II Phục vụ Nhà tài trợ (Đơn vị tớnh: USD)
2.2.5Tổ chức bộ mỏy kế toỏn và phõn cụng lao động kế toỏn
Về cơ bản bộ phận kế toỏn quản lý tài chớnh tại dự ỏn gồm Kế toỏn trưởng và cỏc kế toỏn cỏc phần hành: kế toỏn tổng hợp, kế toỏn thanh toỏn, kế toỏn giải ngõn, thủ quỹ, ngoài ra cú dự ỏn cũn cú thờm kế toỏn tài sản cố định.
Chức năng của cỏc bộ phận kế toỏn được qui định nh sau:
+ Quản lý hệ thống FMS, bỏo cỏo cho Giỏm đốc ban QLDA về cỏc vấn đề liờn quan, soỏt xột và phờ duyệt cỏc bỏo cỏo.
+ Duy trỡ hệ thống kiểm soỏt nội bộ phự hợp.
+ Phờ duyệt kế hoạch chi tiờu của Dự ỏn cho toàn bộ Dự ỏn (vốn tài trợ và vốn đối ứng)
+ Tổ chức kiểm tra, xột duyệt cỏc bỏo cỏo kế toỏn thống kờ, bỏo cỏo quyết toỏn của cỏc đơn vị cấp dưới gửi lờn
+ Phõn tớch tỡnh hỡnh kinh tế và tài chớnh của toàn Dự ỏn (vốn tài trợ và vốn đối ứng)
* Kế toỏn tổng hợp (Quản lý hợp đồng): 1 người + Chuẩn bị kế hoạch ngõn sỏch hàng năm
+ Tập hợp cỏc chứng từ đó thực hiện tiến hành kiểm tra, phõn loại, chỉnh lý, lập chứng từ kế toỏn, trỡnh Kế toỏn trưởng duyệt
+ Đối chiếu tài khoản ngõn hàng với sổ kế toỏn tổng hợp
+ Quản lý cỏc khoản thanh toỏn cho cỏc nhà tư vấn, cỏc nhà cung cấp trực tiếp. Chuẩn bị cỏc thủ tục cho đơn xin rỳt vốn, thanh toỏn trực tiếp, SOE.
+ Tham gia lập Bỏo cỏo tài chớnh của Dự ỏn.
+ Lập cỏc bỏo cỏo theo yờu cầu của Bộ Tài chớnh, Bộ Kế hoạch và Đầu tư * Kế toỏn giải ngõn: 1 người
+ Lập và gửi cỏc đơn xin rỳt vốn tới nhà tài trợ một cỏch kịp thời.
+ Lập cỏc bỏo cỏo sao kờ chi tiờu kốm theo cỏc đơn xin rỳt vốn và đảm bảo rằng chỳng phự hợp với cỏc qui định của nhà tài trợ. Làm cỏc thủ tục ngõn hàng bao gồm chuyển giấy tờ đến Ngõn hàng, Kho bạc Nhà nước, thanh toỏn cho nhà cung cấp.
+ Tham gia lập cỏc bỏo cỏo tài chớnh của Dự ỏn. * Kế toỏn thanh toỏn: 1 người
+ Thực hiện cỏc cụng việc kế toỏn giản đơn, nhập dữ liệu vào hệ thống mỏy tớnh và lưu trữ chứng từ, tài liệu, thanh toỏn lương cho nhõn viờn và cỏc chi phớ khỏc phục vụ hoạt động của ban ĐPDA.
+ Kiểm tra cỏc chứng từ ban đầu, lập cỏc phiếu thu, chi tiền và ghi chộp vào sổ quỹ tiền mặt.
* Thủ quỹ: 1 người
+ Thực hiện cỏc cụng việc của thủ quỹ * Kế toỏn tài sản cố định: 1 người + Quản lý TSCĐ của dự ỏn
Nhiệm vụ chớnh của Bộ phận kế toỏn và quản lý tài chớnh:
- Đảm bảo rằng tất cả cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh được hạch toỏn đỳng đắn, kịp thời và phự hợp với cỏc yờu cầu của Ngõn hàng Thế giới và Chớnh phủ Việt Nam.
- Đảm bảo tất cả cỏc khoản chi phớ thực hiện dự ỏn thanh toỏn cho nhà thầu được thực hiện phự hợp với cỏc điều khoản quy định trong hợp đồng.
- Thiết lập và thực hiện hệ thống kế toỏn trờn mỏy với sự trợ giỳp của chuyờn gia phần mềm, cộng tỏc cú hiệu quả với cỏc chuyờn gia tư vấn về tài chớnh và kế toỏn của dự ỏn.
- Thiết lập hệ thống tài khoản phự hợp với yờu cầu của dự ỏn (điều này cú thể được cập nhật thường xuyờn theo hoạt động của dự ỏn)
- Đảm bảo rằng một hệ thống kiểm soỏt nội bộ đầy đủ được thiết lập và duy trỡ đảm bảo tỏch rời trỏch nhiệm trong việc thực hiện và phờ duyệt thanh toỏn cũng như trong việc quản lý và hạch toỏn kế toỏn đối với cỏc khoản thu nhập và tài sản của dự ỏn.
