lớp học bồi dưỡng bán hàng cho tất cả các thành viên thuộc bộ phận bán hàng, nghiên cứu các phương thức bán hàng, mạng lưới bán hàng để tăng cường mối liên kết giữa khách hàng và Cơng ty.
Bộ phận hỗ trợ bán hàng chịu trách nhiệm thiết lập các cơng cụ phục vụ việc bán hàng cho khách hàng, ví dụ như : kệ, tủđựng hàng...
Bộ phận kho bãi : chịu trách nhiệm lưu trữ thành phẩm để chuyển giao cho khách hàng.
Vào cuối quý III, phụ trách các bộ phận dự kiến chi phí phát sinh trong năm tới dựa trên số liệu khách hàng đang cĩ và lượng khách hàng tiềm năng được nghiên cứu từ Phịng bán hàng, quản lý bộ phận bán hàng sẽ chịu trách nhiệm tổng hợp số
liệu trước khi gửi lên Phịng kế hoạch. Phịng kế hoạch tiến hành tổng hợp và gửi lên cấp trên để xem xét và yêu cầu bộ phận bán hàng điều chỉnh (nếu cần thiết), dự tốn sau khi đã được điều chỉnh là dự tốn ngân sách chính thức cho bộ phận bán hàng.
Chi phí bán hàng được xây dựng bao gồm :
Tổng số nguyên giá TSCĐ đến ngày 31/12 năm 2010 Tổng số nguyên giá TSCĐđến ngày 31/12 năm 2009 = + giá TSCNguyên Đ tăng - Nguyên giá TSCĐ giảm Khấu hao cơ bản dự kiến trích năm 2010 Khấu hao cơ bản thực trích năm 2009 = + Khbấảu hao cn tăng ơ - Khbấảu hao cn giảm ơ
+ Chi phí tiền lương + Chi phí đi cơng tác + Chi phí khấu hao TSCĐ
+ Chi phí mua thùng đựng hàng đi bán cho các cửa hàng bán lẻ
+ Chi phí hỗ trợ nhân viên bán hàng cho nhà phân phối : Pepsi sẽ tuyển nhân viên rồi được cử tới hỗ trợ nhà phân phối bán hàng (tồn bộ tiền lương của những nhân viên này sẽ do Pepsi chi trả, ngồi ra nếu đạt chỉ tiêu bán hàng cịn cĩ chính