41 Bảng phõn bổ chi phớ khấu hao và chi phớ trả trước FB01 SN xx Đơn vị sự nghiệp cú thu
2.1.2.2Nội dung quy trỡnh quản lý tài chớnh dự ỏn ODA
a. Quản lý Nhà nước đối với cỏc dự ỏn ODA trờn giỏc độ tài chớnh
Thụng thường cơ quan Nhà nước chịu trỏch nhiệm chớnh về dự ỏn ODA trờn giỏc độ tài chớnh là Bộ Tài chớnh, thực hiện cỏc nội dung cụng việc nh sau:
- Bố trớ vốn để thanh toỏn cỏc khoản nợ ODA khi đến hạn, phối hợp với cơ quan Nhà nước cú thẩm quyền để lập kế hoạch giải ngõn, bố trớ vốn đối ứng để chuẩn bị và thực hiện cỏc dự ỏn ODA;
- Ban hành cỏc hướng dẫn về quản lý tài chớnh, giải ngõn, kiểm sỏt chi, thuế, kế toỏn, kiểm toỏn, quyết toỏn vốn đầu tư cho cỏc dự ỏn ODA.
- Kiểm soỏt thanh toỏn cỏc hoạt động chi tiờu của cỏc dự ỏn ODA
Những nội dung quản lý Nhà nước trờn đõy liờn quan trực tiếp đến quỏ trỡnh thực hiện dự ỏn ODA
b. Nội dung quản lý tài chớnh dự ỏn
Nội dung của cụng tỏc quản lý tài chớnh dự ỏn trong quỏ trỡnh thực hiện dự ỏn thể hiện trong cỏc hoạt động sau:
- Tiếp nhận vốn ODA
- Lập kế hoạch tài chớnh dự ỏn - Rỳt vốn ODA.
- Mở tài khoản tại ngõn hàng phục vụ để tiếp nhận vốn ODA. - Lập hồ sơ rỳt vốn
- Kiểm soỏt thanh toỏn đối với dự ỏn ODA
- Bỏo cỏo, thanh quyết toỏn, kiểm tra, kiểm toỏn việc rỳt vốn và sử dụng vốn của dự ỏn ODA.
+ Tiếp nhận vốn ODA
Đõy là giai đoạn đầu tiờn của quỏ trỡnh giải ngõn ODA. Giai đoạn này bắt đầu từ khi bờn tiếp nhận viện trợ nhận được xỏc nhận bằng văn bản việc chuyển vốn ODA của cỏc nhà tài trợ và kết thỳc khi vốn ODA đó đến được nước tiếp nhận.
Trong giai đoạn này, cụng tỏc quản lý tài chớnh được thực hiện bởi cơ quan quản lý Nhà nước. Cơ quan này là đại diện chớnh thức của Bờn vay tiếp nhận viện trợ.
Vốn ODA được xem là một nguồn thu của ngõn sỏch Chớnh phủ nờn khi tiếp nhận vốn ODA, cơ quan quản lý Nhà nước về tài chớnh phải hạch toỏn ngay khoản vốn đú vào ngõn sỏch Nhà nước và đưa phần vốn vay vào nợ phải trả của Chớnh phủ. Quỏ trỡnh tiếp nhận vốn ODA thường kộo dài do phụ thuộc vào hỡnh thức tài trợ vốn ODA, thỏi độ tiếp nhận và sử dụng của nước nhận tài trợ ... nờn cụng tỏc theo dừi, hạch toỏn phải đảm bảo thống nhất, liờn tục và chớnh xỏc.
+ Lập kế hoạch vốn đầu tư (hay dự toỏn ngõn sỏch của cỏc dự ỏn ODA)
Việc lập kế hoạch vốn đầu tư, dự toỏn ngõn sỏch được thực hiện bởi cỏc ban quản lý dự ỏn, cỏc cơ quan chủ quản và cỏc cơ quan quản lý Nhà nước của nước nhận viện trợ (ở Việt Nam là Bộ Kế hoạch và Đầu tư và Bộ Tài chớnh).
Hàng năm, Ban quản lý dự ỏn và cơ quan chủ quản căn cứ vào tiến độ thực hiện dự ỏn lập kế hoạch vốn (đối với cỏc dự ỏn đầu tư xõy dựng cơ bản) và dự toỏn ngõn sỏch (đối với cỏc dự ỏn hành chớnh sự nghiệp) gửi lờn bộ chủ quản để tổng hợp vào kế hoạch ngõn sỏch chung trỡnh Chớnh phủ và Quốc hội phờ duyệt.
