a. Dự tốn từ gốc
2.1.6.4 Phương hướng phát triể n:
Tiếp tục thực hiện đổi mới trong nội bộ tổ chức nhằm nâng cao hiệu quả hoạt
động và năng lực cạnh tranh của Cơng ty trên thương trường. Chiến lược phát triển trong những năm tới của Cơng ty là:
+ Đưa thương hiệu Poca trở thành thương hiệu hàng đầu thuộc sản phẩm Snack tại thị trường Việt Nam, cố gắng tăng sản lượng tiêu thụ đạt mức 37% so với năm 2009 và khơng lỗ hơn 3.700.000 USD trong năm 2010 đối với ngành hàng Snack theo chỉ tiêu mà tập đồn đề ra.
+ Thực hiện đổi mới trong nội bộ tổ chức, ứng dụng các cơng cụ quản trị phục vụ cho cơng tác quản lý doanh nghiệp.
+ Tăng cường đào tạo bồi dưỡng nguồn nhân lực, nâng cao trình độ cán bộ
quản lý kỹ thuật, quản lý kinh tế và cơng nhân kỹ thuật để nắm bắt được kiến thức khoa học cơng nghệ mới nhằm ứng dụng vào cơng tác quản lý sản xuất kinh doanh cho cĩ hiệu quả.
+ Coi trọng cơng tác bảo vệ mơi trường, đảm bảo các thơng số khí thải, nước thải v.v. trong điều kiện cho phép theo quy định Nhà nước.
2.2 Tổ chức cơng tác kế tốn – tài chính tại Cơng ty: 2.2.1 Sơđồ tổ chức bộ máy kế tốn:
Sơ đồ 2.5: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn Cơng ty PepsiCo
2.2.1.2 Diễn giải sơđồ:
Kế tốn trưởng: là người chịu trách nhiệm chung về hoạt động tài chính, kế
tốn và thống kê tại Cơng ty, Kế tốn trưởng chịu trách nhiệm và cĩ quyền quyết
định đối với các vấn đề cĩ liên quan và thuộc thẩm quyền của mình.
Kế tốn tổng hợp từng chi nhánh: giúp kế tốn trưởng các hoạt động về kế
tốn tài chính tại Cơng ty, tổng hợp, điều chỉnh số liệu của tồn Cơng ty và từng chi nhánh, lập báo cáo tài chính.
Kế tốn tiền mặt và ngoại tệ: thực hiện quản lý tiền mặt tại Cơng ty, theo dõi thu chi tiền mặt và ghi sổ kế tốn các hoạt động liên quan đến tiền mặt (gồm tiền VNĐ và các loại ngoại tệ).
Kế tốn thuế, doanh thu, cơng nợ, tiền lương: thực hiện các báo cáo cho cơ
quan thuế về các loại thuế phát sinh, theo dõi thành phẩm, doanh thu, lãi lỗ, cơng nợ, tiền lương phát sinh tại đơn vị.
Kế tốn ngân hàng: theo dõi các nghiệp vụ thanh tốn qua ngân hàng, tiền gởi, nợ vay, ghi sổ các hoạt động phát sinh.
Kế tốn vật tư, CCDC, xây dựng: Tập hợp các số liệu chứng từ, bảng kê từ
Nhà máy gửi lên, xem xét việc thực hiện đúng định mức đã đề ra, theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu, CCDC, tình hình đầu tư xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên, ghi sổ kế tốn các hoạt động phát sinh.
Thủ quỹ Kế tốn trưởng Kế tốn ngân hàng Kế tốn vật tư, CCDC, xây dựng Kế tốn tài sản cốđịnh Kế tốn tiền mặt & ngoại tệ Kế tốn thuế, doanh thu, cơng nợ, tiền lương Kế tốn vận chuyển Phụ trách kế tốn các đơn vị trực thuộc
Kế tốn nghiệp vụ, thủ quỹ các đơn vị trực thuộc
Kế tốn tổng hợp chi nhánh
Kế tốn TSCĐ : Quản lý danh sách TSCĐ tại Cơng ty, theo dõi tăng giảm, khấu hao, thanh lý TSCĐ, thực hiện các cơng việc kiểm kê tài sản theo quy định của Cơng ty.
