a. Dự tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
3.3 Hồn thiện cơng tác dự tốn ngân sách tại Cơng ty PepsiCo Việt Nam
3.3.1 Các nguyên tắc cần tuân thủ khi hồn thiện dự tốn ngân sách.
- Cơng tác dự tốn ngân sách phải được thực hiện liên tục. Dự tốn ngân sách khơng phải là việc làm được thực hiện đều đặn mỗi năm một lần vào cuối năm hiện
tại mà cơng tác dự tốn ngân sách phải được thực hiện liên tục trong năm. Cần thường xuyên theo dõi việc thực hiện dự tốn, xem xét, so sánh kết quả thực tế đạt
được với các chỉ tiêu dự tốn để cĩ những điều chỉnh kịp thời làm cho dự tốn phản ánh đúng với tình hình thực tế hơn.
- Lập dự tốn phải chú trọng đến nguyên tắc ngày càng phát triển trong tương lai của Cơng ty. Tất cả các thơng tin trong báo cáo dự tốn phải thể hiện tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh ngày càng hiệu quả của Cơng ty.
- Cơng tác lập dự tốn phải thu hút được mọi bộ phận, mọi người cùng tham gia vào việc lập dự tốn. Lập dự tốn khơng chỉ là cơng việc riêng của các cấp lãnh
đạo mà cần cĩ sự hợp tác và phối hợp của tất cả các bộ phận, các phịng ban để khi các chỉ tiêu dự tốn được đưa ra thì nĩ là phù hợp nhất cho từng bộ phận, từng phịng ban.
- Lập dự tốn cần dựa trên nguyên tắc đảm bảo tính linh hoạt của dự tốn ngân sách. Do dự tốn hàm chứa yếu tố khơng chắc chắn nên việc xây dựng dự tốn trên nguyên tắc đảm bảo tính linh hoạt là rất cần thiết để cĩ thể điều chỉnh nhanh chĩng và dễ dàng khi cĩ những thay đổi ngồi dự kiến.
- Cơng tác lập dự tốn phải đảm bảo nguyên tắc thận trọng, khơng nĩng vội.
Để cĩ những báo cáo dự tốn cĩ tính chính xác và thực tế cao, yêu cầu thơng tin phục vụ cho cơng tác lập dự tốn phải cĩ tính thực tế và phù hợp. Vì vậy, nên cho các bộ phận cĩ liên quan một khoảng thời gian cần thiết để thu thập đầy đủ các thơng tin hữu ích.
3.3.2 Hồn thiện quy trình lập dự tốn ngân sách.
Để dự tốn ngân sách ngày càng hồn chỉnh và phù hợp với thực tế, Cơng ty cần hồn thiện hơn quy trình lập dự tốn ngân sách. Qua nghiên cứu thực tiễn, tác giả
nhận thấy quy trình dự tốn ngân sách tại Cơng ty PepsiCo nên được thực hiện theo 3 giai đoạn. Mỗi giai đoạn gồm các bước cụ thể sau:
Giai đoạn I: Chuẩn bị dự tốn ngân sách
Bước 1: Xác định mục tiêu chung của tồn Cơng ty.
Ở bước này Giám đốc Cơng ty cần phải xác định rõ mục tiêu chung của Cơng ty trong năm kế hoạch thơng qua cuộc họp với Trưởng các phịng ban và giám đốc các
đơn vị trực thuộc. Mục tiêu phải được xây dựng dựa trên tình hình thực tế tại Cơng ty và mang tính phát triển. Mục tiêu cần được cụ thể hố thành các số liệu cụ thể.
- Đưa thương hiệu Poca trở thành thương hiệu hàng đầu về sản phẩm Snack tại thị trường Việt Nam.
- Tăng sản lượng tiêu thụđạt mức 37% so với năm 2009
- Đảm bảo khơng lỗ hơn 3.700.000 USD trong năm 2010 đối với ngành hàng Snack.
Bước 2: Chuẩn bị nhân sự cho việc lập dự tốn ngân sách.
Ban lãnh đạo Cơng ty cần phải phân cơng cụ thể những cá nhân ở từng phịng ban chịu trách trong việc lập dự tốn ngân sách cho bộ phận mình.
Ngồi ra, Ban lãnh đạo cần tiến hành thành lập riêng một bộ phận chuyên trách về dự tốn ngân sách. Bộ phận này sẽ chịu trách nhiệm chính trong việc tổ chức chỉ đạo, tổng hợp, xem xét, kiểm tra tồn bộ các báo cáo dự tốn ngân sách để đảm bảo các báo cáo dự tốn ngân sách phản ánh đúng tiềm năng tại Cơng ty. Bộ phận chuyên trách về dự tốn ngân sách chính là Phịng kế hoạch.