Việc lập kế hoạch tài chớnh dự ỏn phải đảm bảo tuõn thủ cỏc quy định hiện hành của phỏp luật nước tiếp nhận ODA, cỏc cam kết với nhà tài trợ nước ngoài. Chủ dự ỏn cú trỏch nhiệm sử dụng nguồn vốn nước ngoài và vốn đối ứng đỳng mục đớch và hiệu quả. Vốn đưa vào kế hoạch phải được phõn bổ theo nội dung cụng việc phự hợp với tiến độ và khả năng thực tế triển khai của dự ỏn. Cơ quan chủ quản phải ưu tiờn phõn bổ đủ vốn đối ứng trong dự toỏn ngõn sỏch hàng năm nhằm thực hiện cỏc cam kết tại cỏc điều ước quốc tế ODA đó ký và phự hợp với khả năng thực tế giải ngõn hàng năm của dự ỏn ODA.
Kế hoạch tài chớnh của dự ỏn ODA phải bao gồm cả kế hoạch vốn ODA (chi tiết theo từng nguồn vốn vay nợ, vốn viện trợ khụng hoàn lại được phõn tỏch theo từng nước hoặc từng tổ chức tài trợ) và vốn đối ứng trong nước, chi tiết theo từng hạng mục cụng việc.
Kế hoạch tài chớnh cú thể lập cho một phần của Dự ỏn hoặc cho toàn bộ Dự ỏn và căn cứ vào tớnh chất chi của Dự ỏn (chi xõy dựng cơ bản hay chi hành chớnh sự nghiệp).
Việt Nam cũng nh cỏc nước tiếp nhận viện trợ khỏc đều phải cú kế hoạch ngõn sỏch hàng năm được phờ duyệt bởi Quốc hội. Đõy là giai đoạn này đặc biệt quan trọng của cụng tỏc quản lý tài chớnh dự ỏn vỡ nếu kế hoạch lập khụng sỏt với tỡnh hỡnh thực tế thực hiện dự ỏn thỡ cỏc bước triển khai dự ỏn tiếp theo sẽ gặp nhiều khú khăn do thiếu vốn, thừa vốn ...
+ Quy trỡnh rỳt vốn ODA
Sau khi lập kế hoạch vốn đầu tư, Ban quản lý dự ỏn và cơ quan chủ quản phải xõy dựng kế hoạch rỳt vốn năm sau gửi cỏc cơ quan cú liờn quan để tổng hợp kế hoạch rỳt vốn ODA chung, theo dừi tỡnh hỡnh rỳt vốn, sử dụng vốn ODA của dự ỏn trong năm kế hoạch. Việc thực hiện rỳt vốn đối với cỏc chương trỡnh, dự ỏn ODA phải dựa trờn cỏc điều ước quốc tế và dự toỏn ngõn sỏch hàng năm được duyệt. Nội dung kế hoạch rỳt vốn phải được chi tiết theo quý, theo từng hạng mục và theo từng nguồn vốn kể cả vốn đối ứng đồng thời phải căn cứ vào cỏc hỡnh thức rỳt vốn được quy định trong cỏc điều ước quốc tế như sau:
Hỡnh thức 1: Thanh toỏn trực tiếp
Thanh toỏn trực tiếp là hỡnh thức thanh toỏn mà theo đề nghị của Bờn vay, nhà tài trợ sẽ chuyển tiền thanh toỏn trực tiếp cho nhà thầu hay nhà cung cấp. Hỡnh thức này thường được ỏp dụng trong cỏc trường hợp thanh toỏn theo tiến độ thực hiện cho cỏc hợp đồng xõy lắp lớn, hợp đồng tư vấn hay thanh toỏn cho cỏc hợp đồng xuất nhập khẩu hàng hoỏ với số lượng nhỏ khụng cần thiết phải mở Thư tớn dụng.
