Công tác phát triển nguồn lực thông tin phải đƣợc thực hiện bởi đội ngũ cán bộ bổ sung có trình độ chuyên môn, có kiến thức tổng quát về các lĩnh vực tri thức, am hiểu đối tƣợng phục vụ và nguồn cung cấp.
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của thƣ viện, mục tiêu và hƣớng ƣu tiên trong việc bổ sung tài liệu, Thƣ viện tăng cƣờng khả năng thiết lập quan hệ trao đổi, bổ sung tài liệu
Trên cơ sở các định hƣớng và phƣơng hƣớng phát triển nguồn lực thông tin trên, Thƣ viện xác định chính sách bổ sung tài liệu là xây dựng đƣợc nguồn lực thông tin có cơ cấu môn loại phù hợp với ngƣời dùng tin của thƣ viện với số lƣợng bản hợp lý, bảo đảm chất lƣợng nội dung, phù hợp với quy mô đào tạo và xu hƣớng phát triển của văn hóa, kinh tế - xã hội, chủ động tìm các nguồn cung cấp tài liệu đa dạng bảo đảm tính đầy đủ, kịp thời của tài liệu nhập vào thƣ viện. Ngoài việc bổ sung thƣờng kỳ, thƣ viện cần có kế hoạch bổ sung hoàn chỉnh, chú trọng các tài liệu có giá trị khoa học cao.
Bổ sung nguồn tài liệu đồng bộ trên cơ sở dự báo nhu cầu của ngƣời dùng tin và sự phát triển của nhà trƣờng, xây dựng các CSDL, tiến tới xây dựng những bộ sƣu tập có giá trị và đƣợc phổ biến rộng rãi trong và ngoài nƣớc.
Tạo cơ sở vật chất và kỹ thuật cho mạng thông tin nội bộ, mạng internet và liên kết với các mạng khác, tăng khả năng khai thác, tích hợp thông tin, tổng hợp xử lý thông tin. Để thỏa mãn những yêu cầu phục vụ thông tin, tạo điều kiện thuận lợi nhất cho ngƣời dùng tin trong tìm kiếm, khai thác và sử dụng nguồn lực thông tin.
Xây dựng mối liên kết trong và ngoài hệ thống thƣ viện về thông tin chuyên dạng bằng mọi phƣơng thức và phƣơng tiện có thể để làm giàu thêm nguồn lực thông tin, rút ngắn khoảng cách về địa lý, tiết kiệm thời gian, mở rộng khả năng và cơ hội tiếp cận những thông tin cập nhật mới nhất.
Xây dựng chính sách phát triển nguồn tài liệu nội sinh là các giáo trình, bài giảng, đề tài nghiên cứu khoa học, luận án, luận văn, bài báo của CB, GV trong nhà trƣờng để tổ chức lƣu trữ và phổ biến dƣới dạng tài liệu số
3.2.2.3. Tăng cường kinh phí bổ sung
Thƣ viện phải tạo đƣợc sự quan tâm của các cấp lãnh đạo và làm cho lãnh đạo hiểu rõ hơn về hoạt đông của thƣ viện. Trong đó, việc đầu tƣ nguồn lực thông tin phải đƣợc xem là đầu tƣ cho phát triển và ở mức độ nhất định và
thƣờng xuyên. Hiệu quả của hoạt động thông tin là hiệu quả xã hội, nó thể hiện chủ yếu ở ngƣời dùng tin, thông tin phục vụ quá trình quản lý, nghiên cứu khoa học, học tập và sản xuất - kinh doanh. Do đó, cần có sự quan tâm và đầu tƣ kinh phí và thời gian đáng kể. Đó cũng là điều kiện quan trọng để hoạt động thƣ viện góp phần thúc đẩy sự phát triển của sự nghiệp thƣ viện, đáp ứng tốt nhất mục tiêu nâng cao trình độ, dân trí xã hội.
Hằng năm kinh phí phát triển nguồn lực thông tin chủ yếu từ ngân sách nhà nƣớc cấp và nguồn thu phí dịch vụ của sinh viên. Đây là một nguồn vô cùng quan trọng tăng cƣờng tài liệu cho thƣ viện. Bên cạnh đó thƣ viện phải chú trọng phát triển nguồn lực thông tin bằng các hình thức xã hội hóa nhƣ: quyên góp sách cho thƣ viện, kêu gọi các nhà hảo tâm, các doanh nghiệp… ủng hộ và tài trợ cho thƣ viện và tăng cƣờng công tác trao đổi, nhận tặng biếu, phối kết hợp thƣờng xuyên hơn với các ban ngành, cá nhân trong và ngoài nƣớc phát triển nguốn lực thông tin. Cần tăng tốc độ xây dựng các CSDL nội sinh, đặc biệt ƣu tiên các bài giảng, giáo trình
Kinh phí bổ sung hằng năm đang ở mức thấp nên sử dụng nguồn kinh phí bổ sung phải phù hợp theo từng loại hình tài liệu, từng lĩnh vực nội dung của tài liệu, theo thời gian và phù hợp với nhu cầu của ngƣời dùng tin.
