V Chứng từ kế toỏn ban hàn hở cỏc văn bản phỏp quy khỏc
0091 HMKP chương trỡnh dự ỏn 0092Vốn XDCB được duyệt
Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập cỏc bỏo cỏo vốn của NSNN hay vốn của nhà tài trợ trờn cơ sở danh mục hệ thống kế toỏn trờn cũng như tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng số liệu kế toỏn trong quỏ trỡnh phõn tớch, một số tài khoản được mở chi tiết hơn căn cứ vào nguồn vốn tài trợ và cỏc loại hỡnh chi tiờu.
Vớ dụ, khi cần theo dừi cỏc khoản chi phớ thực hiện dự ỏn chi tiết tới từng tỉnh, thỡ gắn với tài khoản 6622 Dự ỏn Phỏt triển GVTH cú một bảng mó chi tiết cho 10 tỉnh tham gia dự ỏn như sau:
662200 – Chi thực hiện dự ỏn tại trung ương 662201 – Chi thực hiện dự ỏn tại Hải Phũng 662202 – Chi thực hiện dự ỏn tại Ninh Bỡnh 662203 – Chi thực hiện dự ỏn tại Sơn La 662204 – Chi thực hiện dự ỏn tại Quảng Bỡnh 662205 – Chi thực hiện dự ỏn tại Vĩnh Phỳc 662206 – Chi thực hiện dự ỏn tại Bến Tre 662207 – Chi thực hiện dự ỏn tại Bỡnh Phước 662208 – Chi thực hiện dự ỏn tại Kon Tum 662209 – Chi thực hiện dự ỏn tại Phỳ Yờn
662210 – Chi thực hiện dự ỏn tại TP. Hồ Chớ Minh
Tương ứng nh vậy cú tài khoản 341 cũng được mở chi tiết cho từng tỉnh. Cũn đối với Dự ỏn Phỏt triển Giỏo dục Trung học phổ thụng và Dự ỏn GDTH cho trẻ em cú hoàn cảnh khú khăn do số tỉnh tham gia dự ỏn nhiều nờn tài khoản chi phớ được chi tiết theo nguồn chi và theo cấu phần của dự ỏn cụ thể như sau:
66222 – Chi dự ỏn bằng vốn Địa phương 66223 – Chi dự ỏn bằng vốn Worlds Bank 66224 – Chi dự ỏn bằng vốn khỏc
Tất cả cỏc dự ỏn này đều mở sổ theo dừi chi tiết nguồn kinh phớ thực hiện dự ỏn – Tài khoản 462 theo nguồn vốn cấu thành dự ỏn, tuy khụng thống nhất về thứ tự đỏnh số tài khoản.
Vớ dụ nh ở Dự ỏn Phỏt triển Giỏo viờn Tiểu học chi tiết Tài khoản 4622 thành:
46221 – Nguồn vốn vay 46222 – Nguồn vốn viện trợ 46223 – Nguồn vốn đối ứng 46224 – Nguồn vốn khỏc
Tương tự nh vậy Dự ỏn Giỏo dục Tiểu học cho trẻ em cú hoàn cảnh khú khăn chi tiết nh sau:
46221 – Nguồn vốn đối ứng tại trung ương 46222 – Nguồn vốn đối ứng tại địa phương 46223 – Nguồn vốn nhà tài trợ
46224 – Nguồn vốn khỏc
Cũn ở Dự ỏn Phỏt triển Giỏo dục Trung học phổ thụng mở chi tiết hơn thành năm trước và năm nay:
46221 – Năm trước 46222 – Năm nay
Sau đú 2 tài khoản cấp 3 này lại chi tiết theo nguồn vốn: 462211 – Nguồn vốn nhà tài trợ
Tựy theo yờu cầu quản lý của từng dự ỏn mà cỏc tài khoản được mở chi tiết để dễ theo dừi và hạch toỏn.
