* Bảo quản nguồn lực thông tin
Nguồn lực thông tin của cơ quan thƣ viện nói chung và Thƣ viện trƣờng Cao đẳng Công thƣơng TP.HCM nói riêng đƣợc xây dựng từ nhều nguồn khác nhau, thu thập và tích lũy dần dần, số lƣợng vốn tài liệu ngày một tăng lên. Chính vì vậy cần đƣợc thực hiện bảo quản tài liệu. Công tác bảo quản góp phần gìn giữ nguồn thông tin đó, đảm bảo nguồn thông tin luôn trong tƣ thế sẵn sàng phục vụ nhu cầu của ngƣời dùng tin. Và nhằm mục đích bảo quản tài liệu tốt hơn và tạo điều kiện thuận lợi cho việc chia sẽ, trao đổi thông tin, tăng năng lực nguồn tin, bảo quản làm tăng giá trị vốn tài liệu và tăng tuổi thọ tài liệu. Đồng thời thực hiện tốt bảo quản tài liệu góp phần tiết kiệm chi phí là vì hạn chế mất mát, hƣ hỏng tài liệu do tác động chủ quan của cán bộ thƣ viện, sự thiếu hiểu biết của bạn đọc và tác động từ môi trƣờng thiên nhiên.
Công tác bảo quản tài liệu của Thƣ viện chƣa đƣợc tập trung và đầu tƣ đúng mức về trang thiết bị cũng nhƣ cán bộ chƣa đƣợc đào tạo chuyên môn chuyên sâu về bảo quản tài liệu. Thƣ viện thực hiện bảo quản tài liệu chủ yếu bằng những hình thức tuyên truyền nhắc nhở ngƣời dùng tin về các biện pháp cơ bản cần tránh khi sử dạng tài liệu , bằng những phƣơng pháp thủ công đơn giản nhƣ: tài liệu đƣợc bao bọc bằng giấy bóng (chọn loại tài liệu có giá trị ); với những tài liê ̣u hƣ hỏng nhe ̣ nhƣ : long gáy, rách trang…, thì thƣ viện trực tiếp giao cho cán bô ̣ để bảo quản , sƣ̉a chƣ̃a, nhƣ̃ng tài liê ̣u nào hƣ hỏng nă ̣ng hoặc các loại báo, tạp chí phải đóng tập thì thuê bên ngoài bảo quản, sƣ̉a chƣ̃a phục hồi . Tuy nhiên công tác này không thực hiện thƣờng xuyên bởi phụ thuộc quá nhiều về kinh phí cấp hàng năm.
Trong công tác bảo quản tài liệu, theo xu hƣớng chung hiện nay của các thƣ viện tổ chức thực hiện việc chuyển dạng tài liệu nhằm mục đích bảo quản và đa dạng các hình thức phục vụ, vì vậy công tác bảo quản tài liệu truyền thống không đầu tƣ kinh phí cao.
* Thanh lọc tài liệu
Trong Nghị định số 72/2002/NĐ-CP của Thủ tƣớng Chính phủ tại chƣơng III, Điều 9 qui định: Phát triển vốn tài liệu phù hợp với tính chất, nhiệm vụ và đối tƣợng phục vụ của thƣ viện. Thực hiện theo định kỳ việc thanh lọc ra khỏi kho các tài liệu không còn giá trị sử dụng, các tài liệu hƣ nát không thể phục hồi; trừ những tài liệu quý hiếm đƣợc công nhận là di sản văn hóa thì đƣợc xử lý, bảo quản theo Luật Di sản Văn hóa. Tiêu chuẩn và thủ tục thanh lọc tài liệu do Bộ Văn hóa - Thông tin phối hợp với Bộ Tài chính quy định.
Thanh lọc tài liệu nhằm nâng chất lƣợng và hiệu quả sử dụng của kho tài liệu thƣ viện. Kho tài liê ̣u thƣờng xuyên đƣợc đổi mới , tài liệu lạc hậu, hƣ hỏng không sử dụng đƣợc , thanh lý ra khỏi kho để không gian cho nhƣ̃ng tài liê ̣u mới bổ sung về. Ngoài những tài liệu bị rách nát, hƣ hỏng nặng không thể
phục hồi cần phải thanh lọc còn những tài liệu khác nhƣ lạc hậu, không còn tính thời sự…thì đòi hỏi cán bộ thƣ viện phải nắm vững đƣờng lối, chủ trƣơng, chính sách, pháp luật của Đảng, Nhà nƣớc về kinh tế, khoa học – văn hóa và xã hội, có tinh thần trách nhiệm cao, kiến thức, trình độ đánh giá chính xác nội dung tài liệu, giá trị của từng tài liệu có thật sự là không còn phù hợp để đề nghị thanh lọc.
Việc thanh lọc tài liệu phải đảm bảo các nguyên tắc, qui định về quản lý tài sản, khi tiến hành thanh lọc tài liệu ra khỏi thƣ viê ̣n phải thực hiện đúng qui trình thủ tục theo qui định trình giám đốc quyết định thanh lọc.
Đối vối Thƣ viện tổ chức tổng kiểm kê, thanh lọc tài liệu đi ̣nh kỳ 1 năm một lần. Công tác thanh lọc tài liệu tài liệu rách, vàng ố, tài liệu quá lâu không có ngƣời sử dụng.