Xử lý nội dung thông tin (tài liệu) bao gồm các khâu phân loại, định từ khóa, làm tóm tắt và chú giải, tổng quan, tổng luận và dịch thuật. Tuy nhiên, đến thời điểm hiện nay vì một số nguyên nhân khách quan nên Thƣ viện Trƣờng chỉ mới tiến hành công tác phân loại tài liệu.
*Phân loại
Phân loại tài liệu là phân chia tài liệu thành những tập hợp theo từng nhóm lớn, chia ra những nhóm nhỏ, những nhóm nhỏ phân chia ra những nhóm nhỏ hơn nữa, tiếp tục phân chia ra thành từng chi tiết theo môn ngành
tri thức hoặc từng lĩnh vực của nội dung, chủ dề tài liệu. Qua đó cán bộ phân loại gán cho mỗi loại tài liệu một chỉ số phân loại phù hợp theo chuẩn bảng phân loại hiện hành.
Tháng 6/2007 trở về trƣớc Thƣ viện áp khung phân loại 19 lớp. Sau khi Quyết định số 1598/BVHTT-TV ban hành ngày 7/5/2007 các thƣ viện trong cả nƣớc áp dụng Khung phân loại DDC trong công tác phân loại.
Vụ Thƣ viện Việt Nam có công văn khuyến nghị áp dụng thống nhất 3 chuẩn nghiệp vụ là: DDC, MARC21 và AACR2 vào công tác xử lý, tổ chức và quản lý nguồn lực thông tin.
Thƣ viện theo tinh thần chủ trƣơng chung, từ tháng 7/2007, chính thức triển khai, áp dụng các chuẩn nghiệp vụ mới trong xử lý kỹ thuật tài liệu, và đã đặt ra chƣơng trình hành động cho cán bộ tiếp cận, chuẩn hóa kiến thức và thực hiện theo phƣơng châm vừa nghiên cứu vừa làm và học hỏi trao đổi kinh nghiệm thêm từ nhiều nguồn thông tin khác.
Thời gian đầu cán bộ phân loại gặp nhiều khó khăn: + Do sử dụng khung phân loại 19 dãy một thời gian dài khi áp dụng phân loại khung phân loại thập phân DDC gặp phải những sai sót và lƣợng tài liệu phân loại rất thấp; + Chƣa quen với cấu trúc của bản phân loại thập phân DDC vì vị trí của một số môn ngành tri thức giữa hai khung phân loại có nhiều khác biệt; Sử dụng khung phân loại thập phân DDC trong việc tìm chỉ mục có quá nhiều ghi chú, chỉ dẫn. Cùng nhiều qui tắc áp dụng trong bảng chính, bảng phụ, các lớp chính, phân lớp nên khi tìm để đánh số phân loại cho tài liệu tốn nhiều thời gian. Qua quá trình thực hiện, cán bộ phân loại đƣợc tham dự các lớp tập huấn và mỗi cán bộ đã tự tìm hiểu, nghiên cứu, trao đổi học tập cùng nhau về cách sử dụng khung phân loại thập phân DDC đã có những tiến bộ và nâng đƣợc kỹ năng nên số lƣợng tài liệu đã phân loại tăng lên và ít sai sót hơn.
Trong thời gian sắp tới, ấn bản 23 tiếng Việt – Khung phân loại thập phân Dewey đƣợc xuất bản thông qua Thƣ viện Quốc Gia việt Nam dự kiến phát hành đầu tháng 12/2013, sẽ đƣợc Thƣ viện trƣờng Cao đẳng Công thƣơng TP.HCM đƣa vào sử dụng khắc phục đƣợc một số hạn chế khi phân loại một số tài liệu chuyên sâu, đảm bảo tính thống nhất trong việc chuẩn hóa và chia sẻ tài nguyên thông tin giữa các thƣ viện.