Kế tốn vận chuyển : Tập hợp các số liệu chứng từ, bảng kê liên quan đến hoạt
động vận chuyển của Cơng ty để hạch tốn chi phí vận chuyển kịp thời, đầy đủ, chính xác.
Kế tốn giá thành : Tổng hợp các loại chi phí từ bộ phận sản xuất gửi lên cuối tháng tính giá thành thực tế của các loại sản phẩm.
Thủ quỹ: quản lý chặt chẽ số tiền tồn quỹ hàng ngày, thu chi tiền mặt dựa trên các chứng từđã được phê duyệt tại đơn vị.
Phụ trách kế tốn các đơn vị trực thuộc: chịu trách nhiệm tồn bộ phần hành kế tốn tại đơn vị mình, định kỳ hàng quý, năm lập các báo cáo kế tốn tại đơn vị
mình báo cáo lên cho Phịng Kế Tốn Cơng ty.
Kế tốn nghiệp vụ tại các đơn vị trực thuộc: chịu sự phân cơng trực tiếp của phụ trách kế tốn tại từng đơn vị, chịu trách nhiệm về những phần hành dược giao. Kế tốn nghiệp vụ tại các đơn vị trực thuộc cũng gồm các phần hành: vật tư nguyên liệu, tiền lương, giá thành, doanh thu, cơng nợ.
2.2.2. Sơđồ tổ chức Phịng kế hoạch 2.2.2.1. Sơđồ tổ chức
Sơ đồ 2.6 : Sơ đồ tổ chức Phịng kế hoạch Cơng ty PepsiCo
2.2.2.2. Diễn giải sơđồ
Giám Đốc Phịng kế hoạch : chịu trách nhiệm trong việc quản lý lập dự tốn ngân sách tồn Cơng ty được chính xác, đầy đủ, kịp thời. Đồng thời hỗ trợ các phịng
Giám Đốc Phịng kế hoạch Trưởng Bộ phận kế hoạch – Nước giải khát Trưởng Bộ phận kế hoạch – Bánh Snack Trưởng Bộ phận dự án Trưởng Phịng kế hoạch – Bánh Snack
Nhân viên phân tích – lập kế hoạch phụ trách từng ngành hàng
ban khác trong việc thực hiện các hợp đồng kinh tế ( chỉ đạo nhân viên phân tích giá cả, các thỏa thuận) trong mỗi hợp đồng.
Trưởng Bộ phận kế hoạch – Nước giải khát và Bánh Snack: chịu trách nhiệm lập và chỉ đạo nhân viên trong việc lập ngân sách dự tốn cho từng ngành hàng trên tồn Việt Nam, ngồi ra Trưởng mỗi bộ phận kế hoạch cịn đưa ra những nhận định về mặt tài chính hỗ trợ Giám đốc khi cĩ những dự án đầu tư mới, tung sản phẩm mới, bán hàng, sản xuất…
Trưởng Bộ phận dự án: chịu trách nhiệm chính và hỗ trợ các trưởng bộ phận kế hoạch trong việc lập dự tốn ngân sách và phân tích tình hình tài chính của các dự
án đầu tư cĩ quy mơ lớn (hàng triệu USD).
Nhân viên phân tích – lập dự tốn : tiến hành lập dự tốn ngân sách cho từng ngành hàng được cấp trên giao, hỗ trợ các trưởng bộ phận trong việc phân tích các khoản ngân sách trong năm thực hiện.
2.3 Thực trạng cơng tác dự tốn tại Cơng ty PepsiCo.
2.3.1 Mục đích nghiên cứu cơng tác dự tốn ngân sách tại Cơng ty PepsiCo
Nghiên cứu mơ hình lập dự tốn và thực trạng cơng tác dự tốn ngân sách tại Cơng ty PepsiCo nhằm nhận dạng và phân tích các yếu tố liên quan đến cơng tác dự
tốn ngân sách. Từ đĩ, đánh giá các ưu điểm, nhược điểm cịn tồn tại và tiến tới đề
xuất các giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác dự tốn ngân sách tại Cơng ty.
