41 Bảng phõn bổ chi phớ khấu hao và chi phớ trả trước FB01 SN xx Đơn vị sự nghiệp cú thu
2.2.1Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toỏn
Cỏc dự ỏn thuộc Bộ Giỏo dục và Đào tạo hầu hết đều sử dụng cỏc mẫu chứng từ quy định cho đơn vị hành chớnh sự nghiệp, ngoài ra cũn sử dụng một số chứng từ theo quy định ở cỏc văn bản phỏp quy khỏc. Tất cả cỏc hoạt động và nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh của dự ỏn phải cú đầy đủ cỏc chứng từ gốc cho việc hạch toỏn, ghi sổ kế toỏn.
* Phõn loại chứng từ: Số tuyệt đối về số lượng chứng từ kế toỏn tựy thuộc vào quy mụ và khối lượng nhiệm vụ của từng đơn vị. Nhưng nhỡn chung, số lượng cỏc loại chứng từ kế toỏn phỏt sinh bỡnh quõn hàng thỏng ở cỏc đơn vị theo tỷ trọng sau: Chứng từ thu, chi tiền mặt chiếm từ 65 - 70%, phiếu kế toỏn khỏc 12 - 15%, chứng từ ngõn hàng, kho bạc chiếm khoảng 3 - 5%. Số lượng chứng từ mỗi loại tựy thuộc vào việc vận dụng hỡnh thức kế toỏn cụ thể của từng đơn vị và mức độ ứng dụng mỏy vi tớnh vào cụng tỏc kế toỏn. Đối với cỏc đơn vị thực hiện cụng tỏc kế toỏn chủ yếu bằng thủ cụng thỡ số lượng và tỷ trọng chứng từ tổng hợp lớn hơn những đơn vị ứng dụng mỏy vi tớnh cựng với phần mềm kế toỏn trong cụng tỏc kế toỏn. Vớ dụ tại dự ỏn giỏo dục THPT mới chỉ sử dụng mỏy vi tớnh vào việc theo dừi sổ sỏch chứ chưa sử dụng phần mềm kế toỏn.
Chứng từ kế toỏn thống nhất bắt buộc được Nhà nước ban hành ỏp dụng cho tất cả cỏc đơn vị nh: phiếu thu, phiếu chi, giấy đi đường, biờn bản giao nhận tài sản cố định, giấy đề nghị tạm ứng... Tuy nhiờn cỏc dự ỏn vẫn chưa thực hiện đầy đủ, biểu mẫu, sử dụng chưa kịp thời và thống nhất, một số đơn vị vẫn sử dụng mẫu chứng từ của chế độ kế toỏn cũ, chưa cú sự thay đổi một cỏch phự hợp, kịp thời theo sự thay đổi của chế độ kế toỏn. Dự ỏn Phỏt triển GVTH và dự ỏn GDTH cho trẻ em cú hoàn cảnh khú khăn đó sử dụng phần mềm kế toỏn để in trực tiếp từ mỏy vi tớnh chứng từ thu, chứng từ chi và một số chứng từ khỏc.
* Luõn chuyển chứng từ
- Cỏc thủ tục phờ duyệt và xử lý chứng từ:
Kế toỏn trưởng/ Phụ trỏch kế toỏn cú trỏch nhiệm tổ chức và điều hành toàn bộ cỏc hoạt động tài chớnh của Ban QLDA. Cỏc thủ tục phờ duyệt chứng từ được tiến hành nh sau:
Hỡnh 2.3: Quy trỡnh xử lý và phờ duyệt chứng từ tại cỏc dự ỏn ODA
Ng ời lập
chứng từ Kế toán
Kế toán tr ởng/Phụ trách
Dựa vào cỏc chứng từ gốc đó được kiểm tra và đối chiếu, nhõn viờn kế toỏn kiểm tra và soỏt xột cỏc chứng từ kế toỏn và hạch toỏn vào sổ kế toỏn theo đỳng trỡnh tự quy định. Chỉ cú Giỏm đốc và Kế toỏn trưởng dự ỏn hay phụ trỏch kế toỏn cú quyền phờ duyệt mọi chứng từ húa đơn của ban QLDA.