Quá trình xử lý thông tin có ý nghĩa rất lớn, là điều kiện tiên quyết cho việc hội nhập và phát triển thƣ viện. Việc thiết lập các chỉ số phân loại, hay định từ khóa tài liệu trong quá trình xử lý tài liệu cần có sự thống nhất và chuẩn xác. Các chỉ số này bị chi phối rất lớn bởi yếu tố chủ quan của ngƣời xử lý tài liệu nên cần có những giải pháp để có thể thống nhất trong công tác xử lý nội dung tài liệu nhƣ: mức độ phân loại chi tiết tài liệu đến mức nào, cách lấy từ khóa, chủ đề nhƣ thế nào cho chính xác. Nếu làm tốt quy trình này thì chất lƣợng của các sản phẩm và dịch vụ thông tin thƣ viện sẽ đáp ứng hiệu quả đối với ngƣời dùng tin
2.2.3. Tổ chức lƣu trữ, bảo quản và thanh lọc tài liệu
Tài liệu trong thƣ viện luôn cần phải tổ chức và sắp xếp một cách khoa học, có hệ thống giúp thƣ viện quản lý tài liệu sẽ dễ dàng và thuận lợi hơn. Tài liệu của Thƣ viện đƣợc bổ sung về sau khi xử lý kỹ thuật thì phải đƣợc tổ chức xếp kho nhằm tạo ra một trật tự trong các kho sách để ngƣời dùng tin cũng nhƣ cán bộ thƣ viện dễ dàng trong việc tìm tài liệu và để bảo quản tài liệu tốt hơn. Tài liệu đƣợc sắp xếp, bảo quản tốt thì sẽ nắm đƣợc tài liệu nào ngƣời dùng tin sử dụng thƣờng xuyên để bổ sung cho phù hợp và đáp ứng nhu cầu cho ngƣời dùng tin.
Tổ chức sắp xếp kho và mô hình phục vụ của thƣ viện đƣợc thực hiện theo mô hình kho tài liệu và phòng phục vụ khép kín, nhằm mục đích tạo điều
kiện thuận lợi cho thủ thƣ tiếp cận kho tài liệu nhanh và phục vụ nhanh cho bạn đọc. Việc tổ chức kho tài liệu nhằm giúp cho thƣ viện sắp xếp tài liệu một cách trật tự khoa học và tạo đều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu đƣợc nhanh chóng, dễ bảo quản, nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu lâu dài tránh mất mát và hƣ hỏng.
Tài liê ̣u trong tất cả các kho sách đƣợc sắp xếp môn ngành tri thức (theo khung phân loại DDC ấn bản 14)
Cụ thể tổ chức hệ thống kho và phòng phục vụ nhƣ sau:
2.2.3.1. Kho đọc, Phòng đọc sách
Với tôn chỉ lƣu trữ đầy đủ nguồn tài liệu bổ sung về thƣ viện và phục vụ tốt hơn cho bạn đọc có nhu cầu đọc nghiên cứu, học tập và giải trí.
Diện tích phòng đọc đƣợc bố trí 50 chỗ ngồi cho bạn đọc có thể ngồi đọc sách, học tập và nghiên cứu tại chỗ. Với chức năng lƣu trữ hầu hết các tài liệu đƣợc nhập vào thƣ viện đều phân về kho đọc nên phòng đọc sách Thƣ viện là nơi có đầy đủ thông tin nhất để phục vụ các nhu cầu của bạn đọc. Theo báo cáo tổng kết năm 2012, phòng đọc sách đang lƣu trữ 6,523 tên / 7,487 bản sách các loại.
2.2.3.2. Kho đọc, Phòng đọc báo tạp chí và Báo cáo tốt nghiệp
Báo tạp chí đƣợc tổ chức theo hình thức kho mở bạn đọc đến đọc báo, tạp chí có thể lựa chọn theo nhu cầu của mình. Đối với bạn đọc đọc báo, tạp chí lƣu thì phải có phiếu yêu cầu qua thủ thƣ.
2.2.3.3. Kho mượn, Phòng mượn tự chọn
Kho sách phòng mƣợn tự chọn tính đến 2012 có 5,065 tên/67,632 bản với nhiều giáo trình đƣợc bổ sung bám sát đề cƣơng chi tiết môn học thuộc 19 ngành nghề đang đƣợc đào tạo tại trƣờng, đƣợc tổ chức theo hình thức kho mở.