2.3.2 Mơ hình lập dự tốn tại Cơng ty PepsiCo
Cơng ty PepsiCo Việt Nam là một cơng ty trực thuộc 1 tập đồn đa quốc gia, nên việc lập dự tốn được thực hiện theo trình tự như sau:
Hàng năm, tập đồn sẽ nghiên cứu thị trường tiềm năng tại Việt Nam để định hướng sản lượng tiêu thụ mà PepsiCo Việt Nam phải đạt được trong năm đối với ngành hàng Foods. Sau khi cĩ sản lượng tiêu thụđược giao Tổng giám đốc cùng Ban tư vấn sẽ họp bàn với trưởng các phịng ban trong Cơng ty để thống nhất về việc lập dự tốn cho năm kế hoạch. Sau cuộc họp Giám đốc bán hàng và Phĩ tổng giám đốc Marketing của Cơng ty sẽ xem xét với tổng sản lượng tiêu thụ như vậy thì cơ cấu mỗi loại sản phẩm sẽ tiêu thụ là bao nhiêu. Để đề ra được cơ cấu sản phẩm tiêu thụ, các Giám đốc bán hàng khu vực phải tiến hành nghiên cứu thị trường từ cấp cơ sở (các nhà phân phối, cửa hàng bán lẻ, các đại lý...), đồng thời Phịng Marketing sẽ xem xét cĩ cần phát triển thêm sản phẩm mới (từ việc nghiên cứu nhu cầu của thị trường và sản phẩm thay thế của đối thủ cạnh tranh).
Sau khi đã xác định được tổng lượng sản phẩm phải tiêu thụ và cơ cấu của từng loại sản phẩm thì số liệu này được chuyển sang Phịng kế hoạch, riêng đối với các sản phẩm mới Phịng nghiên cứu và phát triển chịu trách nhiệm chế tạo cơng thức sản phẩm, sau đĩ sẽ gửi trực tiếp sang Phịng kế hoạch.
Khi đã nhận đủ dữ liệu từ các phịng ban chuyển sang, Phịng kế hoạch sẽ tiến hành lập dự tốn chi tiết cho quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, trong quá trình lập dự tốn tất cả các Phịng ban trong Cơng ty được yêu cầu phải hỗ trợ Phịng kế
hoạch, chẳng hạn Phịng nghiên cứu và phát triển phải cung cấp cơng thức chế tạo sản phẩm và định mức chi phí nguyên liêu, Phịng bán hàng phải cung cấp nội dung các chương trình khuyến mãi dự kiến sẽ thực hiện trong năm kế hoạch… Dự tốn sẽ được Phịng Kế hoạch trình bày trong một cuộc họp với thành phầm tham dự là: Tổng giám đốc Cơng ty, Trưởng các phịng ban và Giám Đốc Nhà máy. Trong cuộc họp này, Tổng Giám Đốc Cơng ty dựa vào tầm nhìn tổng quan và những giải trình của cấp dưới để xem xét và chính thức phê duyệt dự tốn. Cũng trong cuộc họp này, tất cả những vấn đề cịn vướng mắc liên quan đến việc lập dự tốn sẽ được đưa ra phân tích và bàn luận để cĩ được sự thống nhất ngay trong cuộc họp. Nếu dự tốn cần cĩ sự thay đổi, điều chỉnh thì Phịng Kế hoạch sẽ phối hợp với các Phịng ban để
tiến hành cơng việc này theo những kết quả đã được thống nhất trong cuộc họp và trình lại cho Ban Giám Đốc bản dự tốn hồn chỉnh. Dự tốn hồn chỉnh sẽ được trình lại cho Ban Giám Đốc phê duyệt. Dự tốn sau khi được phê duyệt sẽ trở thành dự tốn chính thức của Cơng ty.