3.2.3. Đa dạng hóa, nâng cao chất lƣợng các sản phẩm và dịch vụ thông tin thƣ viện
- Đa dạng hóa các dịch vụ thƣ viện, mở rộng đối tƣợng và không ngừng đổi mới phƣơng thức phục vụ nhƣ trong công tác tuyên truyền giới thiệu tài liệu không dừng lại ở loại hình tài liệu là sách, báo tạp chí nhƣ lâu nay thƣ viện thƣờng thực hiện mà phải giới thiệu các loại hình tài liệu khác: băng hình, các tài liệu trên CD-ROM, tài liệu điện tử…, phƣơng thức phục vụ cho mọi đối tƣợng ngƣời dùng tin, tạo điều kiện tốt nhất cho họ khai thác nguồn lực thông tin không chỉ ở thƣ viện mà của các thƣ viện trong nƣớc và thế giới.
- Tăng cƣờng các hình thức tổ chức trƣng bày triển lãm, nói chuyện chuyên đề, tọa đàm, hội thảo… trong nội dung chƣơng trình cần thiết lồng ghép với việc giới thiệu sản phẩm và dịch vụ thông tin, hƣớng dẫn sử dụng cho ngƣời dùng tin.
- Tiếp tục đẩy mạnh việc khai thác, tìm tin trên mạng nội bộ và internet. Đặc biệt giới thiệu, hƣớng dẫn ngƣời dùng tin khai thác thông tin qua Web- Portal của thƣ viện.
- Tuyên truyền, quảng bá CSDL học liệu số và hoàn thiện CSDL tài liệu môn học, đây sẽ là các dịch vụ chủ lực của thƣ viện trong tƣơng lai. Đây là hình thức phục vụ làm thay đổi diện mạo của thƣ viện
- Xây dựng các thƣ mục chuyên đề phục vụ thông tin có chọn lọc cho các đối tƣợng cán bộ quản lý, nhà nghiên cứu
- Tổ chức dịch vụ bán giáo trình, bài giảng nội bộ đáp ứng nhu cầu sinh viên về tài liệu bắt buộc sử dụng trong môn học theo học chế tín chỉ.
3.2.4. Ứng dụng công nghệ hiện đại
Việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thƣ viện là nhằm phát huy tối đa nguồn lực thông tin của thƣ viện này và với các thƣ viện khác, cơ quan thông tin khác trong và ngoài nƣớc
Hoàn thiện bộ máy tra cứu tìm tin hiện đại. Chủ động cung cấp các điều kiện thuận lợi cho ngƣời sử dụng khai thác, truy cập qua cổng thông tin điện tử đến các CSDL, ngân hàng dữ liệu, các nguồn tin theo yêu cầu của ngƣời dạy-ngƣời học…
Hiện nay hoạt động của thƣ viện trƣờng Cao đẳng Công thƣơng Tp.HCM đang đƣợc tăng cƣờng cả về chất lƣợng và số lƣợng các nguồn tin đƣa vào phục vụ ngƣời dùng tin tra cứu bằng việc đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thƣ viện. Bên cạnh việc cung cấp cho ngƣời dùng tin các điều kiện để khai thác hiệu quả nguồn lực thông tin ở thƣ
viện hiện có và xây dựng các cổng giao tiếp (liên kết web) nhiều nguồn tin có giá trị khoa học và thực tiễn của các cơ quan, thƣ viện khác trong và ngoài nƣớc.
Hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong thƣ viện ngày càng đóng góp hiệu quả hơn các yêu cầu về thông tin phục vụ nghiên cứu, học tập của ngƣời dùng tin và nhiều yêu cầu khác của xã hội. Đồng thời, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong thƣ viện đã cho phép mở rộng, phát triển và nâng cao chất lƣợng hoạt động trong việc chọn lọc, xây dựng và khai thác các CSDL, tài liệu của thƣ viện trở thành hoạt động chính trong công tác phát triển nguồn lực thông tin nhằm cung cấp các dữ liệu, tài liệu phù hợp hơn cho ngƣời dùng tin.
Tuy nhiên, trong những năm đến thƣ viện cần phải tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin hơn nữa vào hoạt động thƣ viện để tiếp tục phát triển nguồn lực thông tin và tạo thuận lợi hơn nữa cho ngƣời dùng tin tiếp cận và sử dụng nguồn lực thông tin một cách đầy đủ nhất. Để thực hiện đƣợc các yêu cầu trên thƣ viện cần phải có những giải pháp cụ thể:
- Tiếp tục xây dựng dự án phát triển công nghệ thông tin là phải đầu tƣ đồng bộ hệ thống trang thiết bị, thiết bị chuyên dùng: sao lƣu và bảo quản CSDL; thiết bị bảo quản và phục chế tài liệu… và thiết bị cho ngƣời dùng tin khai thác nguồn lực thông tin.
