a. Dự tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
3.3.6.1 Dự tốn bán hàng
Trong suốt quá trình dự tốn ngân sách thì Dự tốn bán hàng là khâu quan trọng nhất vì Dự tốn bán hàng là cơ sởđể lập các báo cáo dự tốn khác. Dự tốn bán hàng luơn được lập đầu tiên nên tính hợp lý và chính xác của nĩ quyết định phần lớn sự
thành cơng của tồn bộ dự tốn ngân sách. Dự tốn bán hàng nếu phản ánh chính xác tình hình tiêu thụ của Cơng ty trong năm kế hoạch sẽ giúp Cơng ty tránh được tình trạng thiếu hàng hoặc tồn kho quá nhiều.
Phần I: Dự tốn sản lượng - doanh thu theo từng khu vực
Dự tốn bán hàng Phần I được lập trước tiên bao gồm các chỉ tiêu: Sản lượng tiêu thụ, Đơn giá tiêu thụ, Doanh thu tiêu thụ.
Dự tốn bán hàng Phần I nên giao cho Phịng bán hàng kết hợp với Phịng Marketing nghiên cứu thực hiện vì hơn ai hết đây chính là đối tượng hiểu rõ nhất tình hình kinh doanh của Cơng ty. Hơn nữa, Dự tốn sản lượng & doanh thu cịn mang ý nghĩa nhiệm vụ kế hoạch mà các đối tượng này tự đặt ra và phải hồn thành. Khảo sát thực tế cho thấy việc tiêu thụ sản phẩm trên từng khu vực đều được phụ trách bởi một bộ phận bán hàng tại khu vực đĩ. Vì vậy, Dự tốn sản lượng - doanh thu cho từng khu vực nên giao cho bộ phận phụ trách bán hàng của từng khu vực đĩ thực hiện. Dự tốn sản lượng – doanh thu cho từng khu vực sau khi thực hiện xong sẽ báo cáo cho Phịng bán hàng xét duyệt và làm căn cứ lập Dự tốn sản lượng – doanh thu cho tồn Cơng ty trên cở sở tổng hợp từng khu vực.
Bên cạnh việc xem xét, cân nhắc các yếu tố thuộc đặc điểm ngành, các yếu tố
bên trong Cơng ty, khi lập dự tốn bán hàng Phịng kinh doanh cũng cần tính đến ảnh hưởng của các nhân tố khác cĩ liên quan như:
- Thương hiệu Snack Poca cịn quá mới đối với người tiêu dùng trong khi đĩ những Cơng ty dẫn đầu trong ngành Snack như Oishi, Ostar, Kinh Đơ... lại quá quen thuộc. Với phương châm chất lượng phải đặt hàng đầu và giá cả phù hợp vì đây là một sản phẩm thuộc ngành thực phẩm và đối tượng người tiêu dùng chủ yếu là trẻ
em nên địi hỏi Cơng ty phải nỗ lực khơng ngừng trong việc phát triển thị trường và tăng cường năng lực cạnh tranh.
- Sự kiện Việt Nam đã chính thức gia nhập WTO. Sự kiện này làm ảnh hưởng
đến chính sách xuất nhập khẩu, mức thuế suất, chính sách đầu tư. Những thay đổi này cĩ thể gây nên những ảnh hưởng nhất định đến tình hình tiêu thụ sản phẩm của Cơng ty do sự thay đổi giá của các sản phẩm nhập khẩu thay thế mặt hàng Snack của Cơng ty, sản phẩm nhập khẩu cùng loại...
Các chỉ tiêu trong dự tốn sản lượng – doanh thu được lập cụ thể như sau:
+ Sản lượng tiêu thụ
Hiện nay Cơng ty đang lập dự tốn bán hàng theo từng khu vực cụ thể : Thành phố HCM, Đơng Nam Bộ, Miền Tây, Hà Nội và Miền Trung. Phịng bán hàng sẽ dự kiến sản lượng tiêu thụ dựa trên các phương pháp thống kê dự báo xu hướng
kết hợp với những nhận định đánh giá thơng qua việc nghiên cứu thị trường tiềm năng theo nhu cầu thị hiếu, lứa tuổi được thực hiện bởi bộ phận Marketing.
