a. Dự tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
3.3.3 Hồn thiện mơ hình dự tốn ngân sách
Để các báo cáo dự tốn ngân sách phản ảnh đúng tiềm lực của Cơng ty nhưng khơng mất quá nhiều thời gian và chi phí nhưng vẫn đảm bảo được mục tiêu do Cơng
ty đề ra, Cơng ty nên áp dụng mơ hình truyền thơng tin từ cấp dưới lên, tuy nhiên trước khi nhận các báo cáo dự tốn từ cấp dưới lập và chuyển lên Cơng ty sẽ thơng báo mức ngân sách cho từng bộ phận dựa trên mục tiêu chung của Cơng ty kết hợp với số liệu ngân sách từ năm trước, từ đĩ xem xét tính hợp lý của các khoản ngân sách. Theo mơ hình này, thơng tin về các chỉ tiêu dự tốn sẽ bắt đầu từ Nhà máy và các phịng ban cụ thể như sau:
Phịng bán hàng cĩ trách nhiệm lập dự tốn bán hàng, dự tốn bán hàng sau khi hồn chỉnh sẽ được chuyển đến bộ phận chuyên trách về dự tốn ngân sách để xem xét.
Nhà máy tại Bình Dương phải tự đánh giá về năng lực sản xuất, tình hình sử
dụng máy mĩc thiết bị, tình hình nhân sự, mức sản xuất tối ưu để lập dự tốn sản xuất và dự tốn các chi phí phát sinh tại đơn vị và trình lên Phịng kế hoạch tại Cơng ty. Phịng kế hoạch sẽ xem xét, gĩp ý và gửi trở lại cho Nhà máy để sửa đổi, bổ sung (nếu cần thiết).
Bộ phận sản xuất cĩ trách nhiệm phối hợp với các phân xưởng tại Nhà máy để
lập dự tốn sản xuất. Dự tốn sản xuất sau khi hồn thành sẽđược chuyển đến Phịng kế hoạch xem xét. Đồng thời Phịng kế hoạch cịn phải cân đối với lượng sản xuất do Cơng ty ký hợp đồng gia cơng bên ngồi .
Phịng kế hoạch sẽ kết hợp với phịng bán hàng, phịng Marketing, bộ phận sản xuất và các phịng ban khác để lập các báo các dự tốn cịn lại như: Dự tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp, Dự tốn chi phí sản xuất chung, Dự tốn giá thành sản phẩm, Dự tốn thành phẩm tồn kho, Dự tốn đầu tư và xây dựng, Dự tốn chi phí bán hàng, Dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp, Dự
tốn tiền. Dự tốn báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Dự tốn bảng cân đối kế
tốn.
Phịng kế hoạch sẽ tiến hành kiểm tra, xem xét và yêu cầu điều chỉnh (nếu cần thiết). Các báo cáo dự tốn ngân sách sau khi được Phịng kế hoạch chấp nhận sẽ được bộ phận này trình bày trong một cuộc họp để báo cáo về dự tốn ngân sách với thành phần tham dự là Ban giám đốc Cơng ty, Trưởng các phịng ban chức năng và cá nhân ở các phịng ban trực tiếp tham gia vào việc lập dự tốn ngân sách, giám đốc Nhà máy.
Báo cáo dự tốn ngân sách được thơng qua sẽ trở thành dự tốn ngân sách chính thức trong Cơng ty. Nếu báo cáo dự tốn cịn những vướng mắc sẽđược đưa ra phân
tích bàn luận để cĩ được sự thống nhất ngay trong cuộc họp. Phịng kế hoạch sẽ phối hợp với các phịng ban chức năng để tiến hành điều chỉnh dự tốn ngân sách theo những kết quả đã được thống nhất trong cuộc họp. Dự tốn ngân sách sau khi điều chỉnh sẽđược trình lại cho Ban Giám Đốc.