- Đầu tƣ trang bị thiết bị và phần mềm cho việc phát triển nguồn lực thông tin nhƣ: số hóa tài liệu, xuất bản tài liệu điện tử, phần mềm quản lý và khai thác CSDL toàn văn…
- Tăng cƣờng đào tạo, đào tạo lại cán bộ tin học cho phù hợp với sự thay đổi của công nghệ, của môi trƣờng thông tin và nhu cầu tin của ngƣời dùng tin. Ngoài ra khuyến khích, tạo điều kiện cho cán bộ làm công tác thƣ
kỹ năng về công nghệ nhằm giúp cán bộ nắm bắt đƣợc những công nghệ tƣơng lai có tác động tới thƣ viện, sử dụng đƣợc những công nghệ mới nhất để quản lý và chuyển giao dịch vụ thông tin, sử dụng công nghệ để tạo ra nguồn tài liệu: thƣ mục, cơ sở dữ liệu…, vận hành sáng tạo và cải tiến môi trƣờng thông tin dựa trên công nghệ web, khả năng tìm, kỹ thuật tìm và đánh giá đƣợc những thông tin phù hợp với ngƣời dùng.
- Tiếp tục đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin một cách thiết thực, có hiệu quả và rõ hơn trong các kế hoạch thu thập, lựa chọn, khai thác cung cấp thông tin, xây dựng và phát triển tiềm lực thông tin trên các mặt: bổ sung sách, báo, tạp chí, tài liệu điện tử…, xây dựng các CSDL thƣ mục, CSDL toàn văn, CSDL trên CD-ROM, hiện đại hóa hình thức và phƣơng pháp phục vụ ngƣời dùng tin… nhằm nâng mức đáp ứng đầy đủ, thuận tiện và nhanh hơn cho nhu cầu khai thác thông tin của ngƣời dùng tin trong và ngoài thƣ viện.
- Thƣờng xuyên nâng cấp và bảo trì cho việc sử dụng và phát huy tốt phần mềm Libol 6.0 ứng dụng vào quản lý các khâu công tác chủ yếu: bổ sung, tạo lập và quản trị các cơ sở dữ liệu, quản lý bạn đọc, tra cứu, lƣu thông, cần tiếp tục triển khai các chức năng gia hạn tài liệu, đăng ký mƣợn tài liệu qua mạng Internet,…
- Đầu tƣ nâng cấp máy chủ vận hành thƣ viện số 24/24
3.2.5. Đào tạo, hƣớng dẫn ngƣời dùng tin
Trong hoạt động thƣ viện, công tác ngƣời đọc có vị trí quan trọng có thể coi là khâu trung tâm. Bởi công tác với ngƣời đọc là khâu trực tiếp với ngƣời đọc, khâu gắn liền với thực tiễn ngành nghề, khâu cuối cùng của chu trình chuyên môn khép kín khi thực hiện chuyển nguồn lực thông tin tới tay ngƣời đọc.
Trong giai đoạn hiện nay, nguồn lực thông tin phát triển với một tốc độ nhanh chóng, phong phú về nội dung và đa dạng về hình thức thì việc định hƣớng và tạo điều kiện cho ngƣời dùng tin tiếp cận với tài liệu một cách nhanh chóng, hiệu quả là một vấn đề hết sức cần thiết. Công tác tuyên truyền, phổ biến nguồn lực thông tin của thƣ viện đƣợc xác định là khâu mũi nhọn hàng đầu nên rất chú trọng đến việc đổi mới phƣơng thức phục vụ nhằm đáp ứng yêu cầu của ngƣời dùng tin.
Cần biên soạn một nội dung chƣơng trình bồi dƣỡng cụ thể, nên tập trung đi sâu vào những vấn đề cần thiết, có cập nhật và bổ sung thƣờng xuyên những thông tin mới cho phù hợp với sự phát triển của thƣ viện nhƣ biên soạn các hƣớng dẫn kỹ năng thực hành tìm kiếm, xác định phạm vi thông tin, cách đánh giá nguồn tin trên mạng, cách sao chép lƣu trữ dữ liệu, cẩm nang giới thiệu về thƣ viện...