Bước 3: Soạn thảo các mẫu biểu.
Bộ phận chuyên trách về dự tốn ngân sách sẽ tiến hành soạn thảo các biểu mẫu cần thiết cho cơng tác dự tốn ngân sách của tồn Cơng ty nhằm tạo sự thống nhất về
các chỉ tiêu, cách lập dự tốn trong tồn cơng ty.
Bước 4: Đánh giá việc chuẩn bị dự tốn
Cuối cùng, bộ phận chuyên trách về dự tốn ngân sách sẽ tiến hành rà sốt và
đánh giá lại việc chuẩn bị để đảm bảo rằng các báo cáo dự tốn ngân sách sẽ mang lại cho Cơng ty thơng tin hữu ích và chính xác nhất.
Giai đoạn II: Soạn thảo ngân sách Bước 1: Thu thập thơng tin
Bộ phận chuyên trách về dự tốn ngân sách cần tiến hành thu thập, phân tích và xử lý các thơng tin cĩ liên quan cần thiết cho việc dự tốn ngân sách bao gồm những thơng tin bên trong và bên ngồi cĩ ảnh hưởng đến việc lập dự tốn ngân sách như:
- Những thơng tin bên trong cần nghiên cứu gồm: mục tiêu và chính sách kinh doanh của Cơng ty như doanh thu, lợi nhuận, thị phần, chính sách giá, chiết khấu, thanh tốn, năng lực sản xuất kinh doanh cho phép của các đơn vị, cơng thức chế tạo sản phẩm. Ngồi ra, bộ phận chuyên trách về dự tốn cịn phải chú ý đến các yếu tố
khác cĩ liên quan đến sản phẩm như: loại sản phẩm sản xuất, phương pháp sản xuất...; nhân tố con người như: trình độ, số lượng, tinh thần trách nhiệm…; số liệu
trong quá khứ của Cơng ty: doanh thu, chi phí, lợi nhuận, tiền mặt và khấu hao TSCĐ…
- Những thơng tin bên ngồi gồm: cơ cấu kinh tế, chính sách kinh tế, lạm phát, lãi suất, mức thuế và tỷ giá hối đối, các quy định về mơi trường, sự khác nhau về thĩi quen sử dụng sản phẩm ở từng địa phương, các nhân tố cĩ liên quan đến khách hàng, nhà cung cấp, các đối thủ cạnh tranh.
Bên cạnh đĩ, các cá nhân ở từng phịng ban chịu trách nhiệm về việc lập dự
tốn ngân sách cho bộ phận mình cũng cần thu thập các thơng tin cĩ liên quan để
phục vụ tốt nhất cho cơng tác soạn thảo dự tốn ngân sách ở phận mình.
Bước 2: Cung cấp biểu mẫu cho các bộ phận.
Bộ phận chuyên trách về dự tốn ngân sách sẽ cung cấp các biểu mẫu dự tốn cho các bộ phận cĩ liên quan, cụ thể là cung cấp cho các cá nhân được phân cơng chịu trách nhiệm lập dự tốn ở các bộ phận này. Các cá nhân này sẽ tiến hành soạn thảo dự tốn ngân sách cho bộ phận mình và gửi về cho bộ phận chuyên trách về dự
tốn ngân sách sau khi hồn thành.
Bộ phận chuyên trách về dự tốn ngân sách sẽ tiến hành kiểm tra, điều chỉnh (nếu cần thiết) và tổng hợp tất cả các báo cáo dự tốn lại để hồn thành các báo cáo dự tốn ngân sách cho tồn Cơng ty.
Bước 3: Xét duyệt dự tốn ngân sách
Sau khi hồn thành các báo cáo dự tốn ngân sách, Bộ phận chuyên trách về dự
tốn ngân sách sẽ báo cáo cho Ban lãnh đạo Cơng ty xem xét tính hợp lý của dự tốn ngân sách trong cuộc họp về dự tốn ngân sách với sự tham gia đầy đủ của giám đốc Nhà máy, trưởng các phịng ban liên quan. Sau khi bản thảo dự tốn ngân sách được duyệt nĩ sẽ trở thành dự tốn ngân sách chính thức của Cơng ty và sẽđược cơng bố
tồn Cơng ty để các phịng ban theo đĩ mà tổ chức thực hiện.
Giai đoạn 3: Theo dõi dự tốn ngân sách
Trong quá trình hoạt động, bộ phận chuyên trách về dự tốn cần phải theo dõi, so sánh và phân tích thường xuyên sự khác nhau giữa kết quả thực tế đạt được với các chỉ tiêu số liệu trên báo cáo dự tốn để điều chỉnh kịp thời các chỉ tiêu số liệu cho các báo cáo dự tốn ngân sách làm căn cứ lập dự tốn ngân sách ở các kỳ tiếp theo.