2.3.3 Trình tự lập dự tốn ngân sách tại Cơng ty PepsiCo.
Hàng năm, vào cuối quý III, Tập đồn sẽ cĩ văn bản tạm giao các chỉ tiêu chung cho năm kế hoạch đối với Cơng ty PepsiCo Việt Nam (qua email) và yêu cầu Cơng ty PepsiCo lập dự tốn cho năm kế hoạch theo các chỉ tiêu sau:
Biểu 1: Dự tốn bán hàng Biểu 2: Dự tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Biểu 3: Dự tốn các biến phí khác liên quan đến sản xuất Biểu 4 : Dự tốn định phí sản xuất chung Biểu 5 : Dự tốn đầu tư xây dựng Biểu 6: Dự tốn khấu hao TSCĐ Biểu 7: Dự tốn chi phí bán hàng Biểu 8 : Dự tốn chi phí Marketing
Biểu 9 : Dự tốn chi phí vận chuyển
Biểu 10: Dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp Biểu 11: Dự tốn báo cáo kết quả kinh doanh
Sơ đồ 2.7 : Sơ đồ mối quan hệ giữa các báo cáo dự tốn tại Cơng ty PepsiCo
2.3.4. Các báo cáo dự tốn tại Cơng ty PepsiCo. 2.3.4.1 Dự tốn bán hàng 2010 2.3.4.1 Dự tốn bán hàng 2010
Cơng ty lập dự tốn bán hàng trong năm kế hoạch gồm chỉ tiêu: Sản lượng sản phẩm, Tổng doanh thu, Doanh thu thuần. Các chỉ tiêu này được xây chính thức sau khi đã cĩ sự thống nhất giữa tập đồn và Cơng ty.
Các chỉ tiêu chính thức được xác định như sau:
o Chỉ tiêu Sản lượng sản phẩm : thể hiện chi tiết cho từng loại sản phẩm chủ yếu mà Cơng ty sản xuất (khoai tây, bột sắn, bột bắp và đậu phộng) theo từng khu vực (Thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội, khu vực Đơng Nam Bộ, Miền Tây, Miền Trung). Chỉ tiêu này được tính trên cơ sở tập đồn giao và sự phản hồi từ PepsiCo Việt Nam dựa trên việc nghiên cứu thị trường tiềm năng tại Việt Nam.
o Chỉ tiêu Tổng doanh thu được xác định dựa trên việc Phịng bán hàng nghiên cứu về mạng lưới bán hàng để xác định giá bán cho từng sản phẩm mà Cơng ty sản xuất. Hiện tại cơng ty phân phối sản phẩm qua 4 kênh được xếp theo quy mơ giảm dần như sau : nhà phân phối, đại lý, nhà bán sỉ, nhà bán lẽ -
Dự tốn bán hàng Dự tốn chi phí NVL trực tiếp Dự tốn biến phí khác liên quan đến SX Dự tốn định phí sản xuất chung Dự tốn CP bán hàng Dự tốn CP Marketing Dự tốn CP vận chuyển Dự tốn CP quản lý DN Dự tốn khấu hao TSCĐ Dự tốn đầu tư xây dựng Dự tốn báo cáo kết quả kinh doanh
siêu thị. Nhưng do tỷ lệ bán hàng cho nhà phân phối chiếm tỷ trọng lớn đồng thời khi so sánh giữa giá bán cho nhà nhà phân phối và giá bán cho các đối tượng cịn lại khơng quá chênh lệch vì sản lượng bán cho nhà phân phối chiếm tỷ trọng chủ yếu nên dự tốn được xây dựng với giảđịnh tồn bộ sản phẩm bán ra là bán cho nhà phân phối.