Năm 2009, phòng đọc, mƣợn Thƣ viện máy quét mã vạch, nhằm giải quyết nhanh nhất nhu cầu của bạn đọc. Tháng 7/2012 Thƣ viện đã triển khai Web-Part và dịch vụ tra cứu Opac trên Internet tạo điều thuận lợi hơn cho bạn đọc bạn đọc có thể ngồi tại nhà, tại văn phòng làm việc để tra tìm kho sách của Thƣ viện và gửi yêu cầu cho thƣ viện phục vụ thông qua mạng Internet, hoặc tra cứu thông tin bạn đọc, gia hạn sách,…
2.2.3.4. Bộ phận tra cứu tìm tin và đa phương tiện
Bắt đầu đƣợc triển khai từ tháng 5/2011, bƣớc đầu trang bị 20 máy, sau đó nhu cầu của bạn đọc quá cao, tăng lên 50 máy, nhƣng hiện nay bộ phận này lúc nào cũng quá tải mặc dù nhà trƣờng đã trang bị thêm 2 đƣờng truyền cáp quang không dây phủ sóng toàn trƣờng
Số băng đĩa CD, DVD trƣớc khi thành lập phòng tra cứu tìm tin đƣợc nhập chung kho sách phòng đọc sách, sau đó tách ra cho bộ phận tra cứu tìm tin quản lý và cũng đƣợc xử lý và lƣu trữ tƣơng tự tài liệu giấy.
2.2.3.5. Bảo quản và thanh lọc nguồn lực thông tin
* Bảo quản nguồn lực thông tin
Nguồn lực thông tin của cơ quan thƣ viện nói chung và Thƣ viện trƣờng Cao đẳng Công thƣơng TP.HCM nói riêng đƣợc xây dựng từ nhều nguồn khác nhau, thu thập và tích lũy dần dần, số lƣợng vốn tài liệu ngày một tăng lên. Chính vì vậy cần đƣợc thực hiện bảo quản tài liệu. Công tác bảo quản góp phần gìn giữ nguồn thông tin đó, đảm bảo nguồn thông tin luôn trong tƣ thế sẵn sàng phục vụ nhu cầu của ngƣời dùng tin. Và nhằm mục đích bảo quản tài liệu tốt hơn và tạo điều kiện thuận lợi cho việc chia sẽ, trao đổi thông tin, tăng năng lực nguồn tin, bảo quản làm tăng giá trị vốn tài liệu và tăng tuổi thọ tài liệu. Đồng thời thực hiện tốt bảo quản tài liệu góp phần tiết kiệm chi phí là vì hạn chế mất mát, hƣ hỏng tài liệu do tác động chủ quan của cán bộ thƣ viện, sự thiếu hiểu biết của bạn đọc và tác động từ môi trƣờng thiên nhiên.
Công tác bảo quản tài liệu của Thƣ viện chƣa đƣợc tập trung và đầu tƣ đúng mức về trang thiết bị cũng nhƣ cán bộ chƣa đƣợc đào tạo chuyên môn chuyên sâu về bảo quản tài liệu. Thƣ viện thực hiện bảo quản tài liệu chủ yếu bằng những hình thức tuyên truyền nhắc nhở ngƣời dùng tin về các biện pháp cơ bản cần tránh khi sử dạng tài liệu , bằng những phƣơng pháp thủ công đơn giản nhƣ: tài liệu đƣợc bao bọc bằng giấy bóng (chọn loại tài liệu có giá trị ); với những tài liê ̣u hƣ hỏng nhe ̣ nhƣ : long gáy, rách trang…, thì thƣ viện trực tiếp giao cho cán bô ̣ để bảo quản , sƣ̉a chƣ̃a, nhƣ̃ng tài liê ̣u nào hƣ hỏng nă ̣ng hoặc các loại báo, tạp chí phải đóng tập thì thuê bên ngoài bảo quản, sƣ̉a chƣ̃a phục hồi . Tuy nhiên công tác này không thực hiện thƣờng xuyên bởi phụ thuộc quá nhiều về kinh phí cấp hàng năm.