- Lưu giữ chứng từ, số liệu kế toỏn:
Để đảm bảo tớnh liờn tục trong cụng việc theo sỏt và xử lý cỏc chứng từ, mỗi người phải cú trỏch nhiệm lưu cỏc số liệu kế toỏn do mỡnh phụ trỏch. Trong cỏc trường hợp đặc biệt hoặc do thay thế sổ kế toỏn, sổ cũ phải được giữ bởi nhõn viờn thứ ba của bộ phận kế toỏn theo sự chỉ đạo của Kế toỏn trưởng hoặc Phụ trỏch kế toỏn.
Trong trường hợp thay thế nhõn viờn hoặc thuyờn chuyển, sắp xếp lại cụng tỏc, cỏc cỏ nhõn liờn quan phải gửi lại mọi chứng từ, số liệu trong phạm vi trỏch nhiệm của mỡnh dưới sự chứng kiến của Kế toỏn trưởng, Phụ trỏch kế toỏn hoặc Giỏm đốc Dự ỏn (nếu được yờu cầu).
Kết thỳc năm tài chớnh và cỏc cụng việc kế toỏn như kiểm tra, đối chiếu và lập cỏc bỏo cỏo tài chớnh kết thỳc..., mọi chứng từ, sổ sỏch kế toỏn đều được sắp xếp, phõn loại, đúng sổ, đúng dấu và gửi cho bộ phận lưu trữ của ban QLDA (nhõn viờn trực tiếp lưu trữ thuộc Bộ phận hành chớnh) theo qui định của chế độ chứng từ, sổ sỏch kế toỏn (Chế độ kế toỏn Hành chớnh sự nghiệp – Quyết định 999-TC/QĐ/CĐKT ngày 2/11/1996).
* Tổng hợp cỏc bỳt toỏn kế toỏn
Việc lập và lưu cỏc bỳt toỏn kế toỏn là một phần hoạt động của hệ thống quản lý và phải hoàn toàn thừa nhận rằng cỏc bỳt toỏn được lập để hỗ trợ mỗi giai đoạn của chu kỳ quản lý. Ban QLDA sẽ sử dụng hệ thống xử lý dữ liệu hiệu quả, tổng hợp cỏc bỳt toỏn kế toỏn để những người quan tõm đến dự ỏn cú thể cú được một cỏi nhỡn tổng quan về việc quản lý tài chớnh. Để lưu cỏc bỳt toỏn kế toỏn, ban QLDA cần quản lý tốt việc ghi chộp kế toỏn. Cần lưu và phõn loại cỏc ghi chộp kế toỏn để dễ dàng cho việc sử dụng vỡ cỏc ghi chộp kế toỏn chớnh là cơ sở của hệ
thống kế toỏn. Một hệ thống tổ chức tốt sẽ hỗ trợ cụng tỏc kế toỏn và bỏo cỏo tài chớnh, hệ thống kiểm soỏt nội bộ, quản lý dự ỏn và cụng việc kiểm toỏn sau đú. Cỏc chứng từ là loại thụng tin đặc biệt cú giỏ trị vỡ chỳng cung cấp cỏc bằng chứng thẩm tra và vỡ thế là những bằng chứng phỏp lý thớch hợp. Khi cỏc hệ thống quản lý tài chớnh dự ỏn được thiết kế lại, việc lưu giữ chứng từ và vi tớnh húa cỏc chứng từ cũng được xem xột.
Ban QLDA sẽ soỏt xột bảng tổng hợp cỏc bỳt toỏn kế toỏn để đảm bảo:
- Cú cỏc thủ tục được xỏc định rừ ràng để tạo lập, lưu giữ và bảo quản cỏc chứng từ;
- Cỏc thủ tục quản lý và lưu giữ chứng từ theo cỏc đơn vị tham gia vào dự ỏn, đặc biệt là cỏc dự ỏn cú sự phõn cấp thực hiện;
- Cỏc ghi chộp kế toỏn, bao gồm cả những chứng từ hạch toỏn trờn mỏy vi tớnh khụng bị ảnh hưởng bởi lửa, nước và cỏc ảnh hưởng khỏc của mụi trường cũng nh khụng bị xõm nhập trỏi phộp;
- Cần thực hiện thủ tục lưu trữ cỏc chứng từ, đặc biệt là đối với cỏc chứng từ đó được vi tớnh húa;
- Đảm bảo kiểm tra dễ dàng của người quản lý và của cỏc kiểm toỏn viờn.
Bảng 2.2: Danh mục cỏc chứng từ kế toỏn sử dụng trong cỏc dự ỏn
STT Tờn chứng từ Số hiệu