Tổng doanh thu = Tổng sản lượng * Giá bán cho nhà phân phối
Giá bán cho nhà phân phối = Giá bán cho người tiêu dùng cuối cùng*(1- tỷ lệ hoa hồng cho nhà phân phối)
Ví dụ :Đối với dịng sản phẩm cĩ giá bán cuối cùng là 2.000đ thì tỷ lệ hoa hồng cho nhà phân phối là 22%.
o Chỉ tiêu Doanh thu thuần được xác định :
Doanh thu thuần = Tổng doanh thu – (Chiết khấu bán hàng + Hư hỏng)
Trong đĩ tỷ lệ chiết khấu và hư hỏng được tính như sau:
Bảng 2.2: Tỷ lệ chiết khấu và hư hỏng áp dụng cho các loại sản phẩm
Loại sp Chiết khấu trực tiếp trên hĩa đơn (*) Chiết khấu ngồi hĩa đơn (**) Chiết khấu bán hàng cố định/năm (***) Hư hỏng (****) Khoai tây 9.1% 1.85% 457.777.000đ 0.4% Bột sắn 2.2% Bột bắp 4.8% Đậu phộng 4.8%
(*) : Chiết khấu ngay khi xuất hĩa đơn bán hàng cho nhà phân phối cụ thể : đối với sản phẩm khoai tây mua 10 gĩi tặng 1gĩi, sản phẩm bột sắn mua 45 gĩi tặng 1gĩi, sản phẩm bột bắp và đậu phộng mua 20 gĩi tặng 1 gĩi.
(**) : Chiết khấu ngồi hĩa đơn gồm 1% cho nhà phân phối khi hoạt động theo
đúng quy định của Cơng ty và ghi sổ sách đầy đủ, 1% khi đạt doanh thu bán hàng đã đề ra và cơng ty ước tính khoảng 85% nhà phân phối thực hiện được. (***) : Chiết khấu bán hàng cốđịnh : gồm những khoản phí liên quan đến trưng bày, ví dụ cửa hàng trưng bày 20 gĩi sản phẩm khoai tây thì được tặng 2 gĩi sản phẩm bột sắn. Khoản chiết khấu này được xây dựng tổng định mức thực hiện trong 1 năm và khơng được vượt qua định mức.
(****): Hư hỏng : là tỷ lệ ước tính sản phẩm bị hư hỏng trong quá trình bán hàng, vận chuyển, quá hạn sử dụng.
(Dự tốn bán hàng năm 2010 được thể hiện chi tiết ở phụ lục 2.1)
. 2.3.4.2 Các dự tốn chi phí sản xuất kinh doanh theo yếu tố năm 2010
Khi đã cĩ dự tốn bán hàng bộ phận kế hoạch sẽ xác định số lượng sản xuất trong năm kế hoạch nhưng với giả định hàng tồn kho đầu năm bằng hàng tồn kho cuối năm nên số lượng sản xuất chính là số lượng mà Cơng ty phải tiêu thụ trong năm kế hoạch. Dựa vào đĩ Cơng ty sẽ lập tiếp các dự tốn chi phí sản xuất kinh doanh theo yếu tố.
Kế hoạch chi phí sản xuất kinh doanh theo yếu tố năm 2010 được xây dựng nhằm xác định tổng các loại chi phí cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty trong năm kế hoạch. Các yếu tố chi phí được đề cập bao gồm chi phí nguyên vật liệu, các biến phí khác trong sản xuất (chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí gia cơng phơi, chi phí xăng dầu, điện nước...), các định phí sản xuất chung, các yếu tố
này được xây dựng cho dựa trên số lượng sản phẩm sản xuất dự tính cho năm kế
hoạch.
Dựa vào số lượng sản phẩm sản xuất và các yếu tố liên quan khác để lập kế
hoạch này cụ thể như sau:
a. Dự tốn Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Yếu tố chi phí nguyên vật liệu cho năm kế hoạch được Phịng kế hoạch xây dựng trên cơ sở tổng hợp chi phí nguyên vật liệu của các loại sản phẩm mà Cơng ty sản xuất.
Chi phí nguyên vật liệu của từng loại sản phẩm được tính theo cơng thức sau:
Chi phí NVL 1 loại sp = Số lượng sản phẩm sản xuất * Chi phí NVL cho 1 đơn vị sp
Trong đĩ, Chi phí NVL cho 1 đơn vị sản phẩm được xây dựng dựa trên định mức lượng nguyên vật liệu của từng loại sản phẩm và đơn giá của từng loại nguyên