Trong công tác bảo quản tài liệu, theo xu hƣớng chung hiện nay của các thƣ viện tổ chức thực hiện việc chuyển dạng tài liệu nhằm mục đích bảo quản và đa dạng các hình thức phục vụ, vì vậy công tác bảo quản tài liệu truyền thống không đầu tƣ kinh phí cao.
* Thanh lọc tài liệu
Trong Nghị định số 72/2002/NĐ-CP của Thủ tƣớng Chính phủ tại chƣơng III, Điều 9 qui định: Phát triển vốn tài liệu phù hợp với tính chất, nhiệm vụ và đối tƣợng phục vụ của thƣ viện. Thực hiện theo định kỳ việc thanh lọc ra khỏi kho các tài liệu không còn giá trị sử dụng, các tài liệu hƣ nát không thể phục hồi; trừ những tài liệu quý hiếm đƣợc công nhận là di sản văn hóa thì đƣợc xử lý, bảo quản theo Luật Di sản Văn hóa. Tiêu chuẩn và thủ tục thanh lọc tài liệu do Bộ Văn hóa - Thông tin phối hợp với Bộ Tài chính quy định.
Thanh lọc tài liệu nhằm nâng chất lƣợng và hiệu quả sử dụng của kho tài liệu thƣ viện. Kho tài liê ̣u thƣờng xuyên đƣợc đổi mới , tài liệu lạc hậu, hƣ hỏng không sử dụng đƣợc , thanh lý ra khỏi kho để không gian cho nhƣ̃ng tài liê ̣u mới bổ sung về. Ngoài những tài liệu bị rách nát, hƣ hỏng nặng không thể
phục hồi cần phải thanh lọc còn những tài liệu khác nhƣ lạc hậu, không còn tính thời sự…thì đòi hỏi cán bộ thƣ viện phải nắm vững đƣờng lối, chủ trƣơng, chính sách, pháp luật của Đảng, Nhà nƣớc về kinh tế, khoa học – văn hóa và xã hội, có tinh thần trách nhiệm cao, kiến thức, trình độ đánh giá chính xác nội dung tài liệu, giá trị của từng tài liệu có thật sự là không còn phù hợp để đề nghị thanh lọc.
Việc thanh lọc tài liệu phải đảm bảo các nguyên tắc, qui định về quản lý tài sản, khi tiến hành thanh lọc tài liệu ra khỏi thƣ viê ̣n phải thực hiện đúng qui trình thủ tục theo qui định trình giám đốc quyết định thanh lọc.
Đối vối Thƣ viện tổ chức tổng kiểm kê, thanh lọc tài liệu đi ̣nh kỳ 1 năm một lần. Công tác thanh lọc tài liệu tài liệu rách, vàng ố, tài liệu quá lâu không có ngƣời sử dụng.
2.2.3.6. Xử lý hồi cố nguồn lực thông tin
* Yêu cầu đề ra
Theo tinh thần Quyết định số 1598/BVHT ngày 07/05/2007 của Bộ văn hóa Thông tin (nay là Bộ văn hóa, Thể thao và Du lịch) hƣớng dẫn áp dụng chuẩn nghiệp vụ DDC, MARC21, AACR2 trong các thƣ viện Việt Nam. nhằm thực hiện nhiệm vụ chuẩn hóa, hiện đại hóa tiến tới hội nhập, liên thông trong nƣớc và quốc tế. Đây là một nhiệm vụ đƣợc xác định có quá trình thực hiện lâu dài nên mỗi thƣ viện chọn lộ trình và bƣớc đi khác nhau phù hợp với năng lực và điều kiện thực tế. Từ sự đầu tƣ ban đầu, trên cơ sở nắm bắt đƣợc xu hƣớng, định hƣớng phát triển thƣ viện giai đoạn 2010-2015, bám xác định hƣớng đó Thƣ viện tổ chức thực hiện việc hồi cố dữ liệu. Với tinh thần trách nhiệm cao của toàn thể cán bộ thƣ viện đã hiểu rõ tầm quan trọng và hiệu quả mang lại rất lớn cho bạn đọc khi hoàn thành việc hồi cố cơ sở dữ liệu, tài liệu hoàn chỉnh. Vì thế toàn thể cán bộ thƣ viện đã và đang tích cực thực hiện một
cách nghiêm túc có khoa học và đảm bảo đúng chuẩn nghiệp vụ thƣ viện để hoàn thành hồi cố trong thời gian nhanh nhất đƣa vào phục vụ bạn đọc.