Tổ chức hạch toỏn kế toỏn cỏc phần hành tại cỏc dự ỏn ODA thuộc Bộ Giỏo dục và Đào tạo được khỏi quỏt nh sau:
2.2.3 Tổ chức vận dụng hỡnh thức kế toỏn và hệ thống sổ kế toỏn
Căn cứ chế độ kế toỏn đó ban hành theo Quyết định 999-TC/QĐ/CĐKT ngày 2/11/1996 của Bộ Tài chớnh, cỏc dự ỏn ODA thuộc Bộ Giỏo dục và Đào tạo thường sử dụng một trong hai hỡnh thức kế toỏn sau:
Hỡnh thức Chứng từ ghi sổ
Trong hai hỡnh thức trờn, hỡnh thức kế toỏn chứng từ ghi sổ được vận dụng nhiều hơn, do hỡnh thức này phự hợp với đặc thự của dự ỏn, đặc biệt là khi ỏp dụng phần mềm kế toỏn thỡ hỡnh thức này rất phự hợp. Vận dụng hỡnh thức kế toỏn chứng từ ghi sổ tạo điều kiện thuận lợi trong việc phõn cụng lao động kế toỏn, vỡ cú thể tổ chức sổ kế toỏn theo kiểu tờ rời, khụng đũi hỏi trỡnh độ kế toỏn phải cao, phỏt huy được khả năng của cỏn bộ kế toỏn. Vận dụng hỡnh thức kế toỏn này phỏt huy được chất lượng cụng tỏc kế toỏn, cụng tỏc thụng tin, giỳp cho cỏc cấp lónh đạo thường xuyờn nắm chắc tỡnh hỡnh thực tế, làm căn cứ để cú cỏc quyết định, biện phỏp kịp thời trong chỉ đạo, điều hành ngõn sỏch, kinh phớ hoạt động. Việc vận dụng hỡnh thức kế toỏn chứng từ ghi sổ tạo điều kiện thuận lợi trong việc hạch toỏn, theo dừi phản ỏnh kịp thời chớnh xỏc mọi nghiệp vụ kinh tế tài chớnh phỏt sinh theo thời gian và nội dung kinh tế, cung cấp thụng tin chớnh xỏc, đầy đủ, kịp thời.
Cựng với việc vận dụng hỡnh thức kế toỏn, cỏc sổ kế toỏn dựng để ghi chộp, phản ỏnh cỏc nghiệp vụ kinh tế tài chớnh phỏt sinh ở cỏc dự ỏn chủ yếu vận dụng theo hỡnh thức chứng từ ghi sổ. Hiện nay, cựng với việc sử dụng cỏc sổ kế toỏn in sẵn với mẫu sổ theo chế độ quy định, trong một số dự ỏn đó ứng dụng mỏy vi tớnh vào cụng tỏc kế toỏn thụng qua ứng dụng phần mềm kế toỏn, vớ dụ như dự ỏn PTDP sử dụng phần mềm kế toỏn BRAVO, dự ỏn PEDC sử dụng phần mềm kế toỏn MISA cũn dự ỏn USEDP chưa sử dụng phần mềm kế toỏn mà mới xõy dựng hệ thống sổ bằng Excel.
Do việc chi tiờu của cỏc dự ỏn được thực hiện bằng nhiều nguồn kinh phớ khỏc nhau, mà mỗi nguồn đũi hỏi một bộ sổ riờng, nờn cỏc sổ kế toỏn hầu hết cỏc sổ kế toỏn đó được lập tự động bằng mỏy vi tớnh hoặc chạy tự động bằng phần mềm kế toỏn. Trong việc mở và ghi chộp trờn sổ kế toỏn, cỏc dự ỏn chưa mở đầy đủ chủng loại sổ kế toỏn theo chế độ quy định, thậm chớ cú đơn vị khụng mở sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, chưa chấp hành một cỏch đầy đủ trỡnh tự ghi sổ, cụng việc đối chiếu, kiểm tra thực hiện chưa đến nơi đến chốn và chưa duy trỡ được nề
nếp tổng hợp số liệu trong thỏng, cú những đơn vị việc tổng hợp, kiểm tra số liệu cũn để tập trung vào cỏc thời điểm cuối quý và năm. Việc tổng hợp số liệu tại từng thời điểm bất kỳ chỉ được thực hiện khi cú yờu cầu của nhà tài trợ hoặc của Ban QLDA.
Tất cả cỏc hoạt động và nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh của dự ỏn phải cú đầy đủ cỏc chứng từ gốc cho việc hạch toỏn, ghi sổ kế toỏn. Hệ thống sổ kế toỏn của cỏc dự ỏn bao gồm hai loại: Sổ kế toỏn tổng hợp và Sổ kế toỏn chi tiết. Trong đú sổ chi tiết do kế toỏn phần hành phản ỏnh chi tiết cỏc phần hành kế toỏn từ đú làm căn cứ để vào sổ tổng hợp cũng nh tiến hành đối chiếu kiểm tra. Căn cứ vào sổ tổng hợp, kế toỏn lập bỏo cỏo kế toỏn.
Bảng 2.4: Danh sỏch sổ kế toỏn được sử dụng trong dự ỏn
Số Tờn sổ kế toỏn 1 Chứng từ ghi sổ 2 Sổ Cỏi 3 Bảng tổng hợp chứng từ gốc cựng loại 4 Sổ quỹ tiền mặt 5 Sổ tiền gửi 6 Sổ kho
7 Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng húa8 Sổ tài sản cố định