Như vậy, bộ phận phụ trách bán hàng cho từng khu vực nên dựa vào lượng sản phẩm tiêu thụ thực tế qua trong năm 2009 kết hợp với những nhận định đánh giá của các cá nhân, ý kiến của Giám Đốc bán hàng, Phĩ tổng Giám Đốc Marketing và mục tiêu phát triển của Cơng ty để dự tính lượng sản phẩm tiêu thụ của đối tượng này theo từng khu vực (cụ thể phân thành 3 khu vực chính : Miền Nam, Miền Bắc, Miền Trung) trong năm kế hoạch.
+ Đơn giá tiêu thụ
Đây là một sản phẩm đặc biệt vì người tiêu dùng chủ yếu là trẻ em nên tính trung thành đối với sản phẩm sẽ khơng cao chính vì vậy một chính sách giá hợp lý hết sức quan trọng. Điều cần thiết khi xác định đơn giá tiêu thụ là phải đưa ra được một chính sách giá hợp lý cho từng mặt hàng, cho từng đối tượng khách hàng sao cho vừa thoả mãn được mức lợi nhuận mong muốn vừa đảm bảo tính cạnh tranh trên thị trường. Để xác định đơn giá tiêu thụ, Phịng bán hàng sẽ tham khảo ý kiến của
Phịng kế hoạch về giá thành sản phẩm dự tốn và mức lợi nhuận mong muốn. Mặt khác, Phịng bán hàng cũng cần tổ chức một cuộc điều tra nghiên cứu thị trường về
các nhân tố cĩ liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm như: giá của các sản phẩm cùng loại, sản phẩm thay thế, chính sách giá của đối thủ cạnh tranh, chất lượng sản phẩm, thương hiệu của Cơng ty, vị thế của Cơng ty trên thị trường, giá người tiêu dùng chấp nhận...
Trên cơ sở kết quả của việc phân tích, nghiên cứu thị trường kết hợp với mức lợi nhuận mong muốn, Phịng bán hàng sẽđưa ra “mức giá hợp lý” và một “biên độ dao động cho phép” sao cho “mức giá hợp lý” khi dao động trong “biên độ dao động cho phép” thoả mãn được mức lợi nhuận mong muốn.
Cơng ty sẽấn định giá bán cho người tiêu dùng cuối cùng và bắt buộc tất cả các kênh phân phối đều phải bán theo giá đĩ, từđĩ Cơng ty xác định đơn giá tiêu thụ cho các kênh phân phối sau khi trừđi tỷ lệ hoa hồng cho các kênh phân phối.
+ Doanh thu tiêu thụ
+ Thuế giá trị gia tăng (Thuế GTGT)
Cơng ty phải dự tốn chỉ tiêu thuế giá trị gia tăng để làm cơ sở lập Dự tốn tiền.
Thuế GTGT đầu ra được tính theo cơng thức:
Trong đĩ:
Doanh thu tính thuếđược xác định theo luật thuế GTGT. Thuế suất thuế GTGT của ngành Snack là 10%.