Phòng nghiệp vụ căn cứ vào chuẩn nghiệp vụ thƣ viện, lập phƣơng án qui trình thực hiện và đề ra một số qui định chung cùng nhau thảo luận và thống nhất, tham mƣu cho lãnh đạo thƣ viện đƣa vào thực hiện hồi cố toàn bộ CSDL biểu ghi thƣ mục trên phần mềm Libol và đăng ký lại tài liệu trong các kho.
Loại tài liệu Số biểu ghi/ số bản sách
2009 2010 2011 2012 2013
Sách các loại 3980/32371 275/1251 153 89 0
Bảng 2.6. Bảng số liệu xử lý hồi cố tài liệu 2.2.4. Các sản phẩm và dịch vụ thông tin thƣ viện
Sản phẩm và dịch vụ thông tin thƣ viện có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, hỗ trợ cùng nhau phát triển, nhiều khi chúng không thể tách rời nhau để hƣớng tới mục đích cao nhất là đáp ứng và thỏa mãn nhu cầu tìm kiếm và khai thác thông tin. Thƣ viện trƣờng Cao đẳng công thƣơng TP.HCM đã và đang xây dựng và phát triển một số sản phẩm cơ bản cần thiết để đáp ứng nhu cầu tự học, tự nghiên cứu trong giai đoạn đổi mới phƣơng thức đào tạo của nhà trƣờng. Bên cạnh đó, với nhiều nguyên nhân khách quan cũng nhƣ chủ quan mà hiện nay một số sản phẩm cũng không thật sự hiệu quả cần phải đƣợc đầu tƣ công sức và tài chính để các sản phẩm này thật sự hỗ trợ đắc lực cho việc tìm kiếm và khai thác nguồn lực thông tin của thƣ viện.
2.2.4.1. Sản phẩm thông tin thư viện
Danh mục giới thiệu sách mới: danh mục giới thiệu tổng quát cho bạn đọc các tên sách mới đƣợc bổ sung vào thƣ viện theo từng tháng
Danh mục tài liệu theo môn học: danh mục này cho biết các giáo trình chính, tài liệu tham khảo cho từng môn học hiện có tại thƣ viện hay không? Số lƣợng?
CSDL tra cứu Opac: sử dụng phần mềm Libol 6.0. Phần mềm này hỗ trợ các chuẩn biên mục quốc tế: AACR2, MARC 21, Dewey, … thƣ viện đã xử lý đƣợc 5.658 biểu ghi/ 72.463 đầu sách của toàn bộ tài liệu trong thƣ viện. Với việc xây dựng CSDL trên phần mềm này giúp bạn đọc trong trƣờng và ngoài trƣờng có thể tra cứu và tiếp cận nguồn tài liệu trong thƣ viện nhanh chóng và hiệu quả thông qua hệ thống mạng internet.
CSDL tài liệu môn học: cũng là kết quả của quá trình xử lý thông tin của cán bộ biên mục dựa trên đề cƣơng chi tiết môn học. CSDL này rất hiệu quả trong quá trình học tập theo học chế tín chỉ. CSDL chỉ cho bạn đọc đối với ngành học nào, môn học nào có giáo trình nào, tài liệu tham khảo nào đang có trong thƣ viện , giáo trình có bao nhiêu bản , đƣợc mƣợn về hay đọc tại chỗ, có tài liệu số không ,…? Tổ chức nguồn tài liê ̣u theo hê ̣ thống môn