Hỡnh thức 2: Thanh toỏn bằng thư cam kết hoặc bằng L/C khụng cần thư cam kết
Thủ tục thanh toỏn theo thư cam kết là hỡnh thức thanh toỏn theo đề nghị của Bờn vay, Nhà tài trợ sẽ phỏt hành một thư cam kết đảm bảo trả tiền cho NHTM
đối với khoản tiền đó hay sẽ thanh toỏn bằng L/C. Hỡnh thức này thường được ỏp dụng trong trường hợp thanh toỏn hàng nhập khẩu bằng L/C. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hỡnh thức 3: Thanh toỏn theo thủ tục hoàn vốn, thủ tục hồi tố
Thanh toỏn hoàn vốn là hỡnh thức Nhà tài trợ tài trợ thanh toỏn từ tài khoản vốn vay vào tài khoản của Bờn vay (hoặc cú thể vào tài khoản của dự ỏn) đối với cỏc khoản chi phớ hợp lệ mà Bờn vay hoặc cơ quan thực hiện dự ỏn đó thực hiện chi trả bằng nguồn vốn của mỡnh.
Thanh toỏn hồi tố là hỡnh thức mà Nhà tài trợ tài trợ cho cỏc khoản chi của dự ỏn đó phỏt sinh và đó được Bờn vay thanh toỏn bằng nguồn vốn của chớnh mỡnh trước khi Hiệp định vay cú hiệu lực. Hỡnh thức này thường được ỏp dụng trong cỏc trường hợp thanh toỏn cho cỏc hoạt động mua sắm nhỏ, chi phớ hoạt động của Ban quản lý dự ỏn hoặc một số hạng mục xõy dựng cơ bản.
Hỡnh thức 4: Thanh toỏn qua Tài khoản đặc biệt (hoặc Tài khoản tạm ứng)
Là hỡnh thức nhà tài trợ ứng trước cho Bờn vay một khoản tiền vào Tài khoản đặc biệt (hoặc tài khoản tạm ứng) mở tại một ngõn hàng thương mại để Bờn vay chủ động thanh toỏn từ tài khoản này phần tài trợ của nhà tài trợ cho cỏc chi tiờu hợp lệ, bằng cả đồng nội tệ và đồng ngoại tệ. Đồng tiền của tài khoản đặc biệt (hoặc tài khoản tạm ứng) được thỏa thuận khi đàm phỏn khoản vay và được quy định cụ thể trong Hiệp định vay. Thụng thường tài khoản được mở bằng đồng tiền tự do chuyển đổi, ổn định và được sử dụng rộng rói trong thương mại quốc tế. Hỡnh thức này được ỏp dụng thanh toỏn cho cỏc cụng trỡnh xõy lắp cú quy mụ nhỏ, mua sắm thiết bị với giỏ trị nhỏ, cỏc hoạt động của Ban quản lý dự ỏn ...
Hàng thỏng, ngõn hàng phục vụ cú trỏch nhiệm thụng bỏo cho Bộ Tài chớnh sao kờ chi tiờu từ tài khoản đặc biệt để làm thủ tục ghi thu ghi chi ngõn sỏch. Bỏo cỏo sao kờ tài khoản đặc biệt của ngõn hàng phục vụ lập và gửi cho Bộ Tài chớnh là cơ sở để Bộ Tài chớnh hạch toỏn ngõn sỏch cấp phỏt vốn cho dự ỏn. Thụng bỏo
chuyển vốn về tài khoản đặc biệt của nhà tài trợ là căn cứ để Bộ Tài chớnh hạch toỏn ngõn sỏch và ghi nợ đối với cỏc dự ỏn vay lại.
+ Mở tài khoản tại ngõn hàng phục vụ
Để tiến hành rỳt vốn và thực hiện cỏc nghiệp vụ thanh toỏn, Ban quản lý dự ỏn và cơ quan chủ quản cần tiến hành mở cỏc tài khoản giao dịch thớch hợp tại cỏc ngõn hàng thương mại phục vụ theo cỏc quy định của nước tiếp nhận ODA để tiếp nhận và giải ngõn vốn tài trợ của dự ỏn. Tài khoản tại ngõn hàng phục vụ cú thể được mở ngay sau khi hiệp định tài trợ được nhà tài trợ tuyờn bố cú hiệu lực. Tài khoản được mở cú thể là ngõn hàng phục vụ cú thể là tài khoản đặc biệt, tài khoản tạm ứng. Ngoài ra cỏc cơ quan chủ quản cú thể mở thờm “tài khoản dự ỏn” tại một ngõn hàng thương mại trờn địa bàn thực hiện dự ỏn nếu cần thiết.