(Dự tốn bán hàng Phần I được trình bày chi tiết trong phụ lục 3.1a)
Phần II: Dự tốn sản lượng - doanh thu theo từng kênh phân phối
Hiện nay, Cơng ty tiêu thụ sản phẩm qua 4 kênh phân phối chính: Nhà phân phối, Đại lý, Nhà bán sỉ, Nhà bán lẽ - siêu thị. Tuy nhiên sản lượng bán cho nhà phân phối chiếm tỷ trọng lớn trong tổng sản lượng tiêu thụ nên tác giả sẽ phân thành 2 kênh phân phối trong quá trình lập dự tốn: Nhà phân phối và Đối tượng khác. Mặt khác, theo đặc điểm của ngành Snack thì số lượng sản phẩm tiêu thụ sẽ cĩ những biến động trong các tháng tết, mùa khơ. Cụ thể theo thống kê từ năm 2007 đến nay thì sản lượng tiêu thụ biến động giữa các tháng như sau: tháng 1, tháng 2 (tết âm lịch) sẽ giảm lượng tiêu thụ khoảng 2-3% và các tháng mùa khơ như tháng 3, tháng 4... giảm lượng tiêu thụ khoảng 1-2% so với các tháng khác. Ngồi ra, theo kế hoạch cĩ những tháng Cơng ty sẽ thực hiện các chương trình tặng thưởng cho các kênh phân phối và cả nhân viên thuộc bộ phận bán hàng của Cơng ty nếu đạt được chỉ tiêu bán hàng nên dự tốn tỷ lệ tiêu thụ tại các tháng này sẽ tăng cao hơn so với các tháng khác. Vì vậy, Dự tốn sản lượng và doanh thu nên lập cho từng sản phẩm theo tháng sau đĩ tổng hợp lại cho cả năm.
Trên cơ sở xem xét và tổng hợp thơng tin từ các yếu tố khách quan lẫn chủ quan Cơng ty nên dự tốn sản lượng tiêu thụ cho từng kênh phân phối như sau:
o Nhà phân phối:
Đây là kênh phân phối chủ yếu của Cơng ty, để dự tốn sản lượng tiêu thụ của
đối tượng này một cách chính xác, bộ phận phụ trách bán hàng cho các đối tượng này nên dựa vào kết quả điều tra nghiên cứu thị trường kết hợp với nhận định của mình về khả năng tiêu thụ các sản phẩm Snack thơng qua kênh phân phối này. Theo kết quả thống kê từ năm 2007 đến nay thì thị phần tiêu thụ thơng qua kênh phân phối này giảm dần cụ thể : năm 2007 là 97%, năm 2008 là 94% tương tự cho năm 2009. Ngồi ra phương hướng phát triển của Cơng ty giảm thị phần cho kênh phân phối này và tăng cường kênh tiêu thụ bán hàng trực tiếp (bán lẽ) với hình thức tổ chức là các siêu
thị mini nên Cơng ty đã dự báo thị phần phân phối cho kênh này trong năm 2010 chiếm khoảng 90%.
o Đối tượng khác
Đây là những kênh phân phối khơng thường xuyên tại Cơng ty, Phịng bán hàng cũng kết hợp kết quảđiều tra nghiên cứu thị trường và nhận định của mình về
khả năng tiêu thụ sản lượng cho kênh phân phối này. Dự báo thị phần tiêu thụ cho kênh phân phối này trong năm 2010 là 10%.
Như vậy, Cơng ty được xem cĩ 2 kênh phân phối. Mỗi kênh mua sản phẩm Cơng ty về sử dụng cho những mục đích khác nhau. Tuy nhiên để đảm bảo lợi ích cho kênh phân phối chính là nhà phân phối nên đơn giá tiêu thụ Cơng ty xác định cho từng kênh phân phối là khác nhau, cụ thểđơn giá tiêu thụ cho các đối tượng khác khi Cơng ty bán ra sẽ bằng đơn giá tiêu thụ mà Cơng ty quy định nhà phân phối sẽ bán ra cho các đối tượng này.
Trong dự tốn bán hàng phần II bộ phận lập dự tốn sẽ xác định chiết khấu trực tiếp trên hĩa đơn (tặng thêm sản phẩm cho các kênh phân phối khi tiêu thụđược số sản phẩm theo định mức bán hàng mà Cơng ty đề ra) và phần hư hỏng phát sinh trong quá trình bán hàng, vận chuyển. Từđĩ xác định được chỉ tiêu doanh thu thuần.
(Dự tốn bán hàng phần II được trình bày chi tiết trong phụ lục 3.1b)
Hiện tại Cơng ty khơng cần phải lập dự tốn thu tiền vì Cơng ty sẽ thu tiền mặt ngay tại thời điểm tiêu thụ.