3.3.3 Hồn thiện mơ hình dự tốn ngân sách.
Để các báo cáo dự tốn ngân sách phản ảnh đúng tiềm lực của Cơng ty nhưng khơng mất quá nhiều thời gian và chi phí nhưng vẫn đảm bảo được mục tiêu do Cơng
ty đề ra, Cơng ty nên áp dụng mơ hình truyền thơng tin từ cấp dưới lên, tuy nhiên trước khi nhận các báo cáo dự tốn từ cấp dưới lập và chuyển lên Cơng ty sẽ thơng báo mức ngân sách cho từng bộ phận dựa trên mục tiêu chung của Cơng ty kết hợp với số liệu ngân sách từ năm trước, từ đĩ xem xét tính hợp lý của các khoản ngân sách. Theo mơ hình này, thơng tin về các chỉ tiêu dự tốn sẽ bắt đầu từ Nhà máy và các phịng ban cụ thể như sau:
Phịng bán hàng cĩ trách nhiệm lập dự tốn bán hàng, dự tốn bán hàng sau khi hồn chỉnh sẽ được chuyển đến bộ phận chuyên trách về dự tốn ngân sách để xem xét.
Nhà máy tại Bình Dương phải tự đánh giá về năng lực sản xuất, tình hình sử
dụng máy mĩc thiết bị, tình hình nhân sự, mức sản xuất tối ưu để lập dự tốn sản xuất và dự tốn các chi phí phát sinh tại đơn vị và trình lên Phịng kế hoạch tại Cơng ty. Phịng kế hoạch sẽ xem xét, gĩp ý và gửi trở lại cho Nhà máy để sửa đổi, bổ sung (nếu cần thiết).
Bộ phận sản xuất cĩ trách nhiệm phối hợp với các phân xưởng tại Nhà máy để
lập dự tốn sản xuất. Dự tốn sản xuất sau khi hồn thành sẽđược chuyển đến Phịng kế hoạch xem xét. Đồng thời Phịng kế hoạch cịn phải cân đối với lượng sản xuất do Cơng ty ký hợp đồng gia cơng bên ngồi .
Phịng kế hoạch sẽ kết hợp với phịng bán hàng, phịng Marketing, bộ phận sản xuất và các phịng ban khác để lập các báo các dự tốn cịn lại như: Dự tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp, Dự tốn chi phí sản xuất chung, Dự tốn giá thành sản phẩm, Dự tốn thành phẩm tồn kho, Dự tốn đầu tư và xây dựng, Dự tốn chi phí bán hàng, Dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp, Dự
tốn tiền. Dự tốn báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Dự tốn bảng cân đối kế
tốn.
Phịng kế hoạch sẽ tiến hành kiểm tra, xem xét và yêu cầu điều chỉnh (nếu cần thiết). Các báo cáo dự tốn ngân sách sau khi được Phịng kế hoạch chấp nhận sẽ được bộ phận này trình bày trong một cuộc họp để báo cáo về dự tốn ngân sách với thành phần tham dự là Ban giám đốc Cơng ty, Trưởng các phịng ban chức năng và cá nhân ở các phịng ban trực tiếp tham gia vào việc lập dự tốn ngân sách, giám đốc Nhà máy.
Báo cáo dự tốn ngân sách được thơng qua sẽ trở thành dự tốn ngân sách chính thức trong Cơng ty. Nếu báo cáo dự tốn cịn những vướng mắc sẽđược đưa ra phân
tích bàn luận để cĩ được sự thống nhất ngay trong cuộc họp. Phịng kế hoạch sẽ phối hợp với các phịng ban chức năng để tiến hành điều chỉnh dự tốn ngân sách theo những kết quả đã được thống nhất trong cuộc họp. Dự tốn ngân sách sau khi điều chỉnh sẽđược trình lại cho Ban Giám Đốc.
3.3.4 Hệ thống các báo cáo dự tốn ngân sách.
Hệ thống dự tốn ngân sách mới bao gồm các báo cáo dự tốn ngân sách sau
đây:
- Dự tốn bán hàng
- Dự tốn sản xuất
- Dự tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
- Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp
- Dự tốn chi phí sản xuất chung
- Dự tốn giá thành sản phẩm
- Dự tốn hàng tồn kho
- Dự tốn đầu tư và xây dựng
- Dự tốn chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp
- Dự tốn tiền
- Dự tốn báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
- Dự tốn bảng cân đối kế tốn
Mối quan hệ giữa các báo cáo dự tốn ngân sách:
3.3.5 Kỳ dự tốn ngân sách.
Hiện nay, Cơng ty lập dự tốn mỗi năm một lần. Số liệu thể hiện trên các báo cáo dự tốn là số liệu tổng hợp cho cả năm tài chính hoặc là số liệu cho từng tháng.
Điều này phần nào đã phản ánh tình hình thực tế của Cơng ty tại từng thời điểm hay từng khoảng thời gian ngắn. Tuy nhiên đặc điểm của ngành bánh Snack là hoạt động kinh doanh sẽ cĩ sự biến động giữa các kỳ chẳng hạn như tháng 2 là tháng tết âm lịch trẻ em sẽ cĩ nhiều sự lựa chọn hơn là bánh Snack, về mùa khơ người tiêu dùng sẽ ít
ăn Snack hơn là mùa mưa... Vì vậy Cơng ty nên lập cho từng tháng sau đĩ tổng hợp dự tốn ngân sách các tháng lại thành dự tốn ngân sách năm. Ngồi ra, dự tốn ngân sách tháng và dự tốn ngân sách năm của Cơng ty sẽ thường xuyên được điều chỉnh cho phù hợp hơn với tình hình thực tế. Chẳng hạn như trong khi hoạt động ở
tháng 1 năm 2010 Cơng ty sẽ theo dõi và phân tích dự tốn ngân sách ở tháng 1 và
Sơđồ 3.1: Mối quan hệ giữa các báo cáo dự tốn ngân sách
Dự tốn CP BH &QLDN Dự tốn bán hàng Dự tốn sản xuất Dự tốn HTK Dự tốn CPNCTT Dự tốn CP SXC Dự tốn báo cáo KQKD, Dự tốn Bảng Cân đối kế tốn Dự tốn tiền mặt Dự tốn giá thành Dự tốn CP NVLTT Dự tốn ĐT và XD
những yếu tố mới phát sinh ở tháng 1 cĩ thể ảnh hưởng đến tình hình sản xuất kinh doanh của tháng 2, từđĩ bộ phận chuyên trách về dự tốn sẽ tiến hành điều chỉnh dự
tốn ngân sách tháng 2 để phù hợp với tình hình thực tế hơn.
3.3.6 Hồn thiện các báo cáo dự tốn ngân sách.
Dự tốn ngân sách là một hệ thống bao gồm nhiều báo cáo dự tốn như: Dự
tốn bán hàng, Dự tốn sản xuất; Dự tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp; Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp; Dự tốn chi phí sản xuất chung; Dự tốn giá thành; Dự
tốn thành phẩm tồn kho; Dự tốn đầu tư và xây dựng; Dự tốn chi phí bán hàng; Dự
tốn chi phí quản lý doanh nghiệp; Dự tốn tiền; Dự tốn báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; Dự tốn bảng cân đối kế tốn. Nếu được xây dựng một cách hợp lý và khoa học thì dự tốn ngân sách sẽ là một cơng cụđa chức năng của nhà quản lý gĩp phần mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích như: truyền đạt kế hoạch và mục tiêu kinh doanh của các nhà quản lý đến các bộ phận trong doanh nghiệp, dự báo được các khĩ khăn về tài chính trong một khoảng thời gian nhất định, phân bổ và điều phối các nguồn lực cịn hạn chế trong doanh nghiệp và là thước đo chuẩn trong việc kiểm tra và đánh giá việc thực hiện mọi hoạt động kinh doanh trong từng bộ phận của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để lập được một hệ thống dự tốn ngân sách chính xác, phản ánh đúng tiềm năng thực tế doanh nghiệp là một cơng việc khĩ khăn đối với các doanh nghiệp nĩi chung và đối với Cơng ty PepsiCo nĩi riêng. Tuy nhiên, nếu cân nhắc giữa lợi ích to lớn đạt được với những khĩ khăn thì việc lập dự tốn xứng đáng
được Cơng ty tập trung nhiều cơng sức hơn.
Cơng ty PepsiCo đã xây dựng được một số các báo cáo dự tốn ngân sách. Tuy nhiên, các báo cáo dự tốn này vẫn cịn tồn tại một số hạn chế. Vì vậy, tác giả xin chủ quan đề xuất một số ý kiến về việc hồn thiện các báo cáo dự tốn ngân sách tại Cơng ty như sau:
3.3.6.1 Dự tốn bán hàng
Trong suốt quá trình dự tốn ngân sách thì Dự tốn bán hàng là khâu quan trọng nhất vì Dự tốn bán hàng là cơ sởđể lập các báo cáo dự tốn khác. Dự tốn bán hàng luơn được lập đầu tiên nên tính hợp lý và chính xác của nĩ quyết định phần lớn sự