- Duy trỡ hệ thống kiểm soỏt nội bộ phự hợp.
- Mở và duy trỡ Tài khoản đặc biệt phự hợp với cỏc yờu cầu của Ngõn hàng Thế giới.
- Đảm bảo rằng cỏc đơn xin hoàn vốn từ IDA được lập và đệ trỡnh lờn IDA kịp thời và phự hợp với cỏc thủ tục bổ sung tài khoản đặc biệt của IDA. Đảm bảo rằng cỏc bỏo cỏo sao kờ chi tiờu (SOE) kốm theo cỏc đơn xin rỳt vốn phản ỏnh một cỏch đỳng đắn trờn cơ sở cỏc chứng từ hợp lý và được lưu giữ đầy đủ cho mục đớch soỏt xột khi cú yờu cầu.
- Lập đầy đủ và kịp thời cỏc chứng từ và thủ tục kốm theo cỏc đơn xin rỳt vốn.
- Lập cỏc bỏo cỏo tài chớnh hàng năm và cỏc cụng việc kế toỏn khỏc vớ dụ nh đối chiếu tài khoản ngõn hàng với sổ kế toỏn tổng hợp. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Lập kế hoạch chi tiờu dự ỏn.
- Phõn tớch tỡnh hỡnh kinh tế và tài chớnh của dự ỏn.
- Gúp ý và trợ giỳp bộ phận quản lý cũng nh cỏc bộ phận liờn quan một cỏch kịp thời để giải quyết cỏc vấn đề cú liờn quan tới quản lý tài chớnh Dự ỏn.
Qua khảo sỏt tại cỏc dự ỏn ODA thuộc Bộ Giỏo dục và Đào tạo cho thấy tổ chức bộ mỏy kế toỏn của cỏc dự ỏn phải phự hợp với quy mụ và đặc điểm tổ chức của dự ỏn. Vớ dụ như Dự ỏn Phỏt triển Giỏo viờn Tiểu học và Dự ỏn Phỏt triển Giỏo dục Trung học phổ thụng cú quy mụ nhỏ, phõn cấp quản lý hạn chế nờn tổ chức bộ mỏy kế toỏn theo hỡnh thức tập trung. Với hỡnh thức này, phũng kế toỏn dự ỏn thực hiện toàn bộ việc ghi sổ và lập bỏo cỏo tài chớnh, bỏo cỏo quyết toỏn cũn dự ỏn cấp dưới chỉ cú một cỏn bộ chịu trỏch nhiệm thu thập và tập hợp chứng từ nộp lờn cho phũng kế toỏn.
Sơ đồ tổ chức bộ mỏy kế toỏn tại 2 dự ỏn này nh sau ( Hỡnh 2.5):
Kế toán trởng Kế toán tài sản cố định Kế toán giải ngân Kế toán thanh toán Kế toán tổng hợp Bộ phận Tài chính các Bộ, ngành,
Riờng đối với cỏc Ban quản lý dự ỏn trung ương cú cỏc đơn vị phụ thuộc là Ban quản lý dự ỏn cấp tỉnh, Ban quản lý dự ỏn cấp huyện như Dự ỏn Giỏo dục Tiểu học cho trẻ em cú hoàn cảnh khú khăn, do cú quy mụ lớn, phõn cấp quản lý mạnh nờn tổ chức bộ mỏy kế toỏn theo hỡnh thức vừa tập trung vừa phõn tỏn. Theo hỡnh thức này, cụng việc kế toỏn được phõn cấp cho cỏc dự ỏn cấp dưới một phần việc. Do đú, ngoài việc quản lý cỏc kế toỏn phần hành trờn, kế toỏn trưởng cũn cú nhiệm vụ quản lý, theo dừi việc lập dự toỏn kinh phớ, phõn bổ và cấp phỏt nguồn kinh phớ cho cỏc đơn vị cấp dưới, đồng thời quản lý quỏ trỡnh thực hiện việc chi tiờu nguồn kinh phớ thụng qua việc duyệt quyết toỏn và tổng hợp cỏc bỏo cỏo kế toỏn cỏc đơn vị cấp dưới, sau đú tổng hợp và lập cỏc bỏo cỏo kế toỏn cần thiết cung cấp cho cỏc đơn vị chủ quản và cỏc cơ quan tài chớnh.
Bộ phận kế toỏn và quản lý tài chớnh tại Ban Điều phối dự ỏn cấp tỉnh bao gồm một cỏn bộ kế toỏn và một thủ quỹ được lựa chọn từ đội ngũ cỏn bộ đang làm việc trong Sở Giỏo dục và Đào tạo. Cũn bộ phận kế toỏn và quản lý tài chớnh tại Ban Quản lý dự ỏn huyện bao gồm một cỏn bộ kế toỏn và mộ| thủ quỹ được lựa chọn từ đội ngũ cỏn bộ đang làm việc trong phũng giỏo dục và đào tạo huyện.
Hỡnh 2.6: Tổ chức bộ mỏy kế toỏn tại dự ỏn PEDC