Ngõn hàng phục vụ cú trỏch nhiệm thụng bỏo tỡnh hỡnh rỳt vốn nước ngoài hoặc tỡnh hỡnh thanh toỏn qua tài khoản đặc biệt (hoặc tài khoản tạm ứng) của dự ỏn cho cơ quan quản lý vốn.
+ Lập hồ sơ rỳt vốn
Mỗi hỡnh thức rỳt vốn cú quy định chi tiết hồ sơ rỳt vốn kốm theo song nội dung cơ bản của một bộ hồ sơ rỳt vốn ODA phải bao gồm:
- Quyết định đầu tư của cấp cú thẩm quyền.
- Điều ước quốc tế về ODA ký giữa nước nhận tài trợ và nhà tài trợ. - Kế hoạch vốn đầu tư hoặc dự toỏn ngõn sỏch hàng năm.
- Hợp đồng với cỏc nhà thầu. - Đơn xin rỳt vốn.
- Chứng từ thanh toỏn hợp lệ (húa đơn yờu cầu thanh toỏn của nhà thầu). - Phiếu giỏ thanh toỏn được cơ quan kiểm soỏt chi xỏc nhận (ở Việt Nam cơ quan thực hiện kiểm soỏt chi đối với cỏc dự ỏn ODA là hệ thống kho bạc cỏc cấp).
Trong trường hợp đặc biệt, cơ quan quản lý Nhà nước cú thể yờu cầu Ban quản lý dự ỏn cung cấp cỏc tài liệu giải trỡnh bổ sung để xỏc định tớnh hợp lệ của khoản chi.
+ Kiểm soỏt thanh toỏn đối với dự ỏn ODA
Đõy là cụng việc của cơ quan quản lý Nhà nước về tài chớnh tiến hành đối với cỏc dự ỏn ODA nhằm kiểm soỏt việc sử dụng và thanh quyết toỏn nguồn vốn ODA của cỏc dự ỏn. Kiểm soỏt chi thụng qua cơ quan quản lý Nhà nước nhằm kiểm soỏt 2 nội dung:
- Thanh quyết toỏn vốn đối ứng của cỏc dự ỏn ODA.
- Kiểm soỏt chi đối với cỏc khoản chi tại Ban Quản lý Dự ỏn
(i) Thanh quyết toỏn vốn đối ứng của cỏc dự ỏn ODA
Phần vốn đối ứng của Dự ỏn được kiểm soỏt và thanh toỏn tại một cơ quan cựng cấp. Để tiếp nhận, sử dụng và thanh quyết toỏn vốn đối ứng. Ban quản lý dự ỏn phải tiến hành cỏc thủ tục mở tài khoản thanh toỏn vốn đối ứng. Hồ sơ mở tài khoản gồm:
- Quyết định thành lập Ban quản lý dự ỏn, bổ nhiệm kế toỏn trưởng. - Kế hoạch vốn đầu tư năm được thụng bỏo.
(ii) Kiểm soỏt chi đối với cỏc khoản chi tại Ban Quản lý Dự ỏn
Quy trỡnh kiểm soỏt chi đối với cỏc khoản chi tại Ban quản lý Dự ỏn cỏc cấp được thực hiện tương tự như nhau. Cỏc khoản chi tại Ban quản lý dự ỏn bao gồm: Chi phớ hoạt động của Ban quản lý dự ỏn, chi mua sắm phương tiện đi lại, chi tập huấn đào tạo, chi thuờ chuyờn gia tư vấn, chi mua sắm hàng hoỏ thiết bị ...
Quy trỡnh thực hiện như sau:
* Ngay sau khi thành lập, Ban Quản lý Dự ỏn gửi đến cơ quan kiểm soỏt chi bộ hồ sơ ban đầu
Bộ hồ sơ gồm cú: - Hiệp định tớn dụng
- Sổ tay hướng dẫn quản lý tài chớnh dự ỏn (nếu cú) - Bỏo cỏo khả thi kốm theo quyết định đầu tư được duyệt - Tổng dự toỏn kốm theo quyết định phờ duyệt tổng dự toỏn - Dự toỏn từng hạng mục (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Quyết định phờ duyệt kết quả trỳng thầu hoặc chỉ định thầu - Cỏc hoạt động mua sắm, tư vấn ...
