I- Cỏc loại tài sản cố định khỏc chưa qui định trong cỏc nhúm trờn
3.3.3 Giải phỏp thứ ba: Hoàn thiện việc vận dụng hỡnh thức kế toỏn
Cỏc dự ỏn đang vận dụng hỡnh thức kế toỏn theo Quyết định số 999- TC/QĐ/CĐKT ngày 02 thỏng 11 năm 1996 của Bộ Tài chớnh nhưng do cỏc Thụng tư hướng dẫn, sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toỏn hành chớnh sự nghiệp ban hành theo Quyết định này nằm rải rỏc trong cỏc văn bản khỏc nhau chưa được hệ thống húa gõy khú khăn cho cỏc cơ quan quản lý nhà nước, cỏc đơn vị hành chớnh sự nghiệp và người sử dụng trong việc nghiờn cứu, học tập và thực hiện nờn ngày 30/03/2006, Bộ trưởng Bộ Tài chớnh đó ký Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ban hành Chế độ kế toỏn Hành chớnh sự nghiệp ỏp dụng cho cỏc đơn vị hành chớnh sự nghiệp trong cả nước từ năm tài chớnh 2006. Do vậy theo Quyết định mới này cú bổ sung thờm hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh. Đặc trưng cơ bản của hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh là cụng việc kế toỏn được thực hiện theo một chương trỡnh phần mềm kế toỏn trờn mỏy vi tớnh. Phần mềm kế toỏn tuy khụng hiển thị đầy đủ quy trỡnh ghi sổ kế toỏn nhưng phải đảm bảo in được đầy đủ sổ kế toỏn và bỏo cỏo tài chớnh theo quy định.
Hỡnh 3.1: Hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh Sổ kế toán Sổ tổng hợp Sổ chi tiết - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết Chứng từ kế toán bảng tổng hợp chứng từ kế toán
cùng loại báo cáo
tài chính
Phần mềm kế toán
Nhập số liệu hàng ngày In sổ, bỏo cỏo hàng thỏng Đối chiếu, kiểm tra
Trong thực tiễn hiện nay, với sự phỏt triển của khoa học kỹ thuật đặc biệt là lĩnh vực cụng nghệ tin học, việc tổ chức quản lý kinh tế tài chớnh núi chung và tổ chức hạch toỏn kế toỏn núi riờng đó thực sự chuyển sang giai đoạn mới, đú là việc ứng dụng cụng nghệ tin học vào cụng tỏc kế toỏn.
Để thực hiện được mục tiờu này, cỏc nhà tài trợ đều khuyến khớch và yờu cầu cỏc dự ỏn nờn sử dụng phần mềm kế toỏn. Chớnh vỡ vậy, phần lớn cỏc dự ỏn đều đó ứng dụng cụng nghệ tin học vào cụng tỏc kế toỏn nhưng tớnh chuyờn mụn húa chưa cao và khụng cú sự thống nhất một phần mềm kế toỏn núi riờng cho cỏc dự ỏn. Do vậy tụi xin đề xuất giải phỏp là Bộ Giỏo dục và Đào tạo cần đưa ra một yờu cầu thống nhất việc sử dụng một loại phần mềm kế toỏn được thiết kế theo nguyờn tắc của hỡnh thức kế toỏn chứng từ ghi sổ tại cỏc dự ỏn ODA thuộc Bộ. Trong ba hỡnh thức, hỡnh thức chứng từ ghi sổ được sử dụng nhiều hơn cả ở cỏc đơn vị hành chớnh sự nghiệp trong tổ chức kế toỏn thủ cụng và hiện nay cũng được nhiều nhà xõy dựng phần mềm kế toỏn hành chớnh sự nghiệp sử dụng khi thiết kế chương trỡnh. Đõy là hỡnh thức đó được nhiều đơn vị sử dụng trong kế toỏn thủ cụng nờn khi ỏp dụng mỏy vi tớnh vào cụng tỏc kế toỏn họ sẽ dễ chấp nhận, vỡ ít làm thay đổi qui trỡnh xử lý, nhưng vẫn đỏp ứng được cỏc yờu cầu của cụng tỏc kế toỏn như trước đõy, song cỏc cụng việc hầu như đó được xử lý tự động húa.
Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo Hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh như sau:
- Hàng ngày, kế toỏn căn cứ vào chứng từ kế toỏn hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại đó được kiểm tra, xỏc định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Cú để nhập dữ liệu vào mỏy vi tớnh theo cỏc bảng, biểu được thiết kế sẵn trờn phần mềm kế toỏn.
- Theo quy trỡnh của phần mềm kế toỏn, cỏc thụng tin được nhập vào mỏy theo từng chứng từ và tự động nhập vào sổ kế toỏn tổng hợp (Sổ Cỏi) và cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết cú liờn quan.
- Cuối thỏng (hoặc vào bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toỏn thực hiện cỏc thao tỏc khúa sổ và lập bỏo cỏo tài chớnh. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luụn đảm bảo chớnh xỏc, trung thực theo thụng tin đó được nhập trong kỳ. Người làm kế toỏn cú thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toỏn với bỏo cỏo tài chớnh sau khi đó in ra giấy.
- Cuối kỳ kế toỏn, sổ kế toỏn được in ra giấy, đúng thành quyển và thực hiện cỏc thủ tục phỏp lý theo quy định về sổ kế toỏn ghi bằng tay.
Đối với kế toỏn thủ cụng, số liệu trờn chứng từ ghi sổ là căn cứ để ghi sổ cỏi và cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết liờn quan. Nhưng với kế toỏn mỏy, số liệu trờn chứng từ ghi sổ chỉ dựng để đối chiếu, kiểm tra, cũn số liệu trờn sổ cỏi và cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết liờn quan đều được tập hợp trực tiếp từ chứng từ gốc.
Phần mềm kế toỏn phải đảm bảo tớnh bảo mật thụng tin và an toàn dữ liệu. Mỗi vị trớ được phõn cụng cú nhiệm vụ và quyền hạn được phõn định rừ ràng, đảm bảo người khụng cú trỏch nhiệm khụng thể truy cập vào cụng việc của người khỏc trong phần mềm kế toỏn của dự ỏn, nếu khụng được phụ trỏch kế toỏn đồng ý. Trong phõn quyền, việc chữa sổ kế toỏn chỉ nờn được thực hiện bởi trưởng phũng kế toỏn hoặc kế toỏn tổng hợp. Khi phỏt hiện cỏc sai sút trong cỏc sổ khi chưa khúa sổ, ta cú thể tiến hành sửa chữa cỏc số liệu sai rồi in lại tất cả cỏc sổ cú liờn quan tới số liệu sai đú và in lại bảng kờ chứng từ cú chứng từ sai. Cũn khi đó thực hiện việc khúa sổ, việc chữa sổ kế toỏn phải được trưởng phũng kế toỏn và thủ trưởng đơn vị phờ duyệt, sau khi số liệu được sửa sai phải in lại tất cả cỏc sổ và bảng kờ chứng từ cú liờn quan tới số liệu sai đú. Cỏc sổ kế toỏn cú sai sút, bảng kờ chứng từ cú sai phải được lưu trữ lại để chứng minh cho việc chữa sổ.