Việc đào tạo NDT có thể diễn ra dƣới nhiều hình thức nhƣ:
- Sử dụng các bảng hƣớng dẫn đặt ngay ở khu vực các tầng của Thƣ viện để NDT tiếp cận trƣớc khi tìm kiếm thông tin
- Tổ chức các lớp hƣớng dẫn, đào tạo cơ bản qua dịch vụ hỏi – đáp, hƣớng dẫn trực tiếp hoặc qua trang Web. Bên cạnh đó, Thƣ viện cần mở các lớp hƣớng dẫn chuyên sâu từng vấn đề cụ thể. Nội dung các khóa học cần thiết kế linh hoạt để phù hợp với đặc điểm, trình độ và nhu cầu của từng nhóm NDT.
- Tổ chức các buổi ngoại khóa hoặc tọa đàm nhằm giúp cho NDT có những kiến thức cơ bản về hoạt động thông tin - thƣ viện, cách sử dụng và khai thác các sản phẩm và dịch vụ TT-TV
- Tổ chức cho NDT xem những thƣớc phim giới thiệu về Thƣ viện, về các sản phẩm và dịch vụ TT-TV
Riêng đối với các sinh viên mới nhập học năm thứ nhất, Thƣ viện cần xây dựng chiến lƣợc cụ thể hơn nữa cho việc đào tạo, hƣớng dẫn các tân sinh viên mới. Sau khi có các lớp hƣớng dẫn tại Thƣ viện và đến tận các trƣờng hƣớng dẫn, Thƣ viện cần phát kèm theo thêm các tài liệu, tờ rơi và tiến hành kiểm tra, đánh giá khả năng tiếp thu của những tân sinh viên mới qua những câu hỏi trắc nghiệm nhằm giúp cho họ sau khi học hƣớng dẫn có thể sử dụng đƣợc Thƣ viện và khai thác các nguồn tin để phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu.
3.2.6. Tăng cƣờng và mở rộng marketing hoạt động TT-TV
Marketing trong hoạt động TT-TV là một dạng hoạt động xã hội thông qua đó cơ quan TT-TV đạt đƣợc mục đích của mình bằng cách cung cấp và thỏa mãn đầy đủ nhu cầu thông tin của NDT.
Các hình thức marketing chủ yếu ở dạng truyền thống nhƣ tuyên truyền giới thiệu sách, triển lãm sách và một số các thƣ viện đã thiết lập website để quảng bá hình ảnh của mình. Hình thức marketing hiện nay rất phong phú tùy theo điều kiện cơ sở vật chất, phƣơng tiện kỹ thuật và trình độ cán bộ công nghệ:
Tạo một trang web thƣ viện, đây là con đƣờng tố nhất để thúc đẩy các nguồn lực và dịch vụ thông tin – thƣ viện.
Ở mức độ đơn giản hơn thƣ viện có thể tạo lập một blog, vừa để giới thiệu các dịch vụ sản phẩm thông tin – thƣ viện, vừa là kênh trao đổi thông tin với bạn đọc.
Sử dụng danh mục email: Email là phƣơng tiện truyền thông thích hợp hơn với các bạn đọc trẻ ngày nay. Email bao gồm việc giới thiệu các dịch vụ thƣ viện, các nguồn lực thƣ viện và file các bài giảng điện tử về kiến thức thông tin.
Mạng xã hội Facebook hiện nay đang thống trị toàn cầu, đây cũng là phƣơng tiện hữu dụng để giới thiệu và quảng bá hình ảnh và hoạt động của thƣ viện
Sử dụng khoảng trống trên tƣờng thƣ viện để trƣng bày ảnh, bản đồ, các loại tài liệu mới, các hình ảnh về hoạt động thƣ viện.
Xây dựng các đoạn video giới thiệu, hƣớng dẫn sử dụng thƣ viện
Tổ chức các lớp học về kiến thức thông tin. Cán bộ thƣ viện có điều kiện gặp gỡ bạn đọc để thảo luận và thu thập thông tin về nhu cầu của bạn đọc cũng nhƣ giới thiệu các dịch vụ thông tin mà thƣ viện cung cấp…
3.2.7. Chia sẻ, hợp tác liên thƣ viện
Với sự tác động mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã tạo ra hiện tƣợng bùng nổ thông tin trong thời gian gần đây làm gia tăng nhanh chóng về số lƣợng sản phẩm và ấn phẩm thông tin cùng với các CSDL ngày càng nhiều và đa dạng. Vấn đề đặt ra cho thƣ viện là làm thế nào để cung cấp có chọn lọc nguồn thông tin đáng tin cậy đến ngƣời dùng tin một cách nhanh chóng, chính xác và kịp thời.
Phối hợp hoạt động, liên kết chia sẻ nguồn lực thông tin là một trong xu hƣớng phát triển và là giải pháp hiệu quả nhất cho sự nghiệp Thƣ viện – Thông tin để giải quyết hiện tƣợng bùng nổ thông tin và thỏa mãn nhu cầu tin. Trong hệ thống thƣ viện thực hiện việc xây dựng, tổ chức công tác tích