- Bảo lónh tạm ứng
- Kế hoạch đầu tư được giao hàng năm * Kiểm soỏt chi
- Chi mua sắm hàng húa, thiết bị
Việc mua sắm hàng hoỏ, thiết bị được ỏp dụng hỡnh thức kiểm soỏt trước hay kiểm soỏt sau tựy thuộc vào quy định của dự ỏn. Thụng thường cỏc khoản chi này được ỏp dụng hỡnh thức kiểm soỏt trước. Ban quản lý dự ỏn gửi hồ sơ chứng từ thanh toỏn đến cơ quan kiểm soỏt chi để thực hiện kiểm soỏt trước sau đú Ban quản lý dự ỏn làm thủ tục rỳt vốn nước ngoài thanh toỏn cho nhà cung cấp hàng húa, thiết bị.
Hồ sơ bao gồm: đề nghị tạm ứng, giấy rỳt hạn mức vốn đầu tư (đối với thủ tục tạm ứng); Bảng kờ thanh toỏn/Phiếu giỏ, biờn bản nghiệm thu thiết bị, cỏc húa đơn chứng từ như bộ chứng từ nhập khẩu, húa đơn mua sắm, giấy rỳt hạn mức vốn đầu tư (đối với thủ tục thanh toỏn).
- Chi thanh toỏn tiền cụng tư vấn, chi phớ đào tạo, tập huấn và hoạt động của ban quản lý dự ỏn
Cỏc khoản chi này nếu giải ngõn bằng vốn nước ngoài thụng thường sẽ được ỏp dụng hỡnh thức kiểm soỏt sau: Sau khi rỳt vốn nước ngoài từ tài khoản đặc biệt để chi tiờu (tạm ứng hoặc thanh toỏn cho bờn thụ hưởng), trong thời hạn 5 ngày làm việc kể từ ngày rỳt vốn, ban quản lý dự ỏn gửi hồ sơ đến cơ quan kiểm soỏt chi để thực hiện kiểm soỏt.
+ Bỏo cỏo, thanh quyết toỏn, kiểm tra, kiểm toỏn việc rỳt vốn và sử dụng vốn của dự ỏn ODA
Khi cỏc ban quản lý dự ỏn đó cú tài khoản tiếp nhận vốn ODA, cỏc cơ quan chức năng của Nhà nước phải thường xuyờn tiến hành kiểm tra, kiểm soỏt và giỏm sỏt cỏc khoản chi tiờu bằng vốn ODA. Cụng tỏc kiểm tra thường được thực hiện theo cỏc quy định của phỏp luật
Theo định kỳ hàng quý và cả năm, trưởng ban quản lý dự ỏn ODA phải lập bỏo cỏo tỡnh hỡnh tiếp nhận và sử dụng nguồn vốn ODA gửi cơ quan chủ quản dự ỏn, Bộ Tài chớnh. Cơ quan chủ quản dự ỏn cú trỏch nhiệm tổng hợp toàn bộ tỡnh hỡnh tiếp nhận và sử dụng ODA của cỏc dự ỏn thuộc phạm vi quản lý.
Cụng tỏc kiểm tra, bỏo cỏo việc sử dụng vốn ODA phải được thực hiện thường xuyờn theo tiến độ thực hiện dự ỏn với mục đớch là giỳp cho ban quản lý dự ỏn và cỏc cơ quan quản lý Nhà nước đỏnh giỏ được tỷ lệ giải ngõn so với kế hoạch. Việc bỏo cỏo định kỳ của Ban quản lý dự ỏn cũng sẽ giỳp cho cỏc cơ quan quản lý Nhà nước rỳt kinh nghiệm và đưa ra được cỏc biện phỏp thỳc đẩy tiến độ giải ngõn và sử dụng hiệu quả nguồn vốn ODA.
Tựy theo yờu cầu của cỏc nhà tài trợ, hàng năm cỏc chương trỡnh, dự ỏn ODA đều phải được tiến hành kiểm toỏn bởi một cụng ty kiểm toỏn độc lập (được sự cho phộp của Bộ Tài chớnh). Mục tiờu tổng quỏt của cụng tỏc kiểm toỏn dự ỏn là nhằm cú được sự đảm bảo cỏc nguồn lực do Chớnh phủ quản lý và sử dụng phự hợp theo cỏc thủ tục, quy định, chớnh sỏch, chế độ kế toỏn, tài chớnh mà Chớnh phủ đó thống nhất với nhà tài trợ ỏp dụng trong khuụn khổ dự ỏn. Mục tiờu cụ thể của việc kiểm toỏn dự ỏn: