a. Dự tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
3.3.2 Hồn thiện quy trình lập dự tốn ngân sách
Để dự tốn ngân sách ngày càng hồn chỉnh và phù hợp với thực tế, Cơng ty cần hồn thiện hơn quy trình lập dự tốn ngân sách. Qua nghiên cứu thực tiễn, tác giả
nhận thấy quy trình dự tốn ngân sách tại Cơng ty PepsiCo nên được thực hiện theo 3 giai đoạn. Mỗi giai đoạn gồm các bước cụ thể sau:
Giai đoạn I: Chuẩn bị dự tốn ngân sách
Bước 1: Xác định mục tiêu chung của tồn Cơng ty.
Ở bước này Giám đốc Cơng ty cần phải xác định rõ mục tiêu chung của Cơng ty trong năm kế hoạch thơng qua cuộc họp với Trưởng các phịng ban và giám đốc các
đơn vị trực thuộc. Mục tiêu phải được xây dựng dựa trên tình hình thực tế tại Cơng ty và mang tính phát triển. Mục tiêu cần được cụ thể hố thành các số liệu cụ thể.
- Đưa thương hiệu Poca trở thành thương hiệu hàng đầu về sản phẩm Snack tại thị trường Việt Nam.
- Tăng sản lượng tiêu thụđạt mức 37% so với năm 2009
- Đảm bảo khơng lỗ hơn 3.700.000 USD trong năm 2010 đối với ngành hàng Snack.
Bước 2: Chuẩn bị nhân sự cho việc lập dự tốn ngân sách.
Ban lãnh đạo Cơng ty cần phải phân cơng cụ thể những cá nhân ở từng phịng ban chịu trách trong việc lập dự tốn ngân sách cho bộ phận mình.
Ngồi ra, Ban lãnh đạo cần tiến hành thành lập riêng một bộ phận chuyên trách về dự tốn ngân sách. Bộ phận này sẽ chịu trách nhiệm chính trong việc tổ chức chỉ đạo, tổng hợp, xem xét, kiểm tra tồn bộ các báo cáo dự tốn ngân sách để đảm bảo các báo cáo dự tốn ngân sách phản ánh đúng tiềm năng tại Cơng ty. Bộ phận chuyên trách về dự tốn ngân sách chính là Phịng kế hoạch.
Bước 3: Soạn thảo các mẫu biểu.
Bộ phận chuyên trách về dự tốn ngân sách sẽ tiến hành soạn thảo các biểu mẫu cần thiết cho cơng tác dự tốn ngân sách của tồn Cơng ty nhằm tạo sự thống nhất về
các chỉ tiêu, cách lập dự tốn trong tồn cơng ty.
Bước 4: Đánh giá việc chuẩn bị dự tốn
Cuối cùng, bộ phận chuyên trách về dự tốn ngân sách sẽ tiến hành rà sốt và
đánh giá lại việc chuẩn bị để đảm bảo rằng các báo cáo dự tốn ngân sách sẽ mang lại cho Cơng ty thơng tin hữu ích và chính xác nhất.
Giai đoạn II: Soạn thảo ngân sách Bước 1: Thu thập thơng tin
Bộ phận chuyên trách về dự tốn ngân sách cần tiến hành thu thập, phân tích và xử lý các thơng tin cĩ liên quan cần thiết cho việc dự tốn ngân sách bao gồm những thơng tin bên trong và bên ngồi cĩ ảnh hưởng đến việc lập dự tốn ngân sách như:
- Những thơng tin bên trong cần nghiên cứu gồm: mục tiêu và chính sách kinh doanh của Cơng ty như doanh thu, lợi nhuận, thị phần, chính sách giá, chiết khấu, thanh tốn, năng lực sản xuất kinh doanh cho phép của các đơn vị, cơng thức chế tạo sản phẩm. Ngồi ra, bộ phận chuyên trách về dự tốn cịn phải chú ý đến các yếu tố
khác cĩ liên quan đến sản phẩm như: loại sản phẩm sản xuất, phương pháp sản xuất...; nhân tố con người như: trình độ, số lượng, tinh thần trách nhiệm…; số liệu
trong quá khứ của Cơng ty: doanh thu, chi phí, lợi nhuận, tiền mặt và khấu hao TSCĐ…
- Những thơng tin bên ngồi gồm: cơ cấu kinh tế, chính sách kinh tế, lạm phát, lãi suất, mức thuế và tỷ giá hối đối, các quy định về mơi trường, sự khác nhau về thĩi quen sử dụng sản phẩm ở từng địa phương, các nhân tố cĩ liên quan đến khách hàng, nhà cung cấp, các đối thủ cạnh tranh.
Bên cạnh đĩ, các cá nhân ở từng phịng ban chịu trách nhiệm về việc lập dự
tốn ngân sách cho bộ phận mình cũng cần thu thập các thơng tin cĩ liên quan để
phục vụ tốt nhất cho cơng tác soạn thảo dự tốn ngân sách ở phận mình.
Bước 2: Cung cấp biểu mẫu cho các bộ phận.
Bộ phận chuyên trách về dự tốn ngân sách sẽ cung cấp các biểu mẫu dự tốn cho các bộ phận cĩ liên quan, cụ thể là cung cấp cho các cá nhân được phân cơng chịu trách nhiệm lập dự tốn ở các bộ phận này. Các cá nhân này sẽ tiến hành soạn thảo dự tốn ngân sách cho bộ phận mình và gửi về cho bộ phận chuyên trách về dự
tốn ngân sách sau khi hồn thành.
Bộ phận chuyên trách về dự tốn ngân sách sẽ tiến hành kiểm tra, điều chỉnh (nếu cần thiết) và tổng hợp tất cả các báo cáo dự tốn lại để hồn thành các báo cáo dự tốn ngân sách cho tồn Cơng ty.
Bước 3: Xét duyệt dự tốn ngân sách
Sau khi hồn thành các báo cáo dự tốn ngân sách, Bộ phận chuyên trách về dự
tốn ngân sách sẽ báo cáo cho Ban lãnh đạo Cơng ty xem xét tính hợp lý của dự tốn ngân sách trong cuộc họp về dự tốn ngân sách với sự tham gia đầy đủ của giám đốc Nhà máy, trưởng các phịng ban liên quan. Sau khi bản thảo dự tốn ngân sách được duyệt nĩ sẽ trở thành dự tốn ngân sách chính thức của Cơng ty và sẽđược cơng bố
tồn Cơng ty để các phịng ban theo đĩ mà tổ chức thực hiện.
Giai đoạn 3: Theo dõi dự tốn ngân sách
Trong quá trình hoạt động, bộ phận chuyên trách về dự tốn cần phải theo dõi, so sánh và phân tích thường xuyên sự khác nhau giữa kết quả thực tế đạt được với các chỉ tiêu số liệu trên báo cáo dự tốn để điều chỉnh kịp thời các chỉ tiêu số liệu cho các báo cáo dự tốn ngân sách làm căn cứ lập dự tốn ngân sách ở các kỳ tiếp theo.